Sachstand zur Einführung eines Tax Compliance Management System in der Stadtverwaltung Bonn und Einrichtung einer Stelle als Tax Compliance-Manager*in (m/w/d) im Kassen- und Steueramt

Stellungnahme der Verwaltung
öffentlich
240309-01 ST
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
21 Kassen- und Steueramt
Dezernat:
Dez. II
Sachstand zur Einführung eines Tax Compliance
Management System in der Stadtverwaltung Bonn
und Einrichtung einer Stelle als Tax Compliance-
Manager*in (m/w/d) im Kassen- und Steueramt
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
17.04.2024 Kenntnisnahme
Rat 18.04.2024 Kenntnisnahme
Inhalt der Stellungnahme:
In der letzten Sitzung des Finanzausschusses vom 13. März 2024 wurde die
Vorlage mit der Maßgabe vertagt, dass die Verwaltung die von Frau StK Heid-
ler vorgetragenen weitergehenden Erläuterungen zur nächsten Sitzung des
Finanzausschusses am 17. April 2024 schriftlich in Form einer ergänzenden
Stellungnahme darlegt.
Dieser Maßgabe soll mit nachstehenden Ausführungen Rechnung getragen
werden:
Personelle Ausstattung der Stabsstelle Stadt als Steuerschuldner:
Der Stabsstelle Stadt als Steuerschuldner sind insgesamt sechs Mitarbeitende
organisatorisch zugewiesen.
Neben der Leitungsstelle sowie der dauerhaft eingerichteten Projektstelle zur
Vorbereitung der Umstellung auf das verwaltungsweit relevante Thema 㤠2b
UStG“ sind zwei weitere Stellen als Sachbearbeitende zur Erledigung der eige-
nen städtischen Steuerangelegenheiten eingerichtet. Die v. g. Stellen sind ak-
tuell besetzt, nachdem die Nachbesetzung der Projektstelle zu § 2b UStG auf-
grund des Wechsels der damaligen Projektleiterin zu einem anderen
Dienstherrn längere Zeit in Anspruch genommen hat.
Neben dem Kernbereich der v. g. Steuerfunktion sind zwei weitere Stellen dem
Bereich der Gewerbesteueraußenprüfung zugewiesen. Die beiden Stellen sind
aktuell ebenfalls besetzt, nachdem auch in diesem Bereich die Nachbesetzung
einer Stelle ebenfalls längere Zeit in Anspruch genommen hat. Die im Zuge
dieser Nachbesetzung gewonnene Stelleninhaberin befindet sich derzeit in El-
ternzeit.Seite 1 von 5
Seite 2
Arbeits- und Belastungssituation der Stabsstelle Stadt als Steuerschuld-
ner:
Unberührt der Gewerbesteueraußenprüfungen als eigenständiger Bereich in-
nerhalb der Stabsstelle wurde im Jahr 2020 aufgrund des fortschreitenden
(umsatzsteuerlichen) Einnahmescreenings eine der beiden o. g. Sachbearbei-
tungsstellen neu geschaffen (vgl. DS 222194 unter Verweis auf DS 191088).
Hintergrund der Stelleneinrichtung war die erhebliche Ausweitung der steuerlich
relevanten Bereiche innerhalb der Stadtverwaltung, da neben der Neubildung
von Betrieben gewerblicher Art spätestens mit Inkrafttreten von § 2b UStG zum
1. Januar 2025 nahezu alle Bereiche der Stadtverwaltung über steuerbare und
damit überwachungs- und betreuungsrelevante Vorgänge verfügen werden.
Konkret hat sich seit Beginn des durch das Projekt zu § 2b UStG initiierten Ein-
nahmescreenings die Anzahl der bereits jetzt existierenden Betriebe gewerbli-
cher Art auf insgesamt 24 erhöht, parallel dazu wurden im Zusammenhang mit
den Vorbereitungen auf § 2b UStG insgesamt 60 geschäftsbereichsbezogene
Steuerhandbücher erstellt.
In diesen Steuerhandbüchern werden eine Vielzahl steuerbarer Vorgänge be-
schrieben, mit denen ab 1. Januar 2025 steuerlich korrekt umgegangen werden
muss. Zu den Aufgaben der Stabsstelle zählt sodann die monatliche Abgabe
der Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie der Umsatzsteuerjahreserklärung,
die Beratung aller Fachbereiche bei steuerlichen Fragestellungen, das laufende
Screening aller Einnahmearten, die von den Steuerhandbüchern erfasst wer-
den, sowie die laufende Fortschreibung der Steuerhandbücher aufgrund steti-
ger Veränderungen im deutschen Steuerrecht.
Der Personalaufwand im Bereich der Stabsstelle wird sich daher dauerhaft auf
einem deutlich höheren Niveau einpendeln, bei dem nach tatsächlichem Inkraft-
treten von § 2b UStG in 2025 nicht ausgeschlossen werden kann, dass es im
Kernbereich der Steuerfunktion nochmal einer personellen Verstärkung bedarf.
