Digitalisierung der Gremienarbeit

Mitteilungsvorlage
öffentlich
221795
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
Geschäftsbereich OB-1: Dezernats- und
Verwaltungssteuerung
Dezernat:
Dez. OB
Digitalisierung der Gremienarbeit
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
27.09.2022 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Mit Ende der Sommerpause endet ebenfalls der im Projektverlauf vereinbarte
Testzeitraum für die neue Sitzungstechnik im Ratssaal (und weiteren
Räumlichkeiten). Aus diesem Grund soll über das weitere Vorgehen informiert
werden:
Geplant ist, mithilfe eines Ingenieurbüros zunächst eine Modularisierung der im
Fachkonzept erarbeiteten Komponenten vorzunehmen.
Die Modularisierung hat das Ziel, alle Bestandteile des Fachkonzeptes preislich
einzuordnen. Sobald diese Einordnung vorliegt, wird eine Projektsitzung
einberufen, um diese vorzustellen.
Anschließend erfolgt eine Beratung in den zuständigen Gremien. Ziel soll es
hier sein festzulegen, aus welchen Bestandteilen die zukünftige
Sitzungstechnik bestehen wird.
Nachdem eine Festlegung erfolgt ist, soll die Erstellung des
Leistungsverzeichnisses beauftragt werden.
Aktuell befindet sich die Verwaltung in der Terminabstimmung mit dem
ausgewählten Ingenieurbüro und wird nach erfolgter Abstimmung über den
voraussichtlichen Zeithorizont informieren.
Anlage/n
1 Fachkonzept (öffentlich)Seite 1 von 7
DIGITALISIERUNG DER
GREMIENARBEIT
FACHKONZEPT
Amt 01-1Seite 2 von 7
1 Ausgangslage .....................................................................................................................3
1.1 Auftraggeber ................................................................................................................3
1.2 IST-Situation .................................................................................................................3
1.3 Projektziele ..................................................................................................................3
1.4 Zeitplan .......................................................................................................................3
2 Anforderungen ...................................................................................................................4
2.1 Fachliche Anforderungen ...............................................................................................4
2.1.1 Übertragungsmöglichkeiten .........................................................................................4
2.1.1.1 Zuschaltung ......................................................................................................4
2.1.1.2 Stream.............................................................................................................4
2.1.1.2.1 Bild ...........................................................................................................4
2.1.1.2.2 Ton ...........................................................................................................4
2.1.1.2.3 Projektor....................................................................................................5
2.1.2 Sprechstellen..........................................................................................................5
2.1.3 Abstimmungen .......................................................................................................5
2.1.4 Redeliste................................................................................................................5
2.1.5 Rednerpult .............................................................................................................5
2.2 Personelle Anforderungen .............................................................................................6
2.2.1 Know-how..............................................................................................................6
2.2.2 Kapazitäten ............................................................................................................6
Inhalt
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Inhaltsverzeichnis:
Inhaltsverzeichnis:
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Inhaltsverzeichnis:Seite 3 von 7
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1 AUSGANGSLAGE
Seit 2009 werden Ratssitzungen bei der Bundesstadt Bonn im Internet live übertragen.
Im Rahmen der Coronapandemie wurde dazu übergegangen neben den Ratssitzungen auch
Ausschuss- und Bezirksvertretungssitzungen zu streamen. Dazu wurde im Ratssaal bis zum
Ende 2019 auf die vorhandene Hardware zurückgegriffen. Im Ratssaal im Bezirk Beuel wurde
Technik extern angemietet. Um den Anforderungen der Corona-Schutzverordnungen Rechnung zu
tragen, wurde ab 2020 ausschließlich unter Anmietung externer Technik getagt.
Die städtische Technik im Ratssaal entspricht nicht mehr dem Stand der Technik und den
Nutzererwartungen (Bildqualität, Funktionalität, Barrierefreiheit). Die Kameraanlage ist defekt. Aus
den Sitzungsräumen ist kein Streaming möglich.
1.1 AUFTRAGGEBER
Das Projekt wurde von der Leitung des Amts der Oberbürgermeisterin und für strategische Projekte,
Herrn Dr. Thyssen -Amt 01- beauftragt.
1.2 IST-SITUATION
Aktuell werden grundsätzlich alle Rats-, Bezirksvertretungs- und Ausschusssitzungen, die im Ratssaal
stattfinden, gestreamt. Dazu wird sich einer gemieteten Technik bedient, die einen höheren Standard
bietet, als es die nicht mehr intakte städtische Ausstattung. Für die Sprechstellen wird die
vorhandene Tonanlage weiterverwendet.
Über eine Videokonferenz und der entsprechenden Schaltung ist es möglich, dass Berichterstatter
der Verwaltung, aber auch externe Beiträge, digital an der Sitzung teilnehmen können.
1.3 PROJEKTZIELE
Zukünftig sollen alle Rats-, Bezirksvertretungs- und Ausschusssitzungen unabhängig von ihrem
Tagungsort gestreamt werden können. Dazu soll ein einheitliches System in den relevanten
Sitzungsräumen implementiert werden, so dass alle Teilnehmer stets die gleiche Bedienbarkeit
vorfinden.
Weiterhin soll die Möglichkeit der digitalen Berichterstattung ermöglicht werden.
1.4 ZEITPLAN
Freigabe Projektidee SCB
• 17.08.2021
Freigabe Planung LADT
• 28.09.2021
Vorstellung fachliche und
technische Konzepte im UA
Digitalisierung
10. November
Test und Evaluation
Q1 2022
Vergabe
Q1/Q2 2022
Start der Einführung
• Nach Sommerpause 2022
Thema
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2 ANFORDERUNGEN
Im Verlauf des Projektes „Digitalisierung der Gremienarbeit“ soll im ersten Schritt ein
Fachkonzept entworfen werden.
