Einleitungsbeschluss zur Ersatzbeschaffung eines neuen IT-Ticketsystems

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
253972
Der OberbürgermeisterDokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Einleitungsbeschluss zur Ersatzbeschaffung eines
neuen IT-Ticketsystems
Beratungsfolge
Rat 11.12.2025 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens gem. Ziffer 3.5 der Vergabeordnung der
Bundesstadt Bonn für folgende Maßnahme wird zugestimmt:
Ersatzbeschaffung eines neuen IT-Ticketsystems
Begründung
Die städtische IT betreibt derzeit ein Ticketsystem, dessen Lizenzkosten ab
2027 ein wirtschaftlich nicht mehr tragbares Niveau erreichen würden. Eine
Verlängerung der bestehenden Lizenz ist daher nicht sinnvoll und würde den
Haushalt überproportional belasten. Gleichzeitig ist beim bestehenden System
absehbar, dass zentrale Komponenten nur noch eingeschränkt weiterentwickelt
werden und künftige funktionale sowie technische Anforderungen nicht mehr
erfüllt werden können.
Um den rund 5.500 Nutzer*innen auch in Zukunft einen funktionierenden IT-
Support bieten zu können, ist es notwendig, ein neues System zu beschaffen.
Ziel des Projekts ist daher die rechtzeitige Ablösung des bestehenden Systems
und die Einführung eines leistungsfähigen, wirtschaftlich tragbaren und
technisch modernen IT-Service-Management-Systems, das den strukturierten
Betrieb des Incident- und Request-Managements auch langfristig sicherstellt.
Das Vorhaben umfasst sowohl die Migration bestehender Services als auch die
Anpassung des Servicekatalogs, die Integration über REST-APIs in städtische
Fachverfahren sowie die Einbettung des neuen Systems in die On-Premises-
Infrastruktur.
Derzeitiger Sachstand
Die IT der Stadtverwaltung sowie weitere Bereiche bearbeiten jährlich rund
40.000 Tickets mit bis zu 100 parallel arbeitenden Bearbeiter*innen. Das
bestehende System ist aufgrund steigender Lizenzkosten nur noch befristet
einsetzbar.
Die Beschaffung des neuen Systems soll daher unmittelbar zu Beginn des
Jahres 2026 eingeleitet werden, sodass die Implementierung und technische
Integration bis Mitte 2026 erfolgen kann. Die produktive Inbetriebnahme istSeite 1 von 3
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spätestens bis August 2026 erforderlich, um die Ablösung des bisherigen
Systems noch im selben Jahr sicherzustellen und den durchgängigen Betrieb
des IT-Service-Managements zu gewährleisten.
Vergabeart
x öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
VOB X UVgO VgV 200.000 EUR 2025
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.01.26 IT-Betrieb 529100
5102001260200
1029990
78.3100
Investive Kosten der Maßnahme
Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen 100.000 5102001260200/
78.3100
2026
Einzahlungen
Investiver
Finanzsaldo
Einmalige konsumtive Kosten der Maßnahme zur Implementierung in 2026
Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen
100.000 110200126/
72.1000
2026
Einzahlungen /
Erträge
Haushaltsbelastung
jährlich
Konsumtive Kosten der Maßnahme jährlich einschließlich FolgekostenSeite 2 von 3
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Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen
25.000
25.000
25.000
2027
2028
2029
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja X nein ja nein freigegeben vorgesehen
Anlage/n
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