Weiterentwicklung des Forderungsmanagements und Einrichtung von zusätzlichen Stellen im Kassen- und Steueramt

Beschlussvorlage
öffentlich
254070
Der OberbürgermeisterDokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Federführung:
21 Kassen- und Steueramt
Dezernat:
Dez. II
Weiterentwicklung des Forderungsmanagements
und Einrichtung von zusätzlichen Stellen im
Kassen- und Steueramt
Beratungsfolge
Rat 22.01.2026 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Rat der Bundesstadt Bonn nimmt die zur Weiterentwicklung des
städtischen Forderungsmanagements umgesetzten und künftig geplanten
Maßnahmen zustimmend zur Kenntnis.
Er beschließt unter Anbringung von k.w.-Vermerken die Einrichtung von
insgesamt zehn zusätzlichen Stellen (Besoldungsgruppe A 9 LBesG/E9a
TVöD) im Kassen- und Steueramt zur Verstärkung des
Forderungsmanagements, wovon jeweils fünf Stellen unbefristet bzw. auf die
Dauer von zwei Jahren befristet eingerichtet werden.
Begründung
Ausgangslage und Rahmenbedingungen
Die im Kassen- und Steueramt angesiedelte Vollstreckungsbehörde übernimmt
im Rahmen des gesamtstädtischen Forderungsmanagements eine
Schlüsselfunktion zur haushaltsrechtlich gebotenen, rechtzeitigen
Durchsetzung der der Bundesstadt Bonn zustehenden Forderungen (vgl. § 23
Abs. 1 KomHVO NRW). Neben dieser juristischen Bewertung ist einer qualitativ
hochwertigen Aufgabenerledigung im Forderungsmanagement gerade in der
aktuellen Haushaltslage der Bundesstadt Bonn eine besondere, fiskalische
Bedeutung beizumessen.
Diese Relevanz ist insbesondere darauf zurückzuführen, dass seit der
Umstellung auf die kommunale Doppik Forderungen als Teil des städtischen
Umlaufvermögens ein kurzfristig realisierbares Vermögen darstellen. Eine
schnelle und effektive Forderungsrealisierung durch ein gut aufgestelltes
Forderungsmanagement kann somit die städtische Liquiditätslage deutlich
verbessern und den Bedarf an Krediten zur Liquiditätssicherung sowie die
damit einhergehenden Zinsaufwendungen nachhaltig reduzieren. Ebenfalls hilft
ein effektives Forderungsmanagement in Bezug auf nicht werthaltige
Forderungen dabei, Niederschlagungsquoten zu reduzieren und so denSeite 1 von 7
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ergebnisrelevanten Aufwand zur Wertberichtigung von Forderungen zu
begrenzen, was zu einem deutlich verbesserten Jahresergebnis beiträgt.
Damit zahlt das Forderungsmanagement im besonderen Maße auf die
Vorgaben des durch den Rat der Bundesstadt Bonn gefassten
Haushaltsbegleitbeschluss (DS 240986-120 AA) ein, welcher die Verwaltung u.
a. beauftragt, durch fortlaufende Konsolidierungsmaßnahmen sicherzustellen,
dass die jeweiligen Jahresabschlüsse durch ein effizientes Finanzmanagement
gegenüber den Haushaltsplanbeschlüssen deutlich verbessert werden.
Die Rahmenbedingungen, in denen sich das Forderungsmanagement bei
seiner Aufgabenerledigung bewegt, nehmen also unmittelbaren Einfluss auf die
städtische Haushaltslage und den Umfang der aktuellen und künftigen
Konsolidierungsbedarfe. In jedem Fall ist ein funktionierendes
Forderungsmanagement zwingend erforderlich und notwendig, um die
Leistungsfähigkeit der Bundesstadt Bonn zu erhalten.
Personelle Situation in der Vollstreckungsbehörde
Das Rechnungsprüfungsamt hat regelmäßig auf die stark angespannte
Belastungssituation im Bereich der Vollstreckungsbehörde und die damit
einhergehenden fiskalischen Risiken hingewiesen. Neben einer im Jahr 2023
durchgeführten Sonderprüfung des Bereichs verweist das
Rechnungsprüfungsamt seit mehreren Jahren in den Prüfberichten zu den
städtischen Jahresabschlüssen auf eine Situation in der
Vollstreckungsbehörde, die von zahlreichen unbearbeiteten Fällen und damit
einhergehenden latenten Verjährungsgefahren geprägt ist.
