Projektorganisation und Personalbedarf für die Vorbereitung und Durchführung des Umzuges der im Stadthaus untergebrachten Verwaltungseinheiten

Beschlussvorlage
öffentlich
240559
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
Dezernat I
Dezernat:
Dez. I
Projektorganisation und Personalbedarf für die
Vorbereitung und Durchführung des Umzuges der
im Stadthaus untergebrachten
Verwaltungseinheiten
Beratungsfolge
Hauptausschuss 11.04.2024 Empfehlung
Rat 18.04.2024 Entscheidung
Beschlussvorschlag
1. Der Rat nimmt die in der Anlage 1 beigefügte Projektstruktur zur Abwick-
lung des Projekts #UMZUG27 für den Auszug aus dem Stadthaus zur
Kenntnis.
2. Basierend auf dem Beschluss „Weiteres Vorgehen zum Stadthaus“ (DS-Nr.
240198-03 AA) stimmt der Rat der Einrichtung der erforderlichen zusätzli-
chen Personalressourcen in Form von 11 Stellen für die Vorbereitung und
Durchführung des Umzuges der im Stadthaus untergebrachten Verwal-
tungseinheiten zu:
Teilprojekt „Planung“
• 1 Stelle für die Projektleitung in der Wertigkeit A14 LBesG NRW/E14
TVöD
• 1 Stelle zur Projektkoordination in der Wertigkeit A11 LBesG NRW/E10
TVöD
• 1 Stelle für Changemanagement in der Wertigkeit A11 LBesG NRW /E10
TVöD
• 1 Stelle zur Flächenplanung in der Wertigkeit A11 LBesG NRW /E10
TVöD
• 1 Stelle für das Vertragsmanagement in der Wertigkeit A10 LBesG
NRW/E9c TVöD
• 1 Stelle für die IT-Koordination in der Wertigkeit A11 LBesG NRW/E10
TVöD
• 1 Stelle als Netzwerkingenieur*in in der Wertigkeit E12 TVöD
Teilprojekt „Anmietung“
• 1 Stelle für die Projektleitung in der Wertigkeit E13/14 TVöD
• 1 Stelle im Backoffice in der Wertigkeit E8 TVöD
• 1 Stelle als Immobilienkauffrau/-mann in der Wertigkeit E9b/c TVöD
• 1 Stelle als Bauingenieur*in/Architekt*in in der Wertigkeit E12 TVöDSeite 1 von 9
Seite 2
Begründung
Zu 2.
In der Beschlussvorlage „Weiteres Vorgehen zum Stadthaus“ (DS-Nr. 240198)
hat die Verwaltung bereits angekündigt, dass für die Vorbereitung und die
Durchführung des Auszuges der im Stadthaus untergebrachten Verwaltungs-
einheiten zusätzliche personelle Ressourcen benötigt werden.
Das Projekt wird sich in zwei Teilprojekte untergliedern. Das Teilprojekt „Pla-
nung“ mit insgesamt 9 Stellen wird der Leitung des Personal- und Organisati-
onsamtes zugeordnet. Das Teilprojekt „Anmietung“ umfasst 4 Stellen und wird
im SGB verortet. Zusätzlich wird eine Steuerungsgruppe unter der Gesamtpro-
jektleitung des Stadtdirektors implementiert. Dieser gehören neben den Teilpro-
jektleitungen die Leitungen folgender Bereiche an: OB-I, SGB, Amt 10 und Amt
20 sowie beratend Vertreter*innen des Personalrates und der Gleichstellungs-
stelle. Dezernat I soll als Geschäftsstelle fungieren.
Um die Fachbereiche frühzeitig und zielführend einbinden zu können ist es ge-
plant, in den Ämtern Umzugsbeauftragte zu benennen, die innerhalb des jewei-
ligen Amtes insbesondere für die Kommunikation und Zuarbeit an die Teilpro-
jekte zuständig sind.
