Wiederbesetzung der Stelle der Betriebsleitung des Städtischen Gebäudemanagements

Mitteilungsvorlage
öffentlich
232218
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Wiederbesetzung der Stelle der Betriebsleitung des
Städtischen Gebäudemanagements
Beratungsfolge
Rat 12.12.2023 Kenntnisnahme
Hauptausschuss 23.01.2024 Kenntnisnahme
Betriebsausschuss SGB 06.02.2024 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Die Stelle der Betriebsleitung des Städtisches Gebäudemanagements ist zur-
zeit vakant und soll nachbesetzt werden.
Um dem Rat eine geeignete Persönlichkeit für diese anspruchsvolle Aufgabe
zur Bestellung vorschlagen zu können, wurde eine interne Findungskommissi-
on gebildet, die aus der Oberbürgermeisterin und dem Stadtdirektor sowie je-
weils beratend dem Geschäftsbereichsleiter Strategische Programmsteuerung,
der stellvertretenden Betriebsleiterin des SGB und dem Leiter des Personal-
und Organisationsamtes besteht.
Die Findungskommission hat für das Besetzungsverfahren folgendes Anforde-
rungsprofil festgelegt:
Vorausgesetzt werden
• abgeschlossenes Hochschulstudium (Master / Diplom) und langjährige
berufliche Erfahrung im Bereich Bauen/Gebäudemanagement oder
• abgeschlossenes technisches Hochschulstudium (FH, TH, Master) und
langjährige berufliche Erfahrung in der betriebswirtschaftlichen Steue-
rung im Bereich Bauen/ Gebäudemanagement
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der Leitung eines ver-
gleichbaren Unternehmens bzw. großer Organisationseinheiten der Ge-
bäudewirtschaft, idealerweise im kommunalen/öffentlichen Bereich
• einschlägige Berufs- und Führungserfahrung im Bereich Bau Manage-
ment, bestenfalls in einer Einrichtung mit komplexen technischen Infra-
strukturen
• mehrjährige Erfahrung in der Planung, Ausführung und Steuerung von
Bauprojekten
• Positive Einstellung und nachgewiesene Erfahrungen im nachhaltigen
Bauen
• Fachkenntnisse im Vergaberecht sowie der Honorarordnung für Archi-
tekten und Ingenieure (HOAI)Seite 1 von 7
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Erwartet werden
• Verantwortungs- und Risikobewusstsein sowie Integrität und Bereit-
schaft Verantwortung zu übernehmen
• Strategisch-konzeptioneller Gestaltungswille, innovatives Denken und
Entscheidungsfreude, Ergebnisorientierung
• Fähigkeit, die Einhaltung von Termin- und Kostenzielen aktiv zu steu-
ern, Bereitschaft kalkulierte Risiken einzugehen
• Hervorragende zwischenmenschliche und kommunikative Kompetenzen
• Ausgeprägte Sozial- und Führungskompetenz
• Problemlösungskompetenz und ausgeprägtes Verhandlungsgeschick
• Exzellentes Zeitmanagement und strukturierte Arbeitsweise
• Gutes Verständnis für aktuelle Trends und Marktentwicklungen
• Verfolgung von langfristigen Zielen und Fähigkeit Mitarbeitende und
Geschäftspartner für gemeinsame Ziele zu begeistern
• Hohe Partner- und Nutzerorientierung um in der Schnittstellenfunktion
zwischen unterschiedlichen Ämtern, Fachbereichen und Gremien
(bspw. zwischen Ämtern, Politik und technischem Personal) Inhalte
zielgruppenorientiert zu transportieren
• Idealerweise verfügen sie über Erfahrung in den Abläufen und Struktu-
ren einer Verwaltung sowie insbesondere im Umgang und in der Zu-
sammenarbeit mit politischen Gremien
Außerdem wurden die nachfolgenden Aufgabenschwerpunkte definiert:
• Gesamtverantwortliche Leitung und Steuerung der eigenbetriebsähnli-
chen Einrichtung in Einklang mit den gesamtstädtischen Zielen (insb.
