Gesamtstädtisches Projekt „Umstellung auf SAP-S/4HANA“

Beschlussvorlage
öffentlich
241773
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
21 Kassen- und Steueramt
Dezernat:
Dez. II
Gesamtstädtisches Projekt „Umstellung auf SAP-
S/4HANA“
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
06.11.2024 Empfehlung
Hauptausschuss 07.11.2024 Empfehlung
Rat 12.11.2024 Entscheidung
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
19.11.2024 Empfehlung
Hauptausschuss 03.12.2024 Empfehlung
Beschlussvorschlag
Der Rat der Bundesstadt Bonn nimmt den Projektsachstand zur „Umstellung
auf SAP-S/4HANA“ in der Stadtverwaltung Bonn zustimmend zur Kenntnis.
Diese Zustimmung bezieht sich explizit auch darauf, dass:
• bei der Umstellung ein Migrationsansatz mit selektiver
Datenübernahme verfolgt wird, so dass ein SAP-S/4HANA-System
neu aufzubauen ist, sinnvolle Einstellungen und notwendige Daten
aus dem bisherigen SAP-System selektiv übernommen werden,
• bei der Umstellung Möglichkeiten zur Systemkonsolidierung und zur
Nutzung von SAP-Standardfunktionen vorrangig zu prüfen bzw.
umzusetzen sind, wenn dadurch die fachliche Aufgabenerledigung
gleichermaßen erfüllt werden kann,
• die Umstellung auf SAP-S/4HANA spätestens vor dem Auslaufen
der regulären Wartungs- und Supportzusagen für das derzeit
betriebene System der Firma SAP (derzeit bis Ende 2027 bzw. bei
erhöhten Wartungskosten bis Ende 2030) vorgenommen wird.
1. Der Rat beschließt auf dieser Basis die Einrichtung bzw. Bereitstellung
zusätzlicher, personeller Projektressourcen im Umfang von insgesamt
elf Stellen:
• 5 Stellen, Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung,
PSCD/Zahlungsabwicklung sowie zwei Stellen für das
Projektmanagement im Kassen- und Steueramt, in der Wertigkeit
A11 LBesG NRW / E 10 TVöD
• 1 Stelle, Haushaltsplanung in der Kämmerei, in der Wertigkeit A11
LBesG NRW / E 10 TVöD
• 1 Stelle, Prüfungs- und Beratungsfunktion imSeite 1 von 26
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Rechnungsprüfungsamt, in der Wertigkeit A11 LBesG NRW / E 10
TVöD
• 2 Stellen, IT-Koordination, in der Wertigkeit A12 LBesG NRW / E 11
TVöD
• 1 Stelle, KeyUser-Team SAP-HCM, in der Wertigkeit A11 LBesG
NRW / E 10 TVöD
• 1 Stelle, Organisationsentwicklung, in der Wertigkeit A11 LBesG
NRW / E 10 TVöD
2. Die Stellen werden mit einem entsprechenden k.w.-Vermerk (= „künftig
wegfallend“) versehen, welcher nach Beendigung des Projekts
ausgelöst wird. Im Hinblick auf die herausfordernde Personalgewinnung
für diese Stellen können Bewerbende jedoch unbefristet eingestellt
werden und müssen bei Auslösung des k.w.-Vermerkes nach Abschluss
des Umstellungsprojektes auf andere vakante Stellen in der Verwaltung
umgesetzt werden.
3. Im Dezernat II sind nur teilweise finanziellen Mittel zur Deckung der
neuen Stellen vorhanden. Diese können nur aus dem
gesamtstädtischen Haushalt finanziert werden. Die stellenplanmäßigen
Voraussetzungen werden nachlaufend im Zusammenhang mit der
Haushaltsplanung 2025/2026 geschaffen.
Begründung
Das Neue Kommunale Finanzmanagement (NKF) ist ein an der
kaufmännischen Doppik orientiertes Haushalts- und Rechnungswesen für die
Gemeinden in Nordrhein-Westfalen. Spätestens seit dem 1. Januar 2009 sind
die Gemeinden in NRW verpflichtet, ihre Haushaltsplanung,
Haushaltswirtschaft und den Jahresabschluss sowie Lagebericht nach NKF-
Grundsätzen aufzustellen.
Das kommunale Haushalts- und Rechnungswesen stellt gemäß
Gemeindeordnung NRW eine gesetzliche Kernfunktion von Gemeinden dar und
hat als dementsprechende Pflichtaufgabe eine gesamtstädtische Bedeutung.
Die Bundesstadt Bonn hat das NKF zum 1. Januar 2008 flächendeckend
eingeführt. Die technologische Basis für das NKF-Rechnungswesen bei der
Bundesstadt Bonn bildet seit der Umstellung das derzeit noch im Einsatz
befindliche SAP-ERP-System. Die Umstellung wurde seinerzeit in einem
mehrjährigen Projekt unter Federführung des Dezernates II sowie einer
externen Beratung vorbereitet und vollzogen.
Zwischenzeitlich nutzt nicht nur die Bundesstadt Bonn selbst dieses System,
sondern es wurden sukzessive jeweils ein neuer Buchungskreis für die
bonnorange AöR und das Städtische Gebäudemanagement konzipiert und
eingeführt.
Generell stehen bei der Nutzung des SAP-Systems die Bereiche
Finanzbuchhaltung, Haushalts- sowie Personalwirtschaft im besonderen Fokus.
Ohne den Einsatz eines adäquaten, der Größe der Bundesstadt BonnSeite 2 von 26
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angemessenen ERP-Systems ist die Stadtverwaltung nahezu
handlungsunfähig. Exemplarisch kann dies am Beispiel Finanzbuchhaltung
verdeutlicht werden:
Die auf dem SAP-System basierende Finanzbuchhaltung dient insbesondere
der Erstellung unterschiedlichster Rechen- und Druckwerke gemäß den jeweils
einschlägigen Rechtsvorschriften. Ohne ein funktionierendes SAP-System
können weder Haushaltsplanung, -bewirtschaftung und -controlling noch der
Jahresabschluss und Lagebericht nebst Entlastung der Oberbürgermeisterin
erfolgen. Darüber hinaus werden systemseitig vielfältige Daten für
nachfolgende Zwecke bereitgestellt bzw. verarbeitet:
• Steuerveranlagungen und Gebührenkalkulationen (nach den
Vorschriften des KAG)
• Forderungsmanagement
• Erstellung und Abgabe eigener Steuererklärungen (gem.
steuerrechtlicher Vorgaben)
• Begleichung eingehender Rechnungen mittels E-Rechnungsworkflow
• Kosten- und Leistungsrechnung
• Auswertungen für Verwendungsnachweise
• Buchungen aus dem Personalwirtschaftssystem (SAP-HCM) inklusive
Zeiterfassung und der Verwaltung von Urlaub und Zeitkontingenten
• amtliche Statistiken sowie Prognosen und Managementberichte
• Nutzung im Rahmen der Rechnungsprüfung
• Erstellung des Gesamtabschlusses
Das Unternehmen SAP SE hat angekündigt, den Support und die Anpassung
an gesetzliche Anforderungen des jetzigen SAP-Systems zu Ende 2027
einzustellen. Eine exklusiv für die Bundesstadt Bonn zeitlich weitergehende
Wartung ist bis Ende 2030 möglich, stellt sich allerdings als sehr kostenintensiv
dar (erhöhter Wartungssatz). Gleichzeitig stellt sich die Frage, inwieweit das
aktuelle, seit fast zwanzig Jahren im Einsatz befindliche SAP-System mit
seinen Funktionalitäten die aktuell und auch künftig an ein zeitgemäßes ERP-
System zu stellenden Anforderungen noch erfüllen kann. Bereits jetzt ist im
Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung sowie den Einsatz moderner
Softwarelösungen und Add-Ons festzustellen, dass deren Einsatz im aktuellen
SAP-System nicht mehr oder nur noch sehr eingeschränkt möglich ist. Zudem
gibt es bereits heute neue Funktionalitäten, die nur in einem S/4HANA-System
genutzt werden können.
Ein Umstieg vom SAP-ERP-System auf SAP-S/4HANA ist daher mittelfristig
absehbar zur Aufrechterhaltung und Sicherstellung der gesamtstädtischen
Kernfunktionen, insbesondere in den Bereichen des Haushalts- und
Rechnungswesens, der Zahlungsabwicklung, Steuerveranlagung und -
erklärung sowie des Forderungsmanagements, zwingend. Bei einer über o. g.
Zeitpunkt hinaus gehenden eigenverantwortlichen Fortführung des SAP-ERP-
Systems bestehen keine Garantien für den Betrieb, denn es entfällt eine
Gewährleistung für die Bearbeitung von Systemfehlern und von
Sicherheitslücken.
Bei SAP-S/4HANA werden im Vergleich zum aktuellen SAP-System die
bisherigen SAP-Module ersetzt oder in geänderter Form weitergeführt. Jedes
SAP-Modul ist mehr oder weniger von der Umstellung betroffen. JedeSeite 3 von 26
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Schnittstelle, jeder Report, jede Einstellung ist im Umstellungsprozess nicht nur
technisch umzustellen, sondern insbesondere auch inhaltlich zu untersuchen.
Mit großer Wahrscheinlichkeit sind ganze Geschäftsprozesse neu zu
entwickeln. Verbesserungspotentiale sind daher in dem Umstellungsprozess
unbedingt herauszuarbeiten und zu nutzen.
Einrichtung einer gesamtstädtischen Projektgruppe
Bei der Umstellung des aktuellen SAP-Systems auf SAP-S/4HANA handelt es
sich um ein hochkomplexes, interdisziplinäres Projekt. Die notwendigen
Umstellungsarbeiten beinhalten umfangreiche systemtechnische, fachliche und
organisatorische Handlungsfelder, die in vielfältiger Weise miteinander
verknüpft sind. Bei einem solch hochgradig komplexen System ist es geboten,
bereits frühzeitig alle Handlungsfelder anzugehen und strukturiert zusammen
zu führen.
Hierzu wurde verwaltungsseitig eine Projektgruppe eingerichtet:
Projektauftraggeber und Lenkungsausschuss
Da der fachliche Schwerpunkt des Projekts – wie seinerzeit die Einführung des
aktuellen SAP-Systems auch – im Bereich des Dezernates II liegt, sind die
verwaltungsinternen Projektauftraggeber die Leitungen der Ämter:
• Kassen- und Steueramt sowie
• Stadtkämmerei
Aufgrund der Bedeutung des Projektes wurde ein Lenkungsausschuss gebildet,
der sich aus den Leitungen nachstehender Ämter zusammensetzt:Seite 4 von 26
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• Kassen- und Steueramt,
• Stadtkämmerei,
• Personal- und Organisationsamt sowie
• Rechnungsprüfungsamt.