Der Bedarf dieser projektbezogenen internen Personalaufstockung wurde teil-
weise u.a. schon 2021 in der Vorlage DS-Nr. 211810 dargelegt. Damals wurde
eine Bewertung der Projektleitung nach A 13 L2E1 LBesG NRW bzw. E 12
TVöD vorgeschlagen. Dies ist unter Berücksichtigung des Gesamtbewertungs-
gefüges nicht mehr gerechtfertigt. Vielmehr macht die auszuübende Tätigkeit
insbesondere im Zusammenhang mit den strategisch relevanten Fragestellun-
gen zum Umzug der v.g. Verwaltungsarbeitsplätze und der Mitarbeitenden un-
ter Beachtung der ambitionierten Zeitschiene, aber insbesondere der Notwen-
digkeit der Erreichbarkeit einzelner Fachbereiche für die Bonner Bürgerinnen
und Bürger (inklusive der kompletten Logistik), des angespannten Immobilien-
marktes und der grundsätzlichen örtlichen Gebundenheit hinsichtlich der Kom-
plexität, des Schwierigkeitsgrades sowie der besonderen Bedeutung eine Be-
wertung nach A 14 LBesG NRW/E 14 TVöD erforderlich.
Die übrigen Stellenwerte wurden übernommen.
Von den genannten seinerzeit von Amt 10 ermittelten neun Stellen wurden zwei
Stellen (1 Stelle stellv. Projektleitung und 1 Stelle Flächenplanung) bereits ein-
gerichtet, so dass für das Teilprojekt „Planung“ noch sieben Stellen eingerichtet
werden müssen.
Aufgrund der Bedeutung und des Umfangs dieser Aufgabe ist es erforderlich,
dass sich das Projektteam anforderungsgerecht aufstellt. Auch nach dem er-
folgreichen Umzug in ein neues (Interims-) Quartier kommen zahlreiche Aufga-
ben auf die Kolleg*innen zu, unter anderem auch die Planung, Vorbereitung,
Durchführung und Nachbereitung des Rück-Umzugs bzw. Umzugs in die end-
gültige Liegenschaft. Die im Projekt #UMZUG27 gewonnenen Kompetenzen
und Erfahrungen müssen zwingend gesichert und für die unzweifelhaft folgen-
den mehrjährigen, gebäudebezogenen (Groß-) Projekte bewahrt werden. AuchSeite 2 von 9
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im Hinblick auf die mangelnde Attraktivität befristeter Stellen sollten diese daher
unbefristet eingerichtet werden.
Die erforderlichen Stellen für das Teilprojekt „Anmietung“ sollen über den Wirt-
schaftsplan des SGB auf Dauer eingerichtet werden.
Mit der dauerhaften Einrichtung dieser Stellen soll den Stelleninhaberinnen und
-inhabern eine langfristige Perspektive über das Projekt hinaus geboten wer-
den, da die Anmietung ein fester Bestandteil des Aufgabenbereichs Immobili-
enmanagement im SGB ist und bleiben wird. Die Stellen werden nach entspre-
chender Beschlussfassung zunächst in 2024 überplanmäßig eingerichtet und
im Stellenplan 2025 „nachgezogen“. Dazu folgende Erläuterung:
Die Stelle der Projektleitung wird nach der Projektarbeit als Stelle für die Abtei-
lungsleitung herangezogen. Die jetzige Stelle ist eine adäquate Beamtenstelle
und soll nach altersbedingten Ausscheiden des Stelleninhabers in eine Ange-
stelltenstelle umgewandelt werden.
Auch die Backoffice-Stelle wird nach der Projektarbeit im SGB benötigt. Sie
wird für die zentrale Datenpflege in den Systemen Limas, Wave etc. benötigt,
eine solche Stelle existiert bislang in diesem Bereich nicht.
Die Stelle Immobilienkaufmann/ -kauffrau wird zur Deckung offener Stellen im
Anmietungsbereich herangezogen, nicht zuletzt vor dem Hintergrund altersbe-
dingten Ausscheidens in der Abteilung und für die künftig als Interim angemie-
teten Großimmobilien (Anmietung und Betreuung) kein Mietsachbearbeiter zur
Verfügung steht.
Aufgrund der Vielzahl der Projekte im SGB wird die Architektenstelle im SGB
langfristig vielseitig einsetzbar sein.