Vor diesem Hintergrund wird die Stabsstelle in jedem Fall zusätzliche Aufga-
ben, wie sie beispielsweise von der zusätzlichen Stelle Tax Compliance-
Manager (m/w/d) übernommen werden sollen, bereits quantitativ nicht über-
nehmen können.
Kosten des Projekts „Einführung eines Tax Compliance Management Sys-
tems“:
Für die Einführung des v. g. Systems bei der Stadtverwaltung wurden einmalig
100.000 Euro zur Inanspruchnahme einer externen Unterstützung durch eine
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zur Verfügung gestellt. Hierüber wurde der
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Vergabe informiert (vgl. DS
222194).
Die tatsächliche Inanspruchnahme dieser Haushaltsmittel verzögerte sich in der
Folge aus unterschiedlichen Gründen, insbesondere weil auch der Projektstart
sich im Hinblick auf die o. g. Arbeitssituation verzögerte. Die vollständige Ver-
ausgabung dieser Haushaltsmittel erfolgt nun erwartungsgemäß in 2024. Für
den kommenden Doppelhaushalt 2025/2026 wurden von Seiten des Kassen-
und Steueramtes vorsorglich 20.000 Euro p. a. für die laufende Weiterentwick-
lung und ggf. externe Prüfung des Tax Compliance Management Systems an-
gemeldet. Bei dem neu gemeldeten Haushaltsansatz handelt es sich um
Schätzkosten.Seite 2 von 5
Seite 3
Bei den in der Vorlage angegebenen Kosten in Höhe von 163.000 Euro handelt
es sich wiederrum um die Vollkosten für die neu vorgesehene Stelle mit einem
Stellenwert der Besoldungsgruppe A14 LBesG NRW, d. h. die Kosten einer
Planstelle, Verwaltungsgemeinkosten sowie Sachkosten eines Arbeitsplatzes.
Die vergleichbaren Kosten für eine tarifbeschäftigte Person nach E14 TVöD
belaufen sich demgegenüber auf 136.000 Euro. Die angegebenen Vollkosten
unterscheiden sich damit nicht von den Kosten vergleichbarer Stellen innerhalb
der Stadtverwaltung in der genannten Besoldungs-bzw. Entgeltgruppe.
Aufgabenabgrenzung zwischen der Stabsstelle Stadt als Steuerschuldner
sowie dem Tax Compliance-Manager (m/w/d):
Aufgaben der Stabsstelle Stadt als Steuerschuldner im Rahmen ihrer Steuer-
funktion:
Wie bereits beschrieben, übernimmt die Stabsstelle im Rahmen ihrer Steuer-
funktion die Aufgaben einer internen Steuerberatung. Aufgrund dieser Aufga-
benstellung werden daher von der Stabsstelle insbesondere die nachstehend
aufgeführten Tätigkeiten wahrgenommen:
o Laufende steuerliche Beratung sämtlicher Fachbereiche, insbe-
sondere in Fragen der:
▪ Körperschaftssteuer (BgA)
▪ Gewerbesteuer (BgA)
▪ Umsatzsteuer
▪ Kapitalertragssteuer
o Einbeziehung bei erkennbar steuerrelevanten Sachverhalten:
▪ Projektumsetzungen im Konzernverbund (z. B. Seilbahn
oder ZOB)
▪ Prüfung von Vertragsentwürfen, Kooperationsmodellen
▪ Steuerrechtliche Spezialfragen, z. B. Erarbeitung von
steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten sowie Fragestel-
lungen im Bereich von Zuschüssen, Zuwendungen oder
Tauschgeschäften
o Erstellung der steuerrechtlichen Gewinnermittlungen sowie Er-
stellung und Übermittlung aller damit zusammenhängenden
Voranmeldungen und Steuererklärungen für die 24 BgA, die
neuen § 2b UStG-Sachverhalte sowie 18 Stiftungen
o Begleitung von Betriebsprüfungen der Finanzverwaltung bei der
Bundesstadt Bonn, Prüfung von Steuerbescheiden, Einlegen
von Rechtsbehelfen, Kommunikation mit den Finanzbehörden
o Durchführung von verwaltungsweiten Schulungen in Bezug auf
laufende steuerliche Fragestellungen (z. B. Schulung der dezen-
tralen Buchhalter in Bezug auf steuerlich kritische Sachverhalte)
Zusammenfassend ausgedrückt wird von der Stabsstelle Stadt als Steuer-
schuldner das gesamte laufende, operative Geschäft im Zusammenhang mit
der Erfüllung der städtischen Steuerpflichten eigenverantwortlich wahrgenom-
men.
Aufgaben des Tax Compliance-Managers (m/w/d):
In Abgrenzung zu den Aufgaben der Stabsstelle Stadt als Steuerschuldner wird
es die Kernaufgabe des Tax Compliance-Managers (m/w/d) sein, nach Konzep-
tionierung und Implementierung des gesamtstädtischen Tax Compliance Ma-Seite 3 von 5
Seite 4
nagement Systems dieses Systems kontinuierlich auf Basis des IDW-
Prüfungsstandard 980 weiterzuentwickeln und dessen Wirksamkeit dauerhaft
aufrecht zu erhalten. Auf die entsprechenden Ausführungen in der Vorlage wird
hingewiesen.
