Änderung der Allgemeinen Bewilligungsbedingungen zur Projektförderung im Bereich der Kultur

Beschlussvorlage
öffentlich
241102
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
41 Kulturamt
Dezernat:
Dez. IV
Änderung der Allgemeinen
Bewilligungsbedingungen zur Projektförderung im
Bereich der Kultur
Beratungsfolge
Kulturausschuss 21.08.2024 Empfehlung
Rat 29.08.2024 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Die Allgemeinen Bewilligungsbedingungen für Projektförderungen im Bereich
der Kultur in der Fassung von Anlage 1 werden beschlossen.
Begründung
Bei der Überarbeitung der Bewilligungsbedingungen handelt es sich um eine
Anpassung in Anlehnung an die Aktualisierung der „Richtlinie zur Berücksichti-
gung von bürgerschaftlichem Engagement bei der Gewährung von Zuwendun-
gen im Zuständigkeitsbereich der Landesregierung Nordrhein-Westfalen“ vom
25. Oktober 2023.
Synopse
alt neu Erläuterung
1. Voraussetzungen
für die Bewilligung
eines Zuschusses
1. Voraussetzungen
für die Bewilligung
eines Zuschusses
1.2 Eigenmittel können
auch durch Eigenleis-
tung erbracht werden.
Die Eigenleistung muss
in einem angemesse-
nen Verhältnis im Hin-
blick auf das Projektziel
und die Gesamtfinan-
zierung stehen. Der
Eigenanteil sollte re-
gelmäßig 10 % der Ge-
samtkosten abdecken.
Hierzu können neben
1.2 Eigenmittel können
auch durch Eigenleis-
tung erbracht werden.
Die Eigenleistung muss
in einem angemesse-
nen Verhältnis im Hin-
blick auf das Projektziel
und die Gesamtfinan-
zierung stehen. Der
Eigenanteil sollte re-
gelmäßig 10 % der Ge-
samtkosten abdecken.
Hierzu können neben
Erhöhung i.H.v. 5 Euro
in Anlehnung an die
aktuelle Fassung der
„Richtlinie zur Berück-
sichtigung von bürger-
schaftlichem Engage-
ment bei der Ge-
währung von Zuwen-
dungen im Zuständig-
keitsbereich der Lan-
desregierung Nord-
rhein-Westfalen“,
Stand 25.10.2023.Seite 1 von 5
Seite 2
Barmitteln auch haupt-
und ehrenamtliche Per-
sonalkosten gehören.
Über Abweichungen
von dem anzusetzen-
den Umfang der
Eigenleistung entschei-
det das Kulturamt im
Einzelfall. Qualifizierte
ehrenamtliche Arbeit
kann mit 15 Euro/
Stunde brutto in Wert
gesetzt werden.
Barmitteln auch haupt-
und ehrenamtliche Per-
sonalkosten gehören.
Über Abweichungen
von dem anzusetzen-
den Umfang der
Eigenleistung entschei-
det das Kulturamt im
Einzelfall. Qualifizierte
ehrenamtliche Arbeit
kann mit 20 Euro/
Stunde brutto in Wert
gesetzt werden.
Anlage/n
1 Anlage 1_Bewilligungsbedingungen kulturelle Projektförderungen Stand Juni
2024 (öffentlich)Seite 2 von 5
Stand: Juni 2024
Allgemeine Bewilligungsbedingungen
kulturelle Projektförderungen der Bundesstadt Bonn
Diese Allgemeinen Bewilligungsbedingungen enthalten
Nebenbestimmungen im Sinne des § 36
Verwaltungsverfahrensgesetz NRW sowie notwendige
Erläuterungen. Die Nebenbestimmungen sind
Bestandteil des Bewilligungsbescheides, soweit dort
nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.
1. Voraussetzungen für die Bewilligung eines
Zuschusses
1.1 Die Stadt Bonn fördert im Bereich der kulturellen
Projektförderung im Wege der Fehlbedarfs-
finanzierung. Voraussetzung für eine Projektförderung
sind ausreichende, vorhandene Eigenmittel und
vorhandene, mindestens aber beantragte Drittmittel.