Klimaneutralität 2035)
• Weiterentwicklung der Organisationsstrategie mit Ausrichtung auf die
Kernkompetenzen des Städtischen Gebäudemanagements, Optimie-
rung der Prozesse und Schnittstellen
• Fortschreibung, Monitoring und Controlling von mittel- und langfristigen
Gebäudestrategien entlang der gesamten Wertschöpfungskette für die
einzelnen Produktgruppen (Schulen, Kindertagesstätten, Bäder, Sport-
stätten, Feuerwehren, Verwaltungsgebäude, Kulturbauten, etc.)
• Verantwortung für die kaufmännische Zielerreichung und Aufstellung
bzw. Steuerung des Wirtschaftsplans
• Ergebnisorientierte Verhandlungsführung bei übergreifenden Themen
• Führen mit klarer Verantwortungsdelegation und überzeugendem Lea-
dership
• Sicherstellen einer zukunftsorientierten Personalentwicklung, Identifika-
tion und Realisieren von Potentialen
• Vorleben und Prägen einer wertschätzenden und ergebnisorientierten
Organisationskultur
• Partnerschaftliche Zusammenarbeit sowie Vertretung der Interessen
des Gebäudemanagements gegenüber den Dezernaten und städti-
schen Gesellschaften, Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Perso-
nalvertretung
• Vertretung der Ziele und Interessen des Städtischen Gebäudemanage-
ments in der Kommunalpolitik und den städtischen GremienSeite 2 von 7
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• Sicherstellen einer transparenten internen und externen Kommunikation
Angestrebt wird ein Arbeitsverhältnis als „Leitende*r Angestellte*r“. Hierbei
handelt es sich um eine Position mit großer Nähe zum Arbeitgeber, die über
Arbeitgeberkompetenzen verfügt.
Zu den Befugnissen von Leitenden Angestellten gehört gem. § 5 Abs. 3 Nr. 1
BetrVG die Kompetenz zur selbstständigen Einstellung und Entlassung von
Mitarbeitenden des Betriebes.
Diese Voraussetzungen müssen durch die Änderung von Satzungen und der
entsprechenden Dienstanweisungen im Sinne der Rechtssicherheit klarer ge-
regelt werden.
Die Verantwortung als Leitung einer eigenbetriebsähnlichen Einrichtung auf
Personal und Budget soll durch die Position des*der Leitenden Angestellten
deutlicher herausgehoben werden.
Durch die erweiterten Entscheidungsbefugnisse soll zudem die Rolle der Be-
triebsleitung gestärkt und ein attraktives Stellenprofil geschaffen werden.
Bei der Betriebsleitung des Städtischen Gebäudemanagements handelt es sich
gem. § 5 Abs. 3 Nr. 3 BetrVG außerdem um eine Position des*der Leitenden
Angestellten, da die Betriebsleitung regelmäßig sonstige Aufgaben wahrnimmt,
die für den Bestand und die Entwicklung des Betriebs von Bedeutung sind und
deren Erfüllung besondere Erfahrungen und Kenntnisse voraussetzt. Diese
Entscheidungen sind hierbei entweder im Wesentlichen frei von Weisungen
oder maßgeblich durch die Betriebsleitung beeinflusst.
Aufgrund der besonderen arbeitgebernahen Position findet das Kündigungs-
schutzgesetz nur eingeschränkt Anwendung auf den Personenkreis der Leiten-
den Angestellten.
Für die Besetzung dieser herausgehobenen Führungsposition wird ein Perso-
nalberatungsunternehmen hinzugezogen.
Nach einer Markterkundung wurden drei Unternehmen zur Angebotsabgabe
aufgefordert. Nach der Angebotsabgabe fand ein Aufklärungsgespräch zum
Angebot mit den beiden im Hinblick auf die konkrete zu besetzende Stelle qua-
litativ ansprechendsten Unternehmen statt, um sich insbesondere die Herange-
hensweise der Unternehmen bei der Suche nach geeigneten Personen detail-
lierter beschreiben zu lassen.
