Einleitung des Vergabeverfahrens zum Umzug aller Bestände von Stadthistorischer Bibliothek und Stadtarchiv Bonn

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
252534
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
41 Kulturamt
Dezernat:
Dez. IV
Einleitung des Vergabeverfahrens zum Umzug aller
Bestände von Stadthistorischer Bibliothek und
Stadtarchiv Bonn
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
06.03.2025 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Ausschuss beschließt die Einleitung des Vergabeverfahrens im Jahr 2025
zum Umzug aller Bestände von Stadthistorischer Bibliothek und Stadtarchiv
Bonn, zu beginnen in Abhängigkeit vom Baufortschritt am neuen Standort,
frühestens aber im 2. Quartal 2026.
Begründung
Alle Bestände von Stadthistorischer Bibliothek und Stadtarchiv Bonn (etwa 21
Regal-Kilometer Bücher und Archivgut) sollen sobald wie möglich in den Depot-
Neubau am zukünftigen Standort „Alte Pestalozzischule“ umgezogen werden,
um dort den Kundendienst aufnehmen zu können.
Als realistische Einschätzung im Bauzeitenplan ist derzeit davon auszugehen,
dass die Übergabe des Depots am neuen Standort an den Nutzer zu Beginn
des zweiten Quartals 2026 erfolgen wird. Ob dann bereits die
bauphysikalischen Bedingungen so sind, dass Bibliotheks- und Archivgut
eingelagert werden können, ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht vorhersagbar.
Entscheidend ist hier die ausreichende Reduzierung der Luftfeuchtigkeit.
Zur Gewährleistung der Unversehrtheit aller Bestände und der Erhaltung der
anspruchsvollen archivarischen Ordnung im Umzugsgeschehen muss ein auf
Bibliotheks- und Archivumzüge spezialisiertes Unternehmen mit dem Umzug
beauftragt werden.
Ein Fachunternehmen hat Anfang 2024 im Auftrag des Stadtarchivs alle
Bestände und alle Magazine von Stadthistorischer Bibliothek und Stadtarchiv
besichtigt und Pläne des neuen Standorts studiert.
Auf dieser Grundlage haben Experten dieses Fachunternehmens ein
Logistikkonzept erstellt, das:Seite 1 von 2
Seite 2
• Verbindliche Qualifikationsanforderungen an ein ausführendes
Umzugsunternehmen definiert
• Arbeits- und Transportaufwände sowie Versicherungsanforderungen für
ein Leistungsverzeichnis konkretisiert
• Die Umzugsdauer auf etwa 16 Wochen festlegt
• Schätzkosten von 900.000 € netto, zzgl. der gesetzl. MwSt. von derzeit
19 Prozent, veranschlagt (Netto-Schätzkosten zuletzt aktualisiert im
Februar 2025).
Das Vergabeverfahren sollte spätestens im Januar 2026 abgeschlossen
werden, um dem ausführenden Umzugsunternehmen ausreichend Zeit für die
Erstellung eines Umzugskonzeptes geben zu können. Die Auftragsvergabe
wird nicht vor Jahresbeginn 2026 erfolgen.
Vergabeart
öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt X nichtoffen (EU) X mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
VOB UVgO VgV 2026 1.071.000 €
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
529100/
72.1000
4140104/
141400407
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja nein ja nein freigegeben x vorgesehen
Anlage/n
KeineSeite 2 von 2