Das Tax Compliance Management System ist – anders als die Wahrnehmung
der Steuerfunktion durch die Stabsstelle Stadt als Steuerschuldner – keine ope-
rative Angelegenheit, sondern vielmehr ein strategisches Controlling- bzw. Ma-
nagementinstrument. Dieses Instrument wird neben den genannten haftungs-
rechtlichen und finanziellen Vorteilen auch – bezogen auf Steuerrisiken – einen
wichtigen Beitrag hin zu einer systematischen Risikosteuerung innerhalb der
Stadtverwaltung leisten, welche auch das Rechnungsprüfungsamt im Rahmen
der Prüfung des Jahresabschlusses 2022 (vgl. DS. 240149) thematisiert hat.
Wie in der Vorlage bereits ausgeführt, gibt der o. g. IDW-Prüfungsstandard den
Rahmen vor, aus welchen sieben Bausteinen ein solches System bestehen
muss. Hieraus ergeben sie die beschriebenen Aufgaben des Tax Compliance-
Managers (m/w/d), von denen einige in der Vorlage bereits hervorgehoben
wurden und nachstehend nochmal konkreter beschrieben werden:
- zur Weiterentwicklung des TCMS sind insbesondere zentrale Dokumen-
te wie der Steuerkodex, die Steuerrichtlinie, eine Steuerstrategie, unter-
schiedlichste Organisationsanweisungen sowie Prozessdokumentatio-
nen zu erstellen und laufend zu überprüfen,
- zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Vollzugs des TCMS-
Regelungsrahmens, insbesondere der v. g. Steuerrichtlinie übernimmt
der Tax Compliance-Manager (m/w/d) eine Überwachungsaufgabe, so-
wohl in Bezug auf die Aufgaben und Rollen der Fachdezernate und -
ämter als auch in Bezug auf die Stabsstelle Stadt als Steuerschuldner,
- im Rahmen der laufenden Überprüfung und ggf. Anpassung der steuer-
lichen Risiko-Kontroll-Matrizen, der diesen zugrunde liegenden (Steu-
ererklärungs-) Prozesse sowie den daraus folgenden risikomindernden
Maßnahmen muss der Tax Compliance Manager (m/w/d) klassische
IKS-Aufgaben im steuerlichen Bereich wahrnehmen, was auch auf den
im Rahmen des Jahresabschlusses 2022 geforderten Aufbau eines
verwaltungsweiten IKS einzahlt,
- Erkenntnisse aus der laufenden Steuerdeklaration sowie aufgrund ex-
terner steuerlicher Entwicklungen (z. B. Einführung von eAusgangs-
rechnungen im B2B-Bereich aufgrund Wachstumschancengesetz) er-
fordern aufgrund der zunehmenden Besteuerung der öffentlichen Hand
tiefergehender als bislang Analysen in Bezug auf Steuerstrategie sowie
Prozessgestaltungen,
- Zur nachhaltigen Sensibilisierung der Verwaltung im Umgang mit steu-
erlich relevanten Sachverhalten muss der Tax Compliance Manager
(m/w/d) eine ganzheitliche und damit über den bisherigen Umfang deut-
lich hinaus gehende Informations- und Kommunikationsstruktur auf-
rechterhalten, die sich aus folgenden Elementen zusammensetzt:
o Durchführung von Schulungen, Beratungen, Trainings und Gui-
delines in TCMS-Fragen
o Aufbau und Implementierung einer verwaltungsweiten Plattform
für das steuerliche Wissensmanagements
o Aufbau einer verwaltungsweiten Kommunikationsstruktur und ei-
nes Berichtswesens,
- die beschriebene Einführung von innovativen Tools und Tax-Seite 4 von 5
Seite 5
Technologien zur Unterstützung von Tax Compliance- & Reporting-
Prozessen meint die Projektierung und Einführung von z. B. rechnungs-
legungsbezogenen Datenanalyse-Lösungen oder den perspektivischen
Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Rahmen des Tax Compliance
Management Systems sowie der internen Steuerberatung.
Zusammenfassend ausgedrückt wird von dem Tax Compliance Manager
(m/w/d) als integraler Bestandteil eines TCMS im Sinne eines strategischen
Controlling- und Managementinstruments die zentrale Verantwortung für die
Aufrechterhaltung desselben übernommen. Ohne die Einrichtung dieser Stelle
wird der Aufbau des Systems nicht möglich sein, zumal die entsprechenden
Aufgaben – losgelöst der gebotenen Aufgabenabgrenzung, die sich auch orga-
nisatorisch aufgrund desselben Stellenwerts des Tax Compliance-Managers
(m/w/d) im Vergleich zu der Stabsstellenleitung ergibt – ebenfalls aus quantita-
tiven Gründen nicht von der Stabsstelle Stadt als Steuerschuldner übernom-
men werden können.
Bezüglich des Sachstands zur Gewerbesteueraußenprüfung wird separat in-
formiert.
Anlage/n
KeineSeite 5 von 5