Beschaffung eines Sportstättenmanagementsystems

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
240730
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
52 Sport- und Bäderamt
Dezernat:
Dez. IV
Beschaffung eines
Sportstättenmanagementsystems
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
12.06.2024 Empfehlung
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
19.06.2024 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens zur Ausschreibung „Beschaffung eines
Sportstättenmanagementsystems“ wird zugestimmt.
Begründung
Mit fortschreitender Digitalisierung hat sich gezeigt, dass einige
Arbeitsprozesse des Sport-und Bäderamtes noch analog ablaufen und dies als
nicht zeitgemäß anzusehen ist. Außerdem erfüllt die seit vielen Jahren im
Einsatz befindliche Fachsoftware nicht mehr die aktuellen Anforderungen und
ist veraltet. Es gibt in allen Sachgebieten des Amtes Überschneidungen bei
einzelnen Prozessen. Ziel ist es, die Arbeitsprozesse des Amtes zu
digitalisieren und damit effektiver zu gestalten. Um Medienbrüche und
Schnittstellen zu externen Anwendungen zu vermeiden, soll eine Software
angeschafft werden, in der alle Prozesse abgebildet werden können.
Des Weiteren haben sich die Anforderungen an die Aufgabenerfüllung
verändert. Die entsprechenden Fachbereiche zu digitalisieren ist notwendig, um
einen höheren Arbeitsaufwand sowie Fehlerquellen bei der Übertragung sowie
höhere Kosten zu vermeiden. Die aktuell eingesetzte Fachanwendung ist
als Auslaufmodell zu bezeichnen. Sie ist jetzt schon nicht mehr auf dem
neusten Stand und würde demnach in den nächsten Jahren völlig veraltet sein.
Dies stellt im Hinblick auf gestiegene Anforderungen gerade im Bereich der
Sportstättenbelegung und auch aus IT-Sicherheitsgründen ein Problem dar.
Darüber hinaus gibt es beispielsweise gesetzliche Vorgaben aus dem
Onlinezugangsgesetz (OZG), die mit dem aktuellen System nur bedingt erfüllt
werden können. Als Teil der Sportstättenbelegung muss es den Sportvereinen
nach den gesetzlichen Anforderungen möglich sein, Buchungsanfragen online
zu stellen und diese nach Genehmigung und automatischer Überführung in
eine entsprechende Fachanwendung online in einem BelegungskalenderSeite 1 von 3
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einzusehen.
Ein solches ganzheitlich ausgerichtetes Sportstättenmanagementsystem soll
folgende Bereiche abdecken:
1. Sportstättenbelegung
2. Lagerverwaltung
3. Sport-App/Sportportal
Diese drei Bereiche bilden jeweils Teilprojekte, welche nach und nach
umgesetzt werden sollen. Das Teilprojekt 1, die Beschaffung eines neuen
Belegungssystems, soll als erstes umgesetzt werden.
Der Lenkungsausschuss Digitale Transformation hat die Durchführung dieses
Projektes in seiner Sitzung im Januar 2024 beschlossen. Die Sportverwaltung
erstellt derzeit eine Leistungsbeschreibung. Es ist vorgesehen, das Teilprojekt
1 im Jahr 2025 einzuführen. Die zur Ausschreibung von Teilprojekt 1
erforderlichen konsumtiven und investiven Mittel i.H.v. 35.000 EUR stehen im
Haushalt des Sport- und Bäderamtes 2024 zur Verfügung.
Es ist beabsichtigt, alle Teilprojekte bereits 2024 auszuschreiben. Die
geschätzten Gesamtkosten für alle Teilprojekte betragen rund 80.000 €. Die
Anteile für die Teilprojekte 2 und 3 werden laut Grundsatzbeschluss des LADT
wie alle Digitalmittel durch Amt 10 abgewickelt.
Vergabeart
X öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
BN-2024-xxxx VOB X UVgO VgV 2025 80.000 EUR
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.08.01 Bereitstellung und Betrieb von
Sportanlagen
529100/
78.3100
5211001/
5520008011000
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja X nein ja X nein X freigegeben vorgesehen
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KeineSeite 3 von 3