Einleitung des Vergabeverfahrens des ersten Moduls zur Einrichtung eines digitalen Grünflächenmanagementsystems

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
241846
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
67 Amt für Umwelt und Stadtgrün
Dezernat:
Dez. III
Einleitung des Vergabeverfahrens des ersten
Moduls zur Einrichtung eines digitalen
Grünflächenmanagementsystems
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
19.11.2024 Empfehlung
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
28.11.2024 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens zur Ausschreibung des ersten Moduls
zur Einrichtung eines Digitalen Grünflächenmanagementsystems wird zuge-
stimmt.
Begründung
Die Einrichtung eines Digitalen Grünflächenmanagementsystems (DGFMS)
wurde im Lenkungsausschuss für digitale Transformation freigegeben.
Die Bonner Grünflächen sind identitätsstiftend und für die Lebensqualität
unserer Stadt unerlässlich. Gerade vor dem Hintergrund des Klimawandels
stellen städtische Grünstrukturen einen wesentlichen Pfeiler der Klimaresilienz
und -vorsorge im urbanen Raum dar.
Als „effektives Steuerungsinstrument für die Pflege- und Entwicklung“ wird
zukünftig ein zielgerichtetes Grünflächenmanagementsystem eingesetzt.
Ein DGFMS soll als integriertes Managementsystem verstanden werden, ein
Instrument, das der Vielfalt an Anforderungen in unseren Organisationen
gerecht wird und alle Aspekte und Aufgaben einzelner Softwarelösungen
abdeckt.
In dem Vorhaben soll die Grundlage geschaffen werden, KI-Technologien und
Robotic-Processed-Automation (RPA) zu integrieren. Das vorhandene
Grünflächenmanagementsystem, das im “alten” Geoinformationssystem (GIS)
der Stadtverwaltung abgebildet ist, befindet sich im Status “End of Life / End of
Service” und soll im Projekt abgelöst werden.
Aktuell fehlt daher im Grünflächenmanagement eine funktionsfähigeSeite 1 von 4
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Controllingmöglichkeit.
Ein digitales Grünflächenmanagementsystem soll das ändern und folgende
Vorteile und Synergieeffekte bringen:
• medienbruchfreie Datenverarbeitung (im Innen- und Außendienst)
• Teilsysteme werden vernetzt, z.B. Inventar, Pflege, Planung
• Effizienzsteigerung durch Vermeidung von Doppelarbeiten
• Vereinfachung komplexer Prozess- und Organisationsstrukturen
• Identifizierung und Optimierung von Schnittstellen
• Reduzierung von Verwaltungsaufwand durch gemeinsame
Dokumentation der Einzelsysteme
• Eindeutige, quantifizierbare Vorgaben können für das
Gesamtsystem gegeben werden z.B. Auswirkung von Pflegeintensität
messbar gestalten und daraus Pflegevorgaben u.a. in Bezug auf
Klimaresilienz ableiten
• Einsparung von Kosten und Zeit, auch durch mögliche
Automatisierung von Verwaltungsaufgaben
• Erhöhung der Akzeptanz bei den Mitarbeitenden durch Transparenz
und modernes Arbeitswerkzeug
Mit der Einführung eines DGFMS ist es möglich, die Kennzahlen für den
gesetzlich verpflichtend zu erstellenden Nachhaltigkeitshaushalt zu
erheben und auszuwerten.
Auf der Grundlage des DGFMS können Klima- aber auch weitere
Ökosystemleistungen des städtischen Grüns automatisch generiert und als
Planungs- und Entscheidungsgrundlage sowie zur grafischen Darstellung der
lokalen sowie gesamtstädtischen klimatischen Situation z.B. auf dem
Klimadashboard dienen.
