Einleitung des Vergabeverfahrens zur Beschaffung einer Kommunikations-App für Mitarbeitende

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
240792
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Einleitung des Vergabeverfahrens zur Beschaffung
einer Kommunikations-App für Mitarbeitende
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
12.06.2024 Anhörung
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
19.06.2024 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens gem. Ziff. 3.5 der Vergabeordnung
zur Beschaffung einer Kommunikations-App für Mitarbeitende (Software)
wird zugestimmt.
Begründung
Leistungsbeschreibung: Rund ein Drittel der Mitarbeitenden der Stadtverwal-
tung Bonn hat keinen PC-Arbeitsplatz. Dadurch können diese Mitarbeitenden
im Arbeitsalltag nicht an den digitalen Informationsangeboten (in erster Linie:
Intranet) ihrer Arbeitgeberin teilhaben. Auch ein unkomplizierter ämterübergrei-
fender Austausch über digitale Tools (z.B. Outlook, Teams) ist diesen Mitarbei-
tenden nicht möglich. Faktisch ist dadurch ein großer Teil der Belegschaft von
der internen Kommunikation abgekoppelt. Dieser Zustand läuft dem Anspruch
der Stadtverwaltung an sich selbst als moderne und attraktive Arbeitgeberin
zuwider. Zudem wird wichtiges Potenzial verschenkt, einer steigenden Perso-
nalfluktuation entgegenzuwirken sowie qualifizierte Arbeitskräfte zu gewinnen.
Die Stabstelle Interne Kommunikation hat einen Projektauftrag zur Einführung
einer Kommunikations-App für alle städtischen Mitarbeitenden initiiert. Unab-
hängig von der technischen Arbeitsplatz-Ausstattung sollen zukünftig alle Mit-
arbeitenden die Möglichkeit haben, für die Beschäftigten relevante Informatio-
nen zu erhalten und auszutauschen. Mangels flächendeckender Ausstattung
mit Dienstgeräten muss die App für die freiwillige Installation und Nutzung auf
den privaten Smartphones der Mitarbeitenden geeignet sein und daher den IT-
Sicherheitsanforderungen sowie den Datenschutz-Vorgaben der Stadtverwal-
tung entsprechen. In der Planungsphase hat sich herausgestellt, dass die
Kommunikationsbedarfe am besten durch eine „externe“ Mitarbeitenden-App,
wie sie bereits mehrfach auf dem Markt verfügbar ist, gedeckt werden können.
Der Lenkungsausschuss Digitale Transformation (LA DT) hat das Projekt inSeite 1 von 3
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seiner Sitzung am 9.4.2024 für die Durchführungsphase freigegeben. Die App
soll möglichst bald eingeführt werden – das Projektteam strebt den Live-Start
für Ende Dezember 2024 an. Dafür muss die Ausschreibung unverzüglich er-
folgen.
Leistungsdetails:
Anzahl der Lizenzen: Bei der Beschaffung von Lizenzen wird auf Wirtschaftlich-
keit geachtet. Es ist davon auszugehen, dass initial etwa 30 bis 40 Prozent der
Belegschaft das freiwillige Angebot wahrnehmen werden. In der Ausschreibung
sollen daher 2.500 Lizenzen mit der Option einer nachfragegesteuerten Skalie-
rung nach oben zugrunde gelegt werden. Ein marktüblicher Listenpreis bei ei-
ner Abnahme von 2.500 Lizenzen beläuft sich je nach Anbieter auf ca. 2,70
Euro pro Lizenz und Monat. Das entspricht jährlichen Lizenzkosten in Höhe von
81.000 Euro.
Laufzeit/Dauer: Es wird kein Endzeitpunkt festgelegt, weshalb für einen Zeit-
raum von vier Jahren kalkuliert wird. Die Schätzkosten belaufen sich damit auf
324.000 Euro.
Art der Leistung: Es handelt sich um eine Dienstleistung. Es werden Software-
Lizenzen eines digitalen Tools „von der Stange“ erworben, das auf den Bedarf
und das Design der Stadtverwaltung angepasst wird.
Art der Ausgabe: Es handelt sich um eine konsumtive Ausgabe. Entsprechende
Mittel sind im Budget des Amtes 13 (bzw. ab dem DHH 25/26: der IT) etatisiert.
Vergabeart
öffentlich x offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw. Verhandlungsver-
gabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
VOB X UVgO VgV 12.2024 – 12.2028 385.560 Euro
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto (konsumtiv) /
Finanzposition (investiv)
CO-Kontierung (konsum-
tiv) /
Finanzstelle (investiv)
1.01.26 IT 542900 1029990
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von Haushaltsresten Mittel
ja nein ja nein freigegeben vorgesehenSeite 2 von 3
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Anlage/n
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