Maßnahmen des SGB zur Sicherstellung der Reinigungsqualität an städtischen Schulen

Mitteilungsvorlage
öffentlich
253376-03
Der Oberbürgermeister
Federführung:
85 Städtisches Gebäudemanagement Bonn
Dezernat:
SGB
Maßnahmen des SGB zur Sicherstellung der
Reinigungsqualität an städtischen Schulen
Beratungsfolge
Schulausschuss 03.06.2026 Kenntnisnahme
Betriebsausschuss SGB 18.06.2026 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Im Juli 2025 hat das SGB unterschiedliche Maßnahmen zur Sicherstellung der
Reinigungsqualität an städtischen Schulen angekündigt. Nachstehende Schritte
werden bzw. wurden zur weiteren Qualitätsverbesserung zwischenzeitlich
durch das SGB initiiert:
1. Infoflyer an alle Schulleitungen zum Thema Reinigung: Organisation der
Reinigung, Ansprechpartner, Ablauf von Mängelmeldungen, kritisches Nutzer-
verhalten
Der Infoflyer zum Thema Reinigung wurde am 20.08.2025 erstellt und ansch-
ließend an alle Schulleitungen versandt. Inhaltlich wurden darin insbesondere
die Organisation der Reinigung, die zuständigen Ansprechpartnerinnen und
Ansprechpartner beim SGB, die Abläufe bei Mängelmeldungen sowie Hinweise
zur Leistungsbeschreibung erläutert.
Zur weiteren Vertiefung und Erläuterung der Inhalte des Infoflyers wurden im
Anschluss zwei separate Onlinetermine für alle Schulleitungen anberaumt. In
diesen Veranstaltungen wurde ausführlich dargestellt, wie die Reinigung der
Stadt Bonn in den Schulen organisiert ist, welche Meldewege bei Beanstan-
dungen einzuhalten sind und welche Leistungen gemäß der Leistungsbe-
schreibung erbracht werden. Darüber hinaus bestand für die Schulleitungen die
Möglichkeit, Rückfragen zu stellen und konkrete Sachverhalte individuell zu
besprechen.
Die Termine fanden wie folgt statt:
• Freitag, 05. September 2025 von 10:30 Uhr bis 12:30 Uhr
• Mittwoch, 10. September 2025 von 09:00 Uhr bis 11:00 Uh
2. Ergänzende Infoveranstaltung für alle Schulen/Schulleitungen online
Siehe Punkt 1.
Zusätzlich fand am 10.12.2025 in der Zeit von 14:00 Uhr bis 15:30 Uhr für alle
Schulleitungen im Ratssaal eine Informationsveranstaltung der Bauunterhal-
tung statt, bei der auch nochmals der Gesamtthemenbereich der Gebäuderei-Seite 1 von 4
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nigung samt den Inhalten des Punktes 1 beschrieben wurde. Ziel war es bei
dieser Veranstaltung, das Jahr 2025 gemeinsam mit den Schulleitungen zu
reflektieren und offene Themen / bestehende Herausforderungen zu bespre-
chen. Gleichzeitig wurde hierbei ein Ausblick auf das Jahr 2026 gegeben und
Transparenz über geplante Entwicklungen, Maßnahmen und Prioritäten ge-
schaffen, um die Kommunikation zwischen den Schulen und dem Städtischen
Gebäudemanagement weiter zu stärken.
Alle drei vorgenannten Termine wurden umfangreich durch die Schulleitungen
wahrgenommen. Der Austausch war aus Sicht des Städtischen Gebäudema-
nagements sehr gut. Zum Ende der Veranstaltungen gab es auf allen Seiten
mehr Klarheit hinsichtlich des geschuldeten Leistungsumfangs und der damit
einhergehenden Herausforderungen und Problemlagen an den Schulen sowie
die Vereinbarung an diesen gemeinsam weiterarbeiten und dazu im engen
Austausch bleiben zu wollen.