Der Lenkungsausschuss entscheidet über bedeutsame, die Projekt- und
Systementwicklung prägende sowie die Finanzbuchhaltung wesentlich
beeinflussende Anpassungen und übt eine Kontroll- und Steuerungsfunktion
aus. Darüber hinaus können sich im Zuge des Projektes organisatorische sowie
personelle Änderungsbedarfe in den betroffenen Fachbereichen ergeben, über
die der Lenkungsausschuss ebenfalls entscheidet.
Gesamtprojektleitung
Aufgabe der Gesamtprojektleitung ist eine übergreifende Koordination der
erforderlichen Projektaufgaben, die Sicherstellung der Kommunikation
zwischen den Projektbeteiligten und die Herbeiführung notwendiger
strategischer Leitentscheidungen, z. B. durch den Lenkungsausschuss oder
den Verwaltungsvorstand.
Der Projektinhalt wird maßgeblich bestimmt durch die betroffenen SAP-
Produktivsysteme und die jeweiligen Vor- und Umstellungsprojekte sowie dem
Erfordernis, weitere Optimierungspotentiale zu heben. Es handelt sich daher
nicht ausschließlich um ein technisches Projekt, vielmehr haben insbesondere
die inhaltlichen bzw. fachlichen Aufgaben eine außerordentlich hohe
Bedeutung.
Daher wurden im Sinne einer Co-Spitze zwei Mitarbeitende für die
Gesamtprojektleitung vorgesehen. Diese Rolle übernimmt jeweils eine Person
des Kassen- und Steueramtes sowie der Stadtkämmerei. Die
Gesamtprojektleitung wird im Bereich des Change Managements von einer
extern auszuschreibenden Beratung unterstützt.
Teilprojektleitungen und weitere Projektbeteiligte
Aufgrund seiner bereits beschriebenen hohen Komplexität ist zwingend die
Clusterung des Gesamtprojekts in insgesamt zehn Teilprojekte erforderlich.
Jedem Teilprojekt steht dabei eine Teilprojektleitung vor.
Als Teilprojektleitungen werden jeweils Personen aus den Bereichen der
Stadtverwaltung bzw. der städtischen Einrichtungen vorgesehen, die den
stärksten fachlichen bzw. inhaltlichen Bezug zu den Teilprojekten haben bzw.
im besonderen Maße von dem Teilprojekt betroffen sind. Im Wesentlichen sind
dies:
• Teilprojekt PSCD/Zahlungsabwicklung
PSCD ist das SAP Modul für die branchenspezifische Ausprägung des
Vertragskontokorrents für den öffentlichen Sektor und explizit auf die
Verarbeitung von Massendaten ausgelegt, wodurch die Performance
des Systems signifikant verbessert wird. Es wird als Nebenbuch zum
Hauptbuch im Modul FI verwendet und beinhaltet die typischen
Funktionen der Debitorenbuchhaltung für den öffentlichen Sektor.
Hierzu gehören neben der Forderungsverwaltung die Stammdaten- und
Offene-Posten-Verwaltung, Zahlungsabwicklung sowie
Korrespondenzverwaltung. Hierbei werden auch mit PSCDSeite 5 von 26
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zusammenhängenden Programme berücksichtigt: die
Veranlagungssoftware der Abteilung Steuern (KMStA) sowie die
Vollstreckungssoftware (derzeit PhinAVV) bzw. eine performantere, im
Zusammenhang mit dem Umstellungsprojekt neu einzuführende
Software.
• Teilprojekt FI-AA/VIM
Das Modul FI-AA beinhaltet alle für die Verwaltung des
Anlagevermögens und der zugeordneten Sonderposten
(Investitionsförderungen) erforderlichen Funktionen, insbesondere die
Buchungsvorgänge, die Abschreibungen (AfA) sowie die
Stammdatenverwaltung. Es dient als Nebenbuch zu dem Hauptbuch FI,
in das es konsolidierte Bewegungsdaten abliefert. Im Modul VIM
(Vendor-Invoice-Management) wird der E-Rechnungsworkflow für
Eingangsrechnungen abgebildet. Die eingegangenen Belege werden
dezentral digital geprüft und gezeichnet (Feststellung, Anweisung i.d.R.
über die FIORI-Weboberfläche) sowie kontiert, zentral bei Investitionen
in der Anlagenbuchhaltung überprüft und final in der
Kreditorenbuchhaltung gebucht.
• Teilprojekt Neues Hauptbuch FI
Das Modul FI befasst sich mit dem externen Rechnungswesen und
bildet die Grundlage für die Erstellung der Bilanz und der
Ergebnisrechnung sowie des Jahresabschlusses. In diesem werden alle
Geschäftsvorfälle, die in den Nebenbüchern (PSCD, FI-AA, VIM,
Kreditoren) und im Hauptbuch angelegt werden, gesammelt verwaltet
und dargestellt. Mit Hilfe der Daten im Hauptbuch werden zudem die
Steuererklärungen erstellt. Die Einführung des neuen Hauptbuches
ermöglicht u.a. einen Belegsplitt, d.h. die automatisierte Auffächerung
der Belegpositionen und damit eine höhere Datenqualität (z.B.
hinsichtlich Steuerbuchungen).
• Teilprojekt Customer Vendor Integration
SAP-S/4HANA sieht den „SAP Business Partner“ anstelle von Kunden
(PSCD-Geschäftspartner) und Lieferanten (FI-Kreditoren) als führendes
Stammdatenobjekt vor. Hierdurch sollen eine einfachere
Stammdatenpflege sowie die Harmonisierung der Daten und Prozesse
ermöglicht werden. Daher müssen vor einer Umstellung von SAP-ERP
auf SAP-S/4HANA die bestehenden Geschäftspartner- und
Kreditorenstammdaten zu einem einheitlichen Geschäftspartner
konvertiert und gemappt (sowie der derzeitige Bestand möglichst
bereinigt) werden (Geschäftspartnerintegration). Abweichend vom
sogenannten Einheitskreditor befinden sich Dubletten in PSCD
Stammdaten aufgrund der Anlage aus Vorverfahren, was diese Aufgabe
und die Erarbeitung einer künftig verbesserten Datenlage besonders
herausfordernd macht. Zudem werden Kreditorenstammdaten derzeit
durch die dezentralen Fachbereiche über eine Weboberfläche beantragt
und durch die Kreditorenbuchhaltung im Business Workplace in SAP
angelegt. Diese Technik ist unter S/4HANA nicht mehr nutzbar, daher
muss die Einfügung einer Workflow-App (FIORI) vorgesehen werden,
die möglichst auch die Stammdaten der Einnahmebuchhaltung mit
abbilden kann bzw. den „SAP Business Partner“ für alle Bereiche
anlegt, automatisiert Dubletten erkennt und KI-unterstützt arbeitet.Seite 6 von 26
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• Teilprojekt Datenmigration und -archivierung
Im Zuge der Umstellung auf SAP-S/4HANA in einem selektiven
Migrationsmodell muss vor der Umstellung geprüft und festgelegt
werden, welche SAP-Daten aus dem bisherigen ERP-System in das
neue S/4HANA-System übernommen werden sollen. Es ist (auch im
Hinblick auf die DSGVO) zu prüfen, welche Daten für die weitere
Nutzung verwendet und welche hingegen archiviert und außerhalb des
S/4HANA-Systems in adäquater Weise vorgehalten werden müssen.
Stadtkämmerei:
• Teilprojekt Planung/CO
In den Workshops der Machbarkeitsstudie wurden die
Themenschwerpunkte mit der Beratung erörtert. Wichtigste Teilprojekte
sind demnach die empfohlenen Modifikationen der Haushaltsplanung
und -bewirtschaftung. Hier sind die Umstellungsnotwendigkeiten
definiert. In diesem Zusammenhang wird es aber im Rahmen eines
Vorprojektes notwendig, die klassische Budgetierung und Allgemeine
Verfügbarkeitskontrolle auf die neue Technik (BCS) umzustellen.
Personal- und Organisationsamt:
• Teilprojekt SAP-HCM
Die Schnittstelle zwischen SAP-FI und HCM stellt sicher, dass
Finanztransaktionen aus der Personalabrechnung korrekt in die
Finanzbuchhaltung übernommen werden. Das Teilprojekt umfasst die
Buchungen aus der Personalabrechnung mit den Auszahlungen der
Gehälter und der kontierungsscharfen Buchung der
Personalaufwendungen einschließlich der Buchung von Erträgen,
Forderungen, Verbindlichkeiten, FMDG-Konten und die Ermittlung von
Rückstellungen sowie perspektivisch die Übermittlung der Daten aus
der Personalkostenplanung. Die bestehende Schnittstelle und
Integration der Daten müssen überprüft und angepasst werden, um eine
nahtlose Kommunikation zwischen den Systemen sicherzustellen.
• Teilprojekt Technik/Berechtigungen/Schnittstellen
Bei allen Migrationsansätzen ist der Aufbau einer neuen
Systemlandschaft mit einer entsprechenden Staging-Umgebung
notwendig (Server für Test, Qualitätssicherung und Produktion).
Im Zuge dessen spricht die IT die Empfehlung aus, das Betriebssystem
bei einem externen Dienstleister zu hosten. Hier sollte bei der Auswahl
auf entsprechende Referenzen und kommunale Erfahrungen geachtet
werden.
Eine Schnittstelle zwischen der städtischen IT, den Fachbereichen
sowie externer Dienstleister ist aufzubauen und zu implementieren
(entweder als CSM – Customer Success Manager oder TAM Technical
Account Manager). Eine redundante Besetzung ist obligatorisch.
Ein Berechtigungskonzept (Rollen und Rechte) muss durch das
Fachamt erarbeitet werden. Die IT stellt die technische Umsetzung in
Zusammenarbeit mit dem Dienstleister sicher. Ziel muss es sein, dass
im Rahmen der Prozessoptimierung die Vergabe der BerechtigungenSeite 7 von 26
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verbessert werden, die aktuellen Rollen und Berechtigungen konsolidiert
und die Zuweisung dieser automatisiert vergeben und entzogen werden.
bonnorange AöR:
• Teilprojekt Buchungskreis 2000
Das Teilprojekt wird an den vorgenannten Teilprojekten beteiligt, soweit
die Themenfelder relevant sind oder künftig für den Buchungskreis
ausgeprägt werden sollen.
