Digitalisierungsprojekt `Wohni`

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
261117
Der OberbürgermeisterDokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Federführung:
Dezernat V
Dezernat:
Dez. V
Digitalisierungsprojekt `Wohni`
Beratungsfolge
Ausschuss für Digitalisierung, Dienstleistung
und Verwaltungsmodernisierung
07.07.2026 Empfehlung
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
09.09.2026 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens gem. Ziffer 3.5 der Vergabeordnung der
Bundesstadt Bonn zur Beschaffung einer KI Software für den Bereich
Wohngeld wird zugestimmt.
Sachverhalt und Begründung:
Seit der Wohngeld-Plus-Reform 2023 ist die Anzahl der Anträge in Bonn um 97
Prozent gestiegen, von 5.198 am 31.12.2022 auf 10.272 am 31.12.2025.
Die Ausweitung des Anspruchskreises, etwa durch höhere
Einkommensgrenzen sowie die Einführung einer Heizkosten- und einer
Klimakomponente, führte dabei insbesondere zu folgenden Auswirkungen:
· Es besteht ein Bearbeitungsrückstand von bis zu sechs Monaten.
· Die Sachbearbeitung ist überlastet, was zu einer hohen Fluktuation im
Fachbereich führt; derzeit sind vier Stellen unbesetzt.
· Die Qualitätsstandards in der Sachbearbeitung mussten deutlich abgesenkt
werden.
- Pflichtaufgaben wie Rückforderungen und Bußgelder mussten zurückgestellt
werden.
Folgen:
Bürgerinnen und Bürger warten monatelang auf die Wohngeldzahlungen, was
zwangsläufig zu Mietschulden und im schlimmsten Fall zum Verlust derSeite 1 von 10
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Wohnung führt. Für die Sachbearbeitung bedeutet dies einen erheblichen
administrativen Mehraufwand, da Bescheide für zurückliegende Monate
ausgestellt und hohe Nachzahlungen angewiesen werden müssen.
Zudem setzt sich die Verwaltung durch die Überschreitung von Fristen einem
Reputationsverlust sowie möglichen rechtlichen Konsequenzen aus.
Zweck und Nutzen:
Mit der Einführung eines KI-gestützten Tools wird eine medienbruchfreie,
effiziente und fehlerarme Sachbearbeitung im Wohngeldverfahren ermöglicht.
Das Tool übernimmt zeitaufwändige Routineaufgaben und entlastet die
Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter durch intelligente Assistenzfunktionen
– von der automatisierten Prüfung eingereichter Anträge bis zur strukturierten
Überführung von Unterlagen in das Fachverfahren. Den Sachbearbeitenden
wird dadurch die Möglichkeit gegeben, sich auf wesentliche
Arbeitsschwerpunkte sowie schwierige Fallkonstellationen wie den
Lastenschuss oder Selbstständige zu konzentrieren.
Konkrete Mehrwerte:
Durch die automatisierte Prüfung der Vollständigkeit von Anträgen lassen sich
Zeitersparnis und Effizienzsteigerung erzielen. Die Trennung und Zuordnung
von Anlagen sowie die Erstellung von Rückfragen zu fehlenden Unterlagen in
Form von Anforderungsschreiben verkürzen die Bearbeitungszeiten erheblich.
Die Qualitätssicherung und Fehlerreduzierung erfolgt durch standardisierte
Prüfschritte sowie automatisierte Abgleiche, beispielsweise mit dem
Melderegister, wodurch die Fehlerquote deutlich gesenkt wird.
Intelligente Unterstützung durch Sprachassistenten: Der integrierte
Sprachassistent beantwortet Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern Fragen
zum Wohngeldgesetz oder zur Wohngeldverwaltungsvorschrift direkt und ohne
Rechercheaufwand (KI-gestützte Rechtsauskunft (Amts-ChatGPT))
Die KI kann Anträge anhand spezifischer Muster beispielsweise drohender
Wohnungskündigungen aufgrund von Mietrückständen, filtern und diese im
digitalen Posteingang der Sachbearbeitenden prioritär nach oben sortieren.
Die KI unterstützt mithilfe automatisierter Textbausteine bei der Erstellung
rechtssicherer und leicht verständlicher Begründungen für den Bescheid,
wodurch das Risiko von Widersprüchen verringert wird.
