Einleitung des Vergabeverfahrens zur Leistung von IT-Schulsupport für die pädagogischen Netze und die Schulverwaltungsnetze der insgesamt 89 Schulen der Bundesstadt Bonn ab dem 01.01.2026 - 31.12.2026 mit der Option der dreimaligen Verlängerung bis längstens zum 31.12.2029

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
252970
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
40 Schulamt
Dezernat:
Dez. V
Einleitung des Vergabeverfahrens zur Leistung von
IT-Schulsupport für die pädagogischen Netze und
die Schulverwaltungsnetze der insgesamt 89
Schulen der Bundesstadt Bonn ab dem 01.01.2026
- 31.12.2026 mit der Option der dreimaligen
Verlängerung bis längstens zum 31.12.2029
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
13.05.2025 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens gemäß Ziffer 3.5 der Vergabeordnung
der Bundesstadt Bonn zur Leistung von IT-Schulsupport für die pädagogischen
Netze und die Schulverwaltungsnetze der insgesamt 89 Schulen der
Bundesstadt Bonn ab dem 01.01.2026 - 31.12.2026 mit der Option der
dreimaligen Verlängerung bis längstens zum 31.12.2029 wird zugestimmt.
Begründung
Der laufende Vertrag für den externen IT-Schulsupport für die Schulen der
Bundesstadt Bonn wurde zuletzt für den Zeitraum 01.10.2021-31.12.2025 im
europaweiten Verfahren ausgeschrieben. Das Schulamt beabsichtigt nunmehr
den durch einen externen Anbieter zu leistenden IT-Schulsupport für den
Anschlusszeitraum vom 01.01.2026 bis 31.12.2029 (maximal 4 Jahre)
wiederum im offenen Verfahren auszuschreiben. Neben der Registrierung von
Störmeldungen (Ticketsystem/Hotline) umfasst der IT-Schulsupport
insbesondere einen Vor-Ort-Service, der in den Schulen geleistet werden muss
sowie einen Remote-Support. Der IT-Schulsupport erstreckt sich auf alle in den
Schulen vorhandenen Endgeräte und Systeme, insbesondere interaktive
Displays in den pädagogischen Unterrichtsräumen, dienstliche iPads der
Lehrkräfte, iPads der Schülerinnen und Schüler, Notebooks, Desktop-PCs in
den Schulverwaltungsnetzen und den pädagogischen Netzen, managebare
Switche und WLAN-Access-Points, Sicherheitsserver, zentrale Server in den
pädagogischen Netzen und zentraler Schulverwaltungsserver. Der
Vertragspartner ist auch für die Bereitstellung und Lizensierung der für dieSeite 1 von 3
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iPads benötigten Mobile Device Management-Software „Jamf School“
verantwortlich. Des Weiteren muss die Betreuung des Microsoft-Office-
Produktes M365 für insgesamt 89 Schulen durch den Schulsupport abgedeckt
werden.
Die Bundesstadt Bonn als Schulträger ist gemäß § 79 des Schulgesetzes für
das Land Nordrhein-Westfalen verpflichtet, die für einen ordnungsgemäßen
Unterricht erforderlichen Einrichtungen und Lehrmittel bereitzustellen und eine
am allgemeinen Stand der Technik und Informationstechnologie orientierte
Sachausstattung zur Verfügung zu stellen. Nach § 4 der Vereinbarung
zwischen dem Land und den kommunalen Spitzenverbänden in Nordrhein
Westfalen über die Arbeitsteilung bei der Wartung und Verwaltung von
Computerarbeitsplätzen, Multimediaeinrichtungen und Netzwerken in Schulen
gewährleisten die Kommunen den Second-Level-Support, beteiligt die First-
Level-Beauftragten der Schulen an der Entwicklung und Fortschreibung des
Ausstattungs- und Wartungskonzeptes und weist die First-Level-Beauftragten
in die Handhabung der bereitgestellten Technik ein. Aufgrund der
fortschreitenden Digitalisierung der Schulen durch die Förderprogramme „Gute
Schule 2020“, „DigitalPakt Schule“ u. a., wird zunehmend ein Großteil des First-
Level-Supportes zum Schulträger bzw. den beauftragten externen IT-
Dienstleister verlagert, da in den Schulen die fachliche Expertise fehlt. Es
befinden sich inzwischen ca. 8.000 Computerarbeitsplätze, ca. 20.000 mobile
Endgeräte und rund 2.400 interaktive Displays in den städtischen Schulen.
Die Ausschreibung entspricht daher den Maßstäben des § 82 GO NRW,
wonach bei der vorläufigen Haushaltsführung ausschließlich Aufwendungen
und Auszahlungen geleistet werden dürfen, die aufgrund rechtlicher
Verpflichtung oder die für die Weiterführung notwendiger Aufgaben
unaufschiebbar sind. Die erforderlichen Haushaltsmittel wurden im
Doppelhaushalt 2025/2026 angemeldet.
Hinweis zu den Schätzkosten: Für die Vertragsjahre 2-4 wurde eine jährliche
Preissteigerung i. H. v. 5% angenommen. In Abhängigkeit zukünftiger
Förderprogramme könnten für die Lizenzen einkalkulierte Kosten
gegebenenfalls über Förderprogramme finanziert werden.
Anteilig liegen die Schätzkosten für die Supportleistung im 1. Vertragsjahr bei
2.640.000 Euro und für Lizenzen bei 860.000 Euro, über die Gesamtlaufzeit
sind es 11.370.000 Euro für die Supportleistung und 3.710.000 Euro für
Lizenzen. Die Schätzkosten liegen in den jeweiligen Vertragsjahren innerhalb
der geplanten Haushaltsansätze im Doppelhaushalt 2025/2026 und der
mittelfristigen Finanzplanung.
Vergabeart
öffentlich x offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten bruttoSeite 2 von 3
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BN-2025-01832 VOB UVgO x VgV 01.01.2026 –
31.2.2026 mit der
Option der
dreimaligen
Verlängerung bis
längstens zum
31.12.2029
Schätzkosten
für das erste
Jahr
3.500.000,00
Euro
Schätzkosten
für vier Jahre
15.080.000,00
Euro
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
140000301 u.a. Grundschulen,
Hauptschulen,
Realschulen,
Gymnasien,
Förderschulen,
Gesamtschulen und
Berufskollegs
525500 /
72.1000
542900 /
74.1000
4000301
u.a.
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja x nein ja x nein freigegeben x vorgesehen
Anlage/n
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