CDU-Anfrage: Beschlusskontrolle

Stellungnahme der Verwaltung
öffentlich
231010-01 ST
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
Geschäftsbereich OB-1: Dezernats- und Verwaltungssteue-
rung
Dezernat:
Dez. OB
CDU-Anfrage: Beschlusskontrolle
Beratungsfolge
Rat 13.06.2023 Kenntnisnahme
Bezugnehmend auf das Beanstandungsschreiben der Oberbürgermeisterin
vom 11.05.2023 (s. Anlage) ergeben sich folgende Fragen:
1. Ist sichergestellt, dass die Beschlusskontrolle über das AllRis
vollumfänglich funktioniert?
Bislang gab es keine gravierenden Probleme mit der Beschlusskontrolle
in Allris. Es gab bisher lediglich zwei kleinere Darstellungsprobleme, die
von der Verwaltung umgehend an die Entwicklungsfirma gemeldet und
von dort auch behoben werden konnten. Ein Ausfall der
Beschlusskontrolle ging damit jedoch nicht einher.
2. Hat die Beschlusskontrolle im AllRis einen Anspruch auf
Vollständigkeit?
In der Beschlusskontrolle werden alle gefassten Beschlüsse zur
Beschlussverfolgung angestoßen, sodass diese einen Anspruch auf
Vollständigkeit hat.
3. Werden Beschlüsse automatisch in die Beschlusskontrolle
aufgenommen oder geschieht dies manuell?
Die Beschlüsse werden manuell durch die Schriftführungen, spätestens
nach Erstellung der Niederschrift, zur Beschlussverfolgung angestoßen.
4. Wie ist zu erklären, dass bei der Beschlusskontrolle der BV Bad
Godesberg für den Zeitraum 01.05.2020 bis 3.08.2023 mit dem Filter
"nicht erledigt" lediglich eine Drucksache und mit dem Filter
"erledigt" lediglich zwei Drucksachen angezeigt werden, wobei die
Fragensteller davon ausgehen, dass die BV in diesem Zeitraum
mehr als drei Beschlüsse gefasst hat.
In der Beschlusskontrolle werden derzeit nur die Beschlüsse aufgeführt,
die seit der Einführung der neuen BSK (12.04.2022) gefasst wurden.
Aufgrund von personellen Engpässen konnten noch nicht alle
Beschlüsse durch die Schriftführung der BV Bad Godesberg
angestoßen werden. Dies wurde mittlerweile nachgeholt.
Weiterhin nimmt die Verwaltung derzeit eine Nacherfassung aller
Beschlüsse vor, die seit der Einführung von Allris (31.10.2019) gefasst
wurden, sodass eine klare Abgrenzung zwischen BoRIS und Allris
vorgenommen werden kann.Seite 1 von 2
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5. Gibt es verwaltungsseitig ein weiteres System der
Beschlusskontrolle?
Nein, wie auch bei der alten Beschlusskontrolle erfolgt verwaltungsseitig
keine anderweitige Nachverfolgung der Beschlüsse außerhalb der
Beschlusskontrolle als Datenbank.
6. Welche Möglichkeiten sieht die Verwaltung dem Rat eine
vollständige Beschlusskontrolle vorzulegen, sollte man zu dem
Ergebnis gelangen, dass dies über AllRis nicht vollumfänglich
funktioniert?
Die bisherigen Erfahrungen mit der neuen Beschlusskontrolle zeigen,
dass sowohl die Erfassung der Beschlüsse als auch die
Sachstandsmitteilungen der Fachämter mit dem neuen Verfahren
aktueller erfolgen als zuvor, sodass die Verwaltung nicht davon
ausgeht, dass die in Allris integrierte Beschlusskontrolle nicht
vollumfänglich funktioniert.
Sollte es doch zu technischen Ausfällen/Problemen kommen, können
diese unmittelbar der Entwicklerfirma gemeldet werden, welche sich
schnellstmöglich um die Problembehebung kümmern wird.
Sollte die vorliegende Form zur Nachverfolgung der
Beschlussumsetzungen, entgegen der derzeitigen Erfahrungen, nicht
ausreichend sein, kann in Zusammenarbeit mit der Firma eine Statistik
erstellt werden, die alle zur Beschlussverfolgung angestoßenen
Beschlüsse in Form einer Liste aufzeigt.
Anlage/n
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