Geringere Fehleranfälligkeit bei Neustartern. Ein spezifisch trainierter Assistent
kann als Sicherheitsnetz fungiere, wenn sie neue Mitarbeiter Schritt für Schritt
durch den Prüfungsprozess führt und somit das Risiko von Berechnungsfehlern
reduziert.
Schnelleres Erkennen von besonderen Fallkonstellationen und Hinweise für
Sachbearbeitenden generieren.
Entlastung von Routineaufgaben: Automatisierte Zuständigkeitsprüfung,
Fallanlage und Übernahme relevanter Daten in das Fachverfahren reduzieren
administrative Belastungen.Seite 2 von 10
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Vergabeart
Wie aus der Vorlage ersichtlich, entfaltet der Beschluss finanzielle
Auswirkungen und erfolgt vorbehaltlich der weiteren Prüfung im Rahmen des
laufenden Projektes zur Aufgabenkritik und der Aufstellung des HH-
Planentwurfes 2027/2028 sowie der mittelfristigen Finanzplanung.
Die Ausschreibung erfolgt in Abweichung von der grundsätzlich nach der
Vergabeordnung vorgesehenen öffentlichen Vergabe im Wege einer
Verhandlungsvergabe. Nach verwaltungsseitiger Marktkenntnis werden die
Leistungsanforderungen derzeit nur von einer Software vollständig erfüllt. Diese
ist bereits in weiteren vergleichbaren Kommunen im Einsatz. Über den
Hersteller und die Software kann in der Sitzung seitens der Verwaltung gerne
mündlich berichtet werden. Eine Nennung in der in öffentlicher Sitzung zu
beratenden Vorlage ist aus Bieter- und Datenschutzgründen sowie aus dem
vergaberechtlichen Geheimhaltungsgebot nicht möglich.
öffentlich offen (EU) 1. aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
x
Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) x
Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
VOB X UVgO VgV 175.000€
(2026)
Finanzielle Auswirkungen:
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.01.26 IT-Betrieb 542900 1029990
Konsumtive Kosten der Maßnahme
Brutto Finanzstelle / FiPos Veranschlagt in Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen 175.000 110200126/74.1000 2026
Einzahlungen - -
Investiver
Finanzsaldo
175.000 2026
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von MittelSeite 3 von 10
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Haushaltsresten
ja x nein ja X nein X freigegeben vorgesehen
Anlage/n
1 Wohni Board-DT-Digitalisierungsvorhaben-8 (öffentlich)Seite 4 von 10
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Digitalisierungsvorhaben
Zur Einbringung in das Board Digitale Transformation
Name des
Vorhabens:
Wohni Fachbereich: 50-5
Eingebracht
durch:
Julia Hühnermann Datum: 30.03.2026
Cluster:
(Vorschlag)
Verwaltungseffizienz
Beschreibung des Problems, das gelöst werden soll / Auswirkungen des
Problems auf Prozesse
Seit der Wohngeld-Plus-Reform 2023 ist die Zahl der Anträge in Bonn um 65 % gestiegen (von 2805
zum 31.12.2022 auf 4635 zum 31.12.2024). Die Erweiterung des Anspruchskreises (Familien,
Rentner:innen, Geringverdiener, Eigentümer) führt zu:
• Bearbeitungsrückstau
• Überlastung der Sachbearbeitung durch manuelle Prüfung (aktuell 9 unbesetzte VZÄ).
• Fehleranfälligkeit.
Folgen: Bürger:innen warten monatelang auf Bescheide. Die Verwaltung riskiert
Reputationsverlust und rechtliche Konsequenzen bei Fristüberschreitungen.
Bestehende IT-
Systeme, die vom
Vorhaben betroffen
sind (z. B.
Fachverfahren)
Fachverfahren CZ Straussberg
Kurze und aussagekräftige Beschreibung des angestrebten Vorhabens (Use
Case)
Ziel 1 Kürzere Bearbeitungszeit der Wohngeldanträge
Ziel 2 Geringerer Aufwand pro Wohngeldantrag.
Unterstützung durch KI bei der automatisierten Vollständigkeitsprüfung
und Plausibilitätskontrolle von Anträgen.