Mit den Vorbereitungen und der Personalsuche zur Nachbesetzung der Stelle
der Betriebsleitung des Städtisches Gebäudemanagement wurde im Anschluss
das Personalberatungsunternehmen Kienbaum beauftragt. Das Unternehmen
erfüllt sämtliche Kriterien aus dem Leistungsverzeichnis. Das nach einer Ver-
handlung reduzierte Fixhonorar ist branchenüblich und inkludiert die Durch-
führung eines eignungsdiagnostischen Assessment-Center Verfahrens unter
den bestgeeigneten Kandidatinnen und Kandidaten.
Im Hinblick auf die Besonderheit, dass im Berater-Team von Kienbaum der
immobilienwirtschaftliche Sachverstand mit den Besonderheiten der öffentli-Seite 3 von 7
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chen Verwaltung in besonderem Maße verzahnt wird, wird die Beauftragung
der Fa. Kienbaum bei der Suche als erfolgsversprechend angesehen.
Hinzu kommt, dass die jüngsten erfolgreichen Personalbesetzungen im immo-
bilienwirtschaftlichen öffentlichen Umfeld darauf schließen lassen, dass Kien-
baum über ein dezidierteres und aktuelles Netzwerk verfügt. Zu guter Letzt ist
hierdurch auch eine kurzfristigere Stellenbesetzung zu erwarten, so dass die
Phase der andauernden Vakanz verkürzt werden kann.
Anlage/n
1 Leistungsverzeichnis Vergabe Personalberatung_Betriebsleitung SGB
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Leistungsverzeichnis für
die Besetzung der Betriebsleitung des Städtisches Gebäudemanagement (m/w/d)
Das Städtische Gebäudemanagement wird bei der Bundesstadt Bonn als
eigenbetriebsähnliche Einrichtung geführt und die Stelle der Betriebsleitung gilt es nach zu
besetzen.
Das städtische Gebäudemanagement Bonn ist mit seinen rund 475 Mitarbeitenden zuständig
für die Planung, den Bau und die Unterhaltung von 531 Liegenschaften und 1.047 Objekten
bei einem Budget von derzeit 150 Millionen Euro.
Die Verwaltung beabsichtigt, durch Einschaltung eines Personalberatungsunternehmens die
Besetzung der Stelle als Betriebsleitung des Städtisches Gebäudemanagement
vorzubereiten. Die Stelle ist schnellstmöglich zu besetzen.
Zu den Aufgaben der Personalberatung gehört unter anderem folgende Leistungserbringung
für die Bundesstadt Bonn:
Das Personalberatungsunternehmen wird für die Stadtverwaltung Bonn als Auftraggeberin nur
mit deren ausdrücklicher Zustimmung tätig. Gegenüber der Auftraggeberin verpflichtet sich
das Personalberatungsunternehmen mit dem Ziel einer erfolgreichen Besetzung der Stelle zu
folgenden Schritten:
- Da es sich bei der zu besetzenden Stelle um eine herausgehobene Führungsposition
bei der Bundesstadt Bonn handelt und die zu treffende Personalauswahl in einem
transparenten, rechtssicheren Stellenbesetzungsverfahren durchzuführen ist, erfolgt
vor Auftragsvergabe eine Vorstellung des Personalberatungsunternehmens mit der/m
für das Verfahren zuständigen Personalbetreuerin/s bei der Auftraggeberin
- Briefinggespräch mit der Oberbürgermeisterin, dem Stadtdirektor, dem Leiter des
Personal- und Organisationsamtes, der Geschäftsbereichsleitung der Strategischen
Programmsteuerung sowie die stellvertretende Betriebsleitung des städtischen
Gebäudemanagements
- Im Angebot ist ein Projektplan darzustellen in welchem realistischen Zeitraum das
Verfahren durchgeführt werden kann unter der Annahme, dass die Stelle im Oktober
2023 ausgeschrieben werden kann
- Erstellung eines aussagekräftigen Ausschreibungstextes (anhand zur Verfügung
gestellter Eckdaten), der durch die Auftraggeberin freizugeben ist
- Ausschreibung der Stelle in geeigneten Print- und Online-Medien nach Absprache mit
der Auftraggeberin (Ausschreibungspflicht)
- Suche nach geeigneten Kandidat*innen auf Basis eines abgestimmten Stellenprofils
durch Rückgriff auf interne und externe Netzwerke
- Zusammenfassung und Bereitstellung der vollständigen Bewerberlage an die
Auftraggeberin. Diese umfasst die Vorlage der vollständigen Bewerbungsunterlagen
aller Bewerber*innen sowie eine vollständige Bewerberübersicht mit einer
Einschätzung der einzelnen Bewerbungen durch die Personalberatung.