Diese Mittel müssen von den Zuschuss-
empfänger*innen mit der Antragstellung nach-
gewiesen werden. Über begründete Ausnahmen, d. h.
eine Förderung ohne vorhandene Eigenmittel oder
aber eine Förderung trotz nicht vorhandener Drittmittel,
entscheidet das Kulturamt. Eine Förderung erfolgt
nicht, wenn weder Eigenmittel noch Drittmittel
vorhanden bzw. beantragt sind.
1.2 Eigenmittel können auch durch Eigenleistung erbracht
werden. Die Eigenleistung muss in einem
angemessenen Verhältnis im Hinblick auf das
Projektziel und die Gesamtfinanzierung stehen. Der
Eigenanteil sollte regelmäßig 10 % der Gesamtkosten
abdecken. Hierzu können neben Barmitteln auch
haupt- und ehrenamtliche Personalkosten gehören.
Über Abweichungen von dem anzusetzenden Umfang
der Eigenleistung entscheidet das Kulturamt im
Einzelfall. Qualifizierte ehrenamtliche Arbeit kann mit
20 Euro/Stunde brutto in Wert gesetzt werden.
2. Abruf und Verwendung des Zuschusses
2.1 Der Zuschuss darf nur zur Erfüllung des im
Bewilligungsbescheid bestimmten Zwecks verwendet
werden; er ist wirtschaftlich und sparsam zu
verwenden.
2.2 Der dem Bewilligungsbescheid zugrundeliegende
Kosten- und Finanzierungsplan ist hinsichtlich des
Gesamtergebnisses verbindlich. Die Einzelansätze
dürfen um bis zu 20 % überschritten werden, wenn
diese Überschreitung durch entsprechende
Einsparungen bei anderen Einzelansätzen
ausgeglichen werden kann.
2.3 Der Zuschuss darf nur soweit und nicht eher
abgerufen werden, als er innerhalb von zwei Monaten
nach der Auszahlung für fällige Zahlungen verwendet
wird.
2.4 Der Zuschuss darf nur angefordert werden, wenn die
eigenen und sonstigen Mittel der Zuschuss-
empfänger*innen verbraucht sind. Wird ein Projekt
durch mehrere Zuschussgeber*innen gefördert, darf
der Zuschuss nur anteilig mit den Zuwendungen
anderer Zuwendungsgeber*innen angefordert
werden.
2.5 Ansprüche aus dem Bewilligungsbescheid dürfen
weder abgetreten noch verpfändet werden.
2.6 In zu begründenden Ausnahmefällen kann auf Antrag
der Bewilligungszeitraum verlängert werden.
3. Nachträgliche Änderung des Finanzierungsplans
Ermäßigen sich nach der Bewilligung die im Kosten-
und Finanzierungsplan veranschlagten Gesamtaus-
gaben für den Zuschusszweck, erhöhen sich die
Einnahmen oder treten neue Einnahmen hinzu, so
ermäßigt sich – wenn der Änderungsbetrag 500 EUR
übersteigt – der Zuschuss um den vollen Änderungs-
betrag.
4. Vergabe von Aufträgen
4.1 Bei der Schätzung der Auftragswerte ist § 3 der
Vergabeverordnung vom 12. April 2016 (BGBl. I S.
624) in der zum Zeitpunkt der Festsetzung der
Zuwendung gültigen Fassung entsprechend
anzuwenden. Hierbei ist grundsätzlich von der
geschätzten Gesamtvergütung (ohne Umsatzsteuer)
für die vorgesehene Leistung auszugehen.
Leistungen, die im Hinblick auf ihre technische und
wirtschaftliche Funktion einen einheitlichen Charakter
aufweisen, sind zusammenzufassen (funktionale
Betrachtungsweise). Hierbei sind organisatorische,
inhaltliche, wirtschaftliche sowie technische
Zusammenhänge zu berücksichtigen.
4.2 Zuwendungsempfänger*innen, deren zuwendungs-
fähige Ausgaben je Projekt bis zu 50 % aus
öffentlichen Mitteln finanziert werden, haben Aufträge
nur an fachkundige und leistungsfähige
Anbieter*innen nach wettbewerblichen Gesichts-
punkten zu vergeben. Soweit möglich sind dazu
mindestens drei Unternehmen (ab 25.000 EUR
Auftragswert sieben Unternehmen) zur Angebots-
abgabe aufzufordern. Verfahren und Ergebnisse sind
zu dokumentieren. Für Bau-, Liefer- und
Dienstleistungsaufträge bis zu einem voraus-
sichtlichen Auftragswert von 5.000 Euro ohne
Umsatzsteuer kann auf allgemein, zum Beispiel im
Internet, zugängliche Angebote zurückgegriffen
werden. Zum Nachweis der Wirtschaftlichkeit und
Sparsamkeit des Direktauftrags besteht gemäß Nr.
