CDU-Anfrage - Nutzung künstlicher Intelligenz in der Verwaltungsarbeit

Stellungnahme der Verwaltung
öffentlich
240804-01 ST
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
CDU-Anfrage - Nutzung künstlicher Intelligenz in
der Verwaltungsarbeit
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
12.06.2024 Kenntnisnahme
Inhalt der Stellungnahme:
1. In welchen Bereichen der Verwaltung wird bereits Künstliche Intelligenz ein-
gesetzt (bitte aufschlüsseln nach rein interner Verwendung und Schnittstellen
zu Bürgerinnen und Bürgern)?
Zum jetzigen Zeitpunkt wird Künstliche Intelligenz in keinem Bereich der Ver-
waltung produktiv eingesetzt. Das liegt unter anderem an Herausforderungen
wie zum Beispiel den einzuhaltenden Datenschutzregelungen, der begrenzten
technischen Infrastruktur und vorhandenen Arbeitskapazitäten innerhalb der
Verwaltung. Trotzdem gibt es erste Pilotprojekte und Anwendungen (z.B. Chat-
bot und RPA), die KI nutzen, jedoch sind flächendeckende Implementierungen
noch nicht etabliert.
2. In welchen Bereichen der Verwaltung wird im nächsten Jahr mit dem Einsatz
Künstlicher Intelligenz zu rechnen sein?
Für das nächste Jahr ist geplant, einen KI-gestützten Chatbot einzuführen, wel-
cher unter anderem die Effizienz und Bürger*innenfreundlichkeit verbessern
soll. Der Chatbot soll Personen ermöglichen, schnell und unkompliziert Informa-
tionen zu erhalten und Anfragen zu stellen. Ein Projektstart ist im Som-
mer/Herbst 2024 beabsichtigt.
Darüber hinaus soll in geeigneten Bereichen der Verwaltung die Bearbeitung
durch Robotic Process Automation (RPA) automatisiert werden, was zu schnel-
leren Bearbeitungszeiten und einer Reduzierung von Fehlerquellen führen wird.
Ziel ist es, moderne Lösungen einzusetzen, um den Bedürfnissen der Bür-
ger*innen gerecht zu werden und gleichzeitig interne Abläufe zu optimieren. Ein
entsprechendes Pilotprojekt wird voraussichtlich dieses Jahr starten und im
nächsten Jahr in die Umsetzung kommen.
Im Kassen- und Steueramt wird ab Q4/2024 ebenfalls ein Chatbot für die unter-
stützende Beauskunftung in den Themenbereichen „Hundesteuer“, „Eigentü-
merwechsel bei Grundbesitzabgaben“ sowie in der Validierungsstelle der eEin-
gangsrechnung produktiv gehen.Seite 1 von 4
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Darüber hinaus wird, innerhalb des Kassen- und Steueramtes, im Q4/2024 die
kognitive KI EMMA (RPA mit kognitiver KI-Komponente) in den produktiven
Piloten starten. Dieses Projekt erfolgt ergänzend und zusätzlich zu den oben
aufgeführten gesamtstädtischen Planungen. Konkrete erste Usecases werden
sein: Die Postverteilung der eingehenden E-Mails aus den Shared-Mailboxes
an die zuständigen Sachbearbeitenden, die automatisierte Klärung unklarer
Zahlungseingänge, die über den elektronischen Kontoauszug nicht direkt einem
Forderungskonto zugeordnet werden können, die Erfassung der eingehenden
SEPA-Lastschriftmandate sowie vorbereitende Tätigkeiten im Rahmen der Er-
stellung der steuerlichen Bescheide in den Bereichen Grundbesitzabgaben und
Gewerbesteuer. So können die Sachbearbeiter*innen von redundanten Tätig-
keiten entlastet werden, um sich dem Tagesgeschäft sowie komplexeren Tätig-
keiten widmen zu können. Hiervon profitieren auch die Bürger*innen, da durch
die gewonnen Kapazitäten Vorgänge wie beispielsweise Erstattungen und das
Erstellen von Bescheinigungen und Forderungsaufstellungen schneller bearbei-
tet werden können. Über die genannten Usecases hinaus ist geplant, den Ein-
satz der EMMA nach Erprobung der Pilotanwendungsfälle auf verschiedene
weitere auszuweiten.
3. In welchen Bereichen wird mit dem größten Effekt durch den Einsatz Künstli-
cher Intelligenz gerechnet?
Mit dem größten Effekt durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz in der Verwal-
tung wird bei der Automatisierung und Unterstützung von Routineaufgaben
gerechnet. KI kann repetitive und zeitaufwändige Aufgaben automatisieren und
begleiten, wie z.B. die Verarbeitung von Anträgen, das Ausfüllen von Formula-
ren, oder die Beantwortung häufig gestellter Fragen. Auch bei kreativen Aufga-
ben können verschiedene KI-Anwendungen unterstützend beitragen und
Grundlagen schaffen, die für weitere Bearbeitungen genutzt werden können.
Insgesamt kann der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung dazu
beitragen, Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken, die Qualität der Bür-
ger*innenservices zu verbessern und die Verwaltung insgesamt effizienter und
transparenter zu gestalten.