In dieser mehrjährigen Betrachtung hat sich diese Situation angesichts
erheblich steigender Fallzahlen im Bereich der Vollstreckung stets weiter
zugespitzt, ohne dass es zu einer quantitativen Personalverstärkung des
Bereichs gekommen wäre. Seit dem Jahr 2020 hat sich die Anzahl der
Schuldner*innen nicht zuletzt mit Blick auf die allgemeine wirtschaftliche
Entwicklung nahezu verdoppelt. Dementsprechend ist die aktuelle Situation in
der Vollstreckungsbehörde nach wie vor von hohen Rückständen, langen
Verfahrenslaufzeiten sowie einer überdurchschnittlich hohen, nicht mehr
akzeptablen Arbeitsbelastung geprägt. Letzteres führt dazu, dass die
Personalfluktuation und Krankheitssituation in dem Bereich so hoch ist, dass
dies wiederrum zu einer zusätzlichen Belastung für das Personal führt.
Dass eine nur sehr unterdurchschnittliche Personalsituation in der
Vollstreckungsbehörde besteht, lässt sich auch anhand von Kennzahlen der
Gemeindeprüfungsanstalt NRW zeigen, die zuletzt im Rahmen der
überörtlichen Prüfung der Bundesstadt Bonn 2023 erhoben wurden. Danach
lag der Bestand an Vollstreckungsforderungen je Vollzeit-Stelle mit 3.528 rund
76 % über dem Vergleichswert (Median von 2.000) von 20 anderen
Kommunen; die Anzahl der abgewickelten Vollstreckungsforderungen je
Vollzeit-Stelle lag mit einem sehr hohen Leistungswert von 2.806 rund 24 %
über dem interkommunalen Vergleichswert (Median von 2.269). Beide
Kennzahlen zeigen im Verhältnis zueinander (Bestand an Forderungen >
abgewickelte Zahl an Forderungen) eindrücklich, dass:
- es weiterhin zum Aufbau von Rückständen kommt,Seite 2 von 7
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- der Zeitverzug in der Sachbearbeitung Verjährungsrisiken und
Forderungsverluste in erheblichem Maße begünstigt und
- die hohe Quantität abgewickelter Forderungen zulasten einer qualitativ
hochwertigeren Aufgabenerledigung geht.
Im Rahmen der örtlichen Erhebungen der GPA NRW wurde die Verwaltung
darauf hingewiesen, dass das zuvor dargestellte Kennzahlenverhältnis als
äußerst kritisch zu bewerten ist und zu wirtschaftlichen Nachteilen für die
Bundesstadt Bonn führt, die im Lichte der aktuellen Haushaltssituation nicht
akzeptabel erscheinen. Bezüglich der konkreten fiskalischen Auswirkungen
wird auf nachstehende Ausführungen verwiesen. Aus diesem Grund nimmt das
neu initiierte Projekt Aufgabenkritik den Bereich „Forderungsmanagement“
erneut in den Blick.
Fiskalische Auswirkungen der personellen Situation
Die fiskalischen Auswirkungen der personellen Situation auf den Bonner
Haushalt lassen sich ebenfalls in interkommunal erhobenen Kennzahlen der
Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt)
ausdrücken. Dabei spielt die sogenannte Beitreibungsquote eine besondere
Rolle, welche die beigetriebenen Forderungssummen in das Verhältnis zu den
gesamten offenen, städtischen Forderungen setzt. Diese Beitreibungsquote lag
in den Jahren 2021 bis 2023 zwischen 21 und 26 % (durchschnittlich 10 Mio. €
p. a.) aller offenen Forderungen, die zu den Bilanzstichtagen auf einem
jährlichen Niveau zwischen 40 und 46 Mio. € lagen. Der interkommunale
Vergleichswert (Median) der Beitreibungsquote lag in diesen Jahren bei
durchschnittlich 47 %, was einer theoretischen Beitreibungssumme von 20 Mio.
€ p. a. entsprechen würde.
Entscheidend für die Höhe der Beitreibungsquote ist die Geschwindigkeit, mit
der Vollstreckungsverfahren nach Übergang in die Vollstreckung durchgeführt
werden. Die personelle Situation trägt somit erheblich zu den erläuterten,
nachteiligen Folgen bei, insbesondere, weil Vollstreckungsverfahren nicht
zeitnah durchgeführt werden können und sich bei der Fallbearbeitung vielmehr
an forderungsbezogenen Verjährungsfristen zur Vermeidung von
Forderungsverlusten orientiert werden muss. Die anzustrebende Zielsetzung,
Forderungen mindestens in Jahresfrist abschließend beizutreiben, ist derzeit
bei weitem nicht erreichbar.
Eine im Vergleich zur heutigen Situation deutlich schnellere Beitreibung von
Forderungen würde daher dazu führen, dass diese gerade im Verhältnis zu
weiteren (Dritt-) Gläubigern, welche regelmäßig auf dieselben Einkommens-
und Vermögenswerte bei Schuldner*innen zugreifen, häufiger realisiert werden
können. Eine auskömmliche Personalausstattung wird zudem eine qualitativ
hochwertigere Aufgabenerledigung ermöglichen, die zu einer weiteren
Verbesserung der aktuellen fiskalischen Situation beiträgt.