3. Gespräch mit allen Reinigungsfirmen zur gegenwärtigen Reinigungssituation
Zwischen dem Städtischen Gebäudemanagement und den beauftragten Reini-
gungsfirmen finden regelmäßige Gesprächstermine statt. Hierbei wird die aktu-
elle Reinigungssituation kontinuierlich bewertet und aufgetretene Missstände im
operativen Ablauf frühzeitig besprochen.
Die Gespräche dienen dabei nicht nur der reinen Mängelaufnahme, sondern
auch der Ursachenanalyse und der nachhaltigen Verbesserung der Reini-
gungsqualität. Hierbei werden sowohl organisatorische Aspekte (z. B. Einsatz-
planung, Personalverfügbarkeit) als auch qualitative Anforderungen an die Rei-
nigungsleistungen im Detail erörtert. So soll sichergestellt werden, dass die
vertraglich vereinbarten Leistungen zuverlässig und in der geforderten / einge-
kauften Qualität erbracht werden.
Darüber hinaus ist das Reklamationsmanagement des Gebäudemanagements
arbeitstäglich in einem engen und direkten Austausch mit den Reinigungsfir-
men. Eingehende Reklamationen aus den Objekten werden umgehend geprüft
und an die jeweils zuständigen Firmen weitergeleitet. Diese werden ansch-
ließend kurzfristig zur Stellungnahme bzw. zur unmittelbaren Nachbesserung
aufgefordert. Ziel ist es hierbei, festgestellte Mängel möglichst zeitnah zu behe-
ben und eine dauerhafte Beeinträchtigung der Nutzerinnen und Nutzer in den
Schulen zu vermeiden.
Ergänzend hierzu werden wiederkehrende Problemstellungen im Qualitätsma-
nagement dokumentiert und in die regelmäßigen Abstimmungsgespräche mit
den jeweiligen Geschäftsführungen der Reinigungsfirmen eingebracht, um sys-
tematische Schwachstellen zu identifizieren und langfristig zu beheben.
Nach den Sommerferien 2026 ist darüber hinaus vorgesehen, einen „runden
Tisch“ mit allen Vertragsfirmen, Vertretern der Schulen und dem SGB einzube-
rufen. In diesem Rahmen sollen insbesondere die aktuellen Herausforderungen
im Bereich der Schulreinigung (z.B. Nutzerverhalten, Nutzungszeiten, Vanda-
lismus etc.) vertieft behandelt werden und ferner die Möglichkeiten eines konti-
nuierlichen Personaleinsatzes eruiert werden.
Ziel ist es, gemeinsam mit allen Beteiligten, die Reinigungsqualität nachhaltig
zu sichern und weiter zu verbessern.Seite 2 von 4
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4. Einführung eines neuen, digitalen Qualitätsmesssystems („eQMS“) zur Opti-
mierung des Meldeprozesses von Reinigungsmängeln und zur Schaffung von
Transparenz
Das Städtische Gebäudemanagement befindet sich derzeit in einem laufenden
Beschaffungsverfahren zur Einführung eines elektronischen Qualitätsmesssys-
tems („eQMS“). Aufgrund notwendiger Priorisierungen der Kapazitäten im Be-
reich Bewirtschaftung war es bislang noch nicht möglich, das eQMS als Pilot-
projekt in der Praxis zu erproben und in die operative Anwendung zu über-
führen. Es ist vorgesehen, die Einführung nun bis Ende des Jahres zu ermögli-
chen.
Die städtischen Reinigungskontrolleure sollen mit einer digitalen Lösung zur
strukturierten Erfassung, Bewertung und Dokumentation von Reinigungsleis-
tungen ausgestattet werden. Ziel ist es, den gesamten Prozess der Qualitäts-
bewertung zu digitalisieren und zu verbessern, damit eine deutlich höhere
Transparenz hinsichtlich der erbrachten Reinigungsqualität erreicht werden
kann. Derzeit werden die monatlichen Qualitätsbegehungen in den Schulen
anhand einer analogen Qualitätsbewertung durchgeführt.