Städtisches Gebäudemanagement:
• Teilprojekt Buchungskreis 3000
Das Teilprojekt wird an den vorgenannten Teilprojekten beteiligt, soweit
die Themenfelder relevant sind oder künftig für den Buchungskreis
ausgeprägt werden sollen.
Über die Teilprojekte und den Lenkungsausschuss hinaus werden im Sinne
wichtiger Stakeholder im Zuge des Projektes beteiligt:
• Stabsstelle Datenschutz
• Gleichstellungsstelle
• Personalrat
• Board Digitale Transformation
• Lenkungsausschuss Digitale Transformation
Grundsätzlich sind alle Fachbereiche (u. a. dezentrale Buchhaltungen und
Zeichnungsberechtigte) von den Veränderungen als SAP-Nutzende betroffen.
Deshalb erhebt diese Aufstellung keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Im
Projektverlauf werden sich ggf. weitere Details ergeben.
Projektdefinition und Projektziele
Das Ziel des Projekts besteht darin, dass das für verschiedenste Zwecke
genutzte SAP-System, inkl. der SAP-Verfahren und hieran angeschlossene IT-
Lösungen, bis Ende 2029 vollständig auf SAP-S/4HANA umgestellt wird, um für
die Zeit danach auf ein rechtskonformes, funktionsfähiges, stabiles,
technologisch zeitgemäßes und wirtschaftliches Haushalts- und
Finanzbuchhaltungssystem zurückgreifen zu können. Dies wird entscheidend
sein, um eine effiziente und zukunftsorientierte Aufgabenerledigung der
Stadtverwaltung Bonn auch künftig sicher zu stellen.
Oberste Priorität bei dieser Systemtransformation haben folgende Aspekte:
• Erfüllung der heutigen Anforderungen an Daten und Prozesse,
• Umsetzung hinzugekommener pflichtiger Anforderungen sowie
• rechtzeitige und erfolgreiche Umstellung mit den verfügbaren
Ressourcen.
Weiterhin bietet die Umstellung auf SAP-S/4HANA aufgrund der
Nutzungsmöglichkeit neuer Technologien diverse Vorteile und Chancen, die im
Sinne von Nebenzielen ebenfalls gehoben werden sollen:
• schnellere Datenverarbeitung sowie Verarbeitung von großen
Datenmengen,
• digitale und somit effizientere sowie ressourcensparende Abwicklung
der Buchungsvorgänge,
• verlässliche und sichere Datensysteme,Seite 8 von 26
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• Nutzbarkeit auf verschiedenen Endgeräten,
• intuitive Bedienung von Anwendungen und Auswertungen,
• Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit, komfortable Oberflächen für die
Anwendenden,
• flexibles, modulübergreifendes und benutzerfreundliches Reporting,
• Optimierung der Systemlandschaft,
• Erleichterung von Wartbarkeit und Erweiterungsmöglichkeiten,
• steigende Flexibilität,
• Bereinigung der Systeme von Altlasten sowie
• Annäherung an SAP-Standards.
Insbesondere die Annäherung an SAP-Standards stellt eine unabdingbare
Notwendigkeit dar, um einen ressourcenoptimierten und effizienten Betrieb
sowie eine entsprechende Wartung gewährleisten zu können. Derzeit stellen
Betrieb und Wartung der zahlreichen Eigenentwicklungen im aktuellen SAP-
ERP System einen enormen finanziellen, personellen sowie zeitlichen Aufwand
dar. Zu den bestehenden Eigenentwicklungen gehören derzeit rund:
• 145.000 Transaktionen
• 800 Programme
• 900 Funktionsbausteine
• 300 Tabellen sowie
• 550 weitere spezifische Entwicklungen
Die Annäherung an SAP-Standards im Bereich der Eigenentwicklungen hat
dabei in der Regel keine Auswirkungen für Personen oder Personengruppen
außerhalb der Stadtverwaltung, sondern lediglich verwaltungsinterne
Auswirkungen mit der Konsequenz, dass bestehende Prozesse an die SAP-
Standardvorgaben angepasst werden müssen.
Im Zuge des Projektes werden auch Prozesse im Hinblick auf Optimierungs-
und Digitalisierungsmöglichkeiten (Lean Management) untersucht, die aufgrund
eigener Regelungen zurzeit aufwendig gestaltet sind. Es wird sodann
abgewogen, ob eine Anpassung erfolgt, um das Optimierungspotential im
Rahmen von SAP-Standards größtmöglich auszuschöpfen.
Ergebnisse der Vorstudie im Vorfeld der Umstellung auf SAP-S/4HANA
Der Wechsel auf das neue SAP-System erfordert – anders als ein üblicher
Releasewechsel – eine intensive Vorbereitung inkl. der Erstellung eines
technischen und fachlichen Zielszenarios, um die neue technologische SAP-
S/4HANA-Umgebung und die damit verbundenen Chancen und Potentiale
effektiv nutzen zu können. Hintergrund hierzu ist, dass das SAP-S/4HANA-
System neben einer neuen Codierung auch neue Prozess- und
Datenstrukturen (z. B. In-Memory-Datenbanktechnologie) sowie gänzlich neue
Funktionen (z. B. KI-Anwendungen) insbesondere bezogen auf die Web-
/Internetfähigkeit von Business-Prozessen beinhaltet.
Gleichzeitig gibt es grundsätzlich im Sinne unterschiedlicher Migrationswege
mehrere Möglichkeiten, von dem bestehenden SAP-System auf SAP-S/4HANA
umzustellen. Bereits die Erstellung dieses Zielszenarios sowie des damit
verbundenen Migrationskonzepts ist sehr komplex und fällt aufgrund der
unterschiedlichen Voraussetzungen, von denen jede Kommune ausgeht, auchSeite 9 von 26
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immer individuell aus.
Entsprechend der Vorgehensweise in anderen Kommunen hat die Verwaltung
unter Beteiligung des SGB sowie der bonnorange AöR daher das
Beratungshaus BTC Business Technology Consulting AG mit der Ausarbeitung
dieses Zielszenarios inkl. eines Migrationskonzeptes für den Umstieg auf SAP-
S/4HANA, der Bewertung der möglichen Szenarien und Abgabe von
Empfehlungen zur Weiterentwicklung der SAP-Landschaft beauftragt. Weitere
Gründe für die Beratung durch eine externe Firma waren von Erfahrungen
anderer Umstellungen zu profitieren und einen neutralen Blick auf die Situation
bei der Bundesstadt Bonn zu erhalten.
Die Möglichkeiten, ein bestehendes SAP-System auf ein SAP-S/4HANA-
System umzustellen, werden nachfolgend dargestellt:
• „Brownfield-Ansatz“
Bei diesem Ansatz wird das bestehende System in ein neues System
konvertiert. Hierbei werden sämtliche historischen Daten, Customizing
und Prozesse übernommen. Die Übernahme kann nur zu einem
einheitlichen Zeitpunkt erfolgen. Die im System vorhandenen Daten
müssen während der Migration in eine neue Tabellenstruktur überführt
oder vorab archiviert werden. Prozesse und Strukturen werden nur
überprüft bzw. angepasst, wo eine technische Notwendigkeit besteht. Je
mehr Eigenprogrammierungen vorliegen und umso älter die genutzten
SAP-Systeme sind, umso größer ist der Arbeitsaufwand und umso
geringer der Nutzen sowie die Nutzbarkeit der Funktionsvielfalt des
neuen S/4HANA-Systems.
• „Greenfield-Ansatz“
Bei diesem Ansatz wird ein neues System aufgebaut. Noch benötigte
Stamm- und Bewegungsdaten sowie bestimmte Customizing-
Einstellungen werden selektiv in das neue System übertragen. Altdaten
verbleiben im bisherigen System und können dort bis zur Archivierung
weiterhin ausgewertet werden. Die Prozesse und Strukturen werden
überprüft und können frei von historisch gewachsenen Beschränkungen
neu aufgesetzt werden.
Neben diesen beiden Grundmodellen gibt es unterschiedliche Mischformen.
Diese basieren technisch auf dem Greenfield-Ansatz. Dabei wird ebenfalls eine
neue Systemlandschaft für SAP-S/4HANA aufgebaut. Fachlich und inhaltlich
werden bei diesen Ansätzen jedoch zum Stichtag bestehende, konsolidierte
Stamm-/Bewegungsdaten, Strukturen, Einstellungen und Entwicklungen
selektiv aus dem aktuellen SAP-System übernommen, wo sich dies als
vorteilhaft oder sinnvoll erweist.
Gemeinsam mit Mitarbeitenden der insbesondere von dem Projekt betroffenen
Fachbereiche wurden durch die BTC AG diverse Workshops zu verschiedenen
Themen durchgeführt, so dass die BTC AG sich ein umfassendes Bild von den
spezifischen Bonner Gegebenheiten (bspw. Ausgangslage, Zielvorstellungen)
machen konnte. Im Ergebnis empfiehlt die BTC AG für die Umstellung auf S/4
HANA alternativ die Nutzung eines Brownfield-Ansatzes oder eines
Migrationsansatzes mit selektiver Datenübernahme.Seite 10 von 26
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Mit Blick auf die im Rahmen der Vorstudie aufgezeigten alternativ möglichen
Migrationsansätze hat die Verwaltung bei der Entscheidung über die weitere
Vorgehensweise, also welchen Migrationsansatz sie präferiert, folgende
bewertungsrelevanten Aspekte herangezogen:
• Möglichkeit funktionaler und prozessualer Anpassungen,
• technische Komplexität des Umstiegs,
• organisatorische Ausgestaltung des Umstiegs,
• Projektdauer und Kosten des Umstiegs,
• Akzeptanz bei Entscheidenden und Anwendenden,
• Nutzung neuer technischer Möglichkeiten, die von der Auswahl des
Migrationsansatzes abhängig sind.
Die Bewertung der Ergebnisse der Vorstudie durch die Verwaltung hat einen
klaren Vorteil für den Migrationsansatz mit selektiver Datenübernahme
ergeben. Die treibenden Faktoren waren die Möglichkeiten der erheblichen
Nutzungsverbesserung für die Anwendenden, die Eliminierung von Altlasten
des bestehenden Systems sowie die Chance der Einführung von
wirtschaftlicheren und effizienteren Prozessen.