Das SGB wird darüber hinaus prüfen, ob die o.g. Dienstleistungen auch durch
externe Dritte erbracht werden können.
Die Besetzung der Stellen erfolgt sukzessive nach Aufgabe und zeitlicher Er-
forderlichkeit. Die genauen Aufgabenzuschnitte der einzelnen Stellen sowie die
tatsächlich benötigten personellen Ressourcen lassen sich erst im weiteren
Verlauf des Projektes feststellen und konkretisieren. Eine Übersicht der aktuell
bereits feststehenden Aufgaben im Projekt ist als Anlage 1 beigefügt.
Änderungen werden entsprechend von Amt 10 geprüft und dem Rat zur Mittei-
lung oder Beschluss vorgelegt.Seite 3 von 9
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Finanzielle Auswirkungen:
Produktgruppe Produktgruppenbezeich-
nung
Produkt Produktbezeichnung
1.01 Innere Verwaltung 1.01.09 Zentrale Dienste
Investive Kosten der Maßnahme
Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen
Einzahlungen
Investiver
Finanzsaldo
Konsumtive Kosten der Maßnahme jährlich einschließlich Folgekosten
Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen
2024:459.619,62*
2025:951.701,55
2026:980.252,60
2027:1.009.660,18
2028:1.039.949,98
2029:1.071.148,4
8
110000109/
70.1000
2024:187.878,7
8
2025:194.554,2
2
2026:200.390,8
4
2027:206.402,5
7
2024:183.465,03
2025:757.147,34
2026:779.861,76
2027:803.257,61
2028:1.039.949,98
2029:1.071.148,48
Für 2024 ggf. eine
überplanmäßige
Mittelbereitstellung
und ab 2025
"Nachmeldung im
Doppelhaushalt
2025/2026".
Einzahlungen /
Erträge
Haushaltsbelastung
jährlich
*ausgehend von einer Besetzung ab 07/2024
Finanzielle Auswirkungen: SGB
Investive Kosten der Maßnahme
Betrag Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen
Einzahlungen
Investiver
Finanzsaldo
Konsumtive Kosten der Maßnahme jährlich einschließlich Folgekosten
Betrag Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereitzustellen Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen
2024:183.465,03*
2025: 374.468,65
2026: 385.702,71
2027: 397.273,79
2028: 409.192,01
2029: 421.467,77
Wirtschaftsplan
SGB 2024 ff.
2024:183.465,03*
2025: 374.468,65
2026: 385.702,71
2027: 397.273,79
2028: 409.192,01
2029: 421.467,77Seite 4 von 9
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Einzahlungen /
Erträge
Haushaltsbelastung
jährlich
*ausgehend von einer Besetzung ab 07/2024
Anlage/n
1 Projektstruktur #UMZUG27 (öffentlich)
2 Aufgabenverteilung im Projekt (öffentlich)Seite 5 von 9
Projektstruktur #UMZUG27
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Projektteam #UMZUG27
Leitung: TPL „Planung“
TPL Anmietung, 10-2
(optional 13/IK)
4 VZÄ tbd.
Steuerungsgruppe #UMZUG27
Vorsitz + Gesamtprojektleitung StD
OB-I, BL SGB, PL „Stadthaus“, AL 10, AL 20, TPL 10, TPL SGB
Beratend: Personalrat, GSB
SGB
85-1
Amt 10
10-1, 10-2, 10-3
Verwaltungsvorstand
Dez. I Geschäftsstelle
Umzugsbeauftragte der Ämter
(sobald die Teilprojekte personalisiert sind)
Politik (Hauptausschuss)
