Einleitungsbeschluss Beschaffung einer Dokumentenausgabebox für das Dienstleistungszentrum (DLZ)

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
261515
Der OberbürgermeisterDokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. OB
Einleitungsbeschluss Beschaffung einer
Dokumentenausgabebox für das
Dienstleistungszentrum (DLZ)
Beratungsfolge
Ausschuss für Digitalisierung, Dienstleistung
und Verwaltungsmodernisierung
22.09.2026 Empfehlung
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
08.10.2026 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens gem. Ziffer 3.5 der Vergabeordnung der
Bundesstadt Bonn für folgende Maßnahme wird zugestimmt:
„Beschaffung einer Dokumentenausgabebox für das Dienstleistungszentrum
(DLZ)“
Begründung
Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung und zur Verbesserung des
Bürgerservices soll im Zuge des Umzuges des DLZ in das Gebäude Poststraße
23 eine Dokumentenausgabebox mit einer Bedienungseinheit (Master Unit) und
vier Ausgabemodulen mit jeweils 152 Fächern beschafft werden.
Die Dokumentenausgabebox ermöglicht sowohl innerhalb als auch außerhalb
der regulären Öffnungszeiten des Dienstleistungszentrums die sichere und
automatisierte Ausgabe von bereits produzierten Dokumenten an Bürgerinnen
und Bürger. Durch die automatisierte Ausgabe wird die Erreichbarkeit der
Verwaltung deutlich verbessert und ein moderner, kundenorientierter Service
geschaffen.
Zur Gewährleistung eines sicheren Betriebs sind neben der Bedienungseinheit
und den Modulen eine physische Zutrittskontrolle für den Aufstellungsraum
sowie eine Netzwerkkontrolle zur Absicherung der IT-Anbindung
erforderlich. Der Zugang erfolgt ausschließlich über den Haupteingang
Windeckstraße. Da über diesen Eingang zum Foyer auch der Zugang zur
öffentlichen Tiefgarage erfolgt, ist der Zugang auch außerhalb der
Öffnungszeiten gewährleistet. Der Zugang zum Raum der Dokumentenbox (im
Foyer) erfolgt dann über eine PIN-Eingabe.
Die Durchführung einer Vor-Ort-Besichtigung dient der technischenSeite 1 von 4
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Abstimmung der baulichen und infrastrukturellen Voraussetzungen sowie der
Vermeidung von Planungs- und Installationsrisiken. Ergänzend sind eine
Präsenzschulung vor Ort sowie eine Online-Schulung vorgesehen, um sowohl
die Administratorinnen und Administratoren als auch die operativen
Anwenderinnen und Anwender auf einen sicheren und effizienten
Systembetrieb vorzubereiten.
Seitens der Architektin der Projektgruppe „Umzug27“ ist die
Dokumentenausgabebox in die Gesamtpläne eingezeichnet und der
Vermieterseite bekannt. Ebenso wurde im Rahmen der Zugangsregelung im
EG Eingang Windeckstraße die Thematik „Ausgabebox“ mit der Vermieterseite
besprochen.
Derzeitiger Sachstand:
Die Einführung einer Dokumentenausgabebox wird seit 2019 verfolgt. Im
Rahmen der Vorprüfung wurde im Februar 2020 ein bestehendes System
besichtigt. Dabei zeigte sich grundsätzlich der hohe Nutzen von Servicequalität,
Flexibilität und Bürgerfreundlichkeit. Allerdings wurden Nachteile hinsichtlich
der großen Fachgrößen und der fehlenden Anbindung an das Fachverfahren
VOIS|MESO festgestellt, die zu einem erhöhten Lagerflächenbedarf und
zusätzlichen manuellen Arbeitsschritten führen würden. Bei VOIS|MESO
handelt es sich um eine Software für Meldebehörden zur Bearbeitung
melderechtlicher Angelegenheiten der Herstellerfirma HSH. VOIS|MESO ist bei
der Stadt Bonn bereits seit 2004 im Einsatz.
Im Zuge der anschließenden Markterkundung wurde die Lösung der Firma
Biometric Solutions identifiziert. Diese bietet eine direkte Anbindung an
VOIS|MESO sowie eine deutlich höhere Fachkapazität durch kleinere
Dokumentenfächer und erfüllt damit die fachlichen Anforderungen besser.
Parallel dazu wurden gemeinsam mit Amt 10 sowie dem SGB verschiedene
Aufstellorte geprüft. Aufgrund einer zwischenzeitlichen Änderung der
rechtlichen Vorgaben, wonach die Dokumentenausgabebox nicht außerhalb
von Gebäuden aufgestellt werden darf, musste ein ursprünglich favorisierter
Standort verworfen werden. Da zudem ein Umzug des DLZ absehbar war,
wurde die endgültige Standortentscheidung zunächst zurückgestellt.
Nachdem inzwischen der künftige Standort (Poststraße 23) feststeht, sind die
Voraussetzungen für die Umsetzung geschaffen. Die Beschaffung der
Dokumentenausgabebox soll nun eingeleitet werden.
Beschreibung des Nutzens:
Nutzen für Bürgerinnen und Bürger
• Abholung von Dokumenten unabhängig von den regulären
Öffnungszeiten (höhere Flexibilität insbesondere für Berufstätige)
• Reduzierung von Wartezeiten und zusätzlichen Vorsprachen
• Moderner und digital unterstützter BürgerserviceSeite 2 von 4
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• Zeitnahe Bereitstellung von Dokumenten nach deren Fertigstellung
Nutzen für die Verwaltung
• Reduzierung von Publikumsverkehr und Schalterkontakten für reine
Dokumentenabholungen
• Verkürzung von Bearbeitungs- und Ausgabeprozessen
• Möglichkeit zur Ausweitung des Leistungsangebots ohne zusätzliche
Öffnungszeiten oder zusätzliches Personal
• Unterstützung der Digitalisierungsstrategie und der Weiterentwicklung
zu medienbrucharmen Verwaltungsprozessen
Sicherheits- und Qualitätsnutzen
• Sichere und nachvollziehbare Dokumentenausgabe
• Dokumentation und Protokollierung der Ausgabevorgänge
• Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen
• Schutz vor unbefugtem Zugriff durch physische und IT-seitige
Zutrittskontrollen
• Hohe Verfügbarkeit und standardisierte Abläufe
Kosten
Die investiven Kosten setzen sich aus den Erwerbskosten für die
Dokumentenausgabebox in Höhe von insgesamt 92.002,00 € netto zusammen.
Diese umfassen eine Bedieneinheit (Master Unit), vier Module mit jeweils 152
Fächern, eine Zutrittskontrolle sowie ein Eck-Verbindungsmodul. Hinzu
kommen einmalige Einrichtungs- und Dienstleistungskosten in Höhe von
13.464,00 € netto.
Damit ergeben sich einmalige Gesamtkosten von 105.466,00 € netto bzw.
125.504,54 € brutto.
Bei den konsumtiven Kosten handelt es sich um jährlich anfallende Wartungs-
und Pflegekosten in Höhe von 25.903,92 € brutto bei einer vorgesehenen
Vertragslaufzeit von vier Jahren.
Vergabeart
öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe x Verhandlungsverfahren (EU) x Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten bruttoSeite 3 von 4
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VOB UVgO x VgV I. Q.2027 bis ff. 230.000 € (4 Jahre)
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.01.26 IT-Betrieb 527130 (104.000 €) /
investiv 78.3100
(126.000€)
1029990 /
5102001260200
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja x nein ja x nein freigegeben x vorgesehen
Anlage/n
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