Einleitung eines Vergabeverfahrens zur Rahmenvereinbarung für IT Umzugsleistungen und Materiallieferungen

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
260512
Der OberbürgermeisterDokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. OB
Einleitung eines Vergabeverfahrens zur
Rahmenvereinbarung für IT Umzugsleistungen und
Materiallieferungen
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
23.04.2026 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Vergabe beschließt die
Einleitung eines Vergabeverfahrens für IT-Dienstleistungen mit dem Ziel, eine
Rahmenvereinbarung über den Zeitraum vom 01.06.2026 bis 31.05.2029 zur
Durchführung von IT-Umzugsarbeiten der Fachämter der Bundesstadt Bonn
abzuschließen.
Begründung
In den kommenden Jahren stehen mehrere größere Umzüge von
Organisationseinheiten in neue Liegenschaften an, unter anderem im
Zusammenhang mit dem geplanten Umzug aus dem Stadthaus im Jahr 2027
sowie weiteren Standortverlagerungen, beispielsweise in die Oberkasseler
Straße und im Bereich des Dienstleistungszentrums (DLZ). Hiervon sind
zahlreiche Fachämter betroffen.
Im Zuge dieser Maßnahmen ist es erforderlich, innerhalb enger Zeitfenster eine
Vielzahl von IT-Arbeitsplätzen technisch einzurichten, zu verlagern und
betriebsbereit zur Verfügung zu stellen. Dies umfasst insbesondere die
strukturierte Verkabelung sowie den technischen Auf- und Abbau der IT-
Infrastruktur.
Die zeitliche Verdichtung der Maßnahmen sowie deren Verteilung über das
gesamte Stadtgebiet führen zu einem deutlich erhöhten Bedarf an qualifizierten
IT-Umzugsleistungen. Die vorhandenen internen personellen Ressourcen sind
weder quantitativ noch organisatorisch in der Lage, diese Aufgaben in der
erforderlichen Qualität und innerhalb der vorgegebenen Zeiträume zuverlässig
zu bewältigen. Ohne zusätzliche Unterstützung besteht das Risiko, dass
Arbeitsplätze nicht fristgerecht bereitgestellt werden können und der
Dienstbetrieb der betroffenen Fachämter erheblich beeinträchtigt wird.Seite 1 von 2
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Zudem erfordern IT-Umzüge ein spezialisiertes technisches Know-how. Die
eingesetzte IT-Hardware ist sensibel und muss fachgerecht sowie unter
Einhaltung elektrostatischer Schutzanforderungen transportiert und installiert
werden. Herkömmliche Umzugsunternehmen können diese Anforderungen
regelmäßig nicht erfüllen. Je nach Leistungsumfang können darüber hinaus
spezifische Qualifikationen oder Zertifizierungen erforderlich sein.
Neben den eigentlichen Dienstleistungen wird fortlaufend Material für die
Umsetzung der Maßnahmen benötigt, wie beispielsweise LAN-Kabel,
Netzwerk- und Stromanschlüsse, Kabelbrücken sowie weiteres Installations-
und Verbrauchsmaterial. Eine eigenständige Bevorratung durch die Verwaltung
ist aufgrund begrenzter Lagerkapazitäten sowie damit verbundener Kosten-
und Beschaffungsrisiken nicht wirtschaftlich. Durch die Einbindung eines
externen Dienstleisters können sowohl die Materialverfügbarkeit als auch die
damit verbundenen logistischen Aufwände effizient ausgelagert werden.
Vor diesem Hintergrund ist die Ausschreibung eines Rahmenvertrags
erforderlich, um flexibel, bedarfsgerecht und kurzfristig auf qualifizierte externe
Unterstützung zurückgreifen zu können. Dies gewährleistet eine fristgerechte
Umsetzung der Umzüge, eine durchgehend hohe Ausführungsqualität sowie
die Sicherstellung des kontinuierlichen Dienstbetriebs.
Vergabeart
x öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
VOB x UVgO VgV 01.07.2026 -
31.12.2027
250.000
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.01.16 Personalmanagement 529100 1035009
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja x nein ja x nein freigegeben x vorgesehen
Anlage/n
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