Einleitung des Vergabeverfahrens zur IT-Beschaffung Fördermittelmanagement - Stadt Bonn als Fördermittelgeberin

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
241734
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Einleitung des Vergabeverfahrens zur IT-
Beschaffung Fördermittelmanagement - Stadt Bonn
als Fördermittelgeberin
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
19.11.2024 Empfehlung
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
28.11.2024 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens gem. Ziffer 3.5 der Vergabeordnung der
Bundesstadt Bonn für folgende Maßnahme wird zugestimmt:
Einleitung eines Vergabeverfahrens - Auftragserweiterung der bestehenden
Fördermittelmanagementsoftware um das Modul "Stadt als Fördermittelgeberin"
Begründung
Um die Beantragung von städtischen Fördermitteln für die
Fördermittelempfänger*innen sowie die Abwicklung (Einreichung & Prüfung der
Verwendungsnachweise) der städtischen Förderprogramme digital ermöglichen
zu können, soll eine Fördermittelmanagementsoftware mit der Perspektive „Stadt
als Fördermittelgeberin“ mit den folgenden Zielen implementiert werden.￿
• Vereinfachung der Sachbearbeitung von Fördermittelprogrammen
• Standardisierung von Prozessen zur Verwaltung von Fördermitteln in den
unterschiedlichen Fachämtern
• Vereinheitlichung der Fördermittelbeantragung für die
Zuwendungsempfänger*innen
• Reporting-Funktion für Steuerung/Transparenz/Übersicht￿
• Komplett digitale Beantragung und Abwicklung der Programme für
Verwaltung & Fördermittelnehmer*innen
Die Stadt Bonn bietet aktuell bereits verschiedene Förderprogramme (z.B.
Solares Bonn und Begrünung) an und wird im Zuge der Umsetzung des BonnerSeite 1 von 4
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Klimaplans weitere Angebote ergänzen, welche zur Erreichung der
Klimaneutralität bis 2035 beitragen sollen.
Aber auch bereits vor Beschluss des Klimaplans, ist die Stadt Bonn als
Fördermittelgeberin aufgetreten. Durch das gesteigerte Finanzvolumen, welches
die Stadt Bonn im Rahmen von Förderprogrammen verausgabt, sind effiziente
Rahmenbedingungen für Verwaltung und Antragstellende deutlich wichtiger
geworden.
Derzeitiger Sachstand
Bislang verfügt die Stadt Bonn über keine einheitliche Software für ihre
Förderprogramme. Vielmehr gibt es verschiedene Insellösungen.
Für die Perspektive „Stadt als Fördermittelgeberin“ wurde 2022 beschlossen eine
Software zu beschaffen (s. DS-Nummer 220580).
Schon im damaligen Projekt-Auftrag wurde aufgeführt, dass die Perspektive
„Stadt als Fördermittelgeberin“ berücksichtigt wird. Die beschaffte
Fördermittelmanagementsoftware bietet diese Möglichkeit, sodass hier die
Perspektive „Stadt als Fördermittelgeberin“ freigeschaltet werden kann mit Hilfe
einer Auftragserweiterung. Die betroffenen Fachämter haben vorab
Leistungsanforderungen aufgestellt, die die Software erfüllt. Ergänzend konnten
die Verwaltung die Software vorab testen.￿￿
Beschreibung des Nutzens
a)￿￿￿￿￿￿￿￿￿￿￿￿￿Nutzen für die Verwaltung
Durch die Einführung einer softwarebasierten Lösung soll die Verwaltung der
Anträge vereinfacht sowie die Beratung/Kommunikation mit den
Antragsteller*innen verbessert werden.
Ergänzend können mit Hilfe der Software Auswertungen, Reportings und
Übersichten für eigene Bedarfe (strategisch oder auch zwecks Vermeidung von
Doppelförderungen) sowie für Anfragen von Politik & Medien erstellt werden.
Weitere Vorteile:
• Transparenz, Vereinheitlichung und optimierter Workflow
• Arbeitszeiteinsparung
• E-Akte (perspektivisch)
• Vereinfachte Übergabe bei Vertretungen (Urlaub/Krankheit)
• SAP-Schnittstelle (perspektivisch) ￿
b)￿￿￿￿￿￿￿￿￿￿￿￿Nutzen für Antragsteller*innen
Antragsteller*innen können Ihre Anträge samt Anlagen komplett digital einreichen
sowie (Rück-)Fragen mit den entsprechenden Sachbearbeitungen klären. Das
Antragsverfahren soll damit vereinfacht werden.Seite 2 von 4
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Vergabeart
öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
X Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) X Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
VOB X UVgO VgV 97.600,--
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.01.26 IT-Betrieb diverse 52* und 54*
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja X nein ja X nein freigegeben X vorgesehen
Einmalige konsumtive Kosten der Maßnahme zur Implementierung in 2024
￿
￿ Brutto Finanzstell
e / FiPos
Veranschla
gt in
Noch
bereitzustell
en
Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen
￿8.330
EUR
(Einführung
s-
pauschale
&
Installations
-
leistungen￿
Online-
Portal)
7.437,50
EUR
(Schulunge
￿1102001
26
72.1000
110200126
74.1000
2024
2024
￿ 11000011
9,
72.1000
11000011
9,
72.1000Seite 3 von 4
Seite 4
n)
Einzahlungen /
Erträge
￿ ￿ ￿ ￿
Haushaltsbelast
ung jährlich
￿ ￿ ￿ ￿ ￿
￿
Konsumtive Kosten der Maßnahme jährlich einschließlich Folgekosten
￿
￿ Brutto Finanzstell
e / FiPos
Veranschla
gt in
Noch
bereitzustell
en
Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen
￿20.444,20
EUR
(Lizenzen
für
Software
und
Nutzer*inne
n-
Accounts)
￿11020012
6
74.1000
2024 ￿ 11000011
9,
72.1000
Einzahlungen /
Erträge
￿ ￿ ￿ ￿ ￿
Haushaltsbelast
ung jährlich
￿20.444,20
EUR
￿
Anlage/n
KeineSeite 4 von 4