Umsetzung der Dienstanweisung 10-31 „Dienstanweisung zur Telearbeit bei der Bundesstadt Bonn“

Stellungnahme der Verwaltung
öffentlich
210055-01 ST
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
17.02.21
Umsetzung der Dienstanweisung 10-31
„Dienstanweisung zur Telearbeit bei der
Bundesstadt Bonn“
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
10.03.2021 Kenntnisnahme
Inhalt der Stellungnahme:
1. Wie vielen Mitarbeitenden der Stadtverwaltung Bonn im Vergleich zur
Gesamtzahl der Mitarbeitenden wäre es theoretisch möglich, ihre
Aufgaben auch im Wege der Telearbeit zu erfüllen und dadurch wie
viele Büroarbeitsplätze mit welchen Kosten einzusparen?
Voraussetzung für die Genehmigung von Telearbeit ist, dass sich die Tätigkeit
zur Wahrnehmung am häuslichen Arbeitsplatz eignet und der/die Mitarbeitende
über die persönlichen Voraussetzungen für die eigenständige Arbeit am
häuslichen Arbeitsplatz verfügt. Die Telearbeit wird auf Antrag und somit auf
Wunsch der Mitarbeitenden gewährt. Eine Initiative zur Telearbeit geht bisher
nicht vom Arbeitgeber aus.
Dies ist auch der Grund, warum bisher noch keine strategische Analyse bzw.
Erfassung der Arbeitsplätze erfolgt ist, an denen (auch potentiell) Telearbeit
möglich ist bzw. wäre.
In der Dienstanweisung zur Telearbeit ist eine grundsätzliche
Mindestanwesenheit im Büro von vier Stunden pro Woche festgelegt. Insofern
liegt eine alternierende Telearbeit vor, in der anteilig am betrieblichen und am
häuslichen Arbeitsplatz gearbeitet wird. Es gibt nur sehr wenige Ausnahmefälle,
in denen Telearbeit im Umfang von 100% stattfindet. In den meisten Fällen wird
im Umfang von ein bis maximal zwei Tagen am häuslichen Arbeitsplatz
gearbeitet (im regulären Betreib, nicht in Hochphasen der Corona-Pandemie).
D.h. grundsätzlich muss jede/r Mitarbeitende eine gewisse Zeit (in den meisten
Fällen den weitaus größeren Anteil) im Büro arbeiten und dafür auch einen
Arbeitsplatz zur Verfügung haben.
Damit eine Einsparung von Büroarbeitsplätzen erfolgen könnte, müssten einige
Vorrausetzungen erfüllt sein. So müssten in einzelnen Bereichen
Telearbeitsmodelle vorliegen, die sich passgenau ergänzen. Solche
Konstellationen sind möglich, jedoch nicht der Standardfall, da sie wiederum
Flexibilität einschränken. Ansonsten wären Arbeitsplatzeinsparungen inSeite 1 von 4

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Bereichen denkbar, in denen eine große Anzahl der Mitarbeitenden Telearbeit
macht.
Um solche Überlegungen jedoch in die Tat umsetzen zu können, müssen
genau diese Aspekte in einem entsprechenden Bürokonzept analysiert werden,
welches eine Arbeitsplatznutzung durch mehrere Mitarbeitende inkl. der dabei
zu beachtenden arbeitsschutzrechtlichen und technischen Bedingungen
berücksichtigt. Eine solche Umsetzung ist nur mit einem solchen Konzept
sinnvoll, da es um viel mehr geht, als nur den Schreibtisch an sich. Wenn solch
ein Konzept nicht schlüssig und durchdacht ist und dadurch der reibungslose
Ablauf gestört wird, kann dies wiederum zur Vergeudung von Ressourcen und
zu Unzufriedenheit und Demotivation führen. Eine mögliche Einsparung von
Arbeitsplätzen sollte daher gut durchdacht und konzeptionell fundiert geplant
werden.
2. Trifft es zu, dass bei Wegfall eines Büroarbeitsplatzes jährlich 9.700 €
Sachkosten zuzüglich 20 % der Planstellenkosten
(Verwaltungsgemeinkosten) und damit z.B. bereits in der Stufe TVöD
E5 über 20.000 € pro Jahr und Mitarbeitendem eingespart werden
können (s. Anlage)? Wenn nein, wie hoch sind die möglichen
Einsparungen pro Büroarbeitsplatz tatsächlich?
Auch bei der Reduzierung von Büroarbeitsplätzen kann nicht davon
ausgegangen werden, dass alle damit zusammenhängenden Sachkosten
wegfallen. Derzeit werden am häuslichen Arbeitsplatz private Arbeitsmittel der
Telearbeitenden genutzt. Je konsequenter jedoch ein Desk-Sharing betrieben
und von Seiten des Arbeitgebers einkalkuliert wird, umso eher müssen auch die
Rahmenbedingungen der Telearbeit dahingehend angepasst werden, dass
zumindest ein Teil der Büroausstattung des Telearbeitsplatzes gestellt wird.
Diese Entwicklung ist auch bei der Stadt Bonn vorgesehen. Künftig sollen
stationäre PC’s durch mobile Arbeitsplätze abgelöst werden, die dann auch
immer „Home-Office“-tauglich sind. Dieser Prozess ist bereits eingeleitet und
muss bei über 4.500 Arbeitsplätzen sukzessive erfolgen, sofern im Haushalt
hierfür Mittel und Personal bereitgestellt werden.
Verwaltungsgemeinkosten sind Kosten für Verwaltungsleistungen. Dazu zählen
u.a. auch Kosten des Verwaltungspersonals (z.B. Personalservice, IT-
Betreuung), Verbandsbeiträge, Postgebühren usw. Da ein großer Teil der
Verwaltungsgemeinkosten unabhängig vom Ort der Leistungserbringung
anfällt, können sie nicht komplett als Einsparung angerechnet werden, nur weil
Büroarbeitsplätze wegfallen. So bleibt z.B. der Aufwand des Personalservices
oder der IT-Betreuung bestehen, auch wenn zwei Mitarbeitende sich einen
Büroarbeitsplatz teilen.
Bei einer Ausweitung der Telearbeitsplätze ist insbesondere die IT-Betreuung
gefordert. Es müssen für die konkreten Anforderungen eines Arbeitsplatzes
„Home Office“-taugliche Lösungen gefunden werden. Außerdem muss die
technische Infrastruktur der Serversysteme deutlich ausgeweitet werden, bei
gleichzeitig wachsenden Anforderungen. Auch sind mobile Arbeitsplätze
deutlich betreuungsintensiver als stationäre Geräte, so dass auch in die
entsprechende Gerätebetreuung und Qualifizierung der MitarbeitendenSeite 2 von 4

