Pflichtprüfung Jahresabschluss 2024/25 des Theater der Bundesstadt Bonn gem. § 103 GO NRW

Beschlussvorlage
öffentlich
242292
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
46 Theater der Bundesstadt Bonn
Dezernat:
Dez. IV
Pflichtprüfung Jahresabschluss 2024/25 des
Theater der Bundesstadt Bonn gem. § 103 GO
NRW
Beratungsfolge
Kulturausschuss 30.01.2025 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Die Pflichtprüfung des Jahresabschlusses 2024/25 wird der
Prüfungsgesellschaft „HLB Schumacher GmbH, An der Apostelkirche 4, 48143
Münster“, übertragen.
Begründung
Nach §103 Abs. 1 GO NRW unterliegt der Jahresabschluss einer
Prüfungspflicht. Gemäß § 103 Abs. 2 GO NRW kann mit der Durchführung der
Prüfung ein Wirtschaftsprüfer, eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder die
Gemeindeprüfungsanstalt beauftragt werden.
Die Entscheidung über die Benennung der Prüferinnen und Prüfer obliegt gem.
§ 4 Abs. 2 der Satzung des Theater der Bundesstadt Bonn dem
Kulturausschuss als Betriebsausschuss.
Die Theaterleitung schlägt vor, den Jahresabschluss 2024/25 durch die
Prüfungsgesellschaft „HLB Schumacher GmbH, Münster“ prüfen zu lassen.
Die erste Pflichtprüfung mit diesem Unternehmen war der Jahresabschluss der
Spielzeit 2019/20. Gem. § 102 Abs. 2 GO NRW soll spätestens alle 5 Jahre ein
neuer Abschlussprüfer beauftragt werden.
Das Theater hat jedoch die Besonderheit, dass während der laufenden
Spielzeit 2024/2025 – und somit innerhalb des laufenden Wirtschaftsjahres –
das System der Finanzbuchhaltung (SAP) von dem bisherigen Host bei den
Stadtwerken Bonn aufgrund Kündigung dieser zu einem externen Dienstleister
umziehen muss. Das Theater hat hierfür die regio iT Gesellschaft für
Informationstechnologie mbH aus Aachen beauftragt, bei der u.a. auch die
Stadt Bonn und das Theater das SAP-HCM (Personalmanagement) gehostet
haben. Für eine spätere Umstellung auf SAP-S4/HANA bietet das u.a. Vorteile
hinsichtlich der technischen Anforderungen. Zunächst muss jedoch dafür SorgeSeite 1 von 3
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getragen werden, dass die Daten der Finanzbuchhaltung entsprechend den
Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form (GoBD)
während des laufenden Wirtschaftsjahres auf die Server bei der regio iT
umgezogen werden. D.h., dass neben den technischen Ansprüchen eine
einwandfreie Kopie der Stamm- und Bewegungsdaten der Buchhaltung erfolgt.
Da dies während des laufenden Geschäftsbetriebes erfolgt, muss durch
umfassende Tests im neuen System die Buchhaltung teilweise parallel geführt
werden, um sicherzustellen, dass alle Prozesse innerhalb der
Finanzbuchhaltung (Geschäftsbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung,
Zahlungsabwicklung) fehlerfrei funktionieren. Für die dann folgende
Jahresabschlussprüfung muss eine qualifizierte Dokumentation vorliegen, dass
der Umzug des Buchhaltungssystems fehlerfrei erfolgt ist und die
Funktionsfähigkeit im neuen System sichergestellt ist. Aus dieser
Dokumentation muss auch hervorgehen, dass die Buchhaltung dem sog.
Stetigkeitsgrundsatz genügt; d.h. dass durch den Umzug während des
laufenden Geschäftsjahres keine Geschäftsvorfälle vergessen werden und
dass alle bisherigen Buchhaltungsdaten (Stamm- und Bewegungsdaten) im
neuen System ebenfalls zur Verfügung stehen, keine anderen Vorgänge
hinzugefügt oder weggelassen wurden und dass die Prozesse zur Abwicklung
der künftigen Geschäftsvorfälle vollständig und richtig nach denselben
Prinzipien funktionieren.
Zur Sicherstellung, dass für den künftigen Abschlussprüfer eine prüfungsfähige
Dokumentation vorliegt, wurde die GDC GmbH WPG als eine
Gruppengesellschaft der HLB-Schumacher-Gruppe zur Begleitung und
Unterstützung für diesen Prozess beauftragt. Als Wirtschaftsprüfer und IT-
Prüfer mit umfassender SAP-Expertise soll die Datenmigration möglichst
reibungslos und mit der entsprechenden Dokumentation umgesetzt werden.
Zudem sind die bisherigen Abschlussprüfer der HLB-Schumacher-Gruppe mit
den Rahmenbedingungen und Gegebenheiten der Wirtschaftsführung und
Buchhaltung des Theaters vertraut. Hierdurch soll eine möglichst zügige
Prüfung des kommenden Jahresabschlusses 2024/2025 gewährleistet werden.
Darüber hinaus soll das Honorar für die Abschlussprüfung in einem
wirtschaftlich vertretbaren Rahmen gehalten werden. Eine neue
Prüfungsgesellschaft benötigt voraussichtlich neben der Einarbeitung in die
örtlichen Gegebenheiten mehr Zeitaufwand i.R. der Prüfung der
Datenmigration.
Zudem verlief die Kommunikation sowie die mit diesem Unternehmen bisher
durchgeführten Jahresabschlussprüfungen einwandfrei.
Aus diesen und wirtschaftlichen Gründen möchte das Theater Bonn den
Auftrag zur Prüfung des Jahresabschlusses 2024/25 noch diesem
Unternehmen erteilen.
Für die Prüfung des Jahresabschlusses 2025/26 werden wir ein anderes
Unternehmen vorschlagen.
Das Referat Beteiligungsmanagement wurde ebenfalls im Vorfeld mit in die
Thematik eingebunden und ist mit diesem Vorgehen einverstanden.
Die Finanzierung erfolgt aus dem Wirtschaftsplan des Theaters.Seite 2 von 3
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Anlage/n
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