2.1 eine Mindestdokumentationspflicht, das heißt,
dass zumindest die Ermittlung von Vergleichspreisen
zu erfassen ist (formlose Preisermittlung). Ist dies
nicht möglich oder unzweckmäßig, ist die
Wirtschaftlichkeit der Beschaffungsmaßnahme in
anderer geeigneter Weise darzulegen.
4.3 Zuwendungsempfänger*innen, deren zuwendungs-
fähige Ausgaben je Projekt zu mehr als 50 % aus
öffentlichen Mitteln finanziert werden, haben, soweit
die Zuwendung, oder bei Finanzierung durch mehrere
Stellen der Gesamtbetrag der Zuwendungen, bis
500.000 Euro beträgt, Aufträge nur an fachkundige
und leistungsfähige Anbieter*innen nach wett-
bewerblichen Gesichtspunkten zu vergeben. Soweit
möglich sind dazu mindestens drei Unternehmen (ab
25.000 EUR Auftragswert sieben Unternehmen) zur
Angebotsabgabe aufzufordern. Verfahren und
Ergebnisse sind zu dokumentieren. Für Bau-, Liefer-
und Dienstleistungsaufträge bis zu einem
voraussichtlichen Auftragswert von 5.000 Euro ohne
Umsatzsteuer kann auf allgemein, zum Beispiel im
Internet, zugängliche Angebote zurückgegriffen
werden. Zum Nachweis der Wirtschaftlichkeit und
Sparsamkeit des Direktauftrags besteht gemäß Nr.
2.1 eine Mindestdokumentationspflicht, das heißt,
dass zumindest die Ermittlung von Vergleichspreisen
zu erfassen ist (formlose Preisermittlung). Ist dies
nicht möglich oder unzweckmäßig, ist die
Wirtschaftlichkeit der Beschaffungsmaßnahme in
anderer geeigneter Weise darzulegen.
4.4 Gelten für die Zuwendungsempfänger*innen (Hoch-
schule, Forschungseinrichtung, sonstige Einrichtung)
spezielle vergaberechtliche Vorgaben, so sind bei der
Vergabe von Aufträgen zur Erfüllung des
Zuwendungszwecks die nach dem jeweiligen
speziellen Vergaberecht anzuwendenden Vergabe-Seite 3 von 5
Stand: Juni 2024
grundsätze in der zum Zeitpunkt der Vergabe gültigen
Fassung zu beachten.
4.5 Verpflichtungen der Zuwendungsempfänger*innen
als Auftraggeber*innen gemäß Teil 4 des Gesetzes
gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die
verpflichtende Anwendung des Tariftreue- und
Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (TVgG NRW)
bleiben unberührt.
5. Beschaffung von Gegenständen
5.1 Gegenstände, die zur Erfüllung des Zuschusszwecks
erworben oder hergestellt werden, sind für den
Zuschusszweck zu verwenden und sorgfältig zu
behandeln. Die Kosten der Unterhaltung dieser
Gegenstände tragen die Zuschussempfänger*innen
in voller Höhe. Über diese Gegenstände darf vor
Ablauf der festgelegten zeitlichen Bindung
(„Zweckbindungsdauer“) nicht verfügt werden. Die
Zweckbindungsdauer entspricht dem im Bewilligungs-
bescheid genannten Bewilligungszeitraum.
5.2 Im Falle der Anschaffung von technischem Gerät oder
Zubehör, ist der projektbezogene Zweck der
Gegenstände sowie deren weiterer Verbleib in
Textform zu dokumentieren und mit dem
Verwendungsnachweis einzureichen.
5.3 Im Falle der Anschaffung von technischem Gerät oder
Zubehör mit einem Anschaffungs- oder
Herstellungswert über 800 Euro netto, ist vor der
Anschaffung oder Herstellung von den Zuschuss-
empfänger*innen zusätzlich zu der Dokumentation
nach Ziffer 5.2 zu überprüfen, ob eine Miete
kostengünstiger ist. Das Ergebnis der Überprüfung ist
in Textform zu dokumentieren und mit dem
Verwendungsnachweis einzureichen.
