Einleitung des Vergabeverfahrens zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Schulmöbeln im Zeitraum 01.06.2026-31.05.2027 mit der Option der dreimaligen Verlängerung bis längstens 31.05.2030

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
253581
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
40 Schulamt
Dezernat:
Dez. V
Einleitung des Vergabeverfahrens zum Abschluss
einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von
Schulmöbeln im Zeitraum 01.06.2026-31.05.2027
mit der Option der dreimaligen Verlängerung bis
längstens 31.05.2030
Beratungsfolge
Rat 04.09.2025 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens gemäß Ziffer 3.5 der Vergabeordnung
der Bundesstadt Bonn zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die
Lieferung von Schulmöbeln im Zeitraum 01.06.2026 bis 31.05.2027 mit der
Option der dreimaligen Verlängerung bis längstens 31.05.2030 wird zuge-
stimmt.
Begründung
Ein funktionales, modernes und pädagogisch geeignetes Schulmobiliar ist zen-
traler Bestandteil der Lernumgebung und wesentliche Voraussetzung für einen
zeitgemäßen Schulbetrieb.
Die Bundesstadt Bonn ist als Schulträger gemäß § 79 des Schulgesetzes für
das Land Nordrhein-Westfalen verpflichtet, die für einen ordnungsgemäßen
Schulbetrieb erforderlichen sächlichen Mittel bereitzustellen. Hierzu zählen ins-
besondere die Bereitstellung der Schulgebäude sowie deren Ausstattung mit
Mobiliar und Einrichtungsgegenstände.
Zur Planung und effizienten Bündelung der Beschaffung beantragen die 89
Schulen in städtischer Trägerschaft jährlich ihren unabweisbaren und priorisier-
ten Bedarf an Inventar- und Einrichtungsgegenständen beim Schulamt.
Die Bedarfe ergeben sich insbesondere aus folgenden Entwicklungen:
- Ersatzbeschaffungen veralteter oder defekter Gegenstände / Möbelstü-
cke
- steigende Schülerzahlen sowie Ausbau von OGS-PlätzenSeite 1 von 4
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- Umgestaltung einzelner Schulstandorte zu inklusiven Schulen
- Neu- und Umbauten im Rahmen von Schulentwicklungsmaßnahmen
- sich wandelnde pädagogische Konzepte (z.B. offene Lernlandschaften)
Aufgrund des wiederkehrenden und fortlaufenden Bedarfs wurde im Jahr 2019
erstmals ein Rahmenvertrag zur Beschaffung von Schulmöbeln beschlossen.
Der im Jahr 2022 abgeschlossene Folgevertrag endet am 31.05.2026. Daher
ist die Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens mit Vertragsbeginn zum
01.06.2026 erforderlich.
Die mit dem Rahmenvertrag verfolgten Ziele, insbesondere eine optimierte,
flexiblere Beschaffungspraxis, bessere Planbarkeit, effizientere Bedarfsbünde-
lung sowie eine spürbare Entlastung der Verwaltung, haben sich in der Praxis
weiterhin bewährt. Besonders vorteilhaft war die Möglichkeit, neben den aus-
geschriebenen Kernprodukten auch das restliche Sortiment des Vertragspart-
ners mit einem festen Nachlass auf die gültige Preisliste zu beziehen. Eine sol-
che Regelung soll auch im neuen Vertrag vorgesehen werden.
Im auszuschreibenden Rahmenvertrag werden keine verbindlichen Mindestab-
nahmemengen festgelegt. Stattdessen werden auf Basis vergangener Erfah-
rungswerte geschätzte Jahresmengen für ausgewählte Kernprodukte zugrunde
gelegt. Das tatsächliche Beschaffungsvolumen kann je nach konkretem Bedarf
und verfügbarer Haushaltsmittel variieren. Im Einklang mit aktueller EU-
Rechtsprechung ist jedoch ein Maximalvolumen festzulegen. Die Verwaltung
schlägt vor, dieses auf das Fünffache der geschätzten jährlichen Abnahme-
menge für die ausgeschriebenen Kernprodukte festzulegen. Dies gewährleistet
eine größtmögliche Flexibilität, insbesondere bei kurzfristig steigenden Bedar-
fen. Sollten beispielweise seitens des Bundes oder des Landes NRW neue
Förderprogramme zur Schulmöbelausstattung aufgelegt werden, könnten diese
Bedarfe ohne erneute Ausschreibungsverfahren über den Rahmenvertrag ge-
deckt werden. Auch das Startchancenprogramm (Laufzeit: 01.08.2024–
31.12.2034) verfolgt das Ziel, Lern- und Lehrbedingungen insbesondere durch
Investitionen in moderne Möblierung zu verbessern. Daraus resultiert ein zu-
sätzlicher Bedarf, der ebenfalls über den neuen Rahmenvertrag gedeckt wer-
den kann.