Notwendige Vorprojekte
Um mit dem eigentlichen Migrationsprojekt „Umstellung auf SAP-S/4HANA“
beginnen zu können, sind zwingend verschiedene Vorprojekte durchzuführen,
mit denen unter Hinweis auf nachstehend dargestellten Zeitplan alsbald
begonnen werden muss. Nachstehend sind einige dieser Vorprojekte
aufgeführt:
• Erstellung eines Migrations- und Einführungskonzeptes,
• Umstellung von Kreditorenstammdaten (Customer Vendor Integration)
sowie Planung der künftigen Stammdatenanlage von
Geschäftspartnern,
• Umstellung PSM auf BCS (neue Budgetierung),
• Prüfung der Vorverfahren und Schnittstellen auf S/4HANA-Fähigkeit,
• Prüfung der Einführung von Dunkelverbuchungen (ggf. mit Hilfe von
SAP-MM oder anderer Umsetzungsmöglichkeiten),
• Prüfung der Umstellung auf eine zentrale (anstatt dezentraler)
Buchhaltung,
• Prüfung der zahlreichen Eigenentwicklungen sowie
• Einführung einer Softwarelösung zur systematischen,
verwaltungsweiten Erfassung aktivierbarer Eigenleistungen.
Im Rahmen der Durchführung der Vorprojekte können sich weitere
Themenfelder ergeben, die in der Folge separat zu bearbeiten sind. Daher wird
die Aufzählung der Vorprojekte nicht abschließend sein. Im Rahmen der
einzelnen Vorprojekte werden auch die Entscheidungen getroffen, inwieweit
den Empfehlungen der BTC AG in Form von Lösungen/Produkten gefolgt
werden kann und soll.
Die beiden Vorprojekte, in denen geprüft und abgewogen werden muss, ob
Dunkelverbuchungen einheitlich für alle Bereiche der Stadtverwaltung
eingeführt werden sollen und andererseits von der derzeitigen dezentralen auf
eine zentrale Buchhaltung umgestellt werden soll, verfolgen die Ziele der
Steigerung der Effizienz und Qualitätssicherung (Professionalisierung).Seite 11 von 26
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Im gesamten Umstellungsprojekt sowie in allen Vorprojekten werden
durchgängig folgende Aspekte berücksichtigt:
• Partizipation der Fachbereiche (Change Management),
• angemessene Information und Schulung von Mitarbeitenden
unterschiedlichster Ebenen und Funktionen,
• datenschutzrelevante Themen wie Archivierung und Löschung von
Stamm- und Bewegungsdaten, Berechtigungskonzepte und –rollen
sowie die Speicherung von personenbezogenen Daten sowie
• Einbindung des Umstellungsprojekts in den allgemein laufenden
Digitalisierungsprozess der Bundesstadt Bonn.
Hierbei stellt die Schulung der rund 2.900 SAP-User eine Herausforderung in
besonderem Maße dar, so dass die Entwicklung eines adäquaten
Schulungskonzeptes hohe Priorität genießt.
Ein wesentlicher begünstigender Faktor bei der Wahl des SAP-S/4HANA
Systems im Vergleich zu den wenigen weiteren Anbietern ähnlicher Produkte
ist ein deutlich geringerer zu erwartender Schulungsaufwand der derzeit rund
2.000 aktiven Fiori-User. Diese nutzen die Fiori-Anwendung bereits seit der
Einführung des digitalen Rechnungsworkflows für E-Ausgangsrechnungen
(VIM) und bewegen sich dadurch bereits sicher in der neuen Arbeitsoberfläche
der unter S/4HANA obligatorischen Fiori-Anwendung, die das bisher
überwiegend genutzte SAPGUI und transaktionsbasierte Interface ablösen
wird.
Zusammengefasst sind dementsprechend neben den aktiven Fiori-Usern die o.
g. SAP-User zu schulen, woraus sich ein Gesamtschulungsbedarf für rund
5.000 Mitarbeitende ergibt.
Zeitplan
Bei einer Umstellung auf SAP-S/4HANA mittels Migrationsansatz mit selektiver
Datenübernahme ist eine Produktivsetzung des neuen Systems zum 1. Januar
2029 vorgesehen und erforderlich. Um dieses Ziel zu erreichen, ist spätestens
Mitte des Jahres 2025 mit dem Migrationsprojekt zu beginnen, welches dann
mit der Produktivsetzung seinen vorläufigen Abschluss findet. Die
Produktivsetzung kann nur zum Stichtag 01.01. erfolgen, da u.a. die offenen
Posten zum Jahresabschlussstichtag 31.12. entsprechend der z.B. Bilanzwerte
übernommen werden müssen. Soweit mit dem Projekt nicht im Jahre 2025
begonnen wird, ist bereits absehbar, dass schon bei kleineren Abweichungen
im Projektverlauf eine erfolgreiche Migration vor Ablauf des
Bereitstellungsfensters nicht erreicht und die Handlungsfähigkeit der
Bundesstadt Bonn, der bonnorange AöR und des Städtischen
Gebäudemanagements nicht sichergestellt werden kann.
Parallel zu der Produktivsetzung startet sodann die sogenannte Second Wave,
in der für die Dauer von geschätzt einem Jahr insbesondere noch weitere
Maßnahmen zur Qualitätssicherung durchgeführt oder wünschenswerte
Funktionalitäten nachträglich implementiert werden. Finales Projektende wird
somit nach heutiger Einschätzung der 31. Dezember 2029 sein. Die Umstellung
auf S/4HANA muss mit dem maximalen Wartungsende (2030) abgeschlossen
sein.Seite 12 von 26
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Wie bereits beschrieben, sind aus technischen und fachlichen Gesichtspunkten
vor Beginn des Migrationsprojekts zunächst o. g. Vorprojekte durchzuführen.
Mit diesen ist – nach Schaffung der entsprechenden zusätzlichen
Personalressourcen – alsbald zu beginnen, um einen fristgerechten Start des
Migrationsprojekts sicherzustellen.
Rahmenbedingungen für die Projektarbeit
Die Projektplanung - insbesondere Themenfelder, Teilprojekte, Zielsetzungen,
Terminplanung, Personalbereitstellung und Projektorganisation - ist agil und
bedarfsweise an aktuelle Gegebenheiten anzupassen.
Hierzu werden im Rahmen der Projektarbeit fortlaufend
• die technologischen Entwicklungen,
• die Veränderungen von Anforderungen insbesondere durch die
Gesetzgebung,
• das Wissen über notwendige und sinnvolle Handlungsfelder sowie
• Erkenntnisse über notwendige und verfügbare Personalressourcen
im Blick gehalten, um im Rahmen eines flexiblen Projektmanagements durch
geeignete Maßnahmen den Projektfortschritt zu steuern. Bedarfsweise werden
Priorisierungen innerhalb des Projekts und/oder Priorisierungen innerhalb der
Stadtverwaltung vorgenommen. Bei der Projektabwicklung haben gesetzliche
Notwendigkeiten Vorrang vor wünschenswerten Funktionalitäten (bspw. über
den Standard hinausgehende Verbesserung von Layout, Bedienungskomfort
oder zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten). Diese werden nachrangig
umgesetzt.
Neben dem Projekt „Umstellung auf SAP-S/4HANA“ befinden sich
verwaltungsweit noch viele weitere Projekte, insbesondere in Gestalt
unterschiedlichster Digitalisierungsprojekte, in der Durchführung bzw. Planung.
Viele dieser Projekte basieren auf gesetzlichen Verpflichtungen, die unberührt
dieses Umstellungsprojektes nicht aufgeschoben werden können. In diesem
Zusammenhang sind beispielsweise Projekte zur Umsetzung des
Onlinezugangsgesetzes zu nennen, die ebenfalls Personalressourcen binden.
Hinzu kommen Projekte, deren Umsetzung nicht aus rechtlichen, aber aus
faktischen Gründen nicht aufgeschoben werden können.
Beispielhaft sind in diesem Zusammenhang für den Bereich des Kassen- und
Steueramtes als solche Projekte geplant:
• Einführung von digitalen Gewerbesteuerbescheiden,
• Implementierung einer KI-gestützten (Massen-) Datenanalysesoftware
bzw. Process Mining,
• Einführung digitaler Hundesteuermarken,
• Einführung von E-Ausgangsrechnungen möglichst per Workflow
(gesetzlich erforderlich im B2B-Bereich) inkl. Portalanbindung und
Digitalisierung des PSCD-Anordnungswesens sowie der damit
verbundenen Zeichnungsbefugnisse,
• Digitalisierung des Forderungsmanagements,
• Einführung von Multi-Bezahlmöglichkeiten.
Regelmäßig werden gerade aus den Querschnittsämtern der Stadtverwaltung
die gleichen Mitarbeitenden in solche Projekte eingebunden. Dies führt,Seite 13 von 26
Seite 14
unberührt der notwendigen zusätzlichen Personalausstattung für das
Umstellungsprojekt, zu der zwingenden Notwendigkeit eines
Multiprojektmanagements, bei dem eine gewisse Priorisierung der Projekte
vorgenommen werden muss. Da die Umstellung auf SAP-S/4HANA
alternativlos ist, sollten die in diesem Zusammenhang stehenden Projekte –
neben Projekten, die der Erfüllung zwingender gesetzlicher Verpflichtungen
dienen – grundsätzlich als prioritär angesehen werden.
Projektrisiken
Wie grundsätzlich bei jedem Projekt bestehen auch bei dem beschriebenen
Umstellungsprojekt Risiken. Als typische Risikofelder sind hierbei zu nennen:
• durch die verwaltungsintern bestehenden organisatorischen Strukturen
können sich hohe Abstimmungsbedarfe und lange Entscheidungswege
ergeben,
• es können aufgrund des bestehenden Fachkräftemangels und dem
Umstand, dass eine Vielzahl anderer Kommunen vergleichbare
Umstellungsprojekte zeitgleich vorantreiben, Engpässe bei den
verfügbaren (Personal-) Ressourcen für die Projektarbeit entstehen,
• aufgrund des demographischen Wandels werden zentrale
Wissensträger*innen noch während der Projektlaufzeit in die Verrentung
bzw. den Ruhestand gehen,
• es bestehen komplexe Abhängigkeiten einerseits zwischen den
Teilprojekten, andererseits zu weiteren Projekten, die während der
Projektlaufzeit gleichzeitig umzusetzen sind,
• zeitlich zwingende Zielsetzungen zum Abschluss erforderlicher
Vorprojekte werden nicht eingehalten,
• in Abhängigkeit der Ausgestaltung ist die Datenmigration sehr
arbeitsaufwendig,
• die Umstellung wird als reines IT-Projekt wahrgenommen,
• die mit der Projektumsetzung verbundenen Veränderungen stoßen auf
mangelnde Akzeptanz bei den Mitarbeitenden innerhalb der
Stadtverwaltung/der bonnorange AöR/des Städtischen
Gebäudemanagements,
• ggf. erforderliche Ausschreibungs- und Vergabeverfahren können nicht
wie vorgesehen durchgeführt und abgeschlossen werden,
• das beauftragte externe Beratungsunternehmen gerät im Zuge der
Entwicklungen und Programmierungen in Verzug.
