Weiteres Vorgehen zum Stadthaus, Personalbedarf Projekt „Stadthaus-Umzug“

Stellungnahme der Verwaltung
öffentlich
240198-01 ST
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
Dezernat I
Dezernat:
Dez. I
Weiteres Vorgehen zum Stadthaus, Personalbedarf
Projekt „Stadthaus-Umzug“
Beratungsfolge
Hauptausschuss 12.03.2024 Empfehlung
Rat 14.03.2024 Entscheidung
Inhalt der ergänzenden Stellungnahme:
Die Beschlussvorlage „Weiteres Vorgehen zum Stadthaus“ (DS-Nr.
240198) wird dahingehend ergänzt, als dass für die Vorbereitung und
Durchführung des Umzuges der im Stadthaus untergebrachten
Verwaltungseinheiten zusätzliche personelle Ressourcen in Form von 11
zusätzlichen Stellen eingerichtet werden.
Begründung
Personalbedarf
Insgesamt werden für das Projekt „Stadthaus-Umzug“ für die Vorbereitung und
die Durchführung des Umzuges der im Stadthaus untergebrachten
Verwaltungseinheiten 13 VZÄ benötigt. Da bereits zwei Stellen im Jahre 2021
eingerichtet wurden (*), wird hiermit die Einrichtung von 11 Stellen zur
Beschlussfassung vorgelegt.
Projektstruktur
Die Verwaltung wird eine entsprechende Projektstruktur #UMZUG27 aufsetzen
und zur konkreten Ausgestaltung dazu in einer separaten Mitteilungsvorlage für
die nächste Sitzungsfolge berichten.
Angedacht ist zum jetzigen Zeitpunkt die Einrichtung eines Projektteams und
einer Steuerungsgruppe, wobei das Projektteam in die beiden Teilprojekte
„Umzugsplanung“ und „Anmietung“ aufgeteilt ist.
Stellenbedarf & Aufgaben
VZÄ Funktion Wertigkei StellenbeschreibungSeite 1 von 6
Seite 2
t
Teilprojekt „Umzugsplanung“ (9 VZÄ)
1 Projektleitung
Umzugsplanung
A14/E14 Gleichzeitig Projektleitung
„Zukunft unserer Arbeit“,
Gesamtkommunikation
1 (*) stellvertretende
Projektleitung
Umzugsplanung
A12/E11 Gleichzeitig stellv. Projektleitung
„Zukunft unserer Arbeit“,
Übergeordnete Planungen,
Ämterkommunikation
1 Projektkoordination A11/E10 Projektmanagement,
Vorlagenerstellung
1 Changemanagemen
t
A11/E10 Unterstützung bei der
Ämterkommunikation,
Begleitung des Change-
Prozesses, Ansprechperson für
die Mitarbeitenden
2 (1*) Flächenplanung A11/E10 Umzugskoordination, Pläne für
Flächenbelegung zeichnen,
Vorgaben des Arbeitsschutzes
prüfen und umsetzen
1 Vertragsmanageme
nt
A10/E9c Bedarfsermittlung, Erstellung
Leistungsverzeichnisse,
Beschaffung und
Vertragsbewirtschaftung
1 IT-Koordination A11/E10 Bindeglied zwischen
Projektteam und IT-Abteilung
1 Netzwerkingenieur E12 Planung der technischen
Infrastruktur, Anpassung des
städt. Netzes im Rahmen der
Vorbereitung und der
Umsetzung des Umzuges,
Erstellung Leistungsverzeichnis
Teilprojekt „Anmietung“ (4 VZÄ); Stellenbewertung des SGB
1 Projektleitung E13/14 „Immobilienspezialist“,
Anmietung,
Verhandlungsführung
1 Backoffice E8 Mitarbeit im Projekt,
Koordination im TP Anmietung
1 Immobilienkauffrau/-
mann
E9b/c Operative Aufgaben Anmietung
(Objektbegehung,
Korrespondenz etc.)
1 Bauingenieur/Archit
ekt
E12 Baufachliche Betreuung
Objektbegehung,
Baubeschreibung,Seite 2 von 6
Seite 3
Plausibilisierung Nutzerbedarfe
und Kosten etc.
= 13 VZÄ Gesamtstellenbedarf Teilprojekte „Umzugsplanung“ und
„Anmietung“
Für die Umzugsvorbereitungen der rund 1500 Verwaltungsarbeitsplätze wird
eine projektbezogene interne Personalaufstockung notwendig, deren Bedarf
teilweise u.a. schon 2021 in der Vorlage DS-Nr. 211810 dargelegt wurde.
Damals wurde eine Bewertung der Projektleitung nach A 13 L2E1 LBesG NRW
bzw. E 12 TVöD vorgeschlagen. Dies ist unter Berücksichtigung des
Gesamtbewertungsgefüges nicht mehr gerechtfertigt. Vielmehr macht die
auszuübende Tätigkeit insbesondere im Zusammenhang mit den strategisch
relevanten Fragestellungen zum Umzug der v.g. Verwaltungsarbeitsplätze und
der Mitarbeitenden unter Beachtung der ambitionierten Zeitschiene, aber
insbesondere der Notwendigkeit der Erreichbarkeit einzelner Fachbereiche für
die Bonner Bürgerinnen und Bürger (inklusive der kompletten Logistik), des
angespannten Immobilienmarktes und der grundsätzlichen örtlichen
Gebundenheit hinsichtlich der Komplexität, des Schwierigkeitsgrades sowie der
besonderen Bedeutung eine Bewertung nach A 14 LBesG NRW/E 14 TVöD
erforderlich.