2.1 FACHLICHE ANFORDERUNGEN
2.1.1 ÜBERTRAGUNGSMÖGLICHKEITEN
Muss-Anforderung: Die Übertragung der Gremiensitzungen soll auf einer öffentlichen, frei
zugänglichen Plattform stattfinden.
Soll-Anforderung: Bei der Wiedergabe der Aufzeichnung sollen Sprungpunkte definiert werden
können, um zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten zu gelangen.
2.1.1.1 ZUSCHALTUNG
Muss-Anforderung: Die Berichterstattenden aus der Verwaltung können digital in die Sitzung
zugeschaltet werden. Dafür ist erforderlich, dass die zugeschalteten den Ton und das Bild aus dem
Sitzungsraum empfangen und deren Beiträge im Sitzungsraum optisch und akustisch in guter Qualität
transportiert wird.
Muss-Anforderung: Um auf Wortmeldungen aus der Zuschaltkonferenz reagieren zu können,
benötigt die Sitzungsleitung einen Monitor/Tablet als Vorschauer.
2.1.1.2 STREAM
2.1.1.2.1 BILD
Muss-Anforderung: Der aktuelle Tagesordnungspunkt (Top und Betreff) müssen im Bild eingebunden
werden können.
Muss-Anforderung: Die Namen der Sprechenden sollen im Bild angezeigt werden.
Soll-Anforderung: Die Sprechenden sollten während Wortbeiträgen im Bild sein. Es besteht somit die
Anforderung für verschiedene Kamerapositionen, oder einem System, was die Sprechenden
automatisch fokussiert.
Muss-Anforderung: Das Kamerasystem muss portabel sein.
(Neben der technischen Anforderung ist dazu eine Überarbeitung der Geschäftsordnung von Nöten.)
2.1.1.2.2 TON
Muss-Anforderung: Stereo-Ton muss im Stream wiedergegeben werden.
Muss-Anforderung: Die Mikrofonanlage muss in der Lage sein, die unterschiedlichen
Sprechlautstärke der Redenden so auszugleichen, dass alle Redebeiträge klar und deutlich zu
verstehen sind.
Thema
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2.1.1.2.3 PROJEKTOR
Muss-Anforderung: Der Projektor soll die zugeschalteten Personen in angemessener Qualität auf der
Leinwand darstellen.
2.1.2 SPRECHSTELLEN
Muss-Anforderung: Mandatsträger*innen sollen sich registrieren können, damit der Name auf der
Rednerliste und im Stream angezeigt werden kann.
Muss-Anforderung: Die Sprechstellen müssen für Personen mit eingeschränkter Sicht nutzbar sein.
Muss-Anforderung: Darüber hinaus müssen Hörschleifen vorhanden sein.
Muss-Anforderung: Die Sprechstellen müssen ohne Kabelbindung (Wireless) in Betrieb sein, damit
diese flexibel und ohne Sicherheitsbedenken (Arbeitssicherheit, Kabel als Stolperfalle) in
verschiedenen Sitzungsräumen (und Tagungsorten) eingesetzt werden können.
2.1.3 ABSTIMMUNGEN
Muss-Anforderung: Die Mandatsträger*innen müssen in der Lage sein, Abstimmungen digital
durchzuführen.
Soll-Anforderung: Für hybride und vollständig digitale Gremiensitzungen soll die Stimmabgabe
zusätzlich außerhalb des Sitzungsraums sicher durchgeführt werden können.
Muss-Anforderung: Die Darstellung des Abstimmungsergebnisses muss die Parteizugehörigkeiten im
Abstimmungsverhalten darstellen.
2.1.4 REDELISTE
Muss-Anforderung: Die Redeliste muss für alle Teilnehmenden im Sitzungsraum oder bei digitalen
Sitzungen im Bild angezeigt werden.
Muss-Anforderung: Der Freischaltung der Sprechstelle muss von der Sitzungsleitung möglich sein.
Soll-Anforderung: In den Ratssitzungen soll die verbleibende Redezeit abgebildet werden.
2.1.5 REDNERPULT
Muss-Anforderung: Das barrierefreie Redepult muss höhenverstellbar sein
Muss-Anforderung: Das Redepult muss einen Bildschirm enthalten, um Präsentationen anzuzeigen.
Muss-Anforderung: Am Redepult muss die Redezeit angezeigt werden.Seite 6 von 7
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2.2 PERSONELLE ANFORDERUNGEN
Abschließend sollen die zukünftigen personellen Anforderungen sowie die Organisation des
Personalpools dargestellt werden.
2.2.1 KNOW-HOW
Aktuell wird die Übertragung der Sitzungen über eine anzumeldende Nebentätigkeit durchgeführt.
Zukünftig ist zu beleuchten, ob dieser Weg weiter gangbar sein wird. Sollten sich die technischen
Anforderungen stark erhöhen, wäre zu überlegen, ob entsprechend qualifiziertes Personal akquiriert
werden muss.
2.2.2 KAPAZITÄTEN
Die Zuordnung der folgenden Aufgaben muss im Rahmen des Projektes festgelegt werden:
- Laden und Installation der Sprechstellen in den Sitzungsräumen am Sitzungstag.
- Einblenden des Tagesordnungspunktes
- Nachbearbeitung der Sitzungsaufzeichnungen (inkl. z.B. Setzen von Sprungpunkten)
- Betreuung der Sprechstellen, wenn Sitzung in externen Sitzungsräumen stattfinden und die
Sprechstellen dort aufgebaut werden müssen.
- Betreuung des Streams und der Verwaltungszuschaltung in den SitzungenSeite 7 von 7