Ergänzend die Präsentation des Workshops mit dem UADO am 6. November 2024.

Mitteilungsvorlage
öffentlich
240928-01
Die OberbürgermeisterinDokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Federführung:
I-CDO Geschäftsstelle CDO
Dezernat:
Dez. I
Ergänzend die Präsentation des Workshops mit
dem UADO am 6. November 2024.
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
21.01.2025 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Im Rahmen der Planung des Doppelhaushalts (DHH) 25/26 wurden die
gesamtstädtischen finanziellen Ressourcen für Digitalisierungsprojekte
geplant.
Hierfür wurden die für den DHH 25/26 geplanten Digitalisierungsprojektideen
dezernatsweise an das CDO-Büro gemeldet.
Anlage/n
1 Präsentation Workshop UADO 06.11.24 (öffentlich)Seite 1 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Workshop zur Vorstellung der
Digitalisierungsprojekte der
Stadt Bonn für den DHH25/26
(für den UADO)Seite 2 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Vorbemerkung
• Alle geplanten Projekte zahlen auf die Ziele der digitalen Transformation
ein, insbesondere die Verbesserung der Effizienz der Leistungserbringung.
• Die Projekte sichern die Funktions- und Arbeitsfähigkeit der Verwaltung vor
dem Hintergrund des demografischen Wandels nachhaltig.
• Es wurden bisher 2 interne Kürzungs- und Konsolidierungs- und
Priorisierungsrunden durchgeführt, die zu einer Kürzung von ca. 20% des
Finanzbedarfs geführt haben.
• Infolgedessen hat sich auch die Anzahl der angemeldeten Projekte von 75
auf 71 reduziert.
• Insgesamt wurden die negativen Auswirkungen in der Zukunft, die unter
anderem zu höheren Kosten führen, dabei in Kauf genommen.Seite 3 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Ziele Digitale Transformation, handlungsleitend
für den DHH25/26
Die digitale Transformation ist ein umfassender, langjähriger Prozess, der darauf abzielt, die Effizienz, Transparenz und Bürgernähe der
städtischen Dienstleistungen zu verbessern. Zentrale Ziele sind:
1) Verbesserung der Effizienz und Effektivität:
o Ziel: Automatisierung und Optimierung interner Verwaltungsprozesse zur Reduzierung von Bearbeitungszeiten und Kosten.
2) Förderung der internen digitalen Kompetenz:
o Ziel: Entwicklung und Schulung der Mitarbeiter in digitalen Kompetenzen, um den Übergang zu einer digitalen Verwaltung zu unterstützen.
3) Erhöhung der Transparenz und Rechenschaftspflicht:
o Ziel: Sicherstellung einer transparenten Verwaltung, bei der Bürger Zugang zu relevanten Informationen haben.
4) Bürgerzentrierte Dienstleistungen:
o Ziel: Bereitstellung nutzerfreundlicher, digitaler Plattformen für Bürgerdienste, die rund um die Uhr verfügbar sind.
5) Förderung der digitalen Teilhabe:
o Ziel: Gewährleistung, dass alle Bürger Zugang zu digitalen Diensten haben, unabhängig von ihrem technischen Wissen oder ihrer Ausrüstung.
6) Datensicherheit und Datenschutz:
o Ziel: Schutz der persönlichen Daten der Bürger und Gewährleistung der Sicherheit aller digitalen Verwaltungsprozesse.
20.12.2024 CDO-Team Bundesstadt Bonn 3Seite 4 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Budget für laufende Projekte
aus dem DHH 23/24
• Anzahl: 17
• Gesamtbudget: ca. 5,0 Mio € (investiv/konsumtiv 25/26 Projektkosten + laufende Betriebskosten)
• Davon TOP Projekte: 10
• Einführung einer Mitarbeitenden App
• Digit. Arbeit Bereich Allg.
