Digitalisierung der Gremienarbeit

Beschlussvorlage
öffentlich
221795-02
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
Geschäftsbereich OB-1: Dezernats- und Verwaltungssteue-
rung
Dezernat:
Dez. OB
Digitalisierung der Gremienarbeit
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
24.10.2023 Empfehlung
Hauptausschuss 02.11.2023 Empfehlung
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
08.11.2023 Empfehlung
Bezirksvertretung Bonn 14.11.2023 Anhörung
Bezirksvertretung Bad Godesberg 22.11.2023 Anhörung
Bezirksvertretung Hardtberg 28.11.2023 Anhörung
Bezirksvertretung Beuel 06.12.2023 Anhörung
Rat 12.12.2023 Entscheidung
Beschlussvorschlag
1. Die Verwaltung wird beauftragt eine Sitzungstechnik für den Ratssaal dauer-
haft für einen Zeitraum von 4 Jahren anzumieten.
Es wird außerdem eine Anmietung von Sitzungstechnik in Form eines Rah-
menvertrages für die Sitzungen in Beuel, Bad Godesberg und Hardtberg aus-
geschrieben.
2. Die Verwaltung verfolgt die Beschaffung einer eigenen Sitzungstechnik vor-
erst nicht weiter.
3. Auf die Ausstattung moderner Sitzungstechnik für die Sitzungsräume 1 und
2/3 (Schätzkosten 70.000 €) wird vorerst verzichtet, da das Angebot des Stre-
amings von Ausschusssitzungen von der Bürgerschaft nur sehr begrenzt ange-
nommen wird. Sollte dafür ein Bedarf entstehen, wird die Anmietung von Tech-
nik den politischen Gremien zur Beschlussfassung vorgelegt.
4. Der Einleitung des Vergabeverfahrens für die anzumietende Sitzungstechnik
im Stadthaus wird zugestimmt. (Beschlusskompetenz Ausschuss für Finanzen,
Beteiligungen und Vergabe)
Begründung
Zu 1. und 2.
Im Rahmen des Projekts zu Digitalisierung der Gremienarbeit wurden dieSeite 1 von 4
Seite 2
Kosten für die Beschaffung einer Sitzungstechnik für das Stadthaus und für die
Stadtbezirke mit einem Gesamtvolumen von bis zu 1,8 Mio. Euro kalkuliert.
(MV 221795-01)
Im Verlauf des Projekts wurden hingegen auch Risiken identifiziert, die gegen
die Anschaffung der Sitzungstechnik sprechen.
1. Zukunft des Stadthauses
Aktuell ist noch nicht kalkulierbar, ob das Stadthaus über das Jahr 2027
hinaus genutzt werden kann. Darüber hinaus ist auch die Unterbringung
der Stadtverwaltung in einem neuen Objekt ab 2035 noch nicht
abschließen geklärt.
Im Falle der Beschaffung von Sitzungstechnik müsste diese im
ungünstigen Fall bereits 2027 an ein neues Gebäude angepasst
werden. Es bestünde auch die Möglichkeit, dass in einem neuen
Verwaltungsgebäude bereits Technik verbaut ist.
2. Hybride Gremiensitzungen
Bisher ist nicht abzusehen, wie sich die Akzeptanz und die technischen
Anforderungen an die Sitzungstechnik entwickeln, nach dem grade erst
Softwarekomponenten für die Durchführung von hybriden Sitzungen
zertifiziert wurden. Mit einer Mietlösung wäre die Stadt wesentlich
flexibler als mit der Beschaffung von Sitzungstechnik.
3. Dauer der Beschaffung
Es wird davon ausgegangen, dass beim Erwerb mit einer Lieferzeit von
mindestens einem Jahr Lieferzeit zu rechnen ist. Bei einer Lösung zur
Miete ist von einer früheren Verfügbarkeit zu rechnen.
4. Aktualität der Technik
Laut Aussagen von Fachleuten ist davon auszugehen, dass
Sitzungstechnik innerhalb von 5 Jahren nicht mehr dem Stand der
Technik entspricht. Mit eine Lösung zur Miete ist es möglich kurzfristiger
auf modernere Technik umzusteigen.