Teilprojekt
„Anmietung“
4 VZÄ tbd.
Teilprojekt
„Planung“
9 VZÄ tbd.
Projektorganisation
LinienorganisationSeite 6 von 9
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Aufgabenverteilung im Projekt #UMZUG27
Steuerungsgruppe
• hat in zentralen Fragen die Entscheidungsfunktion bzw. bereitet Entscheidungen des VV vor
• behält den Gesamtprozess (Projektfortschritt im Hinblick auf Zeit und Kosten) im Blick
(Steuerungsfunktion)
• ist Berichtsgremium: sowohl Information an VV und Politik & Öffentlichkeit als auch
Erarbeitung von fundierten Empfehlungen an VV und Politik (Zuarbeit durch Geschäftsstelle)
• bildet die Schnittstelle zum Projekt „Zukunft Stadthaus-Areal“
• gibt schnelle und stringente Vorgaben, z.B. zur Auszugsreihenfolge, zu Priorisierungen oder
der zu verfolgenden Strategie
• ist auch (De)Eskalationsgremium: Klärung von Differenzen bei Zielkonflikten
• Finale Genehmigung des Mietvertragsentwurfes bzw. Vorlage dessen gegenüber dem VV als
Entscheidungsgremium
Projektteam #UMZUG27
• bereitet die zentralen Entscheidungen der Steuerungsgruppe vor und holt diese ein
• entwickelt Zukunftsmodelle für „new work“ z.B. aktivitätsbasiertes Arbeiten,
Raumbuchungssysteme, digitale Zutrittskontrolle, moderne Wegeleitsysteme u.a.
• plant und bewirtschaftet die notwendigen Haushaltsmittel für das Gesamtprojekt
• sorgt für fachliche Berichterstattung in den Gremien (gemeinsam mit Vorsitz der
Steuerungsgruppe)
• Zusammenfassung der Ergebnisse der TP Planung und Anmietung
• bringt Nutzerinteressen und „Unterbringungsoptionen“ in Ausgleich bzw. holt entsprechende
Entscheidungen der Steuerungsgruppe hierzu ein
• wird in der Projektsteuerung begleitet von einem professionellen Planungs- bzw.
Dienstleistungsbüro
• verantwortet die interne Kommunikation in Abstimmung mit Amt 13 und damit kulturelle
Begleitung des Gesamtprozesses („Change-Management“)
• vertritt das Projekt gegenüber dem PR
Geschäftsstelle im Dezernat I
• unterstützt die Steuerungsgruppe administrativ
• bereitet die Sitzungen der Steuerungsgruppe vor: Terminierung, Einladung, Tagesordnung,
Vorlagen, Niederschrift
• koordiniert den Schriftverkehr des Rats- und Gremiengeschäfts: Erstellung von Vorlagen,
Stellungnahmen, Beantwortung von Anfragen, ebenso Federführung für die Erstellung und
Abstimmung von VV-Vorlagen (als Zuarbeit für die Steuerungsgruppe)
• koordiniert und beantwortet Presseanfragen in Abstimmung mit den übrigen
Projektbeteiligten sowie mit Amt 13
• informiert bei Bedarf unmittelbar den Vorsitzenden der Steuerungsgruppe
(= Gesamtprojektleitung #UMZUG27)Seite 7 von 9
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Teilprojekt „Planung“
• definiert nutzungsseitige Anforderungen an die künftige Liegenschaft (z.B. für
Barrierefreiheit, Mitarbeitersicherheit, Erreichbarkeit, Fuhrpark, Parkflächen, Druckerei,
Postverteilung, Wegeführung im Gebäude, Informationsdienste, Archivflächen,
Sitzungsräume)
• ermittelt spezielle Anforderungen „rund um“ das Stadthaus wie DLZ, Kita, Kantine, BCP für
Parkdeck P1, Sitzungsdienste, Sicherheitsdienste („Kümmererfunktion“)
• Weiterleitung von Infos an TP Anmietung und Projektteam #UMZUG27
• Erstbegehung und Bewertung eingehender Angebote aus Sicht der Nutzenden (gemeinsam
mit dem TP Anmietung)
• Grob- und Detailplanungen zur Gebäudebelegung („welcher Fachbereich wohin?“)
gemeinsam mit den Dienststellen auf Basis von „new work“-Modellen und unter Beachtung
des Arbeitsschutzes
• Aufbau bzw. Einkauf eines (IT-)Tools zur Planungs- und Logistikunterstützung (ggfs.
workflowbasiert zur Vernetzung der unterschiedlichen Akteure)
• Inventarerfassung der Dienststellen
• Planung von vss. notwendig werdenden Alternativmodellen z.B. für Archivflächen, Fuhrpark
etc.
