Stellungnahme - 22. Änderungssatzung zur Aktualisierung der Verwaltungsgebührenordnung der Bundesstadt Bonn

Stellungnahme der Verwaltung
öffentlich
260138-01 ST
Der OberbürgermeisterDokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. OB
Stellungnahme - 22. Änderungssatzung zur
Aktualisierung der Verwaltungsgebührenordnung
der Bundesstadt Bonn
Beratungsfolge
Rat Kenntnisnahme
Stellungnahme zur Erhöhung der Verwaltungsgebühren für die
Bauakteneinsicht
Zur Ratssitzung am 12.03.2026 wurde eine Stellungnahme zur Erhöhung der
Verwaltungsgebühren für die Bauakteneinsicht (Tarifstelle 11.1.1) gefordert.
Diese wurde von der Abteilung Allgemeine Verwaltung des Bauordnungsamtes
abgegeben:
Die letzte Betrachtung des Aufwandes für die Bauakteneinsicht erfolgte im Jahr
2014 und wurden aufgrund veränderter Prozesse nunmehr neu bewertet.
Historie:
Zur Ermittlung des Zeitaufwandes wurde 2014 durch Beobachtung und
Aufzeichnung folgendes berücksichtigt:
- bei Anfragen für die Gewährung der Akteneinsicht das Heraussuchen
des Aktenzeichens im PC
- das Holen der Akten aus dem Archiv
- das Sortieren der Akten nach Stadtbezirken
- das Wegbringen der Akten in das Archiv
Zudem wurden die Daten des Jahres 2013 ausgewertet. Dabei wurde jeder
einzelne Vorgang für die Gewährung der Akteneinsicht erfasst. Durch die
Erfassung der Daten ist deutlich geworden, wie oft die Akteneinsicht in
Anspruch genommen wurde, wie viel Akten für jeden Vorgang bereitgestellt
und wie viel Kopien erstellt wurden. Außerdem konnte nachvollzogen werden,
wie die Zahlung der Gebühr der Akteneinsicht erfolgte (Bar oder Bescheid).
Die Auswertung der Daten ergab ebenfalls, dass je Vorgang – also je
Akteneinsicht – 2 Akten für die Einsicht zur Verfügung gestellt werden.Seite 1 von 5
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Sofern für ein Grundstück mehr als zwei Akten zur Verfügung gestellt werden,
kann für jede weitere Akte die Hälfte der Gebühr (aufgrund der
durchschnittlichen Bereitstellung von zwei Akten) zusätzlich verlangt werden.
Im Städtevergleich sind in Bonn die deutlich geringsten Gebühren zu zahlen:
Wuppertal Essen Münster Köln Bonn
Grundgebühr 20,00 € 33,50 € 50,00 € 32,00 € 18,50 €
je Zusatzband 5,00 € 10,00 € 40,00 € 9,00 €
Bereitstellung/Einsicht 30,00 €
50,00 € 38,50 € 60,00 € 72,00 € 27,50 €
Hier ist anzumerken, dass in der Grundgebühr in Bonn und Münster bereits die
Vorlage von 2 Aktenbänden enthalten ist, während die anderen Städte lediglich
einen Aktenband in der Grundgebühr enthalten.
Neubewertung:
Nach heutigen Beobachtungen ist der Zeitaufwand zu knapp bemessen und
somit zu überprüfen, zumal sich auch die Abläufe geändert haben. Auch hat
inzwischen ein kompletter Personalwechsel stattgefunden. Inzwischen sind hier
keine ausgebildeten Verwaltungsfachkräfte mehr eingesetzt, was auch zu
längeren Arbeitszeiten führt. Folgende Arbeitsschritte sind aktuell erforderlich:
- Entgegennahme des Antrages per E-Mail oder über das Online-Portal
- Prüfung der Antragsberechtigung zur Akteneinsicht
- Rückfragen beim Antragstellenden,
- Anlegen eines Vorganges in Prosoz,
- Heraussuchen des Aktenzeichens in Prosoz,
- das Holen der Akten aus dem Archiv,
- Information und Terminvereinbarung
- Vorbereitung des Akteneinsichtstermins (Bereitlegen der Akten)
- Beratung und Erläuterungen während der Akteneinsicht
- Gebührenvereinnahmung (da bereits ein Vorgang in Prosoz angelegt
wurde, ist der Aufwand für Bar-/Kartenzahlung identisch mit dem des
Gebührenbescheides, zumal anteilig die Abrechnung der
Gebührenkasse dem Aufwand hinzuzurechnen ist)
- das Sortieren der Akten nach Stadtbezirken für den Keller
- das Wegbringen der Akten in das Archiv
Aktuelle eigene Aufzeichnungen haben jetzt folgendes ergeben:
Tätigkeit Minuten im
Durchschnitt
Lesen und Kenntnisnahme der per E-Mail oder über Portal 2Seite 2 von 5
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eingegangenen Bestellung und Verschieben der E-Mail in
Gelesen-Ordner bzw.
Aufnahme einer telefonischen Bestellung
Anlegen eines Vorgangs in ProSoz und Einfügen des bisherigen
Mailverkehrs
5
Prüfen der Berechtigung 5
Eventuelle telefonische Rückfrage (Häufigkeit in %:30) 1
Vorgangssuche in ProSoz und notieren des Aktenzeichens auf
der Bestellung
7
Heraussuchen der Akte/n im Kellerarchiv und Akten wieder im
Kellerarchiv einsortieren (incl. Laufwege je Akte).
