Einleitung des Vergabeverfahrens zur IT-Beschaffung "Dienstplan/ Personaleinsatzplanung"

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
241693
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Einleitung des Vergabeverfahrens zur IT-
Beschaffung "Dienstplan/ Personaleinsatzplanung"
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
19.11.2024 Empfehlung
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
28.11.2024 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung Vergabeverfahrens zur Beschaffung einer IT-Anwendung
"Dienstplan/ Personaleinsatzplanung" gemäß Ziffer 3.5 der Vergabeordnung
wird zugestimmt
Begründung
Beschreibung des Vorhabens
Im Rahmen der Einführung eines neuen Personalmanagementsystems SAP
HCM zum 01.01.2022 wird auch sukzessive das Zeitmanagement digitalisiert.
Bis Ende 2024 werden ca. 3.000 Mitarbeitende auf das digitale
Zeitmanagement über SAP HCM Fiori umgestellt sein. Um auch die Bereiche
mit Schichtsystem und Dienstplänen digital abbilden zu können, ist die
Installation eines weiteren Programmes erforderlich. Folgende Bereiche mit ca.
1.000 Mitarbeitenden sollen davon profitieren: Feuerwehr,
Ordnungsaußendienst, Wache „GABI“, Kläranlagen und das Sport- und
Bäderamt. Mit Hilfe eines Dienstplan-Programmes kann die
Personaleinsatzplanung qualifikationsbasiert und unter automatischer
Berücksichtigung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle erfolgen. Dabei können
die Mitarbeitenden gemäß ihren individuellen Fähigkeiten und Arbeitszeiten
optimal eingesetzt werden, da das Programm die vorhandenen Gegebenheiten
berücksichtigen kann und spontane Änderungen durch Ausfälle oder Tausch
von Einsätzen schnell anpassen kann, was bisher durch die manuelle
Personaleinsatzplanung viel Zeit in Anspruch nahm. Mit Hilfe des Dienstplan-
Programmes können Zuschläge für Dienst zu ungünstigen Zeiten, Vertretungen
und Erschwernisse digital erfasst werden und nach Genehmigung über den
Workflow automatisiert über die Entgeltabrechnung ausgezahlt werden.
Derzeitiger SachstandSeite 1 von 3
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Derzeit werden Schichtpläne manuell (zum Teil über Excel) erstellt. Zuschläge
für Dienst zu ungünstigen Zeiten, Vertretungen und Erschwernisse werden
derzeit manuell auf einem sogenannten „Stundenzettel“ erfasst, unterschrieben
und in der Buchhaltung „Personalservice“ ins SAP-System eingegeben, damit
sie über die Entgeltabrechnung ausgezahlt werden können.
Die manuelle Methode führt zu fehleranfälligen und zeitaufwändigen
Prozessen, insbesondere in der Verwaltung, im Streifendienst, in der
Verkehrsüberwachung und in der Personal-Buchhaltung.
Das Hauptziel ist die Integration aller Bereiche in SAP Fiori und die Erstellung,
sowie die Verwaltung der Schicht- und Dienstpläne gesamtstädtisch zu
digitalisieren.
Haushaltsmittel
Der Auftragswert wird mit rund 180.000 Euro für einen Zeitraum von vier Jahren
unter dem für Ausschreibungen relevanten EU-Schwellenwert von 215.000
EUR liegen. Die Haushaltsmittel wurden eingeplant und stehen für das
Haushaltsjahr 2024 bereit.
Vergabeart
öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
X Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) X Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
X UVgO VgV 4. Quartal 2024 - 4.
Quartal 2025
180.000 Euro
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.01.26 IT 541120/ 783100 1023280/
5102001260200
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja X nein ja X nein freigegeben X vorgesehen
Anlage/n
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