Einleitungsbeschluss zur Ersatzbeschaffung eines Bibliothekssystems

Beschlussvorlage
öffentlich
240877
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Einleitungsbeschluss zur Ersatzbeschaffung eines
Bibliothekssystems
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
12.06.2024 Empfehlung
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
19.06.2024 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens gem. Ziffer 3.5 der Vergabeordnung zur
Ersatzbeschaffung eines Bibliothekssystems für die Stadtbibliothek wird
zugestimmt.
Begründung
Beschreibung des Vorhabens
Die derzeit im Einsatz befindliche Bibliothekssoftware wird nach Auskunft des
Herstellers nicht mehr weiterentwickelt. Ein Update neuer Softwarefunktionen
wird seit längerer Zeit angekündigt, ist aber in den kommenden Jahren nicht in
Sicht. Die laufende Wartung und der Service sowie Fehlerbereinigungen sind
derzeit noch gewährleistet, allerdings absehbar auf Dauer nicht mehr. Es ist
davon auszugehen, dass die derzeit eingesetzte Software eingestellt wird.
Neue Funktionalitäten, wie beispielsweise barrierefreie Webnutzung,
responsives Web-Design, Online-Gebührenbezahlung und ein leicht
bedienbares Kundenkonto sind mit der bestehenden Software technisch nicht
realisierbar. Die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs der Medienverwaltung
und Kundendienste ist aufgrund der mangelnden Updateangebote in
absehbarer Zeit gefährdet.
Derzeitiger Sachstand
Bei dem geplanten Vorhaben handelt es sich um eine Ersatzbeschaffung und
umfasst die Migration der Kunden- und Mediendaten, Schnittstellen zu den
Kassenautomaten und Selbstverbucherterminals, Kassenanbindung an das
Kassenverfahren und eine Anpassung für die Ehrenamtsbibliotheken. Geplant
ist eine Beschaffung mit IT-Dienstleistungen mit einer Laufzeit von 48 Monaten.Seite 1 von 2
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Haushaltsmittel
Der Auftragswert wird mit ca. 190.000 Euro/ netto für einen Zeitraum von vier
Jahren unter dem für Ausschreibungen relevanten EU-Schwellenwert von
221.000 EUR liegen. Die Haushaltsmittel wurden eingeplant und stehen im
Haushalt 2024 und in den Folgejahren bereit.
Finanzielle Auswirkungen:
öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
x Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe
Verhandlungsverfahren (EU) x
Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
VOB x UVgO VgV II. Q 2024 - IV Q.
2028
226.100 Euro
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto (konsumtiv)
/
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.01.26 IT 527130, 529100
(Konsumtiv)/
5102001260200,
783100 (Investiv)
1024190 (konsumtiv
)
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja
x
nein ja x nein freigegeben x vorgesehen
Anlage/n
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