- Vorauswahl von Bewerber*innen durch Sichtung der eingereichten Unterlagen,
telefonische und persönliche Interviews sowie durch das Einholen von ReferenzenSeite 5 von 7
- Nachvollziehbare Dokumentation der Vorauswahl mit Begründungen wie es zu den
Vorschlägen für einzelne Kandidat*innen kommt
- Zusammenstellung der Bewerbungsunterlagen der vorausgewählten Kandidat*innen
(Mindestens drei Vorschläge)
- Präsentation von Kandidat*innen durch Kandidatenprofile oder vertraulichem Bericht
und/oder persönlich
- Vorbereitung und Begleitung eines Assessment Centers mit der Oberbürgermeisterin,
dem Stadtdirektor, dem Leiter des Personal- und Organisationsamtes, der
Geschäftsbereichsleitung der Strategischen Programmsteuerung und der
Gleichstellungsbeauftragten, einschließlich der Erstellung von Kandidatenprofilen vor
dem Assessment Center.
Hinweis: Ein geeignetes Assessment Center-Verfahren soll im Angebot als optionales
Los ausgewiesen werden. Das Assessmentcenter soll sich insbesondere auf
Führungskompetenzen, weniger auf fachliche Schwerpunkte beziehen.
- Erstellen und Übergabe von Protokollen mit Darstellung des Ergebnisses für jede/n
Kandidatin/en über das durchgeführte Assessment Center sowie eines Gutachtens für
jede/n Kandidatin/en des Assessment Centers
- Begleitung des Vorstellungsprozesses einzelner Kandidat*innen in den Fraktionen des
Stadtrates
- Rechtssichere Dokumentation und Aktenführung des vollständigen Auswahl- und
Besetzungsprozesses
- Verpflichtung zur Einhaltung aller einschlägigen Rechtsvorschriften, u.a. Allgemeines
Gleichbehandlungsgesetz (AGG), Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO),
Landesdatenschutzgesetz NRW (DSG NRW), Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (SGB
IX)
- Vollständige Übergabe aller Unterlagen an die Auftraggeberin, bevor diese den
Beschlussvorschlag für die Einstellung der künftigen Leitung vorbereitet; dabei ist
jeweils eine Ausfertigung in analoger und in elektronischer Form zu übergeben
- Das Personalberatungsunternehmen verpflichtet sich zur Suche grundsätzlich ohne
zeitliche Begrenzung und setzt diese solange fort, bis sich die Auftraggeberin für eine/n
Kandidat*in entschieden hat.
- Die Fälligkeit des Honorars richtet sich nach dem Projektfortschritt: eine erste
Teilrechnung in Höhe eines Drittels des Gesamthonorars wird nach Auftragsvergabe
erstellt; das zweite Drittel des Honorars wird nach der Präsentation der
vorausgewählten Kandidat*innen für ein Assessment Center erstellt. Die
Schlussrechnung ist an die tatsächliche Besetzung der Stelle gekoppelt. Bei
Kündigung durch den/die Kandidatin/en oder Arbeitgeberin in der Probezeit oder falls
der*die Kandidatin/en vor Dienstantritt kündigt, wird keine weitere
Zahlungsverpflichtung ausgelöst (dritte Rate).Seite 6 von 7
Ich bitte um Abgabe eines aussagefähigen Angebotes mit ausführlicher Darstellung Ihrer
Erfahrungen und Kenntnisse im Bereich der Stellenbesetzungen im öffentlichen Dienst und
insbesondere bei der Besetzung von Führungspositionen in der kommunalen
Gebäudewirtschaft.
Das Angebot ist als Pauschalpreis zzgl. Insertionskosten abzugeben.Seite 7 von 7