Mitteilungsvorlage zum Stand des Projektes „Einführung eines gesamtstädtischen Prozessmanagement“

Mitteilungsvorlage
öffentlich
240897
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Mitteilungsvorlage zum Stand des Projektes
„Einführung eines gesamtstädtischen
Prozessmanagement“
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
12.06.2024 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Die Anforderungen an eine moderne Verwaltung steigen stetig. Zu nennen sind
beispielsweise die digitale Transformation, die Mobilitätswende, der Schutz des
Klimas, die sozialen Herausforderungen und die Generationengerechtigkeit vor
dem Hintergrund der demografisch zu erwartenden Personalsituation in
Stadtverwaltungen. Bei der Bewältigung dieser Herausforderungen kann ein
gesamtstädtisches Prozessmanagement unterstützen.
Aus diesem Grunde ist das Projekt „Einführung eines gesamtstädtischen
Prozessmanagements“ am 1. April 2023 offiziell gestartet. Das Projekt verfolgt
den Aufbau eines systematischen und verwaltungsweiten
Prozessmanagements. Ziel ist es unter anderem, Prozess für Prozess eine
Optimierung und – wo möglich – Digitalisierung und (Teil-)Automatisierung
vorzunehmen, um auf diese Weise Effizienzgewinne zu erreichen und die
Verwaltungsabläufe zu beschleunigen. Die Prozessmodellierung fungiert
hierbei als Grundlage. Darüber hinaus sollen die Mitarbeitenden mit diesem
Vorgehen besser unterstützt werden, sodass mehr Zeit für wertschöpfende
Tätigkeiten entsteht.
In einem ersten Schritt wurde die Erstellung eines gesamtstädtischen
Prozessregisters zur Identifikation aller städtischen Prozesse unter Beteiligung
aller Dienststellen und mit externer Begleitung durch die Firma PICTURE im
Rahmen sogenannter Screening-Interviews vorgenommen.
Nach Auswertung der so zusammengestellten Prozesse wurden diese nach
mehreren Kriterien wie beispielsweise nach dem Digitalisierungs- und
Automatisierungspotential, der Fallzahl, dem Bindungsgrad oder der
Risikoorientierung im Rahmen von Nutzwertanalysen priorisiert.
Seit Anfang 2024 wurde unter Beachtung dieser Priorisierungslisten und mit
Freigabe des Lenkungsausschuss Prozessmanagement mit denSeite 1 von 2
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Prozessmodellierungen in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachbereichen
begonnen. Dabei werden in den nächsten Monaten Soll-Potenziale erkannt und
nach Möglichkeit umgesetzt.
Langfristig sollen Multiplikatoren in den Fachbereichen für die Modellierung und
Pflege von Prozessen zuständig sein. Auf diesem Wege soll das strukturierte
Prozessmanagement von der Organisationsentwicklung angestoßen und von
den Fachämtern laufend fortgeführt werden.
Über den aktuellen Stand des Projektes wird in der Sitzung mündlich
detaillierter informiert.
Anlage/n
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