5.4 Die Zuschussempfänger*innen haben alle Gegen-
stände, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert
800 EUR netto übersteigt, zu inventarisieren.
6. Öffentlichkeitsarbeit und Publikationen
6.1 Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit sind die
Zuschussempfänger*innen verpflichtet, in allen Druck-
erzeugnissen, digitalen und audiovisuellen Medien,
Webseiten sowie Social-Media-Kanälen in geeigneter
Weise auf die Förderung hinzuweisen. Die Hinweise im
Bewilligungsbescheid zur Logoplatzierung und
Freigabe sind zu beachten.
6.2 Druckerzeugnisse dürfen im Übrigen ohne Freigabe
der Stadt Bonn erstellt und verwendet werden. Im
Impressum ist folgender Hinweis aufzu-
führen: „Die/der Herausgebende ist für den Inhalt
allein verantwortlich“.
7. Mitteilungspflichten
Die Zuschussempfänger*innen sind verpflichtet,
unverzüglich der Bundesstadt Bonn anzuzeigen,
wenn
7.1 sie nach Vorlage des Kosten- und Finanzierungs-
planes weitere Zuschüsse für denselben Zweck bei
anderen Stellen beantragen oder erhalten oder sich
eine Ermäßigung der Gesamtausgaben ergibt,
7.2 der Verwendungszweck oder sonstige für die Bewilli-
gung des Zuschusses maßgebliche Umstände sich
ändern oder wegfallen,
7.3 sich herausstellt, dass der Zuschusszweck nicht oder
mit dem bewilligten Zuschuss nicht zu erreichen ist,
7.4 die abgerufenen oder ausgezahlten Beträge nicht
innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung
verwendet werden können,
7.5 Gegenstände innerhalb der zeitlichen Bindung nicht
mehr entsprechend dem Zuschusszweck verwendet
oder nicht mehr benötigt werden.
7.6 Handelt es sich bei den Zuschussempfänger*innen
um eingetragene Vereine, sind dem Kulturamt die
aktuelle Vereinssatzung zu übersenden und
Änderungen mitzuteilen.
8. Verfahren bei Insolvenz
8.1 Die Zuschussempfänger*innen sind verpflichtet,
unverzüglich, d. h. ohne schuldhaftes Zögern, der
Bundesstadt Bonn anzuzeigen, wenn Zahlungs-
unfähigkeit oder Überschuldung der Zuschuss-
empfänger*innen droht.
8.2 Der Bewilligungsbescheid wird mit Beschluss des
Amtsgerichtes über die Anordnung von Sicherungs-
maßnahmen mit Wirkung für die Zukunft unwirksam.
8.3 Sind im Falle der Ziffer 8.2 die Zuschuss-
empfänger*innen ihrer Mitteilungspflicht nach Ziffer
8.1 nachgekommen und legen sie ein qualifiziertes
Sanierungskonzept vor, wird auf Antrag über eine
erneute Zuschussgewährung entschieden.
8.4 Sind die Zuschussempfänger*innen ihrer Mitteilungs-
pflicht nach Ziffer 8.1 nicht nachgekommen, kommt
eine weitere Förderung nicht in Betracht.
9. Nachweis der Verwendung
9.1 Die zweckentsprechende Verwendung des
Zuschusses ist – wenn im Bewilligungsbescheid
nichts anderes bestimmt ist – innerhalb von drei
Monaten nach Erfüllung des Zuschusszweckes,
spätestens jedoch mit Ablauf des dritten auf den
Bewilligungszeitraum folgenden Monats der Bundes-
stadt Bonn nachzuweisen (Verwendungsnachweis).
Das genaue Datum wird in dem Bescheid genannt.