4. Welche Potenziale zur Arbeitsentlastung/Arbeitserleichterung ergeben sich
aus der Anwendung für die Mitarbeitenden?
Die Automatisierung repetitiver und zeitaufwändiger Aufgaben durch den Ein-
satz von Künstlicher Intelligenz kann Mitarbeitende entlasten. Es entsteht mehr
Zeit für anspruchsvollere und wertschöpfende Aufgaben. Dadurch können Mit-
arbeitende effizienter arbeiten und ihre Arbeitszeit besser nutzen.
Durch die Nutzung von RPA und KI soll zudem gezielt der zunehmenden Be-
lastung der Mitarbeitenden sowie den steigenden Personalausfällen entgegen-
gewirkt werden. Auch in Bereichen, die nicht überwiegend repetitive und red-
undante Tätigkeiten beinhalten, kann eine RPA/KI-Lösung wenn auch nicht
ganze Prozesse so jedoch zumindest Teilprozesse abwickeln und so auch hier
entlasten. Darüber hinaus ist eine entsprechende KI terminierbar, so dass die
Tätigkeiten auch außerhalb des Arbeitszeitrahmens erledigt werden können.Seite 2 von 4
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5. Wird geplant, Künstliche Intelligenz für die Optimierung und weiteren Digitali-
sierung von Prozessen innerhalb der Verwaltung zu nutzen?
Ja, Künstliche Intelligenz kann bei der Optimierung von Arbeitsabläufen unter-
stützen, indem sie Engpässe identifiziert, Prozesse automatisiert und ineffizien-
te Arbeitsweisen aufdeckt. Ein datenschutzrechtlich nachhaltiger Einsatz ist
daher geplant bzw. gewünscht.
Ein stadtweites Projekt zum Prozessmanagement hat vergangenes Jahr be-
gonnen, welches eine der Grundlagen zur Identifizierung geeigneter Prozesse
darstellen wird.
Nur bereits optimierte Prozesse sind für eine Umsetzung in einer RPA/KI ge-
eignet und sinnvoll. Zudem ergeben sich aus dem Projekt zum Prozessmana-
gement zunehmend Potenziale, so dass diese Prozesse zum Teil bereits unter
der Prämisse einer Umsetzung in einer RPA/KI-Software in die Soll-
Modellierung eingehen werden.
6. Welche Maßnahmen sind erforderlich um den Einsatz Künstlicher Intelligenz
in der Verwaltungsarbeit zu intensivieren?
Um den Einsatz Künstlicher Intelligenz in der Verwaltungsarbeit zu intensivie-
ren sind mehrere Maßnahmen erforderlich:
- Infrastruktur und (Personal-)Ressourcen: Die Verwaltung muss die not-
wendige technische Infrastruktur und die Ressourcen schaffen, um KI-
Lösungen effektiv einzusetzen. Dies umfasst sowohl Hard- als auch Software
sowie die dauerhafte entsprechende IT-Unterstützung. Gleichzeitig sind auch
Personalressourcen notwendig. Ein nachhaltiger Einsatz von KI-Anwendungen
sowie entsprechende Pilotprojekte sind Zusatzaufgaben, welche bisher zusätz-
lich zu bestehenden Tätigkeiten durchgeführt werden. Ein größerer Personal-
einsatz würde dazu beitragen, die Geschwindigkeit in der Einführung zu er-
höhen.
- Datenschutz und Ethik: Es ist wichtig, dass der Einsatz von KI-
Lösungen in der Verwaltung den geltenden Datenschutzbestimmungen ent-
spricht und ethische Richtlinien eingehalten werden. Transparenz und Vertrau-
en in den Umgang mit Daten sind entscheidend, um Bedenken der Bür-
ger*innen sowie der Mitarbeitenden zu nehmen.
Innerhalb des Amtes 21 sind bereits Leitlinien für die Nutzung von und den
Umgang mit KI erstellt. Diese werden bei einem weiteren Ausbau von KI/RPA
für den gesamtstädtischen Einsatz entsprechend fortgeschrieben und weiter-
entwickelt.
- Pilotprojekte und Evaluierung: Durch die Durchführung von Pilotprojek-
ten kann die Verwaltung die Machbarkeit und Wirksamkeit von KI-Lösungen in
verschiedenen Bereichen testen und evaluieren. Auf Grundlage dieser Erfah-
rungen können dann gezielte Implementierungen vorgenommen werden.
- Partnerschaften und Zusammenarbeit: Die Verwaltung kann von Part-
nerschaften mit Forschungseinrichtungen und anderen Verwaltungen profitie-
ren, um Knowhow auszutauschen und gemeinsame innovative Lösungen zu
entwickeln. Einige interkommunale Verbindungen werden aktuell bereits ge-Seite 3 von 4
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nutzt, in der Zukunft ist beabsichtigt, dies zu vertiefen.
- Changemanagement: Die Einführung von KI wird unterstützt durch eine
klare, kontinuierliche Kommunikation, die die Mitarbeitenden über Veränderun-
gen informiert, Ängste mindert und die Akzeptanz für die neue Technologie
stärkt. Alle Interessensgruppen werden in den Einführungsprozess einbezogen,
um ihre Bedürfnisse und Anliegen zu berücksichtigen. Dadurch wird die Verän-
derungskultur gefördert.
Anlage/n
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