Eine Bestellung besteht regelmäßig aus mehreren Akten.
Durchschnittlich sind für eine Bestellung ca. 3-4 Akten zu
besorgen.
10
Information des Bürgers über die Bereitstellung der Akte per E-
Mail bzw. telefonisch und Terminvereinbarung
5
Bereitlegen der Akten, nachdem zuvor die Akte auf evtl.
Baulasten durchgesehen und diese aus der Akte (wg.
gesondertem Gebührentatbestand) für die Dauer der
Akteneinsicht entnommen wurde. Ablegen des Bestellzettels in
Suchverzeichnis
5
Beaufsichtigung der Akteneinsicht, Hilfestellung und Auskünfte 7
Vereinnahmen von Gebühren für Akteneinsicht und Kopien/Scans
Fertigung einer Quittung und Bezahlvorgang –bar bzw. EC-Karte
–
Oder Fertigung eines Gebührenbescheides
7
Durchschnittliche Gesamtarbeitszeit je Bestellung: 54
Vorschlag 1:
Ausgehend von den Kosten eines Büroarbeitsplatzes nach E 8 TVöD im Jahr
2025 ist ein Stundensatz von 59,35 Euro anzusetzen, was dann bei 54 Minuten
einen Betrag von 53,41 Euro, gerundet 54,00 Euro pro Akteneinsicht bis zu 2
Bänden ergibt.
Für jeden weiteren Band sind in Anwendung der bisherigen Kalkulation
weiterhin 9 Euro anzusetzen.
Gegenüberstellung der alten und neuen Gebühren
bisher künftig
Bereitstellung von Bauakten zur Einsichtnahme für
1 – 2 Aktenbände
18,50 € 54,00 €
Jeder weitere Band 9,00 € 9,00 €Seite 3 von 5
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Die Gebührenerhöhung ist zwar drastisch, vor dem Hintergrund des
tatsächlichen Aufwandes aber gerechtfertigt. Dem personellen Wechsel (Keine
Verwaltungskräfte, neue Software, relativ lange Bedienzeiten) und dem
tatsächlichen Aufwand ist dies aber angemessen und realistisch. Damit würde
man sich aber auch im kommunalen Vergleich auf etwa gleicher Höhe wie
Wuppertal und Köln bewegen und nur etwas höher als die Stadt Essen.
Digitale Akteneinsicht/Bereitstellung
Vor dem Hintergrund der Aktendigitalisierung ist künftig auch ein
Gebührentatbestand für die digitale Akteneinsicht zu erstellen.
Hierbei ist der personelle Aufwand deutlich geringer. Aber der Aufwand die
Digitalisierung der Akten ist dabei als Berechnungsrundlage heranzuziehen.
Der personelle Aufwand stellt sich wie folgt dar:
Tätigkeit Minuten im
Durchschnitt
Ausdrucken der per E-Mail oder Portal eingegangenen Bestellung
und Verschieben der E-Mail in Gelesen-Ordner bzw.
Aufnahme einer telefonischen Bestellung
2
Anlegen eines Vorgangs in ProSoz und Einfügen des bisherigen
Mailverkehrs
5
Prüfen der Berechtigung 5
Eventuelle telefonische Rückfrage (Häufigkeit in %:30) 1
Vorgangssuche ProSoz und notieren auf Bestellung 7
Information des Bürgers über die Bereitstellung der Akte per E-
Mail
4
Vereinnahmen von Gebühren für Akteneinsicht online/Paypal 5
Durchschnittliche Gesamtarbeitszeit je Bestellung: 29
Ausgehend von den Kosten eines Büroarbeitsplatzes nach E 8 TVöD im Jahr
2025 ist ein Stundensatz von 59,25 Euro anzusetzen, was dann bei 29 Minuten
einen Betrag von 28,63 Euro, gerundet 29,00 Euro pro Akteneinsicht ergibt.
Nach dem Angebot des Scan-Dienstleisters sind insgesamt 160.000 Akten für
2,8 Mio Euro zu digitalisieren. Dies ergibt Kosten in Höhe von 17,50 Euro pro
Akte, gerundet 18 Euro. Hinzu kommt dann der personelle Aufwand, der dann
wie oben beschrieben bei 30 Minuten liegen dürfte.
Die Stadt Wuppertal nimmt für die Online-Akteneinsicht 40 Euro für die digitale
Bereitstellung von Akten bis 25 MB 20 Euro und für jede weiteren 25 MB je 30
Euro. Hierbei ist aber unklar, wie sich diese Gebühren errechnet haben.Seite 4 von 5
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Vorschlag 2:
In Bonn sind daher künftig für den Gebührentatbestand der digitalen
Akteneinsicht 29 Euro Grundgebühr zu nehmen und dann für die erste
Aktendatei bis 30 MB 18 Euro und für jede weitere Datei bis zu je 30 MB 9 Euro
(die Hälfte von 18 Euro für die erste Aktendatei), damit hätte man eine
maßvolle und nachvollziehbare Gebührenfestsetzung.
Dabei ist auch zu berücksichtigen, dass für die Kundschaft die Wartezeit auf die
Aktenbereitstellung auf maximal 5 Arbeitstage verkürzt werden kann und
zudem Zeitaufwand und Fahrtkosten ins Stadthaus entfallen.
Anlage/n
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