Die übrigen Stellenwerte wurden übernommen.
Von den genannten seinerzeit von Amt 10 ermittelten neun Stellen wurden zwei
Stellen bereits eingerichtet (*), so dass für das Teilprojekt „Umzugsplanung“
noch sieben Stellen eingerichtet werden müssen.
Aufgrund der Bedeutung und des Umfangs dieser Aufgabe ist es erforderlich,
dass sich das Projektteam anforderungsgerecht aufstellt. Auch nach dem
erfolgreichen Umzug in ein neues (Interims-) Quartier kommen zahlreiche
Aufgaben auf die Kolleg*innen zu, unter anderem auch die Planung,
Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Rück-Umzugs bzw.
Umzugs in die endgültige Liegenschaft. Die im Projekt #UMZUG27
gewonnenen Kompetenzen und Erfahrungen müssen zwingend gesichert und
für die unzweifelhaft folgenden mehrjährigen, gebäudebezogenen (Groß-)
Projekte bewahrt werden. Auch im Hinblick auf die mangelnde Attraktivität
befristeter Stellen sollten diese daher unbefristet eingerichtet werden.
Die erforderlichen Stellen für das Teilprojekt „Anmietung“ sollen über den
Wirtschaftsplan des SGBs auf Dauer eingerichtet werden. Das SGB hat sich
dabei von der Überlegung leiten lassen, den Stelleninhaberinnen und -inhabern
dauerhafte Perspektiven über das Projekt hinaus zu bieten. Die Stellen werden
nach entsprechender Beschlussfassung zunächst in 2024 überplanmäßig
eingerichtet und im Stellenplan 2025 „nachgezogen“. Dazu folgende
Erläuterung:Seite 3 von 6
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Die Stelle der Projektleitung wird nach der Projektarbeit als Stelle für die
Abteilungsleitung herangezogen. Die jetzige Stelle ist eine adäquate
Beamtenstelle und soll nach altersbedingten Ausscheiden des Stelleninhabers
in eine Angestelltenstelle umgewandelt werden.
Auch die Backoffice-Stelle wird nach der Projektarbeit im SGB benötigt. Sie
wird für die zentrale Datenpflege in den Systemen Limas, Wave etc. benötigt,
eine solche Stelle existiert bislang in diesem Bereich nicht.
Die Stelle Immobilienkaufmann/ -kauffrau wird zur Deckung offener Stellen im
Anmietungsbereich herangezogen, nicht zuletzt vor dem Hintergrund
altersbedingtem Ausscheidens in der Abteilung und für die künftig als Interim
angemieteten Großimmobilien (Anmietung und Betreuung) kein
Mietsachbearbeiter zur Verfügung steht.
Aufgrund der Vielzahl der Projekte im SGB wird die Architekten Stelle im SGB
langfristig vielseitig einsetzbar sein.
Das SGB wird prüfen, ob die o.g. Dienstleistungen durch externe Dritte erbracht
werden können.
Die Besetzung der Stellen erfolgt sukzessive nach Aufgabe und zeitlicher
Erforderlichkeit.
Finanzielle Auswirkungen: Amt 10
Produktgruppe Produktgruppenbezeichnung Produkt Produktbezeichnung
1.01 Innere Verwaltung 1.01.09 Zentrale Dienste
Investive Kosten der Maßnahme
Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen
Einzahlungen
Investiver
Finanzsaldo
Konsumtive Kosten der Maßnahme jährlich einschließlich Folgekosten
Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt in Noch bereit-
zustellen
DeckungSeite 4 von 6
Seite 5
Auszahlungen /
Aufwendungen
2024:459.619,62*
2025:951.701,55
2026:980.252,60
2027:1.009.660,18
2028:1.039.949,98
2029:1.071.148,48
110000109/
70.1000
2024:187.878,78
2025:194.554,22
2026:200.390,84
2027:206.402,57
2024:183.465,03
2025:757.147,34
2026:779.861,76
2027:803.257,61
2028:1.039.949,98
2029:1.071.148,48
Für 2024 ggf. eine
überplanmäßige
Mittelbereitstellung und
ab 2025 "Nachmeldung
im Doppelhaushalt
2025/2026".
Einzahlungen /
Erträge
Haushaltsbelastung
jährlich
*ausgehend von einer Besetzung ab 07/2024
Finanzielle Auswirkungen: SGB
Investive Kosten der Maßnahme
Betrag Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt in Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen
Einzahlungen
Investiver
Finanzsaldo
Konsumtive Kosten der Maßnahme jährlich einschließlich Folgekosten
Betrag Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereitzustellen Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen
2024:183.465,03*
2025: 374.468,65
2026: 385.702,71
2027: 397.273,79
2028: 409.192,01
2029: 421.467,77
Wirtschaftsplan
SGB 2024 ff.
2024:183.465,03*
2025: 374.468,65
2026: 385.702,71
2027: 397.273,79
2028: 409.192,01
2029: 421.467,77
Einzahlungen /
Erträge
HaushaltsbelastungSeite 5 von 6
Seite 6
jährlich
*ausgehend von einer Besetzung ab 07/2024
Anlage/n
KeineSeite 6 von 6