Mitteilungsvorlage zum CDU-Antrag: Investition in die Binnendigitalisierung der Verwaltung

Mitteilungsvorlage
öffentlich
252870-02
Der OberbürgermeisterDokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. OB
Mitteilungsvorlage zum CDU-Antrag: Investition in
die Binnendigitalisierung der Verwaltung
Beratungsfolge
Hauptausschuss 17.09.2026 Kenntnisnahme
Ausschuss für Digitalisierung, Dienstleistung
und Verwaltungsmodernisierung
22.09.2026 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Im Hinblick auf den politischen Auftrag zur Reduzierung papiergebundener
Prozesse und zur Einführung eines digitalen Input-, Output- und
Schriftgutmanagements wird Folgendes dargestellt:
1. Ausgangslage und Zielsetzung
Vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung sowie des
anstehenden Umzugs aus dem Stadthaus wurde die Optimierung des
Posteingangs und die Etablierung eines einheitlichen digitalen
Inputmanagements als erforderlich identifiziert. Ziel ist es, analoge
Eingangskanäle sukzessive zu reduzieren, Prozesse zu vereinheitlichen und
effizienter zu gestalten sowie gleichzeitig eine Grundlage für einen
gesamtstädtische Roll-Out zu schaffen.
Zu diesem Zweck wird im Personal- und Organisationsamt aktuell ein
Pilotprojekt durchgeführt, in dem unter realen Bedingungen eine geeignete,
wirtschaftlich tragfähige und zukunftsfähige Lösung erprobt wird. Zentrale
Elemente sind hierbei der Aufbau einer zentralen Scanstelle sowie die
Einführung einer technischen Lösung für die digitale Weiterverarbeitung von
Posteingängen.
2. Beschlusslage und gewählte Umsetzungsstrategie
Im Vorfeld des Projektes wurden dem Verwaltungsvorstand drei mögliche
Umsetzungsvarianten vorgestellt, die sich im Wesentlichen im Grad der
Digitalisierung und Systemintegration unterschieden. Die Entscheidung fiel auf
eine mittlere Ausbaustufe, bei der digitale Posteingänge zunächst per E-Mail,
über Verzeichnisstrukturen oder browserbasiert erfolgen, zugleich jedoch
perspektivisch eine Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem
vorgesehen ist.
Diese Vorgehensweise ermöglicht einen pragmatischen Einstieg mitSeite 1 von 3
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überschaubarem Aufwand, ohne die langfristige Zielsetzung einer
weitergehenden Digitalisierung und Integration aus dem Blick zu verlieren.
3. Aktueller Projektstand
Das Projekt befindet sich derzeit unmittelbar vor dem operativen Start. Die
Einführung erfolgt schrittweise innerhalb des Amtes 10. Die Pilotphase ist auf
einen Zeitraum von fünf Monaten ausgelegt. Ziel dieser Phase ist es
insbesondere, belastbare Erkenntnisse zu den tatsächlichen Prozessabläufen,
Bearbeitungszeiten, technischen Anforderungen sowie organisatorischen
Auswirkungen zu gewinnen.
4. Personalbedarf und organisatorische Auswirkungen
Die Ermittlung des Personalbedarfs erfolgte im Rahmen einer Vorlage für den
Verwaltungsvorstand und wurde dort entsprechend ausgeführt.
Auf Grundlage von Annahmen sowie Vergleichswerten aus anderen
Kommunen wurde im Vorfeld ein erster Personalbedarf ermittelt. Demnach wird
für den Betrieb einer zentralen Scanstelle derzeit von einem Bedarf von rund
5,6 Vollzeitäquivalenten ausgegangen.
Für ergänzende Aufgaben, insbesondere im Bereich Clearing (z.￿B.
Nachscans und Versand von Originalen), wird ein zusätzlicher Bedarf von etwa
1,6 Vollzeitäquivalenten angenommen.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich hierbei um vorläufige
Planwerte handelt. Die tatsächlichen Bedarfe können erst nach Auswertung der
im Pilotprojekt gewonnenen Erfahrungswerte belastbar bestimmt werden.
Parallel dazu wird geprüft, inwieweit bestehende Personalressourcen,
insbesondere aus der Poststelle und aus dezentralen Scanstrukturen, in eine
zentrale Organisation überführt werden können. Dabei ist zu berücksichtigen,
dass auch bei einer Digitalisierung des Posteingangs wesentliche Aufgaben im
klassischen Postservice bestehen bleiben, sodass Möglichkeiten und Grenzen
einer Umschichtung erst im Zuge der Pilotierung konkret bewertet werden
können.
5. Weiteres Vorgehen und Ausblick
Zunächst ist vorgesehen, den operativen Betrieb im Personal- und
Organisationsamt aufzunehmen und sukzessive alle Abteilungen in das digitale
Inputmanagement einzubinden. Ziel dieser Phase ist es, unter realen
Bedingungen praktische Erfahrungen zu sammeln und die zuvor entwickelten
Annahmen zu überprüfen.
Im Anschluss an das Pilotprojekt werden die gewonnenen Daten und
Erkenntnisse ausgewertet. Dabei werden sowohl die tatsächlichen
Prozessabläufe und Aufwände als auch mögliche OptimierungsbedarfeSeite 2 von 3
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betrachtet. Erforderliche Anpassungen, insbesondere in organisatorischer,
personeller und technischer Hinsicht, werden auf dieser Grundlage identifiziert
und umgesetzt.
Darauf aufbauend ist vorgesehen, die nächsten Umsetzungsschritte zu
definieren. Hierzu zählen insbesondere die Bewertung der Übertragbarkeit auf
weitere Organisationseinheiten sowie die Ableitung eines geeigneten
Vorgehensmodells für eine stufenweise Einführung.
Die weitergehende Ausarbeitung eines gesamtstädtischen Roll-Outs erfolgt in
einem eigenständigen Projekt.
6. Fazit
Mit dem Projekt „Inputmanagement“ hat die Verwaltung bereits konkrete
Maßnahmen ergriffen, um den politischen Auftrag zur Reduzierung
papiergebundener Prozesse umzusetzen. Der derzeit durchgeführte Pilot stellt
dabei eine notwendige Grundlage dar, um eine fundierte, realistische und
wirtschaftlich tragfähige Gesamtstrategie für die weitere Digitalisierung des
Input-, Output- und Schriftgutmanagements zu entwickeln.
Anlage/n
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