Vorgenannte Risiken werden in der Projektarbeit berücksichtigt. Um dies
sicherzustellen, wird ein projektbezogenes Risikomanagement aufgebaut, um
insbesondere
• die Risiken fortlaufend zu identifizieren und zu kontrollieren,
• deren Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung auf das Projekt zu
bewerten,
• Maßnahmen zur Risikostreuung, -vermeidung und -verminderung zu
treffen und
• diese kontinuierlich zu überwachen.
Personelle und finanzielle Implikationen
Personalressourcen
Die Umstellung auf SAP-S/4HANA erfordert u. a. eine Betrachtung derSeite 14 von 26
Seite 15
bisherigen sowie eine Ermittlung der zukünftigen technischen Voraussetzungen
und betriebswirtschaftlichen Anforderungen. Sämtliche Funktionalitäten sind bei
dem hochgradig komplexen und vielfältig miteinander verknüpften SAP-System
einer grundlegenden Betrachtung zu unterziehen, um die umfangreichen
Anforderungen weiterhin zu erfüllen. Die Bedeutung für die Gesamtverwaltung
zeigt sich bereits an der hohen Anzahl an SAP-Lizenzen (derzeit ca. 2.900
Lizenzen zzgl. ca. 2.000 FIORI-User, jeweils ohne SAP-HCM, Tendenz
steigend) und den damit verbundenen Arbeitsplätzen.
Zur erfolgreichen Umsetzung des Migrationsvorhabens sowie der davor
geschalteten Vorprojekte bedarf es daher eines ausreichend dimensionierten
und qualifizierten Personalkörpers, in dem vor allem Mitarbeitende mit
langjähriger SAP-Erfahrung eingesetzt werden müssen. Diesen wird
insbesondere auch die wichtige Aufgabe obliegen, Auswirkungen von neuen
Prozessen, Funktionen sowie Funktionserweiterungen zu überblicken,
anwendungsseitig einzuordnen sowie die Alltagspraktikabilität seriös
einzuschätzen.
Da dies – wie bei anderen Kommunen auch und entsprechend dem damaligen
Einführungsprojekt des aktuellen SAP-Systems – mit den vorhandenen
personellen Kapazitäten nicht realisiert werden kann, ist es für den
Projekterfolg unabweisbar, insbesondere zur Entlastung in den Linienaufgaben
für den Projektzeitraum insgesamt neun projektbezogene Planstellen mit
Stellenwerten von A 11 LBesG bzw. E 10 TVöD und zwei projektbezogene
Planstellen mit Stellenwerten von A 12 LBesG bzw. E 11 TVöD einzurichten;
sämtliche Stellen werden mit einem kw-Vermerk versehen. Die nähere
Begründung zu den v. g. Stellenbedarfen ergibt sich aus der Anlage zu dieser
Vorlage.
Im interkommunalen Vergleich mit Kommunen, die derzeit auch alternativlos
auf das neue SAP-S/4HANA-System umsteigen müssen, liegt die v. g.
zusätzliche Personalausstattung auf niedrigem Niveau. Da aber der Umfang
der Veränderungen des Systems und der Arbeitsabläufe noch nicht bekannt ist,
kann sich durch die Projektentwicklung der Personalbedarf – insbesondere
auch in anderen Fachbereichen – daher noch verändern.
Die für das Projekt zur Umstellung des SAP ERP-Systems auf das neue SAP-
S/4HANA-System erforderlichen Personalbedarfe sollten den Fachbereichen so
frühzeitig wie möglich zur Verfügung gestellt werden, um eine adäquate
Einarbeitung in die zu übernehmenden Tätigkeiten bis zum Beginn des
Projektes sicherstellen zu können. Eine parallel stattfindende Einarbeitung der
neuen Mitarbeiter*innen parallel zu der Projektarbeit ist nicht möglich und nicht
zielführend.
Die mit der Einrichtung der o. g. Projektstellen verbundenen Personalkosten
können während der Projektlaufzeit durch investive Nebenkosten (aktivierbare
Eigenleistungen) neutralisiert werden. Dies bezieht sich auf aktivierungsfähige
Personalkostenanteile bzw. korrespondierende Erträge für das
reguläre/bestehende Verwaltungspersonal, welches im Rahmen des Projekts
eingesetzt wird.
Finanzressourcen
Eine abschließende Konkretisierung der Projektgesamtkosten für die nächstenSeite 15 von 26
Seite 16
Jahre (2025-2029) ist zum jetzigen Zeitpunkt nur näherungsweise möglich.
Aus heutiger Sicht beläuft sich das erwartete Gesamtvolumen zur Umsetzung
auf einen Wert von insgesamt 9,3 Mio. EUR, darin sind laufende Kosten für den
Betrieb i.H.v. 3 Mio. EUR enthalten, die Projektkosten belaufen sich daher auf
6,3 Mio. EUR. Diese Schätzung basiert nach aktuellem Wissensstand auf den
Erkenntnissen aus vergleichbaren Projekten sowie auf Daten der Vorstudie zur
SAP-S/4HANA-Migration:
Konsumtive Kosten der Maßnahme Summe EUR
Auszahlungen / Aufwendungen
Wartung SW SAP (laufende Kosten) 1.440.000,00
Leasing Server (laufende Kosten) 1.035.000,00
Betrieb Infrastruktur (laufende Kosten) 423.600,00
SAP Basisbetrieb (laufende Kosten) 96.000,00
Externe Beratung 1.960.000,00
Personalkosten Amt 21: 5 Stellen A11/E10 2.253.067,30
Personalkosten Amt 10: 2 Stellen A12/E11 (IT) 951.049,74
Personalkosten Amt 10: 1 Stellen A11/E10 (SAP-HCM) 450.613,46
Personalkosten Amt 10: 1 Stellen A11/E10 (Organisationsentwicklung) 450.613,46
Personalkosten RPA: 1 Stelle A11/E10 450.613,46
Personalkosten Amt 20: 1 Stelle A11/E10 450.613,46
Change-Management (externe Beratung) 250.000,00
Einzahlungen / Erträge
aktivierbare Eigenleistungen = Personalkosten -5.006.570,88
Summe konsumtiv 5.204.600,00
Investive Kosten der Maßnahme Summe EUR
Externe Beratung 2.000.000,00
SAP-Lizenzen 2.050.000,00
Summe investiv 4.050.000,00
Gesamtsumme EUR 9.254.600,00
Soweit eine exklusive weitergehende Wartung ab 2028 bis Ende 2030
erforderlich wird, fallen Kosten ggü. der SAP SE an, die derzeit nicht bezifferbar
und daher in der Tabelle nicht enthalten sind. Ebenfalls nicht enthalten sind
Lizenz- und Umstellungskosten etwaiger Drittprogramme (neue
Vollstreckungssoftware). Hinsichtlich der SAP-Lizenzkosten erfolgt eine
Anrechnung der bestehenden Lizenzen, d.h. der vorgenannte Schätzbetrag
wird sich abhängig vom Zeitpunkt der Rückgabe (somit Produktivstart) und der
Anzahl sowie Bepreisung der zurückzugebenden Lizenzen verändern. Die
Leistungen der zu beauftragenden externen Beratung werden teilweise
aktvierungsfähig sein, daher findet sich diese Position bei konsumtiven und
investiven Kosten, insgesamt wird ein Volumen von rund 4 Mio. EUR (rund
2.800 Personentage) geschätzt.Seite 16 von 26
Seite 17
Im Haushalt 2025-2029 sind 6,5 Mio. EUR veranschlagt, es sind noch 2,8 Mio.
EUR bereitzustellen.
Da das Projekt von seinem Zeitrahmen her unabweisbar ist kann hier kein
Haushaltsvorbehalt angebracht werde. Die Bestimmungen zur vorläufigen
Haushaltsführung nach § 82 GO NRW sind erfüllt.
Handlungsalternativen
Im Zuge des bisherigen Projektverlaufs wurden auch Handlungsalternativen
geprüft. Die Prüfungen gingen dahin, ob ein Verzicht auf das
Umstellungsprojekt oder ein Wechsel zu einem anderen Anbieter denkbar war.
Verzicht auf die Umstellung auf SAP-S/4HANA
Ein Verzicht auf die Umstellung würde den Support, insbesondere die
Anpassung der Schnittstellen auf weiterentwickelte, an SAP angebundene IT-
Verfahren der Fachbereiche erschweren und auf Dauer unmöglich machen.
Jegliche Unterstützungsleistung externer IT-Fachkräfte würde nur zu
erheblichen laufenden Kosten beschafft werden können, möglicherweise auch
nie mehr.
Anpassungen an Gesetzesänderungen würden nicht mehr oder nur unter
erheblichem Programmieraufwand vorgenommen werden können. Die Nutzung
technischer Innovation, wie z. B. die Digitalisierung und Automatisierung von
Geschäftsprozessen wären nicht oder nur unter erheblichem Aufwand möglich.
Letztlich entscheidend ist aber die absehbare Beendigung der Wartungs- und
Supportzusagen seitens der SAP SE in wenigen Jahren.
Wechsel zu einem anderen Anbieter
Ein Wechsel auf ein gänzlich anderes ERP-System würde nochmals deutlich
höhere Umstellungskosten verursachen, da hier alle Prozesse und
Schnittstellen analysiert und angepasst werden müssten. Hinzu kämen
erhebliche Schulungskosten, da beispielsweise die bereits in der Verwaltung
bekannte SAP-FIORI-App nicht mehr eingesetzt werden könnte.
Ein kompletter Systemwechsel birgt zudem stets das hohe Risiko des
Scheiterns mit der Folge, dass insbesondere die zentralen, mit Finanzen und
der Personalwirtschaft verbundenen Geschäftsprozesse nicht mehr
durchführbar oder stark fehleranfällig wären.
Darüber hinaus ist es auch äußerst fraglich, ob die mit einem solchen
Anbieterwechsel verbundenen Auswirkungen innerhalb der Verwaltung im
Sinne von Veränderungsmanagement auf Akzeptanz stoßen würden.
Aus diesen Gründen hat nach dem Kenntnisstand der Verwaltung auch keine
der größeren Kommunen in NRW, der derzeit das aktuelle SAP-ERP-System
einsetzen, einen solchen Anbieterwechsel vollzogen.