Ordnungswidrigkeiten
• Digitales Jugendzentrum Flax
• DiKita
• Sportstättenmanagement
• Digitale Bauleitplanung
• Urban Data Management
u. Migration GIS
• Digitales Bauamt
• Neues Umweltinformationssystem
(UIS)
• Dgit. der ältesten Meldekartei im
Stadtarchiv Bonn
• Einführung eines
Fördermittelmanagementsystems
(FMMS)
• Onlinezugangsgesetz/
Verwaltungsdigitalisierung
• Rollout Teams, Schulungen
• Einführung u. Etablierung eines
gesamt Stadt. Wissensmanagement
• Einführung der kognitiven KI "Emma"
• Chatbot Amt 21
• Qualifizierte elektronische SignaturSeite 5 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Überblick: Bausteine der Budgetplanung
für den DHH 25/26
20.12.2024 CDO-Team Bundesstadt Bonn 5
DHH 23/24 Budgetfort-
schreibung für
noch weiter
laufende
Projekte
DHH 25/26 Budget für
neue Projekte
DHH 25/26 Budget für
Dienstleister
zur
Kompensation
von
fehlendem
Personal bei
der IT
DHH 25/26 Akten-
digitalisierung
DHH 25/26
DHH 25/26 IT Budget
(Amt 10-2 für
laufende
Kosten)
ca. 300.000,00 €ca. 10.460.000 €ca. 5.083.000,00 € wird durch IT geplant und verwaltet
Benötigtes Budget ca.: 16.093.000,00 €
Budgetkürzung um: 2.605.350,00 €
Budget im Haushaltsentwurf: 13.487.650,00 €
eVA -
Bedarfe
ca. 250.000,00 €
auf 7,855 Mio
gekürzt
Ansatz vor
Kürzungen
Aktuelles
Plan-BudgetSeite 6 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Definitionen Priorisierungs-/Wertkriterien:
• EOL/EOS (End of Life/End of Service)
• Je näher das EOL Datum rückt, desto höher die Bedeutung der Umsetzung (ab
01.01.2025 unter Berücksichtigung der Projektlaufzeit)
• länger als 24 Monate (1), 12 bis 24 Monaten (2), innerhalb von 12 Monaten (3)
• Prozess Automatisierung und Effizienzsteigerung
• Je effizienter Arbeitsvorgänge erledigt werden können, desto mehr Kapazitäten
können freigesetzt werden und dadurch fehlende Personalressourcen kompensiert
werden, z.B.:
• Wie viele Medienbrüche bleiben nach der Digitalisierung erhalten?
• Mehr als zwei (1), zwei (2), keine (3)
• Strategische, übergeordnete Ziele werden unterstützt
• je mehr das Projekt auf die Ziele einzahlt, desto besser
• wie das Projekt Risiken für die übergeordneten Ziele minimiert und gleichzeitig
Chancen zur Zielerreichung maximiert
• Bürgerrelevant, zur Erfüllung einer Pflichtaufgabe, Bedeutsam für die
Gesamtverwaltung, Bedeutsam für das Dezernat, Bedeutsam für den Fachbereich,
Bedeutsam für eines der anderen drei Programmziele (Klima, Mobilität, Sozial)
• Es wird je ein Punkt für eine Zielunterstützung vergeben
• Weniger als 3 (1), mehr als 3 (2), mehr als 6 (3)
• Dezernatsranking
• niedrig (1), mittel (2), hoch (3)
20.12.2024 CDO-Team Bundesstadt Bonn 6
4 x Impact = Bedeutung 4 x Effort = Aufwand
• Make or Buy:
• Ja, Buy und geringe IT Ressourcen = 3
• Ja, Buy und mittlere IT Ressourcen = 2
• Nein, Make =1
• Kosten; Summe aus Investiv und Konsumtiv, 2025 und 2026
addiert
• ab 100k € = 1
• bis 100k € = 2
• bis 25k € = 3
• Komplexität
• Vernetztheit und Anzahl der Elemente (Hardware, Software,
Dienstleister, Fachbereiche, Schnittstellen, Stakeholder) und
Emergenz.
• niedrig (3), mittel (2), hoch (1)
• Laufzeit
• Länge der Projektlaufzeit. Wenn es lange läuft, verursacht es mehr
• Kosten bzw. bindet Ressourcen über einen längeren Zeitraum.
