Einleitung des Vergabeverfahrens zur Beschaffung von Leistungen zur Durchführung der Kommunal- und Integrationsratswahl 2025

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
252858
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
33 Bürgerdienste
Dezernat:
Dez. I
Einleitung des Vergabeverfahrens zur Beschaffung
von Leistungen zur Durchführung der Kommunal-
und Integrationsratswahl 2025
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
13.05.2025 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens zum Druck, zur Kuvertierung sowie zur
Sortierung und Einlieferung von Wahlunterlagen wird zugestimmt.
Begründung
Für die Kommunal- und Integrationsratswahl am 14. September 2025 sowie
eine mögliche Stichwahl für das Amt der Oberbürgermeisterin / des
Oberbürgermeisters am 28. September 2025 sind neben der Herstellung
verschiedener Versandhüllen auch der Druck, das Falten und Kuvertieren von
Merkblättern sowie das Erstellen personalisierter Wahlbenachrichtigungen und
Wahlscheinen erforderlich.
Um die Arbeitsprozesse zur optimieren und zu beschleunigen, soll - wie bereits
bei vergangenen Wahlen praktiziert – für die Integrationsratswahl und die
mögliche Stichwahl eine automatische Weiterverarbeitung der
Wahlscheinanträge sowie die Erstellung personalisierter Briefwahlunterlagen
erfolgen.
Für die Kommunalwahl am 14. September 2025 sollen die benötigten
Wahlunterlagen (Merkblätter, Stimmzettel, Stimmzettelumschläge und
Versandhüllen) vorab für die 33 verschiedenen Kommunalwahlbezirke
vorgepackt werden.
Um die Arbeitsabläufe im Zentralen Briefwahlbüro weiter zu vereinfachen,
sollen zudem die Rückläufer der Wahlbriefe maschinell vorsortiert werden.
Aufgrund der hohen fachlichen Anforderung sowie der notwendigen
Zuverlässigkeit für eine demokratische Wahl ist ein leistungsstarker und
erfahrener Dienstleister erforderlich. In den vergangenen Wahlzyklen wurde
durch intensive Marktrecherchen festgestellt, dass lediglich ein Dienstleister in
der Lage ist, das notwendige Maßnahmenpaket vollständig, qualitätsgesichertSeite 1 von 2
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und rechtskonform anzubieten. Der einzig geeignete Dienstleister verfügt über
die technischen und organisatorischen Voraussetzungen zur Umsetzung der
komplexen Anforderungen, insbesondere:
• Bereitstellung eines Online-Tools zur Erstellung der Stimmzettel mit
integriertem Freigabeprozess
• Einrichtung einer Schnittstelle zur vorhandenen Wahlsoftware zur
effizienten Datenübermittlung
• Erstellung und sichere Zuordnung von personalisierten
Wahlumschlägen und Wahlscheinen
• Bereitstellung der Daten von nicht zustellbaren Wahlbenachrichtigungen
und Briefwahlunterlagen über ein Online-Tool
• Vorsortierung und strukturierte Bereitstellung der Rückläufe der
Briefwahl
Die finanziellen Mittel sind im HH 2025/ 2026 etatisiert. Die Maßnahme
entspricht ebenfalls den Maßstäben des § 82 GO NRW i.S.d. vorläufigen
Haushaltsführung, wonach ausschließlich Aufwendungen und Auszahlungen
geleistet werden dürfen, die aufgrund rechtlicher Verpflichtung oder die für die
Weiterführung notwendiger Aufgaben unaufschiebbar sind.
Finanzielle Auswirkungen:
Vergabeart
öffentlich offen (EU) Firmen werden zur Angebotsabgabe
aufgefordert
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
X freihändig Verhandlungsverfahren
(EU)
X Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungs-
zeitraum
Schätzkosten
brutto
BN-2025-01874 VOB/A X UVgO September 2025 228.878,65 €
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto Finanzposition
1.02.07 Wahlen 543190 741000
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja X nein ja X nein freigegeben X vorgesehen
Anlage/n
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