Im Anschluss an die Beschlussfassung im Rat wird der Unterausschuss für
Digitalisierung und Organisation per Mitteilungsvorlage über dieses Projekt
nachrichtlich informiert.
Finanzielle Auswirkungen:Seite 17 von 26
Seite 18
Produktgruppe Produktgruppenbezeichnung Produkt Produktbezeichnung
1.01.21
1.01.20
1.01.16
1.01.26
1.01.07
Finanzbuchhaltung
Finanzmanagement
Personalmanagement
IT-Betrieb
Rechnungsprüfung
1.21.00.01.21.01
1.20.00.01.20.01
1.11.00.01.16.03
1.10.20.01.26.01
1.14.00.01.07.01
Zahlungsverkehr,
Finanzbuchhaltung
Haushaltsmanagement
Personalbetreuung
IT-Betrieb
Rechnungsprüfung
Investive Kosten der Maßnahme
Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen
2.000.000,00
2.050.000,00
5200001201000
/ 78.3100
2025-2029
2.050.000,00
2.000.000,00
Einzahlungen
Investiver
Finanzsaldo
4.050.000,00
Konsumtive Kosten der Maßnahme jährlich einschließlich Folgekosten
Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen 1.440.000,00
1.035.000,00
423.6000,00
96.000,00
1.960.000,00
2.253.067,30
951.049,74
901.226,92
120000120 /
72.1000
120000120 /
74.1000
110200126 /
72.1000
110200126 /
72.1000
120000120 /
74.1000
121000121 /
70.1000
110200126 /
70.1000
111000116 /
70.1000
2025-2029
1.440.000,00
1.035.000,00
1.960.000,00
423.600,00
96.000,00
2.253.067,30
951.049,74
901.226,92
Aktivierbare EL
Aktivierbare EL
Aktivierbare ELSeite 18 von 26
Seite 19
450.613,46
450.613,46
250.000,00
114000107 /
70.1000
120000120 /
70.1000
121000100 /
72.1000
450.613,46
450.613,46
250.000,00
Aktivierbare EL
Aktivierbare EL
Einzahlungen /
Erträge
5.006.570,88 verschiedene
Haushaltsbelastung
jährlich
1.040.920,00
Anlage/n
1 Begründungen der Stellenmehrbedarfe (öffentlich)Seite 19 von 26
1
Anlage 1
zur Beschlussvorlage Projekt S/4HANA
Begründungen zu den Stellenmehrbedarfen der Ämter 10, 14, 20 und 21
Amt 10
Amt 10-10 SAP-HCM:
Das Team SAP-HCM ist unter anderem verantwortlich für die Buchungen aus der Personal-
abrechnung, besonders mit den Auszahlungen der Gehälter und der kontierungsscharfen Bu-
chung der Personalaufwendungen einschließlich der Buchung von Erträgen, Forderungen,
Verbindlichkeiten, FMDG-Konten und die Ermittlung von Rückstellungen sowie perspektivisch
die Übermittlung der Daten aus der Personalkostenplanung.
Die Schnittstelle zwischen SAP-HCM und SAP-FI stellt sicher, dass Finanztransaktionen aus
der Personalabrechnung korrekt in die Finanzbuchhaltung übernommen werden und Perso-
nalauszahlungen geleistet werden können. Um eine nahtlose Kommunikation zwischen den
Systemen sicherzustellen, muss die bestehende Schnittstelle und die Integration der Daten
überprüft und angepasst werden.
Zusätzlich erfolgt auch die Umstellung von SAP-HCM auf SAP-S4/HANA. Mit Hilfe von SAP-
S/4 HANA können optimierte und standardisierte Geschäftsprozesse implementiert wer-
den. Dazu müssen eventuell individuelle Anpassungen und spezifische Geschäftslogiken in
das neue System integriert und getestet werden. Hierzu sind umfangreiche Funktions-, Integ-
rations- und Benutzertests erforderlich bei gleichzeitiger Gewährleistung der fristgerechten
und korrekten Auszahlung von Gehältern und Versorgungsbezügen von ca. 9.500 Abrech-
nungsfällen (inkl. CVUA, bonnorange AöR, Theater, SGB).
Dabei sind alle eingesetzten Module des SAP-HCM (PA- Personaladministration, PY- Perso-
nalabrechnung, OM-Organisationsmanagement, Personalkostenplanung, PT–Zeitwirtschaft
und die Self-Services über Fiori) grundlegend auf Funktionalität zu überprüfen. Bestehende
Geschäftsprozesse müssen analysiert und gegebenenfalls neu gestaltet werden, um die Vor-
teile der neuen Software vollständig zu nutzen. Neue Funktionalitäten einzurichten, bedarf ei-
nes dauerhaften Prozesses, da nur sukzessive neue Module eingeführt werden können (z.B.
die Digitalisierung des Reisekostenmanagements, Zeitmanagements oder des Dokumenten-
managements).
Zudem müssen die Anwender des HCM (ca. 120 Backend-User und 4.500 Self-Service-Nut-
zer) im Umgang mit der neuen Software geschult werden, um einen reibungslosen Übergang
sicherzustellen.
Erschwerend ist zu berücksichtigen, dass SAP-HCM bei regio.it Aachen und das SAP-FI-Sys-
tem bei der Stadt Bonn gehostet werden. Hier sind die Netzwerkanforderungen und -verbin-
dungen unter S/4HANA einzurichten und sicherzustellen. Maßnahmen zur Sicherung der Da-
ten müssen implementiert werden.
Die Umstellung auf S4/HANA mit den vorhandenen Personalressourcen im laufenden Betrieb
wird nicht umsetzbar sein, weshalb die Einrichtung bzw. Bereitstellung zusätzlicher, personel-
ler Projektressourcen im Umfang von insgesamt einer VZÄ mit Stellenwerten von A11 LBesG
NRW bzw. E10 TVöD erforderlich sein wird.
Amt 10-12 Organisationsentwicklung:
Im Rahmen zweier Vorprojekte soll geprüft werden, inwieweit die Einführung von Dunkelver-
arbeitungen möglich ist und ob eine Umstellung von einer dezentralen auf eine zentraleSeite 20 von 26
2
Buchhaltung realisiert werden kann. Sofern beide Vorhaben positiv bewertet werden, werden
umfassende personelle und prozessuale Anpassungen notwendig, die mit dem bestehenden
Personal der Organisationsentwicklung allein nicht zu bewältigen sind.
Derzeit wird die Buchhaltung nicht zentral abgewickelt, sodass viele der relevanten Mitarbei-
tenden nicht im Kassen- und Steueramt, sondern dezentral in den Fachbereichen tätig sind.
Eine Auswertung hat ergeben, dass aktuell 711 User außerhalb der Finanzbuchhaltung über
eine entsprechende Berechtigung verfügen. Diese User verteilen sich nahezu auf sämtliche
Fachbereiche der Stadtverwaltung und der bonnorange AöR. Unklar ist jedoch, welchen Stel-
lenanteil die Tätigkeit der dezentralen Finanzbuchhaltung jeweils einnimmt, weshalb dieser
stets durch eine Einzelfallanalyse zu ermitteln ist (z. B. Auswertung von Fallzahlen, Hospitati-
onen etc.). Eine Zentralisierung hätte zur Folge, dass diese anteiligen Personalressourcen
künftig grundsätzlich beim Kassen- und Steueramt verortet werden müssten und somit folglich
eine Umverteilung der personellen Ressourcen notwendig wäre. In diesem Zusammenhang
müssen jedoch auch Stellenanteile identifiziert werden, die weiterhin in den Fachämtern ver-
bleiben, da der Großteil der betreffenden 711 Mitarbeitenden neben Buchungstätigkeiten auch
andere Aufgaben wahrnehmen.
Darüber hinaus muss das Aufgabenvolumen für die neue zentralisierte und teilautomatisierte
Buchhaltung analysiert werden. Die angestrebte Einführung der Dunkelverarbeitung in Verbin-
dung mit einer Zentralisierung würde dazu führen, dass einige der bisher manuell ausgeführten
Tätigkeiten automatisiert werden. Da derzeit Erfahrungswerte mit der Dunkelverarbeitung feh-
len, müssen die notwendigen Daten über einen längeren Zeitraum hinweg erst noch erhoben
und anschließend ausgewertet werden.
Folglich muss eine erhebliche Umverteilung von personellen Ressourcen geprüft werden, wel-
che mit einem erhöhten Abstimmungsaufwand mit einer Vielzahl von Fachbereichen einher-
geht, da es sich meist um Stellenanteile handelt, die auf verschiedene Stellen verteilt sind. So
gestaltet sich ein Wegfall bzw. eine Verlagerung in der Praxis häufig schwierig. Im Zuge des-
sen sind daher ebenso Entscheidungen zu treffen, wie mit Stellenanteilen in einem geringfü-
gigen Umfang umgegangen werden soll, mithin, ob diese im Fachbereich verbleiben. Des Wei-
teren haben personelle Änderungen ebenso Auswirkungen auf die Aufbauorganisation der
Verwaltung, sodass auch zu prüfen ist, welche Auswirkungen die Änderungen auf die Struktur
der einzelnen Organisationseinheiten und darüber hinaus auf bestehende Prozesse haben
wird. Im Zuge dessen ist ebenso das Thema Changemanagement von großer Bedeutung,
sodass bei den prozessualen und personellen Veränderungen die Mitarbeitenden und Füh-
rungskräfte von Beginn an entsprechend großumfänglich begleitet und informiert werden müs-
sen.
Ein weiterer zentraler Aspekt, der mit der Einführung der Dunkelverarbeitung einhergeht, ist
die Neugestaltung und Anpassung von Dienstvorschriften. Diese müssen präzise festlegen,
welche Aufgabenbereiche durch die Automatisierung abgedeckt werden und wie die verblei-
benden manuellen Tätigkeiten in die Prozesse integriert werden. Die automatisierten Abläufe
müssen klar dokumentiert und durch Kontrollmechanismen abgesichert werden, um die Qua-
lität der Prozesse zu gewährleisten. Darüber hinaus müssen die neuen Vorschriften auch die
veränderten Rollen der Mitarbeitenden thematisieren, die zunehmend als Prozessüberwacher
und Analytiker fungieren.
