Haushaltsbudget für die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten und Vorstellung des Priorisierungssystems DHH 25/26 - Stand 08.2024

Beschlussvorlage
öffentlich
240289-01
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
I-CDO Geschäftsstelle CDO
Dezernat:
Dez. I
Haushaltsbudget für die Umsetzung von
Digitalisierungsprojekten und Vorstellung des
Priorisierungssystems DHH 25/26 - Stand 08.2024
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
03.09.2024 Anregung
Beschlussvorschlag
Der UADO unterstützt die vorgestellte Vorgehensweise.
Begründung
Im Rahmen der Planung des Doppelhaushalts (DHH) 25/26 wurden die
gesamtstädtischen finanziellen Ressourcen für die Umsetzung von
Digitalisierungsprojekten geplant. Hierfür wurden die für den DHH 25/26
geplanten Digitalisierungsprojektideen dezernatsweise an das CDO-Büro
gemeldet. Ein Priorisierungsverfahren wurde abgestimmt und durch den LADT
beschlossen. Der weitere Prozess wird in der Sitzung anhand der beigefügten
PowerPointPräsentation vorgestellt.
Anlage/n
1 UADO 3.9.2024 (öffentlich)Seite 1 von 11
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Haushaltsbudget für die Umsetzung
von Digitalisierungsprojekten
& Vorstellung des
Priorisierungssystems DHH 25/26
Stand 08.2024
13.08.2024 CDO-Team Bundesstadt Bonn 1Seite 2 von 11
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Ziele Digitale Transformation für den DHH25/26
Die digitale Transformation ist ein umfassender, langjähriger Prozess, der darauf abzielt, die Effizienz, Transparenz und Bürgernähe der
städtischen Dienstleistungen zu verbessern. Zentrale Ziele sind:
• Verbesserung der Effizienz und Effektivität:
o Ziel: Automatisierung und Optimierung interner Verwaltungsprozesse zur Reduzierung von Bearbeitungszeiten und Kosten.
• Förderung der internen digitalen Kompetenz:
o Ziel: Entwicklung und Schulung der Mitarbeiter in digitalen Kompetenzen, um den Übergang zu einer digitalen Verwaltung zu unterstützen.
• Erhöhung der Transparenz und Rechenschaftspflicht:
o Ziel: Sicherstellung einer transparenten Verwaltung, bei der Bürger Zugang zu relevanten Informationen haben.
• Bürgerzentrierte Dienstleistungen:
o Ziel: Bereitstellung nutzerfreundlicher, digitaler Plattformen für Bürgerdienste, die rund um die Uhr verfügbar sind.
• Förderung der digitalen Teilhabe:
o Ziel: Gewährleistung, dass alle Bürger Zugang zu digitalen Diensten haben, unabhängig von ihrem technischen Wissen oder ihrer Ausrüstung.
• Datensicherheit und Datenschutz:
o Ziel: Schutz der persönlichen Daten der Bürger und Gewährleistung der Sicherheit aller digitalen Verwaltungsprozesse.
13.08.2024 CDO-Team Bundesstadt Bonn 2Seite 3 von 11
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Iterationen im Haushaltsanmeldungsprozess
- Steuerung über den Lenkungsausschuss Digitale Transformation (LADT)
13.08.2024 CDO-Team Bundesstadt Bonn 3
CDO,10 und Dezernate Sammlung der
Bedarfe
(Qualitätschecks,
Ressourcen-
schätzungen IT)
CDO, 10 und Dezernate
Priorisierung in
mehreren
Iterationen
LADT
Diskussion und
Entscheidung
über die
Einbringung in
den HH-Entwurf
CDO, 10, Dez II Validierung und
Kürzung der
Mittel mit Dez. II,
Finale
Einbringung in
den HH-Entwurf
UADO Diskussion im
UADO
Einarbeitung der
Empfehlungen
des UADO
CDO, 10, Dez II
Iterationen im
Zuge der HH-
BeratungenSeite 4 von 11
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
LADT-Prozess
→stellt das konsequente Monitoring und die Steuerung des Projektportfolios
Digitalisierungsprojekte sicher
13.08.2024 CDO-Team Bundesstadt Bonn 4Seite 5 von 11
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Priorisierungsverfahren für den DHH 25/26
1.Stufe
• Jede Projektidee wird einem Cluster zugeordnet
2.Stufe
• Es findet ein Ranking der Projektideen je
Dezernat je Cluster statt
(dieses Ranking fließt als Punktewerte in die
Priorisierung)
3. Stufe
• Für jedes Cluster gibt es weitere 7 Werte-Kriterien
3 x Impact = Bedeutung
(EOL/EOS, Prozess Automatisierung und
Effizienzsteigerung, Unterstützung der strategisch
übergeordneten Ziele)
4 x Effort = Aufwand
(Make or Buy, Kosten, Komplexität, Laufzeit)
• Wertungspunkte (1-3) werden
für diese vergeben
13.08.2024 CDO-Team Bundesstadt Bonn 5Seite 6 von 11
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Cluster-Zuordnung
Ziel ist es, aus jedem Cluster Projekte umzusetzen, um ein ausgewogenes Portfolio
zu erhalten, welches die Interessen der Ämter/Dezernate und die
verwaltungsweiten Querschnittsprojekte angemessen berücksichtigt.