Ziel 3
Bekannte (Software-)
Lösungen für einen
möglichen künftigen
Einsatz
`Wohni` der Firma FormL
- Dokumentenklassifizierung
- Bearbeitungshinweise: KI generiert Handlungsempfehlungen (z. B.
„Einkommensänderung prüfen“).
- Sprachassistent: Beantwortet rechtliche Fragen für
Quereinsteiger:innen (DSGVO-konform).Seite 5 von 10
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Angestrebter Start und Ende
Hinweis: Ab wann stehen Ressourcen durch den einbringenden Fachbereich zur Verfügung? Der Zeitpunkt der
Amt 10-seitigen Unterstützung wird nachlaufend geprüft.
Angestrebter Start 06/2026
Angestrebtes Ende 06/2027
Gab es bereits Kontakt zu Amt 10 / 10-2 zu diesem Vorhaben? Wenn ja, in
welcher Form?
Ja. Austausch mit David Adler in einer Austauschrunde mit Dezernatsleitung, CDO und Referent.
Kostenschätzung
Geschätzte Aufwände: Hier ist es wichtig, dass Sie die Aufwände so gut wie möglich einschätzen. Die Schätzungen stellen nicht die finalen
Aufwände dar. Diese werden erst in der Planungsphase ermittelt. (Je Verwendungszweck eine Zeile)
Haushaltsjahr Konsumtiv
(Euro)
Verwendungszweck Investiv
(Euro)
Verwendungszweck Gesamtsumme
je HH-Jahr
(Euro)
Kosten des Vorhabens
2026 175.000 Anschaffung,
Lizenz, Wartung
Gesamtsumme
je Kostenart
Laufende Betriebskosten nach Abschluss des Vorhabens/Einführung
175.000
Deckung
(Mehrfachauswahl möglich)
☐ Ist über das CDO-Büro (LADT-Mittel) für den Wählen Sie ein Element aus. in folgender Höhe
angemeldet:
Haushaltsjahr Konsumtiv Investiv
2026
2027
2028
☐ Ist im Fachbereich verfügbar:
Haushaltsjahr Konsumtiv investiv
2026
2027
2028
Bitte hier Deckung erläutern und begründen, warum nicht über das CDO-Büro im gesamtstädtischen
Digitalisierungsbudget angemeldet ist. ………..Seite 6 von 10
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☒ Ist nicht vorhanden.
Bitte hier erläutern und begründen, warum nicht über das CDO-Büro im gesamtstädtischen
Digitalisierungsbudget angemeldet ist........
☐ Fördermittel
☐ sind verfügbar in Höhe von:
☒ nicht vorhanden
☐ werden geprüft
Priorisierung
Unterstützung der Ziele der Dachstrategie Digitale Transformation und des
Aktionsplans
Bitte geben Sie an, inwiefern Ihr Vorhaben auf die Ziele der Dachstrategie und die Umsetzung des
Aktionsplans einzahlt.
Auswählen: Begründung (Stichpunkte):
☒ Förderung papierloses Arbeiten
☒ Optimierung von Prozessen
(z.B. weniger Medienbrüche,
verkürzte Durchlaufzeiten)
Gesamter Prozess wird beschleunigt.
Bearbeitungszeiten werden verkürzt.
☒ Digitalisierung eines Workflows Programm fordert automatisch fehlende
Dokumente nach und übergibt sortierte
Datensätze an Mitarbeitende der
Wohngeldbehörde.
☒ Prozessteilautomatisierung Programm prüft automatisch Unterlagen auf
Vollständigkeit.
☐ Softwarekonsolidierung und
PlattformenausbauSeite 7 von 10
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☐ Daten werden aus der Urban
Data Plattform (UDP) bezogen oder
in diese integriert.
☐ Steigerung der
Nutzungsmöglichkeit von Wissen
und Daten
Digitale Dividende/Nutzenportfolio
Um strategische Ziele zu quantifizieren, benötigt es messbare Kennzahlen, die den Erfolg oder
Fortschritt eines Projektes ersichtlich machen. Diese Schlüsselkennzahlen werden KPI (Key
Performance Indicators) genannt und sind im weiteren LADT-Prozess fortlaufend zu konkretisieren.
