Einleitung des Vergabeverfahrens - öffentliche Ausschreibung (UVgO) - für den Abschluss eines Mietvertrags für ein Kuvertier- und zwei Frankiersysteme für den zentralen Druck- und Postservice der Stadtverwaltung Bonn (2026-2030)

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
260312
Der OberbürgermeisterDokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. OB
Einleitung des Vergabeverfahrens - öffentliche
Ausschreibung (UVgO) - für den Abschluss eines
Mietvertrags für ein Kuvertier- und zwei
Frankiersysteme für den zentralen Druck- und
Postservice der Stadtverwaltung Bonn (2026-2030)
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
23.04.2026 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens gem. Ziffer 3.5 der Vergabeordnung der
Bundesstadt Bonn für folgende Maßnahme wird zugestimmt:
Einleitung des Vergabeverfahrens für den Abschluss eines Mietvertrags für ein
Kuvertier- und zwei Frankiersysteme im zentralen Druck- und Postservice der
Stadtverwaltung Bonn für den Zeitraum ab dem 01.06.2026 – 31.05.2030
Begründung
Der Austausch der Kuvertier-/Frankiersysteme ist notwendig, da die
empfohlene durchschnittliche Lebenserwartung bzw. Laufleistung der
vorhandenen Maschinen überschritten ist. Die derzeit im Einsatz befindlichen
Kuvertier- und Frankiermaschinen weisen zunehmend Störungen im Betrieb
auf. Zunehmende Ausfälle führen zu Verzögerungen im Postversand und
beeinträchtigen damit die Effizienz und Zuverlässigkeit der internen Abläufe.
Im zentralen Druck- und Postservice müssen täglich Bescheide,
Mahnungen oder andere Versandanlässe und Korrespondenzen fristgerecht
verschickt werden. Der in der Regel streng termingebundene Betrieb erfordert
stabile technische Betriebsverhältnisse, die mit einer professionellen
maschinentechnischen Ausstattung und einer vorbeugenden Instandhaltung
gewährleistet werden muss. Es werden Komplettsysteme gefordert, die vom
Auftragnehmer geliefert und betriebsbereit installiert werden. Der Anbieter
übernimmt die Systemverantwortung.
Darüber hinaus entsprechen die Maschinen nicht mehr dem aktuellen Stand
der Technik in Bezug auf Geschwindigkeit, Energieverbrauch und digitaleSeite 1 von 2
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Anbindungsmöglichkeiten. Moderne Geräte ermöglichen einen effizienteren
und benutzerfreundlicheren Betrieb.
Wie aus der Vorlage ersichtlich, entfaltet der Beschluss finanzielle
Auswirkungen und erfolgt vorbehaltlich der weiteren Prüfung im Rahmen des
laufenden Projektes zur Aufgabenkritik und der Aufstellung des HH-
Planentwurfes 2027/2028 sowie der mittelfristigen Finanzplanung.
Vergabeart
X öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
BN-2026-01206 VOB X UVgO VgV 01.06.2026 -
31.05.2030
140.000
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
01.01.09 Zentrale Dienste Diverse 1032000 +
1031006
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja X nein ja X nein freigegeben X vorgesehen
Anlage/n
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