9.2 Der Verwendungsnachweis besteht aus einem
Sachbericht, der unterschriebenen „Bestätigung zum
Verwendungsnachweis“ (Bestätigungsvermerk),
einer nummerierten Belegliste und einem zahlen-
mäßigen Nachweis. Im Sachbericht sind die
zweckentsprechende Verwendung des Zuschusses
sowie das erzielte Ergebnis darzustellen. Im
zahlenmäßigen Nachweis sind die Einnahmen und
Ausgaben entsprechend der Gliederung des Kosten-
und Finanzierungsplans auszuweisen. Der Nachweis
muss alle mit dem Zuschusszweck zusammen-
hängenden Einnahmen und Ausgaben enthalten,
Änderungen gegenüber dem Finanzierungsplan sind
zu erläutern. Belege zu Einnahmen und Ausgaben
sowie Honorarverträge oder andere schriftliche
Vereinbarungen über Leistungen Dritter, die
Dokumentationen gemäß Ziffer 5.2 und 5.3 sowie die
Inventaraufstellung gemäß Ziffer 5.4 sind beizufügen.
Für den zahlenmäßigen Nachweis, den
Bestätigungsvermerk und für die Belegliste sind die
Vorlagen zu nutzen, die das Kulturamt zur Verfügung
stellt.
9.3 Soweit die Zuschussempfänger*innen die Möglichkeit
zum Vorsteuerabzug gemäß Umsatzsteuergesetz
haben, sind nur die Kosten ohne Umsatzsteuer
förderfähig und nachweisbar.
9.4 Die Zuschussempfänger*innen haben die Belege fünf
Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises
aufzubewahren, sofern nicht nach steuerrechtlichen
oder anderen Vorschriften eine längere
Aufbewahrungsfrist bestimmt ist.Seite 4 von 5
Stand: Juni 2024
10. Weitergehende Prüfrechte
Die Bundesstadt Bonn ist berechtigt, Bücher, Belege
und sonstige Geschäftsunterlagen zur Prüfung
anzufordern sowie die Verwendung des Zuschusses
durch Einsicht in die Bücher, Belege und sonstigen
Geschäftsunterlagen örtlich zu prüfen oder durch
Beauftragte prüfen zu lassen. Das Prüfrecht erstreckt
sich über die Verwendung des Zuschusses hinaus
auch auf die sonstige Haushalts- und Wirtschafts-
führung der Zuschussempfänger*innen. Die
Zuschussempfänger*innen haben die erforderlichen
Unterlagen bereitzuhalten und die notwendigen
Auskünfte zu erteilen.
11. Erstattung des Zuschusses, Verzinsung
11.1 Der Zuschuss ist unverzüglich zu erstatten, soweit ein
Bewilligungsbescheid nach Verwaltungs-
verfahrensrecht oder anderen Rechtsvorschriften
unwirksam oder mit Wirkung für die Vergangenheit
zurückgenommen oder widerrufen wird.
11.2 Der Erstattungsanspruch wird insbesondere geltend
gemacht, wenn
11.2.1 eine auflösende Bedingung eingetreten ist,
11.2.2 der Zuschuss durch unrichtige oder unvollständige
Angaben erwirkt worden ist,
11.2.3 der Zuschuss oder ein damit beschaffter Gegenstand
nicht oder nicht mehr für den vorgesehenen Zweck
verwendet wird.
11.3 Ein Widerruf mit Wirkung für die Vergangenheit kann
auch in Betracht kommen, wenn die Zuschuss-
empfänger*innen
11.3.1 den Zuschuss nicht innerhalb von zwei Monaten nach
Auszahlung für fällige Zahlungen verwenden,
11.3.2 Auflagen nicht oder nicht innerhalb einer gesetzten
Frist erfüllen, insbesondere den vorgeschriebenen
Verwendungsnachweis nicht rechtzeitig vorlegen
sowie Mitteilungspflichten gemäß Ziffer 7 dieser
Bewilligungsbedingungen nicht rechtzeitig nach-
kommen,
11.3.3 eine Änderung der Gesamtausgaben entsprechend
Ziffer 3 eingetreten ist.
11.4 Der Erstattungsbetrag ist mit drei Prozentpunkten
über dem jeweiligen Basiszins zu verzinsen.
11.5 Werden Zuschüsse nicht innerhalb von zwei Monaten
nach der Auszahlung zur Erfüllung des
Zuschusszwecks verwendet und wird der
Bewilligungsbescheid nicht zurückgenommen oder
widerrufen, können für die Zeit von der Auszahlung
bis zur zweckentsprechenden Verwendung ebenfalls
Zinsen in Höhe von drei Prozentpunkten über dem
jeweiligen Basiszinssatz verlangt werden.Seite 5 von 5