Im Rahmen der Ausschreibung für die Anmietung von Sitzungstechnik soll auf
die im Prozess identifizierten Verbesserungswünsche eingegangen werden:
- Möglichkeit einer 2. Kameraperspektive, um Redner aus dem Plenum
von vorne zu zeigen
- Einblendung Bauchbinden für die Sitzungen des Stadtrates
- Vorschaubildschirme für die Sitzungsleitungen
- Zuverlässige Zuschaltmöglichkeit für Berichterstatter
- Erweiterung der Mikrofonanlage um induktive Hörschleifen (Beschluss
HA vom 07.05.2020 DS-Nr..: 200515)Seite 2 von 4
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Eine dauerhafte Anmietung von Sitzungstechnik für die Außenstellen Bad
Godesberg, Hardtberg und Beuel sollte darüber hinaus verzichtet werden.
Aufgrund der begrenzten Anzahl von Sitzungen und der übrigen Nutzung der
Sitzungsräume ist der dauerhafte Aufbau eines Systems nicht möglich. Der
Auf- und Abbau der Technik kann vom vorhandenen Personal nicht geleistet
werden. Es wird daher vorgeschlagen, im Wege von Rahmenvereinbarungen
die Sitzungstechnik inklusive des Auf- und Abbaus sowie der personellen
Betreuung für die jeweiligen Sitzungen zu mieten.
Die Verwaltung rechnet mit jährlichen Mietkosten von unter 80.000 Euro, die
dem Kaufpreis von geschätzten 1,8 Mio. Euro gegenüberstehen.
Zu 3
Aufgrund der aktuellen Haushaltslage wurde die Wirksamkeit des
Streamingangebotes hinterfragt. Neben einem vergleichsweise hohen Interesse
an Sitzungen des Rates fiel dabei auf, dass die "Einschaltquote" von
Ausschusssitzungen sehr gering ist. Beispielsweise liegt die durchschnittliche
gleichzeitige Zuschauerzahl bei den Augustsitzungen von JHA, HA und
Planungsausschuss bei 1. Beim Mobilitätsausschuss bei 5 und den BVen bei 4
oder 3 Zuschauern. Die maximale gleichzeitige Besucherzahl liegt bei den
genannten Gremien zwischen 7 und 20 Zuschauern. Häufig sind Teile der
Zuschauer dabei der Verwaltung zuzuordnen.
Diese Zahlen decken sich mit der Einschätzung der Kolleg*innen, die für das
Streaming nebentätig sind und über längere Zeiträume die Klickzahlen
beobachten.
Es wird daher vorgeschlagen, keine Streamingtechnik für die Sitzungsräume
anzumieten und nur noch die Sitzungen des Rates zu streamen und bei
besonderem Bedarf von Ausschusssitzungen aus dem Ratssaal.
Das Einsparpotenzial beläuft sich dabei auf ca. 70.000 € für nicht anfallende
Miete für Sitzungstechnik in den Sitzungsräumen und ca. 4.000 Euro
Lohnkosten für nicht erfolgte Streambetreuung in Nebentätigkeit.
Hybride Gremiensitzung
In der letzten Woche wurden die ersten Softwarelösungen zur Durchführung
kommunaler Gremiensitzungen vom Land NRW zertifiziert.
Die Verwaltung wird die Anforderungen und die Umsetzungsmöglichkeit prüfen
und plant den politischen Gremien in einer gesonderten Vorlage Vorschläge
bezüglich einer Einführung zu machen. Denkbar wäre hierbei eine Testphase
im Ratssaal. Sollten die Test erfolgreich sein und ein entsprechender Bedarf für
die Durchführung von hybriden Sitzungen in weiteren Räumen bestehen,
könnte die notwendige Technik ebenfalls angemietet werden.
Finanzielle Auswirkungen:
Produktgruppe Produktgruppenbezeichnung Produkt Produktbezeichnung
102000118 Politische Gremien 10200011801 Politische GremienSeite 3 von 4
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Investive Kosten der Maßnahme
Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen
Einzahlungen
Investiver
Finanzsaldo
Konsumtive Kosten der Maßnahme jährlich einschließlich Folgekosten
Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen
80.000,00 102000118/
74.1000
2024
Einzahlungen /
Erträge
Haushaltsbelastung
jährlich
80.000,00
Vergabeart
öffentlich x offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw. Verhandlungsver-
gabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
VOB UVgO VgV 600.000,00 (4 Jahre)
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto (konsumtiv) /
Finanzposition (investiv)
CO-Kontierung (konsum-
tiv) /
Finanzstelle (investiv)
102000118 Politische Gremien 545100 9201118
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von Haushaltsresten Mittel
ja x nein ja x nein freigegeben x vorgesehen
Anlage/n
KeineSeite 4 von 4