Bei den Angaben zu Einsparungen handelt es sich um erste grobe Schätzungen basierend auf
bisherigen Erfahrungswerten (z.B. durchschnittlicher Stundenlohn).
1. Personalkosten
Werden durch das Vorhaben Prozesse optimiert und/oder automatisiert, wodurch nach
Projektabschluss Bearbeitungszeiten verkürzt und somit Personalkosten eingespart werden können?
☒ Es entstehen Minderaufwände =
Einsparungen bei Personalkosten
☐ Der Aufwand verhält sich
neutral zur bisherigen
Lösung = keine Einsparungen
☐ Es entstehen Mehraufwände =
keine Einsparungen bei
Personalkosten
Geschätzte Einsparung (in Euro): 9 VZÄ die aktuell nicht
besetzt sind.
Geschätzte Mehrkosten (in Euro):
Begründung
(KPI in Stichpunkten):
Beispiel KPIs:
Einsparungen pro Jahr von Netto-VZÄ oder Stundenentgelte (vorgegebener Durchschnittswert VZÄ:
85.540,34 Euro; vorgegebener Durchschnittswert pro Stunde: 54,80 Euro)
ergeben sich z. B. durch Zeitersparnis pro Vorgang, Überstundenabbau, Personalaufstockung bei
fehlender digitaler Lösung, etc.
2. Betriebs- und Sachkosten
Werden durch das Vorhaben nach Projektabschluss Betriebs- und Sachkosten eingespart?
☐ Es entstehen weniger Betriebs-
und Sachkosten.
☐ Die Betriebs- und
Sachkosten verhalten sich
zur bisherigen Lösung
neutral = keine Einsparungen
☒ Es entstehen mehr Betriebs-
und Sachkosten.Seite 8 von 10
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Geschätzte Einsparung (in Euro): Geschätzte Mehrkosten (in Euro):
Jährlich 175.000 Euro
Begründung
(KPI in Stichpunkten):
Lizenzkosten
Beispiel KPIs:
Büromaterialkosten, Archivierungs- und Lagerkosten, Energieverbrauch, Lizenzkosten, externe
Dienstleistungskosten, Inanspruchnahme Dienstleister als Ersatz für Eigenleistung, zusätzliche
Einnahmen, etc.
3. Servicequalität
Werden durch das Vorhaben Prozesse optimiert, wodurch sich nach Projektabschluss
Verbesserungen nach „außen“, d.h. für Bürger*innen/Stadtgesellschaft ergeben?
☒ Das Vorhaben hat positive
Auswirkungen auf die
Servicequalität.
☐ Das Vorhaben hat keine
Auswirkungen auf die
Servicequalität.
☐ Das Vorhaben hat negative
Auswirkungen auf die
Servicequalität.
Begründung
(KPIs in Stichpunkten):
Schnellere Bearbeitungszeiten.
Entlastungen der Mitarbeitenden.
Beispiel KPIs:
Schnellere Bearbeitungsdauer, bessere Erreichbarkeit, geringere Fehlerquote und kürzere
Nachbearbeitung, Rückgang von Beschwerden, Stärkung des Stadtimages, mehr Service in Form von
digitalen Angeboten, Steigerung Nutzungsquote, etc.
4. Sonstige strategisch relevante Effekte
Werden durch das Vorhaben nach Projektabschluss sonstige strategisch relevante Effekte erzielt, die
sich nicht zwingend monetär auswirken?
☐ Es werden positive strategisch
relevante Effekte erzielt.
☐ Es werden keine sonstigen
strategisch relevanten
Effekte erzielt.
☐ Es entstehen negative
Auswirkungen auf strategisch
relevante Ziele.
Begründung
(KPI in Stichpunkten):Seite 9 von 10
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Beispiel KPIs:
Zugangsgleichheit, digitale Teilhabe und Bildung, CO₂-Reduktion, Erreichung strategischer Ziele des
Fachbereiches oder Dezernates, Arbeitgeberattraktivität, Reduktion Fluktuation, Krisenresilienz, etc.
Abstimmung mit Auftraggeber*in
☐ Abstimmung erfolgt am Klicken oder tippen Sie, um ein Datum einzugeben.Seite 10 von 10