Aus Gründen der Transparenz ist anzumerken, dass es auch künftig weiterhin
zu Forderungsverlusten kommen kann, wenn auch erwartet in geringerem
Umfang.
Bereits umgesetzte OptimierungsmaßnahmenSeite 3 von 7
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Losgelöst der kritischen personellen Situation wurden seit 2024 eine Vielzahl
von Optimierungsmaßnahmen umgesetzt, welche die Situation im
Forderungsmanagement bereits punktuell verbessert haben. Hierzu zählen
beispielsweise:
- die Einführung von Dienstanordnungen zur Implementierung einer
ergebnisorientierten Ressourcensteuerung abhängig von Forderungshöhen und
Beitreibungswahrscheinlichkeiten,
- die Nutzung neuer Möglichkeiten zur Beschaffung von Informationen über die
Einkommens- und Vermögensverhältnisse von Schuldner*innen,
- die Konzeptionierung und Vorbereitung neuer Vollstreckungsmaßnahmen im
Bereich von Kryptowährungen bzw. digitalen Geldwerten,
- die befristete Einstellung von Werkstudierenden zur allgemeinen
Unterstützung der Vollstreckungstätigkeit,
- Einsatz KI-basierter Robotic Process Automation-Lösungen zur
automatisierten Bearbeitung ausgewählter Hilfsprozesse,
- Neubildung einer Abteilung Forderungsmanagement und damit verbundene
organisatorische Stärkung des Tätigkeitsfelds.
Nach erfolgter Evaluation der v. g. fachlichen, prozessualen und
organisatorischen Maßnahmen hat sich gezeigt, dass diese zu einer
nachhaltigen Erhöhung der erzielten Beitreibungssummen geführt haben und
somit bereits jetzt positiv auf die Aufgabenerfüllung im Forderungsmanagement
einzahlen. Die Beitreibungssummen lagen in den Jahren 2024 und erwartet
2025 bei rund 15 Mio. € p. a..
Diese positive Entwicklung darf gleichwohl nicht darüber hinwegtäuschen, dass
die oben genannte strukturelle Personalunterdeckung unverändert bestehen
bleibt und die vorgenommenen Maßnahmen lediglich den ersten wichtigen
Zwischenschritt zur gebotenen Weiterentwicklung der
Forderungsmanagements dargestellt haben.
Ermittlung des zur angemessenen Aufgabenerfüllung notwendigen
Personalbedarfs
In Anbetracht der kritischen personellen Situation hat das Kassen- und
Steueramt zusammen mit dem Personal- und Organisationsamt eine
Personalbedarfsuntersuchung durchgeführt, welche entsprechend der zuvor
dargestellten Kennzahlensituation eine erhebliche personelle Unterdeckung
ergeben hat.
Grundlage für diese Personalbedarfsuntersuchung waren einerseits die
Aufgaben, die bereits aktuell von der Vollstreckungsbehörde wahrgenommen
werden, andererseits aber auch zusätzliche, qualitätssteigernde und
prozessbeschleunigende Maßnahmen, die unmittelbar mit Einrichtung der
zusätzlichen Stellen umgesetzt werden sollen. Hierzu zählen beispielsweise:
- Eigenabnahme von Vermögensauskünften anstelle der Beauftragung von
Gerichtsvollzieher*innen,Seite 4 von 7
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- Einleitung eigener Vollstreckungsmaßnahmen bei auswärtigen
Schuldner*innen anstelle des Versands von Amtshilfeersuchen (Selbsthilfe vor
Amtshilfe),
- Durchführung zusätzlicher und auch zeitaufwendigerer
Vollstreckungsmaßnahmen (z. B. Sondereinsätze mit der Polizei, neue
Pfändungsmaßnahmen),
- organisatorische Bündelung der Bearbeitung von Ratenzahlungsanträgen im
Forderungsmanagement sowie
- die Zentralisierung der Aussprache von Niederschlagungsentscheidungen.
Unter Berücksichtigung dieser zusätzlichen Aufgaben wurde ein
Personalbedarf von insgesamt zehn zusätzlichen Stellen festgestellt, von
denen jeweils fünf Stellen unbefristet bzw. befristet auf die Dauer von zwei
Jahren eingerichtet werden sollen. Sämtliche Stellen werden mit k.w.-
Vermerken versehen, so dass ggf. eine Anpassung der Personalplanung
erfolgen kann. Nach zwei Jahren erfolgt eine Evaluation der Wirksamkeit und
Vornahme einer Personalbedarfsevaluation. Die Bewertung der Stellen erfolgt
entsprechend den im Bereich üblichen Stellenbewertungen einheitlich nach A 9
LBesG bzw. E9a TVöD.