Von einem solchen System profitieren alle städtischen Dienststellen und
Entscheidungsträger in den lokalen Gremien, die sich mit der Bewirtschaftung
von Flächen befassen, direkt. Darüber hinaus wird in der UDP ein verlässlicher
Datensatz geschaffen, der von der Verwaltung und auch anderen Institutionen,
wie Hochschulen, genutzt werden kann. Das System soll aufgrund von
aufeinander aufbauenden Anwendungsfällen (Use-Cases) agil entwickelt und
als Open-Source-Komponente in die Urban Data Platform (UDP) integriert
werden. Dies ermöglicht es, dass auch andere Kommunen das System
erweitern und vervollständigen können.
So können bundesweit Städte und Kommunen durch Nachnutzung profitieren
und partizipieren. Der Start eines solchen Projekts besitzt daher eine große
Strahlwirkung.Seite 2 von 4
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Ebenfalls können am Markt verfügbare Lizenzprodukte über
Schnittstellenprogrammierung, z.B. zur Kennzahlen-/Arbeitszeiterfassung
integriert werden. Hierbei sind im Vorfeld die Lizenzkosten ins Verhältnis zu
den Kosten einer Open-Source-Entwicklung zu setzen.
Eine Marktanalyse hat ergeben, dass die verfügbaren Produkte in der Regel
aus dem Bereich des Immobilienmanagements kommen. Während für den
Bereich Bäume und Spielplätze einige sehr gut nutzbare Produkte vorhanden
sind, müssten für den Bereich der gesamten Grünflächen unterschiedliche
Produkte beschafft werden, um die vielen Handlungsfelder abzudecken. Hierbei
werden die Kosten für die Lizenzen sowie der Datenaustausch und der
ständige Wechsel zwischen verschiedenen Systemen während einer Aufgabe
als kritisch angesehen.
Hauptziele:
• Entwicklung unterteilt in agilen Use-Cases
• modularer Aufbau der Lösung: ermöglicht flexibles Reagieren sowie
ein ressourcenorientiertes Arbeiten in sich abgeschlossener und
funktionierender Anwendungen
• Daten- und Prozessmodellierung nach bundesweiten Standards
o Leitfaden für die Erstellung von GFMS der
Gartenamtsleiterkonferenz (GALK)
o Objektkatalog Freianlagen der Forschungsgesellschaft
Landschaftsentwicklung Landschaftsbau (OK-Frei von FLL)
Nebenziele:
• Ermöglichung der interkommunalen Weiterentwicklung und Pflege
auf Open-Source-Basis
• Integration von Schnittstellen zu Lizenzprogrammen (SAP,
Zeiterfassung, etc.) ermöglichen
• Grundlage für KI-Technologien und Robotic-Processed-
Automation (RPA) schaffen
Datengrundlage für andere Bereiche schaffen, indem nutzbare Daten im
UDM erzeugt werden (z.B. für das Klimadashboard oder den
Nachhaltigkeitsbericht) à seitens UADO geforderte Mehrfachnutzung
Die Einrichtung des DGFMS ist in vier Modulen vorgesehen, welche in sich
abgeschlossene und bereits nutzbare EDV-Lösungen darstellen:
Modul 1: Grünflächendatei
Modul 2: Integration/Schnittstelle Baumkataster und KISPIKO (das
neue, digitale Baumkataster sowie das Spielplatzkataster befinden sich
zudem aktuell in der Entwicklung)Seite 3 von 4
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Modul 3: Kennzahlenerfassung über Endgeräte und Datenmigration ins
DGFMS
Modul 4: Pflegepläne und Aufgabenzuteilung über Endgeräte
Das Projekt ist mit einem Gesamtbudget von 500.000,- € veranschlagt. Die
Gelder sind im Haushalt 2023-2026 vorhanden/angemeldet.
Im ersten Schritt soll das erste Modul 1 realisiert werden. Die Kosten werden
brutto auf 160.000,- € geschätzt.
Vergabeart
X öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
VOB X UVgO VgV Dez 2024 – Dez 2025 160.000 EUR
X
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.13.01 Öffentliches Grün 521110 680010
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
X ja nein ja X nein freigegeben X vorgesehen
Anlage/n
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