• Bis 6 Monate (3), 7-24 Monate (2), länger als 24 Monate (1)Seite 7 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Beispiel Vergabe der Wertepunkte
• Projekt Datenschutzmanagementsystem (DSMS)
Gesamtpunktzahl: 18 Punkte
Impact (Bedeutung) Effort (Aufwand)
20.12.2024 CDO-Team Bundesstadt Bonn 7
Wertkriterium Punkte Erläuterung
EOL/EOS 1 keine abzulösende Softwarelösung
vorhanden (daher niedrigste
Punktzahl)
Prozess
Automatisierung und
Effizienzsteigerung
3 Ergebnis vollständig ohne
Medienbrüche angestrebt
Strategische,
übergeordnete Ziele
werden unterstützt
2 Mehr als drei: Bürgerrelevant, zur
Erfüllung einer Pflichtaufgabe,
Bedeutsam für den Fachbereich
und die Gesamtverwaltung
Dezernatsranking 3 In Abwägung zu den anderen
Projekten des Dezernats
Wertkriterium Punkte Erläuterung
Make or Buy 3 Buy, Umsetzung mit Unterstützung
eines externen Dienstleisters und
mit geringer Unterstützung der IT
Kosten; Summe aus
Investiv und
Konsumtiv, 2025 und
2026 addiert
2 Kosten über 25 T Euro aber unter
100 T Euro
Komplexität 2 mittlere Komplexität, Einbindung
externer Dienstleister, 10-2 und
Fachbereiche
Laufzeit 2 Länger als 6 Monate,
aber nicht länger als 24 MonateSeite 8 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Definitionen "Muss" und "Fachlich erforderlich"
• Muss
= Projekt muss umgesetzt werden, da die bisherige Lösung EOL/EOS
ist, eine gesetzliche Verpflichtung zur digitalen Umsetzung besteht,
oder in Einzelfällen übergreifende berechtigte Gründe vorliegen
• Fachlich erforderlich
= die Projektumsetzung führt zu Steigerung der Effizienz,
Verbesserung der Service-Qualität, Einsparung von KostenSeite 9 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Definitionen der Zielgruppen
• Bürger*innen und Gesellschaft
Digitalisierung hat unmittelbar positive Auswirkungen für die Bürger*innen-insbesondere auf den
Service, auch für freie Träger von z.B. Sozialeinrichtungen
• Verwaltungseffizienz und Infrastruktur
Digitalisierung hat unmittelbar positive Auswirkungen auf Prozesse der Fachbereiche oder
Digitalisierung betrifft unmittelbar die Infrastruktur der Stadtverwaltung
(Diese wirken sich mittelbar auch auf alle anderen Zielgruppen aus, da durch effizientere
Aufgabenerledigung Personalmangel kompensiert, Bearbeitungszeiten reduziert und Fallzahlen
erhöht werden können)
• Extern Übergreifend
o Wirtschaft
Digitalisierung hat unmittelbar positive Auswirkungen für die Wirtschaft
o Interbehördlich
Digitalisierung hat unmittelbar positive Auswirkungen auch für andere „Behörden z.B. Landesbehörden"Seite 10 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Gesamtübersicht – 71 Projekte
(muss und fachlich erforderlich)
Budget
Konsumtiv 3,554 Mio €
investiv 4,300 Mio €
Gesamt 7,855 Mio €
• Budgetrange: 3.800 € bis ca. 700.000 € , Mittelwert: 123.000 €
Effizienzpotenzial: Mittelwert hoch
• Effizienzpotenzial 1 (niedrig): 2 Projekte
• Effizienzpotenzial 2 (mittel): 12 Projekte
• Effizienzpotenzial 3 (hoch): 57 ProjekteSeite 11 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Cluster Muss – 18 Projekte
Budget
Konsumtiv 2,095 Mio€
investiv 1,483 Mio€
Gesamt 3,631 Mio€
• Budgetrange: 4.500€ - 0,350 Mio € , Mittelwert: 117.000 €
• Wertungspunkte: 13 – 21, Mittelwert: 16,35
Effizienzpotenzial: Mittelwert hoch
• Effizienzpotenzial 1 (niedrig): 0 Projekte
• Effizienzpotenzial 2(mittel): 5 Projekte
• Effizienzpotenzial 3 (hoch): 13 ProjekteSeite 12 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Projekte aus dem Cluster „Muss“(Auszug)