Es wird davon ausgegangen, dass die mit den Stelleneinrichtungen
verbundenen Personalkosten vollumfänglich durch zusätzliche Einnahmen aus
der Vollstreckungstätigkeit bzw. die Vermeidung von dauerhaften
Forderungsverlusten gedeckt sind und darüber hinaus mit geschätzt 2 Mio. € p.
a. nachhaltige Beiträge zur Haushaltskonsolidierung leisten. Diese Annahme ist
im Wesentlichen auf die Beseitigung zwei derzeit bestehender negativer Effekte
zurückzuführen:
- der mögliche Abbau des sehr hohen Außenstands bilanzierter Forderungen
führt zu einer erheblichen Reduktion des Vorfinanzierungsbedarfs durch Kredite
zur Liquiditätssicherung und der damit einhergehenden Zinsaufwendungen,
- ertragswirksam eingebuchte Forderungen aller Art (Steuern, Bußgelder etc.)
müssen aufgrund des sinkenden Zeitverzugs in der Vollstreckung nur noch zu
einer niedrigeren Quote aufwandswirksam niedergeschlagen werden, was das
Jahresergebnis verbessert und damit – wegen des Einflusses des
Jahresergebnisses auf die Haushaltsplanung – den Konsolidierungsdruck für
die kommende Haushaltsplanung senkt.
Die Nichterreichung des vorstehenden Konsolidierungsbeitrags würde faktisch
bedeuten, dass dieser durch anderweitige Konsolidierungsmaßnahmen (z. B.
durch Mehrbelastungen von Bürger*innen und Unternehmen durch
Abgabenerhöhungen) kompensiert werden müsste, obwohl es sich um
Forderungen handelt, welche der Bundesstadt Bonn bereits rechtmäßig
zustehen.
Trotz der erwartbaren positiven Effekte ist darauf hinzuweisen, dass aufgrund
der über viele Jahre aufgebauten Rückstandssituation der Abbau dieser noch
eine längere Zeit in Anspruch nehmen wird.
Künftige Maßnahmen zur Weiterentwicklung des ForderungsmanagementsSeite 5 von 7
Seite 6Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Die personelle Verstärkung der Abteilung Forderungsmanagement stellt explizit
nicht die letzte Maßnahme zur Weiterentwicklung des
Forderungsmanagements dar, vielmehr ist die künftige Umsetzung weiterer
Maßnahmen geplant.
Als weitere Maßnahme, die kurz- bis mittelfristig in die Umsetzung gebracht
werden soll, ist beispielsweise die notwendige Ablösung der vorhandenen
Vollstreckungssoftware (End of Life) durch eine zeitgemäße Softwarelösung zu
nennen. Entsprechende Haushaltsmittel für die Umsetzung dieses Projekts
werden zum Doppelhaushalt 2027/2028 angemeldet. Darüber hinaus ist
aufgrund der geplanten Zentralisierung der Niederschlagungsentscheidungen
in der Vollstreckungsbehörde eine Anpassung der in der einschlägigen Satzung
festgelegten Wertgrenzen geplant, innerhalb der die Verwaltung
eigenverantwortlich über diese entscheiden kann. Hierzu bedarf es einer
Anpassung der entsprechenden Satzung, über die der Rat der Bundesstadt
Bonn zu entscheiden hat.
Die beschriebene personelle Aufwertung des Bereichs stellt also lediglich einen
nächsten, wenngleich sehr entscheidenden Schritt zur nachhaltigen
Sicherstellung einer angemessenen Aufgabenerfüllung im
Forderungsmanagement dar.
Finanzielle Auswirkungen:
Produktgruppe
1.01.21
Produktgruppenbezeichnung
Finanzbuchhaltung
Produkt
1.21.00.01.21.02
Produktbezeichnung
Vollstreckung
Investive Kosten der Maßnahme
Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen
Einzahlungen
Investiver
Finanzsaldo
Konsumtive Kosten der Maßnahme jährlich einschließlich Folgekosten
Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen
2026:
885.000 EUR
2027:
911.000 Euro
2028:
469.200 EUR
2029:
483.200 EUR
2030:
497.700 EUR
p.a.:
121000121 /
70.1000
gesamtstädtisch
2026:
885.000
EUR
2027:
911.000
Euro
s.u.Seite 6 von 7
Seite 7Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
min. -3 Mio.
EUR
geringerer
Aufwand aus
Niederschlagungen
(Wertkorrekturen
zu Forderungen)
2028:
469.200
EUR
2029:
483.200
EUR
2030:
497.700
EUR
Einzahlungen /
Erträge
Haushaltsbelastung
jährlich
ca.
-2 Mio. EUR
Anlage/n
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