Amt 10-2 IT:
Die anstehende Migration auf SAP-S/4HANA bringt umfassende Veränderungen mit sich, so-
wohl in Bezug auf die Systemarchitektur als auch auf die personellen Ressourcen. Aktuell
betreiben zwei Systemadministratoren das bestehende SAP-R/3-System mit je einer Produk-
tions-, Test- und QS-Umgebung. Diese Infrastruktur wird nach aktuellem Stand noch bis min-
destens 2030 erforderlich sein.Seite 21 von 26
3
Die Migration auf SAP-S/4HANA und der parallele Betrieb des SAP-R/3-Systems erfordern
eine gezielte Erweiterung des IT-Personals. Während das bestehende System mit zwei Admi-
nistratoren bestmöglich betrieben wird, ist für die neue SAP-S/4HANA-Umgebung ein zusätz-
licher Bedarf von 2 Systemadministratoren erforderlich.
Diese Fachkräfte werden sich primär mit dem Aufbau der neuen Systemlandschaft nach Vor-
gabe des Fachamtes, der Migration, der Datenhygiene sowie der Qualitätssicherung und
schlussendlich mit dem dauerhaften Betrieb beschäftigen. Damit sind sie entscheidend und
erfolgskritisch für einen reibungslosen Übergang und die langfristige Stabilität der neuen Sys-
temlandschaft.
Der Mehrbedarf ist eng mit der erhöhten Komplexität des neuen Systems verwoben. SAP-
S/4HANA ist erheblich komplexer als das Altsystem SAP-R/3. Die neue Plattform erfordert
eine tiefere technische Expertise, insbesondere im Hinblick auf die Verwaltung von HANA-
Datenbanken, die Echtzeit-Datenverarbeitung und einer möglichen Integration von Cloud-
Diensten. Studien zeigen, dass die Verwaltung von SAP-S/4HANA-Systemen bis zu 30-40%
mehr Arbeitsaufwand bedeutet als die Verwaltung von SAP-R/3-Systemen. Ursächlich hierfür
ist die erhöhte Komplexität der neuen Umgebung. (Quelle: [DSAG-Leitfaden für SAP
S/4HANA-Migration (https://www.dsag.de/), 2021)
Die Umstellung auf SAP-S/4HANA erfordert spezifisches Know-how, das über das Wissen
hinausgeht, das für SAP-R/3 notwendig ist. Da die derzeitigen Administratoren erst 2030 in
dieses Feld eingearbeitet werden können, besteht ein unmittelbarer Bedarf an zusätzlichen
Ressourcen, um diese Lücke füllen.
Die Verfügbarkeit der Administratoren ist ein kritischer Faktor, insbesondere mit Blick auf Ur-
laub, Krankheit und andere Abwesenheiten. Bei einer Mindestbesetzung von zwei Administra-
toren könnten Ausfälle schwerwiegende Betriebsunterbrechungen nach sich ziehen, was bei
einem unternehmenskritischen System wie SAP-S/4HANA nicht akzeptabel ist.
Der Betrieb von SAP-S/4HANA erfordert, besonders bei einem externen Dienstleister, die Ein-
haltung strenger SLA-Vorgaben (Service Level Agreements). Die Betriebszeit und schnelle
Fehlerbehebung müssen rund um die Uhr gewährleistet sein. Dies erfordert eine kontinuierli-
che Überwachung und Wartung, die mit der aktuellen Personalkapazität nicht abgedeckt wer-
den kann.
Amt 14
Das Rechnungsprüfungsamt übernimmt in der Entwicklungs- und Migrationsphase hierbei
eine das Projekt begleitende Beratungs- und Prüfungsrolle. Da es sich bei der Umstellung des
aktuellen SAP-Systems auf SAP-S4/HANA um ein hochkomplexes, interdisziplinäres und sehr
umfangreiches Gesamtprojekt mit insgesamt zehn Teilprojekten und diversen Vorprojekten
handelt, ist dem Rechnungsprüfungsamt eine kontinuierliche und begleitende Prüfung zu er-
möglichen, um der Erfüllung des gesetzlichen Prüfauftrags im Sinne des § 104 Abs. 1 Ziff. 3
GO NRW auf die Unbedenklichkeit des Einsatzes vor Produktivsetzung nachkommen zu kön-
nen, ohne den avisierten Projektabschluss zum 31.12.2029 zu verzögern. Dies soll durch fort-
laufende Abstimmungen mit den jeweiligen Teilprojektleitungen und dem Ziel der Zusammen-
stellung von prüfungsfähigen Unterlagen zu allen Vor- und Teilprojekten ermöglicht werden.
Aus dem hohen Projektaufwand bei den anderen beteiligten Fachbereichen resultiert spiegel-
bildlich auch ein deutlich erhöhter Arbeitsaufwand in der Rechnungsprüfung als Prüfungs-
instanz.
Aufgrund der Komplexität des Projektes ist es außerdem erforderlich, das Fachwissen der
Prüfer durch Schulungen projektorientiert zu erweitern, um neben der Ersteinführung auch beiSeite 22 von 26
4
Folgeprüfungen das für die Prüfung notwendige Fachwissen im Bereich SAP-S4/HANA sicher-
zustellen. Hierzu wird es unabdingbar sein, mindestens einen Prüfer sowie eine Vertretung im
Themengebiet SAP-S4/HANA zu spezialisieren. Es ist davon auszugehen, dass diese umfas-
senden Schulungs- und Spezialisierungsmaßnahmen Einfluss auf den laufenden Betrieb ha-
ben und Personalressourcen maßgeblich binden werden.
Die Aufgabe einer solchen kontinuierlichen und begleitenden Prüfung inklusive der hiermit ein-
hergehenden Schulungen wird daher mit den vorhandenen Personalressourcen im laufenden
Betrieb nicht umsetzbar sein, weshalb die Einrichtung bzw. Bereitstellung zusätzlicher perso-
neller Projektressourcen im Umfang von insgesamt einer VZÄ mit Stellenwerten von A11
LBesG NRW bzw. E10 TVöD im Rechnungsprüfungsamt erforderlich sein wird.
Amt 20
Die S/4HANA-Umstellung als Zukunftsprojekt hat erhebliche Auswirkungen auf die Personal-
ressourcen der bestehenden Organisationsstruktur des Amtes 20. Neben umfangreichen
Tests der Vorprojekte, insbesondere der neuen Budgetierungsregeln, die sich komplett von
den derzeitigen Systemeinstellungen unterscheiden, muss die Arbeitsbereitschaft der Haus-
haltsplanung und -bewirtschaftung sichergestellt sein. Dazu soll der/die Stelleninhaber*in der
neuen Stelle überwiegend mit den Test- und Customizingaufgaben betraut werden. Die Pro-
jektarbeit bei der ERP-Einführung in den Jahren 2006 bis zur Erstellung der Eröffnungsbilanz
haben gezeigt, dass sämtliche Werteflüsse (Ein- und Auszahlungen, Ertrags- und Aufwands-
buchungen, Stammdatenpflege und Pflege diverser Hierarchien) kleinstteilig überprüft werden
müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Haushaltsplanung und der Jahresabschluss
fehlerfrei und gemäß den amtlichen Mustern der Gemeindeordnung NRW erstellt werden. Zu-
dem wird darauf hingewiesen, dass durch den ständigen Arbeitsanstieg (wirkungsorientierter
Nachhaltigkeitshaushalt, webbasierter IKVS-Haushalt), keine freien Personalressourcen vor-
handen sind, um diese zusätzlichen Arbeiten aufzufangen.
Diese Tätigkeit im Haushaltsbereich wird mit den vorhandenen Personalressourcen im laufen-
den Betrieb nicht umsetzbar sein, weshalb die Einrichtung bzw. Bereitstellung zusätzlicher,
personeller Projektressourcen im Umfang von insgesamt einer VZÄ mit Stellenwerten von A11
LBesG NRW bzw. E10 TVöD in der Kämmerei erforderlich sein wird.
Amt 21
Amt 21-02 Stabsstelle Interne Dienste, IKS inklusive Projektmanagement:
Die Stabsstelle 21-02 als Shared-Service-Center des Kassen- und Steueramtes übernimmt
verwaltungsintern zusammen mit dem Amt 20 die Aufgabe der Gesamtprojektleitung für das
Umstellungsprojekt SAP S/4HANA. Der Stabsstelle wird daher in diesem mehrjährigen, ver-
waltungsweiten Großprojekt eine besondere Bedeutung und Verantwortung zuteil.
Angesichts der herausgehobenen Relevanz des Projekts nicht zuletzt zur Aufrechterhaltung
der Kernfunktionen der gesamten Stadtverwaltung ist für dieses ein förmliches Projekt Ma-
nagement Office (PMO) im Bereich der Stabsstelle zu bilden, welches personell adäquat und
anforderungsgerecht ausgestattet sein muss. In diesem Bereich laufen alle für das Projekt
strategisch relevanten Fragestellungen zusammen, die auf Ebene der Gesamtprojektleitung
gebündelt, aufbereitet und zur Entscheidung vorbereitet werden. Der Erfolg des Projekts hängt
somit eng mit einem gut aufgestellten PMO zusammen, welches den fachlichen, ressourcen-
mäßigen und zeitlichen Gesamtüberblick über das Projekt sicherstellt und insbesondere auf-Seite 23 von 26
5
grund der Vielzahl von Abhängigkeiten der Teilprojekte untereinander eine Gesamtkoordina-
tion gewährleistet. Das Projektkernteam wird sich daher aus der Gesamtprojektleitung, dem
PMO sowie den Teilprojektleitungen zusammensetzen.
Das PMO sowie die Gesamtprojektleitung übernehmen neben dem klassischen Sitzungs- und
Terminmanagement sowie der Workshopplanung insbesondere:
- Planung und Steuerung des Gesamtprojekts,
- Aufnahme und Berücksichtigung von Stakeholderinteressen,
- Koordination, Unterstützung und Begleitung des (externen) Change Managements,
- Risiko- und Qualitätsmanagement,
- Projektcontrolling und Dokumentationsaufgaben,
- Vorbereitung und Teilnahme an Gremiensitzungen (z. B. städtische Gremien, Len-
kungsausschuss SAP S/4HANA),
- Fachliche und konsensuale Erarbeitung eines Fein- sowie Berechtigungs- und Rollen-
konzepts für SAP S/4HANA zusammen mit der externen SAP-Beratung sowie den Teil-
projektleitungen.
Daneben werden durch die Gesamtprojektleitung sowie das PMO auch noch weitere fachliche
Aufgaben im Projekt übernommen, die insbesondere vor dem Hintergrund an die gewollte An-
näherung an SAP-Standards zusammen mit den Teilprojektleitungen umgesetzt werden müs-
sen. Hierbei steht die Bewertung der aktuellen SAP-Daten/-Strukturen und Ist-Prozesse im
Fokus. Diese bilden unter Beachtung von Prozessoptimierungen unter Ausschöpfung der
S/4HANA-Innovationen sowie mit dem Fokus auf Standardisierung und Effizienzsteigerung die
Grundlage zur Konzeption der neuen S/4HANA-Umgebung. Diese Tätigkeit wird u.a. mit in-
tensiven Tests im SAP-Testsystem zur Prüfung auf Korrektheit, Funktionsfähigkeit und Pra-
xistauglichkeit sowie deren Dokumentation für das Freigabeverfahren zur Produktivsetzung
der Software einhergehen.
