Einleitung des Vergabeverfahrens – Verhandlungsvergabe (verkürzt) (UVgO) – für die Beschaffung eines Tools zur digitalen Meldung steuerrelevanter Zahlungen an das Finanzamt gemäß §§ 2-6 Mitteilungsverordnung in Verbindung mit § 93c Abgabenordnung

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
242300
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
21 Kassen- und Steueramt
Dezernat:
Dez. II
Einleitung des Vergabeverfahrens –
Verhandlungsvergabe (verkürzt) (UVgO) – für die
Beschaffung eines Tools zur digitalen Meldung
steuerrelevanter Zahlungen an das Finanzamt
gemäß §§ 2-6 Mitteilungsverordnung in Verbindung
mit § 93c Abgabenordnung
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
30.01.2025 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens für die Beschaffung eines Tools zur
digitalen Meldung steuerrelevanter Zahlungen an das Finanzamt gemäß §§ 2-6
Mitteilungsverordnung in Verbindung mit § 93c Abgabenordnung wird
zugestimmt.
Begründung
Die neue digitale Mitteilungsverordnung in Nordrhein-Westfalen zielt darauf ab,
die Kommunikation und Datenübertragung zwischen Behörden und der
Finanzverwaltung zu digitalisieren. Ab dem 1. Januar 2025 sollen alle
relevanten Informationen, die bislang in Papierform übermittelt wurden, digital
an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Dies betrifft beispielsweise
Zahlungen an Behörden, Honorare, ausgezahlte Hilfsleistungen und andere
relevante finanzielle Transaktionen. Die Meldung der verlangten Daten über
Zahlungen, Korrekturen und Stornos darf nicht mehr über manuell oder
teilautomatisierte Listen erfolgen, sondern muss per XML mit direkter ERIC-
Anbindung umgesetzt werden.
Diese Digitalisierung ist Teil des KONSENS-Projekts, das eine universelle
Schnittstelle zur Übermittlung dieser Daten entwickelt hat. Die neue
Verordnung wird die Prozesse erheblich vereinfachen und beschleunigen, was
insbesondere durch die Erfahrungen aus der COVID-19-Pandemie und der
Flutkatastrophe 2021 motiviert wurde. Diese Ereignisse haben gezeigt, dass
eine schnellere und effizientere finanzielle Unterstützung notwendig ist, die nur
durch digitalisierte Prozesse erreicht werden kann.Seite 1 von 3
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Für die Kommunen in NRW bedeutet die Mitteilungsverordnung, dass sie
jährlich Daten über gezahlte Leistungen an kommunale Vertreter*innen und
sachkundige Bürger*innen an die Finanzämter übermitteln müssen. Diese
Daten umfassen unter anderem Aufwandsentschädigungen, Sitzungsgelder
und steuerpflichtige Anteile von für Dienstreisen gezahlten Tagegeldern.
Die Stadt Bonn ist nun ebenso gesetzlich verpflichtet bis Januar 2025 die oben
aufgeführte Mitteilungsverordnung umzusetzen und eine entsprechende
Softwarelösung zu implementieren, um die Mitteilungen an das Finanzamt in
geeigneter Form weiterzugeben. Ziel ist es außerdem, dass die Mitarbeitenden
entlastet werden und eine effizientere Arbeitsweise verwirklicht wird.
Die für die Umsetzung der Mitteilungsverordnung benötigte Software kann von
der bpc AG als einzelner Transportauftrag in unser bestehendes städtisches
SAP-System implementiert und im bereits bestehenden Customizing auf die
individuellen Begebenheiten des städtischen SAP-Systems angepasst werden.
Für die Kommunikation mit dem Finanzamt über die Software ELSTER stehen
verschiedene Alternativen zur Wahl, welche gemeinsam mit der SAP-Beratung
und dem Fachbereich IT (Amt 10-2) im Zuge der Projekt Workshops erörtert
werden, um sich für die für die Stadt Bonn geeignete Variante entscheiden zu
können.
Die Stammdatenhaltung kann flexibel gesteuert werden, u. a. durch eigene
Kundenbausteine oder durch die Anwendung selbst. Die Stammdaten können
zur Laufzeit aus dem Geschäftspartner aktuell gezogen und ggf. korrigiert oder
bei Bedarf in einer "Schattenkopie zum Kreditor" gesondert gespeichert und
bearbeitet werden. Diese Kopie wird dann anstelle der Originaldaten verwendet
und kann jederzeit angepasst oder verworfen werden.
Gemäß § 8 Abs. 4 Nr. 10 UvgO i. V. m. § 12 Abs. 3 UVgO ist eine
Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb und die Aufforderung (nur)
eines Unternehmens zur Abgabe eines Angebots zulässig, wenn die Leistung
lediglich von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt
werden kann.
Derzeit bietet ausschließlich die bpc AG eine SAP-integrierte Lösung für die
geforderten Umsetzungen an, die ohne neue Schnittstellen auskommt und
gleichzeitig eine Lösung für Zahlungen aus dem SAP-FI (Finanzbuchhaltung)
als auch aus dem SAP-PSCD (Einnahmebuchhaltung) anbieten kann. Der
Verzicht auf weitere Schnittstellen ist insbesondere aus datenschutzrechtlichen
Gründen von Vorteil, da es sich bei den dem Finanzamt zu meldenden Daten
um personenbezogene Daten (Geburtsdatum, Umsatzsteuer-ID) handelt.
Darüber hinaus sichert die bpc AG die S/4HANA Fähigkeit ihrer Lösung zu.
Vergabeart
öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
x
beschränkt
Verhandlungsvergabe (verkürzt)
(UVgO)
nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen VergabeartSeite 2 von 3
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Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
BN-2024-08063 VOB x UVgO VgV 01.01.2025-
31.12.2025
113.050 EUR
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.21.01 Finanzbuchhaltung 529110 211803
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja x nein x ja nein x freigegeben
66.000 EUR
(2024
Übertragung
nach 2025)
x vorgesehen
Nachmeldung
des
Restbetrages
für 2025
Anlage/n
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