Einleitungsbeschluss zur Beschaffung von Soft- und Hardware für ein digitales Inputmanagement

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
253251
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Einleitungsbeschluss zur Beschaffung von Soft-
und Hardware für ein digitales Inputmanagement
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
10.07.2025 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens gem. Ziffer 3.5 der Vergabeordnung der
Bundesstadt Bonn für folgende Maßnahme wird zugestimmt:
Beschaffung der Soft- und Hardware für ein digitales Inputmanagement.
Begründung
Im Personal- und Organisationsamt wurde ein Pilotprojekt zur Digitalisierung
des Posteingangs (Inputmanagement) aufgesetzt. Ziel des Pilotprojekts ist es,
eine zentrale Scanstelle einzurichten und praktische Erfahrungen mit der
digitalen Erfassung, Klassifizierung und Weiterleitung eingehender Post zu
sammeln. Dabei werden sowohl interne als auch externe Schreiben
berücksichtigt.
Im Rahmen des Projekts wird die zentrale Scanstelle mit geeigneter
Scantechnik sowie entsprechender Software zur automatisierten Verarbeitung
der Post ausgestattet. Ergänzend werden organisatorische Regelungen wie
Scananweisungen, eine Negativliste sowie ein vorläufiges Vernichtungskonzept
erarbeitet. Zudem erfolgt eine Bewertung des personellen Aufwands für den
dauerhaften Betrieb einer zentralen Scanstelle.
Das Pilotprojekt dient der Vorbereitung eines gesamtstädtischen Roll-Outs des
digitalen Posteingangs. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen in ein
entsprechendes Konzept ein, das im Anschluss an das Pilotprojekt erstellt wird.
Die konkrete Planung und Umsetzung des gesamtstädtischen Roll-Outs erfolgt
in einem gesonderten Folgeprojekt.
Derzeitiger Sachstand
Das Pilotprojekt zur Digitalisierung des Posteingangs befindet sich in derSeite 1 von 3
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Planungsphase. Der Verwaltungsvorstand hat auf Grundlage einer Vorlage im
Juni beschlossen, dass analoge Post zentral eingescannt und mithilfe einer
Softwarelösung per E-Mail an die zuständigen Sachbearbeitungen
weitergeleitet wird. Die Anbindung an das Dokumentenmanagemenst-System
(DMS) ist nach dem geplanten Serverumzug vorgesehen. Danach können die
notwendigen Kapazitäten eingeplant werden.
Beschreibung des Nutzens
Der Umzug aus dem Stadthaus bis 2027 stellt eine wichtige zeitliche Zielgröße
dar. Durch die Digitalisierung und den verstärkten Einsatz von Desksharing
werden physische Arbeitsplätze reduziert, da digitale Dokumente orts- und
zeitunabhängig zugänglich sind. Automatisierte Workflows verkürzen die
Bearbeitungszeiten und reduzieren manuelle Prozesse. Zudem wird der
Platzbedarf für die Lagerung von Papierdokumenten erheblich gesenkt, da nur
ein Kurzzeitarchiv erforderlich ist.
Vergabeart
öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
X Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
VOB X UVgO VgV 70.376,60 EUR 2025
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.01.26 IT-Betrieb 78.3100
Investive Kosten der Maßnahme
Brutto Finanzstelle / FiPos Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen 33.320,00 5102001260200/78.3100 2025
Einzahlungen
Investiver
Finanzsaldo
33.320,00
Einmalige konsumtive Kosten der Maßnahme zur Implementierung in 2025Seite 2 von 3
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Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen
20.015,80
50.360,80
110200126/72.1000
110200126/74.1000
2025
2025
Einzahlungen /
Erträge
Haushaltsbelastung
jährlich
70.376,60
Konsumtive Kosten der Maßnahme jährlich einschließlich Folgekosten
Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen
1.428,00
41.554,80
110200126/72.1000
110200126/74.1000
2026
2026
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja X nein ja X nein X freigegeben vorgesehen
Anlage/n
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