Auf dieser Basis bedarf es der Erstellung von Schulungsunterlagen für die künftigen S/4HANA-
Anwendenden sowie deren Unterweisung. Die Dienstanweisung der Finanzbuchhaltung (DA
21.01) wird ebenfalls aufgrund der geänderten Prozesse zu überarbeiten sein, gleiches gilt für
die bestehenden Hantierungsanweisungen und vorgenommenen bzw. noch vorzunehmenden
Prozessvisualisierungen (einschließlich des IKS im Kassen- und Steueramt sowie der SAP-
Anwenderleitfäden).
Die Teilprojektleitungen sind bei zentralen Fragestellungen wie z.B. dem Berechtigungskon-
zept oder der Datenübernahme/-archivierung (jeweils gesonderte Teilprojekte) einzubeziehen.
Es bestehen zwischen den Modulen in SAP und den geplanten Teilprojekten viele Querver-
bindungen und Abhängigkeiten, die durch die Teilprojektleitungen unter Einbeziehung der Ge-
samtprojektleitung zu berücksichtigen und konsensual umzusetzen sind.
Parallel zu diesem Umstellungsprojekt sind darüber hinaus im Kassen- und Steueramt bereits
jetzt und auch in kommenden Jahren weitere unabweisbare Projekte durchzuführen, für die es
entweder eine gesetzliche, zeitlich vorgegebene Umsetzverpflichtung gibt oder aber die aus
anderen Gründen zwingend umzusetzen sind. Auf die in der Vorlage beispielhaft genannten
Projekte wird an dieser Stelle hingewiesen. Aufgrund der mehrjährigen Projektlaufzeit des Um-
stellungsprojekts müssen diese Projekte parallel vorangetrieben und in die Umsetzung ge-
bracht werden, was nur gelingen kann, wenn auch hierzu entsprechende personelle Ressour-
cen zur Verfügung stehen.
Vor dem Hintergrund, dass zur Übernahme der Gesamtprojektleitung durch das Kassen- und
Steueramt keine eigene Stelle geschaffen, sondern – losgelöst einer noch vorzunehmenden
Stellenwertüberprüfung – auf eine bereits vorhandene Stelle aus der Stabsstelle zurückgegrif-
fen wird, besteht zum anforderungsgerechten Aufbau des PMO für SAP S/4HANA sowie zurSeite 24 von 26
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Fortführung bzw. Initiierung der weiteren, parallel laufenden Projekte der Bedarf an zwei zu-
sätzlichen Stellen. Diese zwei VZÄ sind mit Stellenwerten von A 11 LBesG NRW bzw. E10
TVöD auszuweisen.
Amt 21-1 Debitorenbuchhaltung, Zahlungsabwicklung, Vollstreckung:
Das Forderungsmanagement, die Stammdaten-, Offene-Posten- und Korrespondenzverwal-
tung sowie Zahlungsabwicklung erfolgen in SAP-PSCD. Mit diesem SAP-Modul wird daher
zentral ein effizientes Kassen- und Einnahmemanagement im öffentlichen Sektor sicherge-
stellt. Im Bereich der Einnahmebuchhaltung wird aufgrund zwingender steuerlicher Bestim-
mungen und unter Berücksichtigung des zeitlichen Umstellungsrahmens verpflichtend ein voll-
ständig neuer, bis dato noch nicht vorhandener E-Rechnungsworkflow für Ausgangsrechnun-
gen einzuführen sein, der an eine der vorhandenen Portallösungen des Bundes oder des Lan-
des NRW angebunden werden muss. In diesem komplexen Komplementärprojekt zur Umstel-
lung auf SAP S/4HANA werden sämtliche Mitglieder des Teilprojekts den neuen E-Rech-
nungsworkflow konzeptionieren, näher ausgestalten und in der neuen Systemumgebung um-
setzen.
Darüber hinaus ist im Zusammenhang mit dem Umstellungsprojekt geplant, die aktuell im Ein-
satz befindliche Vollstreckungssoftware (derzeit PhinAVV) durch eine performantere Software
abzulösen. Dies bedarf der Einbeziehung des Sachgebietes Vollstreckung, der Einnahme-
buchhaltung sowie der Zahlungsabwicklung. Die Software soll sowohl Zahlungseingänge aus
PSCD automatisiert Vollstreckungsfällen zuordnen als auch beizutreibende Forderungen aus
PSCD erhalten und Nebenforderungen sowie Wertberichtigungen (z.B. Niederschlagungen)
in PSCD buchen. Angestrebt wird, dies in Echtzeit mittels einer sogenannten Live-Schnittstelle
sicherzustellen. In diesem Zusammenhang ist es eine weitere Zielsetzung, die derzeit noch
vorhandene sogenannte Niederschlagungskonserve durch einen funktionalere Alternative ab-
zulösen.
Weitergehend werden die Mitglieder dieses Teilprojektes im Teilprojekt „Customer Vendor In-
tegration“ unterstützen, da in diesem die Stammdaten der vorhandenen Kreditoren aus dem
Modul SAP-FI mit den Stammdaten der vorhandenen Geschäftspartner aus dem Modul PSCD
überprüft und zu einem modulübergreifenden Einheitsstammdatensatz „SAP Business Part-
ner“ zusammengeführt werden müssen. Hierfür sind ergänzend zu den Fachkenntnissen der
Teilprojektleitung „Customer Vendor Integration“ im Bereich des FI gleichermaßen Fachkennt-
nisse im Bereich des PSCD unabdingbar.
Diese Projekttätigkeiten für das Forderungsmanagement, die Implementierung des zusätzli-
chen E-Rechnungsworkflows für Ausgangsrechnungen und die Zahlungsabwicklung werden
mit den vorhandenen Personalressourcen im laufenden Betrieb nicht umsetzbar sein, weshalb
die Einrichtung bzw. Bereitstellung zusätzlicher, personeller Projektressourcen im Umfang von
einem VZÄ mit dem Stellenwert A11 LBesG NRW bzw. E10 TVöD zur Entlastung des Projekt-
personals von den Linienaufgaben erforderlich sein wird.
Amt 21-2 Anlagenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung:
Das Teilprojekt „FI-AA/VIM“ umfasst sowohl die Kreditoren- als auch die Anlagenbuchhaltung.
In diesem werden neben den für die Verwaltung des Anlagevermögens und der zugeordneten
Sonderposten (Investitionsförderungen) erforderlichen Funktionen, insbesondere die Bu-
chungsvorgänge, die Abschreibungen (AfA) sowie die Stammdatenverwaltung, konzipiert. Die
Anlagenbuchhaltung FI-AA ist ein Nebenbuch zu dem Hauptbuch FI, in das es konsolidierte
Bewegungsdaten abliefert. Zudem wird in VIM (Vendor-Invoice-Management) der E-Rech-
nungsworkflow für Eingangsrechnungen abgebildet, was ebenfalls Daten an FI-AA und FI ab-
gibt. Im Zuge des Projektes sind FI-AA und VIM an die Systemvoraussetzungen im neuen
S/4HANA System anzupassen.Seite 25 von 26
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Der E-Rechnungsworkflow für Eingangsrechnungen (VIM) soll gleichzeitig an eine der vorhan-
denen Portallösungen des Bundes oder des Landes NRW angebunden werden. Die beste-
henden Prozesse und Sonderprogrammierungen (Eigenentwicklungen) sollen überprüft und
möglichst standardnah ausgeprägt werden. In der Anlagenbuchhaltung sollen systematisch
die Stammdaten und Bewertungsbereiche konsolidiert werden. Zudem ist geplant die Anlage
und Änderung von Anlagenstammdaten zu digitalisieren und mit beschreibenden Maßnah-
menblättern zu versehen.
Die Tätigkeiten in der Anlagenbuchhaltung werden mit den vorhandenen Personalressourcen
im laufenden Betrieb nicht umsetzbar sein, weshalb die Einrichtung bzw. Bereitstellung zu-
sätzlicher, personeller Projektressourcen im Umfang von einem VZÄ mit dem Stellenwert A11
LBesG NRW bzw. E10 TVöD zur Entlastung des Projektpersonals von den Linienaufgaben
erforderlich sein wird.
Im Teilprojekt „Neues Hauptbuch FI“ ist die Abwicklung des externen Rechnungswesens als
Grundlage für die Erstellung der Bilanz und der Ergebnisrechnung sowie des Jahresabschlus-
ses für S/4HANA zu konzipieren. Die geplante Einführung des neuen Hauptbuches ermöglicht
u.a. einen gänzlich neuen Belegsplitt, d.h. die automatisierte Auffächerung der Belegpositio-
nen und damit eine höhere Datenqualität (z.B. hinsichtlich Steuerbuchungen/-erklärungen).
Zu den Haupttätigkeiten in diesem Teilprojekt wird die Konzeption der für die Bilanzerstellung
grundlegenden Prozesse im Hauptbuch erforderlichen Ausgestaltung des neuen SAP-
S/4HANA-Systems gehören. Darüber hinaus wird das unter SAP-S/4HANA zwingend zu nut-
zende Neue Hauptbuch sowie die gewinnbringende Funktion des Belegsplitts konzipiert und
in die übrigen Prozesse der Hauptbuchhaltung integriert. Hierbei soll zudem die Abbildung
abweichender Rechnungslegung zum NKF für EPSAS, IPSAS sowie nach Steuerrecht be-
rücksichtigt werden. Dies bedingt insbesondere mit Blick auf die zwingende Einhaltung der
steuerlichen Rechnungslegungsvorschriften auch eine enge Abstimmung mit dem steuerli-
chen Risikosystem im Sinne von Tax Compliance.
Die Tätigkeiten in der Kreditorenbuchhaltung werden mit den vorhandenen Personalressour-
cen im laufenden Betrieb nicht umsetzbar sein, weshalb die Einrichtung bzw. Bereitstellung
zusätzlicher, personeller Projektressourcen im Umfang von einem VZÄ mit dem Stellenwert
A11 LBesG NRW bzw. E10 TVöD zur Entlastung des Projektpersonals von den Linienaufga-
ben erforderlich sein wird.Seite 26 von 26