Durch die digitale Erfassung sollen Qualitätseinstufungen künftig unmittelbar
vor Ort erfasst und in Echtzeit an das zentrale Qualitätssystem übermittelt wer-
den. Dies ermöglicht eine schnellere Weiterleitung an die zuständigen Reini-
gungsfirmen sowie eine systematische Auswertung wiederkehrender Problem-
felder. Gleichzeitig wird dadurch eine objektivere und vergleichbare Qualitäts-
bewertung über alle Objekte hinweg ermöglicht. Im Vergleich zur derzeitigen
analogen Vorgehensweise wird dadurch ein massiver Zeitfaktor eingespart
werden können.
Unabhängig davon wurden seit Mitte 2025 bereits organisatorische Maßnah-
men umgesetzt, um die Kontrolle der Reinigungsleistungen weiter zu intensivie-
ren. Die Kontrollen finden nicht mehr ausschließlich morgens, sondern zu
wechselnden Tageszeiten statt (Früh/Spät). Dadurch wird sichergestellt, dass
sowohl in den frühen Morgenstunden als auch in den Abendstunden eine konti-
nuierliche Präsenz der städtischen Kontrolleure gewährleistet ist und eine früh-
zeitige Reaktion erfolgen kann.
Morgens erfolgt insbesondere eine enge Begleitung der (Schul-)Hausmeister
bei der Kontrolle / Auswertung der morgendlichen Reinigungsleistungen.
Nachmittags/abends hingegen wird die Leistungserbringung der Reinigungsfir-
men unmittelbar vor Ort überprüft und anhand von Begehungsprotokollen do-
kumentiert. Durch diese zeitlich versetzte Einsatzstruktur können, die Reini-
gungskontrolleure eine durchgehende Qualitätskontrolle sicherstellen.
Ferner wurde im Jahr 2025 die zentrale Emailadresse reinigung@bonn.de ein-
gerichtet.
Hierdurch haben insbesondere die städtischen Nutzer die Möglichkeit, neben
Reklamationen auch alle anderen Reinigungsanliegen dem SGB unmittelbar
mitzuteilen.
5. Optimierung der Verträge bei künftigen Ausschreibungen, u.a. durch Integra-
tion eines digitalen Messsystems
Siehe Punkt 4
Die Vorbereitungen für die künftigen Reinigungsausschreibungen werden zum
Jahresende 2026 intensiviert, da die nächste Vergabe von Reinigungsleistun-Seite 3 von 4
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gen für das Jahr 2027 vorgesehen ist und bis dahin noch entsprechende Ver-
tragsbindungen bestehen.
Hierbei ist vorgesehen, dass sich die Reinigungsfirmen vertraglich zur Nutzung
bzw. zum Vorhalten eines elektronischen Qualitätssicherungssystems verpflich-
ten. Dieses digitale Messsystem soll eine standardisierte und nachvollziehbare
Dokumentation der Reinigungsleistungen in qualitativer Hinsicht ermöglichen
und damit die objektive Bewertung der erbrachten Leistungen unterstützen.
Dem SGB sollen die seitens der Firmen erhobenen Messprotokolle im festge-
legten Rhythmus zur Verfügung gestellt werden. Auf Grundlage der dann vor-
liegenden Firmendaten kann im Abgleich zu den seitens des SGB vorgenom-
menen Erhebungen eine bessere und objektive Kommunikationsgrundlage ge-
schaffen werden, die die Kommunikation zwischen den jeweiligen Dienstleis-
tern und dem SGB erleichtern wird, soweit es sich z.B. um die Beurteilung von
Reinigungsmängeln handelt.
Zudem werden die Inhalte der Vertragsgestaltung sowie das Leistungsver-
zeichnis überprüft und bei Bedarf aktualisiert. Dabei werden auch die Vorgaben
aus der Politik entsprechend des Ratsbeschlusses vom 07.05.2026 (222504-
06) berücksichtigt.
Anlage/n
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