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investiert werden muss. Dies führt dazu, dass die Verwaltungsgemeinkosten im
Bereich der IT-Betreuung sogar steigen.
3. Wie viele Büroarbeitsplätze und korrespondierend damit
Büroarbeitsplatzkosten in welcher Höhe wurden seit Inkrafttreten der
neuen „DA Telearbeit“ im März 2017 eingespart?
Aufgrund der Freiwilligkeit der Telearbeit und der insbesondere unter Punkt 1
aufgeführten Erklärung wurde bislang keine detaillierte Erfassung der
eingesparten Büroarbeitsplätze vorgenommen. In einzelnen Bereichen wurden
jedoch individuelle Bürokonzepte entwickelt und Büroarbeitsplätze eingespart
bzw. eine erforderliche Ausweitung vermieden.
4. Wie hat sich die Zahl der Mitarbeitenden, denen Telearbeit genehmigt
wurde, im Vergleich zu den eingesparten Büroarbeitsplätzen von 2017
bis 2019 entwickelt?
Von Anfang 2017 bis Ende 2019 haben sich die Telearbeitsplätze von 451 auf
685 erhöht. Es liegt eine Steigerung von ca. 50% vor. Eine Angabe zu den
eingesparten Büroarbeitsplätzen ist nicht möglich (s.o.).
5. Wie viele Mitarbeitende verfügen aktuell über die Möglichkeit,
Telearbeit zu nutzen, und wie viele dieser Mitarbeitenden nutzen dies
in einem Umfang, der es mit welcher Kostenersparnis erlauben würde
a) deren Büroarbeitsplatz in Gänze einzusparen,
b) durch Büroarbeitsplatzteilung 50 % einzusparen?
Mittlerweile gibt es 1.793 Telearbeitsplätze. Seit Ende 2019 bzw. Anfang 2020
hat es somit eine weitere Steigerung um ca. 160% gegeben.
Die Telearbeitsplätze sind über die gesamte Stadtverwaltung verteilt, wobei
dies nicht flächendeckend ist. Es gibt Bereiche in denen es viele
Telearbeitsplätze gibt und andere, in denen es kaum bis keine
Telearbeitsplätze gibt.
Der Umfang der jeweiligen Telearbeit ist sehr unterschiedlich. In den häufigsten
Fällen findet Telearbeit bisher im Umfang von ein bis zwei Tagen pro Woche
statt. Bei diesem Ausmaß ist ein klassisches Desk-Sharing nicht möglich,
allenfalls in einem rotierenden System.
Durch die Corona-Pandemie gibt es eine deutlich ausgedehntere Nutzung der
Telearbeit, in Anzahl und Umfang, häufig auch durch bereichsweise Lösungen.
Sicherlich wird es auch nach der Corona-Pandemie einen verstärkten Wunsch
nach Telearbeit geben. Über das konkrete Ausmaß kann derzeit nur spekuliert
werden.
6. Wie viele Büroarbeitsplätze mit welcher Kostenersparnis plant die
Oberbürgermeisterin aufgrund ihrer Erfahrungen während der
Pandemie künftig durch Telearbeit einzusparen und wie viele davonSeite 3 von 4

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insbesondere im Stadthaus (absolut und im Verhältnis zu der
Gesamtzahl der Büroarbeitsplätze)?
Derzeit erfolgt eine Überarbeitung des Themas Telearbeit und der
dazugehörigen Regelungen unter Einbeziehung der Erfahrungen aus der Zeit
der Pandemie. In diesem Kontext wird auch der Umgang mit den
Konsequenzen einer erhöhten Telearbeit beleuchtet. Dies mündet in der
Erarbeitung eines Bürokonzepts.
Anlage/n
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