• Prüfung von Synergien in bzw. mit Bestandsgebäuden der Stadtverwaltung mit dem Ziel der
gesamtstädtischen Flächenoptimierung („Flächenmanagement“)
• Kalkulation, Planung und Beschaffung der notwendigen Arbeitsplatzausstattung,
Ausschreibungs- und Vertragsmanagement
• Planung und Umzug des zentralen Netzwerkknotens der Gesamtverwaltung (aktuell auf P2
des Stadthauses) in neue zentrale Räumlichkeiten (z.B. HdB)
• Definition, Planung und Umsetzung einer skalierbaren Netzwerk- und
Telekommunikationsinfrastruktur innerhalb der neuen Liegenschaft, Anbindung an das
Netzwerk, Ausschreibungs- und Vertragsmanagement
• Organisation und Planung des Bezugs in eine Liegenschaft (eigentlicher Umzug), Planung der
Umzugsreihenfolge, Vergabe- und Vertragsmanagement
• Ansprechfunktion für Fachbereiche (Umzugsbeauftragte) vor, während und nach dem Umzug
• „Hausherren-Funktion“ nach Bezug: Klärung von (Umzugs)Mängeln, Hausordnung, Klärung
von Fragen zu Brandschutz und Versicherung
• Entsorgung von Mobiliar im Stadthaus, ggfs. Klärung einer anderweitigen Nutzung
Teilprojekt „Anmietung“
• Sammeln / Einholen von Mietangeboten einschl. Dokumentation
• „Ansprache“ zusammen mit Leiter Steuerungsgruppe und AL 10 von möglichen „großen“
Anbietern (Telekom, SWB etc.).
• Erste Bewertung anhand im Vorfeld vom Projektteam #UMZUG27 festgelegter und von der
Projektsteuerungsgruppe „freigegebener“ Kriterien (bspw. Bewertungsmatrix zur
Geeignetheit Lindeblock)
• Einholung der notwendigen Informationen zu den Objekten (Pläne etc.)
• Koordination und Begleitung von Besichtigungen
• Ansprechpartner auf Seiten der Stadt/ Kommunikation nach außen mit etwaigen Anbietern /
VerhandlungspartnerSeite 8 von 9
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
• Einholung von Stellungnahmen der Fachämter (z.B. TP Planung, Feuerwehr,
Arbeitssicherheit, IT, Behindertengemeinschaft, Personalrat u.a.) in Abstimmung mit dem
Team Planung
• Weiterleitung von Infos an TP Planung und Projektteam #UMZUG27
• Marktpreiseinschätzung von Immobilienangeboten und baufachliche Bewertung des
Objektes
• baufachliche Prüfung und Bewertung der „Nutzerwünsche“ bzgl. baulicher Anpassungen und
entsprechende Kommunikation mit dem Vermieter
• Bewertung und „Verhandlung“ eines etwaigen Baukostenzuschusses
• Unterstützung des Vermieters im Falle etwaiger „städtischer“
Genehmigungsnotwendigkeiten
• Erstellung und Führung einer Bewertungsmatrix, fachliche Aufbereitung der
Rechercheergebnisse für die Steuerungsgruppe, den VV oder anderweitige Gremien
• Wirtschaftliche Gegenüberstellung etwaiger Anmietungsalternativen und ggf. auch der
Option Ankauf vs. Anmietung
• Federführung bei Vertragsverhandlungen mit Unterstützung des TP Planung
• Prüfung und Verhandlung Mietvertrag
• Einholung der Vertragsunterzeichnungen
• Kaufmännische Begleitung der Herrichtungsarbeiten nach Vertragsabschluss
• Übernahme des Objekts
• Veranlassung der Mietzahlungen / Baukostenzuschüsse
• Betreuung / Verwaltung des Objekts während der Mietzeit
Umzugsbeauftragte der Fachämter
• sind zentrale Ansprechpersonen des Projektteams
• koordinieren die Kommunikation im Amt
• bündeln fachliche Anforderungen und klären Rückfragen
• koordinieren die Mängelbeseitigung nach Umzug
ggfs. müssen (zumindest in großen Ämtern) im späteren Projektverlauf Stellenanteile freigestellt werdenSeite 9 von 9