Im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens werden insbesondere folgende
Nachhaltigkeits- und Qualitätskriterien gefordert:
1. Alle anbietenden Firmen müssen über ein zertifiziertes Qualitätsmana-
gementsystem nach EN ISO 9001 verfügen.
2. Alle anbietenden Firmen müssen über ein zertifiziertes Umweltmana-
gementsystem nach EN ISO 14001 verfügen.
3. Die angebotenen Möbel müssen den geltenden Sicherheitsanforderun-
gen und Vorschriften, den einschlägigen DIN-Normen, insbesondere
DIN EN 1729-1 – 2016-02 entsprechenSeite 2 von 4
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4. Für alle ausgeschriebenen Kernprodukte ist ein gültiges GS-Zertifikat
erforderlich
5. Alle verwendeten Materialen, Leime und Lacke müssen toxikologisch
unbedenklich sein.
6. Alle angebotenen Möbel- und Holzwerkstoffe unterliegen mindestens
der Emissionsklasse E1.
7. Die Prinzipien der recyclinggerechten Konstruktion gemäß VDI 2243
sind bei der Produktgestaltung zu berücksichtigen.
8. Möbel mit einem Anteil von über 50￿% Holz müssen den Anforderun-
gen des Blauen Engels für emissionsarme Möbelprodukte aus Holz und
Holzwerkstoffen (RAL-UZ 38) entsprechen.
9. Holzwerkstoffplatten müssen den Anforderungen des Blauen Engels
RAL-UZ 76a entsprechen.
10. Die Nachhaltigkeit der eingesetzten Holzprodukte ist durch ein gültiges
FSC-Siegel zu belegen,
11. Es dürfen nur schadstoffarme Lacke verwendet werden, die den Anfor-
derungen des RAL-ZU 12a genügen.
12. Nach Möglichkeit sollen alle Metallteile aus Eisen oder Stahl gefertigt
sein. Aluminium soll nur dort Anwendung finden, wo es nicht anders
möglich ist. Behandlung der Metallteile: poliert, pulverlackbeschichtet,
galvanisiert.
13. Bezugsstoffe müssen mindestens dem OEKO-TEX Standard 100 oder
dem Europäischen Umweltzeichen für Textilien entsprechen. Bei Pols-
termöbeln ist der Blaue Engel RAL-UZ 117 (emissionsarme Polstermö-
bel) einzuhalten.
14. Verwendete Kunststoffe und andere Materialien dürfen keine haloge-
nierten Verbindungen und Weichmacher enthalten, sie dürfen nicht aus
PVC bestehen und keine halogenierten Flammschutzmittel enthalten.
Die Kunststoffe müssen durchgefärbt und frei von Schwermetallen sein.
15. Verpackungen müssen möglichst aus recycelbaren, schadstoffarmen
Materialien bestehen (z.￿B. mit dem Umweltzeichen Blauer Engel RAL-
UZ 30a). Die Anforderungen des Verpackungsgesetzes (VerpackG) zur
Rücknahme und stofflichen Verwertung sind einzuhalten.
16. Bei Anlieferung ist die Bonner Umweltzone zu beachten.
Auf Grundlage bisheriger Erfahrungen sowie aktueller Bedarfsprognosen wur-
den die voraussichtlichen Schätzkosten für die auszuschreibenden Kernproduk-
te wie folgt kalkuliert:
VergabeartSeite 3 von 4
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öffentlich x offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw. Verhandlungsver-
gabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
VOB UVgO x VgV 01.06.2026 -31.05.2027
(mit der Option der drei-
maligen Verlängerung
längstens bis 31.05.2030)
Schätzkosten für
ein Jahr /
vier Jahre
500.000,00 /
2.000.000,00
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto (konsumtiv) /
Finanzposition (investiv)
CO-Kontierung (konsum-
tiv) /
Finanzstelle (investiv)
140000301 bis
140000307
Grundschulen, Hauptschulen,
Realschulen, Gymnasien, Gesamt-
schulen, Förderschulen und Be-
rufskollegs
543180
783100
4000301 bis 4000307 /
5400003010100 u.a.
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von Haushaltsresten Mittel
ja x nein ja x nein freigegeben x vorgesehen
Anlage/n
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