13.08.2024 CDO-Team Bundesstadt Bonn 6
Gesetzliche
Verpflichtung zur
digitalen Umsetzung
Plattform Große Projekte
(ab 100.000 €)
Mittlere Projekte
(bis 100.000 €)
Kleine Projekte
(bis 25.000 €) Innovations-Projekte
9 Projekte 6 Projekte13 Projekte17 Projekte12 Projekte14 Projekte
- Digitale Plattformen
vereinheitlichen und
rationalisieren
Geschäftsabläufe
- werden oder können
verwaltungsweit genutzt,
mindestens dezernatsweit
-zentrale Administration
-Idee, die bisher noch
keine Lösung in der
Verwaltung hatte
-neuartige
Herangehensweise oder
Lösung
-vom bisherigen Standard
abweichend
-im Gesetz muss explizit
eine digitale Lösung
gefordert werden
-in der Regel handelt es
sich um OZG-Leistungen
Aufgrund des gesetzlichen
Erfordernisses werden die
Projekte aus diesem
Cluster bevorzugt
umgesetzt
-wird überwiegend
fachspezifisch genutzt
-Summe aus Investiv und
Konsumtiv, 2025 und 2026
addiert
-wird überwiegend
fachspezifisch genutzt
-Summe aus Investiv und
Konsumtiv, 2025 und 2026
addiert
-wird überwiegend
fachspezifisch genutzt
-Summe aus Investiv und
Konsumtiv, 2025 und 2026
addiertSeite 7 von 11
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Beispielhafte Projekte
13.08.2024 CDO-Team Bundesstadt Bonn 7
Cluster Innovation:
Radar- und sensorgestützte Überwachung
• Radar- und sensorgestützte Überwachung von beispielsweise Kinderspielplätzen und Schulhöfen sowie neuralgischen
Punkten im Stadtgebiet. Dadurch soll auf Gefahrenlagen durch den Außendienst unmittelbar reagiert werden können,
um diese abzustellen.
Cluster: Gesetzliche Verpflichtung zur digitalen Umsetzung
Einführung elektronisches Hinweisgebersystem (interne Meldestelle)
• Beschaffung und Einrichtung eines elektronischen Hinweisgebersystems (mit Verschlüsselung der Daten zur Sicherstellung
einer gegenseitigen anonymen Kommunikationsmöglichkeit) für die interne städtische Meldestelle nach dem
Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), über das städtische Beschäftigte und Personen mit beruflichem Bezug zur Stadt
jederzeit vertrauliche bzw. anonyme Hinweise zu Sachverhalten nach § 2 HinSchG abgeben können.
Cluster Plattform:
Fördermittelmanagementsoftware – Perspektive „Stadt als Fördermittelgeberin“
• Durch das gesteigerte Finanzvolumen, welches die Stadt Bonn im Rahmen von Förderprogrammen verausgabt, sind
effiziente Rahmenbedingungen für Verwaltung und Antragstellende deutlich wichtiger geworden. Um die Beantragung von
städtischen Fördermitteln für die Fördermittelempfänger*innen sowie die Abwicklung (Einreichung & Prüfung der
Verwendungsnachweise) der städtischen Förderprogramme digital ermöglichen zu können, soll eine
Fördermittelmanagementsoftware mit der Perspektive „Stadt als Fördermittelgeberin“ implementiert werden.Seite 8 von 11
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Überblick: Bausteine der Budgetplanung
für den DHH 25/26
13.08.2024 CDO-Team Bundesstadt Bonn 8
DHH 23/24 Budgetfort-
schreibung für
noch weiter
laufende
Projekte
DHH 25/26 Budget für
neue Projekte
DHH 25/26 Budget für
Dienstleister
zur
Kompensation
von
fehlendem
Personal bei
der IT
DHH 25/26 Akten-
digitalisierung
DHH 25/26
DHH 25/26 IT Budget
(Amt 10-2 für
laufende
Kosten)
ca. 300.000,00 €ca. 11.010.000,00 €ca. 5.083.000,00 € wird durch IT geplant und verwaltet
Benötigtes Budget ca.: 16.643.000,00 €
Budgetkürzung um: 2.605.350,00 €
Budget im Haushaltsentwurf: 14.037.650,00 €
eVA -
Bedarfe
ca. 250.000,00 €Seite 9 von 11
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Weiteres Vorgehen:
Ziel ist es weiterhin alle angemeldeten Projekte unter Vorbehalt der Haushaltsgenehmigung durchzuführen.
• Die Priorisierung wird bei der (zeitlichen) Planung und Steuerung der Projektumsetzungen als wichtige
Grundlage dienen sowie bei Bedarfsveränderungen greifen
• Einsparpotenziale werden laufend ermittelt
(z.B. durch Anpassung der einzelnen Projektbudgets auf den konkreten Bedarf, Projektzusammenführungen
usw.)
• Abfrage der verbindlichen Umsetzung der einzelnen Projekte
(unter Betrachtung der Zeitachse/ Beginn der einzelnen Projekte)
• Vorstellung der angemeldeten Projekte für den UADO in einem extra Termin (Einarbeitung Feedback)
• ggf. weitere Iterationen im Zuge der Haushaltsberatungen
13.08.2024 Friedrich Fuß, CDO Bundesstadt Bonn 9Seite 10 von 11
Dokumentenklasse B (nur für den Dienstgebrauch)
Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit
Für Rückfragen steht Ihnen das CDO-Team zur Verfügung
cdo-team@bonn.de
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