• eAusgangsrechnungen inkl. Portalanbindung
• 450k€
• digitales Grünflächenmanagementsystem
• 450k€
• Gefährdungsbeurteilungssoftware nach ArbSchG
• 350k€Seite 13 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Cluster Fachlich erforderlich - 53 Projekte
den drei Zielgruppen „Bürger*innen und Gesellschaft, Verwaltungseffizienz und Infrastruktur, Extern
Übergreifend“ zugeordnet
Budget
• Konsumtiv 2,170 Mio€
• Investiv 2,004 Mio€
• Gesamt 4,224 Mio€
• Budgetrange: 3.700€ - 0,700 Mio € , Mittelwert: 91.196 €
• Wertungspunkte: 12 – 20, Mittelwert: 16,23
Effizenzpotential: Mittelwert hoch
• Effizienzpotenzial 1 (niedrig): 2 Projekte
• Effizienzpotenzial 2(mittel): 7 Projekte
• Effizienzpotenzial 3 (hoch): 44 ProjekteSeite 14 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Zielgruppe Bürger*innen und Gesellschaft
-22 Projekte
• Budget Gesamt: 1,624 Mio € (konsumtiv/investiv 25/26)
• Budgetrange: klein 6 , mittel 10 Projekte , groß 6 Projekte
Effizienzpotenzial: Mittelwert hoch
• Effizienzpotenzial 1 (niedrig): 2 Projekte
• Effizienzpotenzial 2 (mittel): 5 Projekte
• Effizienzpotenzial 3 (hoch): 15 ProjekteSeite 15 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Projekte der Zielgruppe Bürger*innen und
Gesellschaft (Auszug)
• Waldbrandsensorik-Folgeprojekt
• 660k€
• Monitoringsoftware Bonner Klimaplan
• 290k€
• Umsetzung von Einzelanwendungen aus 67-43 im UDM
• 200k€Seite 16 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Zielgruppe Verwaltungseffizienz und
Infrastruktur – 27 Projekte
• Budget Gesamt: 2,274 Mio € (konsumtiv/investiv 25/26)
• Budgetrange: klein 7 , mittel 14 Projekte , groß 6 Projekte
Effizienzpotenzial: Mittelwert hoch
• Effizienzpotenzial 1 (niedrig): 0 Projekte
• Effizienzpotenzial 2(mittel): 2 Projekte
• Effizienzpotenzial 3 (hoch): 25 ProjekteSeite 17 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Projekte Zielgruppe Verwaltungseffizienz und
Infrastruktur (Auszug)
• Digitale Infrastruktur u. Ausstattung Außenstellen des Amtes 67
• 700k€
• Projektmanagement-Software für die Stadtverwaltung
• 425k€
• E-Learningplattform für die Verwaltung
• 300k€Seite 18 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Zielgruppe Extern Übergreifend
- 4 Projekte
• Budget Gesamt: 0,326 Mio€ (konsumtiv/investiv 25/26)
• Budgetrange: klein 1 , mittel 2 Projekte , groß 1 Projekte
Effizienzpotenzial: Mittelwert: hoch
• Effizienzpotenzial 1 (niedrig): 0 Projekte
• Effizienzpotenzial 2(mittel): 0 Projekte
• Effizienzpotenzial 3 (hoch): 4 ProjekteSeite 19 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Projekte der Zielgruppe Extern Übergreifend
(Auszug)
• HADES - Programm für die Friedhofsverwaltung
• 150k€
• Mobile Datenübertragung der Dokumentation von Lebensmittel- &
Veterinärkontrollen
• 100k€Seite 20 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Überblick
Folgende weitere Informationen können sie der Excel-Übersicht entnehmen:
- Cluster-Zuordnung nach: Plattform, Innovation- Projekt, Gesetzliche
Verpflichtung zur digitalen Umsetzung, kleines,- mittleres,- und großes Projekt
- Zuordnung nach Dezernat und Fachbereich
- Projektname, Projektziel und Kurzbeschreibung
- Wertepunkte für die 8 Wertkriterien sowie die Gesamtpunktzahl
- Zuordnung Zielgruppe
- Cluster-Zuordnung nach: muss und aus fachlich erforderlichSeite 21 von 22
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Rückfragen
Für weitere Rückfragen im Anschluss steht Ihnen das CDO-Team zur Verfügung
cdo-team@bonn.deSeite 22 von 22