Aktueller Sachstand Umsetzung der Ergebnisse der Organisationsuntersuchung im SGB

Mitteilungsvorlage
öffentlich
232118
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
85 Städtisches Gebäudemanagement Bonn
Dezernat:
SGB
Aktueller Sachstand Umsetzung der Ergebnisse
der Organisationsuntersuchung im SGB
Beratungsfolge
Lenkungsausschuss Umsetzung der
Ergebnisse der Organisationsuntersuchung im
SGB
16.11.2023 Aktuelle
Informationen
der Verwaltung
Mitteilung:
Die Verwaltung berichtet mit beigefügter Präsentation zum aktuellen
Sachstand bei der Umsetzung der Ergebnisse der Organisationsunter-
suchung im SGB.
Anlage/n
1 Projektsachstandsinformation (öffentlich)Seite 1 von 22
#KommunenGemeinsamgeStalten#KommunenGemeinsamgeStalten
Projektsachstandsinformation
Sitzung des Lenkungsausschusses am 16. November 2023
16.11.2023 | Thomas Janssen, Julian RascheSeite 2 von 22
2© KGSt
01 Sachstand im Projekt
02 Wesentliche Merkmale einer möglichen neuen Struktur
03 Blickpunkt Prozesse
04 Weiterer Fahrplan
AgendaSeite 3 von 22
#KommunenGemeinsamgeStalten
Sachstand im Projekt01Seite 4 von 22
4© KGSt
Aktivitäten seit
der letzten
Sitzung des
Lenkungs-
ausschusses
 Die Struktur des SGB auf Basis der „Nutzerorientierten“ Aufstellung
ist in zwei Workshops der PSG weiter konkretisiert worden.
 Die Anlaufstelle ist als Richtungsentscheidung innerhalb des
laufenden Teilprojektes durch die Projektsteuerungsgruppe weiter
definiert worden.
 Aufgrund eines Personalausfalls auf der Beraterseite konnte das
Teilprojekt „Betreiberverantwortung“ erst verzögert begonnen
werden.
 Weitere AG ´en haben baufachliche Prozesse im Status Quo
aufgenommen und die Problemlagen herausgearbeitet. Auch sind
erste Vorschläge für Optimierungen aus der gemeinsamen Arbeit
heraus entstanden.
 Unabhängig hiervon läuft die Weiterentwicklung des CAFM-
Programms „Wave“ weiter und bildet ebenfalls auch die Grundlage
für prozessuale Verbesserungen.Seite 5 von 22
#KommunenGemeinsamgeStalten
02 Wesentliche Merkmale einer möglichen neuen StrukturSeite 6 von 22
6© KGSt
Der Status Quo der Struktur beim SGB weist
Optimierungsbedarf auf
Insbesondere die Zusammenarbeit von 85-2 und 85-3 ist nicht optimal
Das Projektgeschäft und die Bauunterhaltung arbeiten im Kern unabhängig voneinander. Somit gehen im
Tagesgeschäft wichtige Informationen verloren
Die Fachämter als Kunden haben so mehrere Ansprechpartner für ihre Belange, wobei die Abgrenzung
der Zuständigkeiten im SGB für Außenstehende nicht immer eindeutig ist
Das SGB verfügt heute über eine Mischform aus funktionaler Aufstellung (Trennung 85-2 und 85-3),
verfügt aber auch bereits über Nutzerorientierte Ansätze (z.B. Bäder oder Sonderobjekte)Seite 7 von 22
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Der Lösungsansatz der „Nutzerorientierten Aufstellung“
beinhaltet folgende Leitlinien
 Es verbleiben weiterhin Geschäftsbereiche, die zukünftig allerdings „Produktbereiche“ steuern
und verantworten und sich nicht mehr nach funktionaler Gliederung aufstellen.
 Die „Produktbereiche“ bilden die Verwaltungsbereiche ab, spiegeln diese im SGB und sorgen
dafür, dass die Fachämter als Kunden für alle Belange über eine klare Ansprechpartner-
struktur im SGB verfügen.
 Die Geschäftsbereichsleitungen als Produktverantwortliche haben dabei die Ergebnis- und
Ressourcenverantwortung für ihren Produktbereich.
 In den Produktbereichen werden alle baufachlich notwendigen Funktionen für das Projekt-
geschäft sowie die geplante Bauunterhaltung gebündelt. Die Kette von „Planen, Bauen und
Betreiben“ wird somit geschlossen und liegen in der Steuerungsfunktion des jeweiligen
Produktbereiches.
 Somit wird eine optimierte, objektbezogene Steuerung unterstützt und die Informations-
flüsse zwischen den Funktionen deutlich verbessert, ohne die fachlichen Funktionen zu
„verwischen“
Die „Nutzerorientierte“ Aufstellung greift die heutigen Handlungsbedarfe gezielt auf!Seite 8 von 22
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Ein zweites zentrales Merkmal dieser Neuaufstellung ist
die sog. „funktionskomplette Einheit“
 Um die Verantwortlichkeit für einen Produktbereich vollumfänglich wahrnehmen zu können, muss
eine GBL den kompletten Zugriff auf die Ressourcen haben.
 In einer funktionalen Aufstellung ist nicht selten gerade der an Bedeutung wachsende Bereich der
Haustechnik (TGA) sogar als eigener Organisationsbereich aufgestellt
 In der Folge müssten für Projekte oder Maßnahmen Anfragen nach Ressourcen an einen GB TGA
gerichtet werden – die eigene Steuerung ist ausgehebelt
 Ansatz: die sog. „Funktionskomplette Einheit“, d.h. neben dem Projektgeschäft und der
Bauunterhaltung auch die zentralen haustechnischen Gewerke (gerade Elektro sowie Heizung /
Lüftung / Sanitär) in den Produktbereichen mit integrieren  allerdings ist übergreifender
fachlicher Austausch zu organisieren.
Baufachliche Steuerung aus einer Hand!Seite 9 von 22
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Bei Mischnutzungen in den Liegenschaften sind klare
Zuordnung vorzunehmen
 Die zukünftige Struktur des SGB lebt von der Eindeutigkeit / Klarheit in der Zuordnung von
Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
 Eine Reihe von Liegenschaften im Zuständigkeitsbereich des SGB weisen allerdings
Mischnutzungen aus, das heißt die Art der Objekte würde dafür sorgen, dass verschiedenen
Produktbereiche angesprochen wären.
 Prägnante Beispiele sind Schulsporthallen, die einer Schulliegenschaft zugeordnet sind, aber
zugleich auch für den Produktbereich Sport eine fachliche Funktion beinhalten.
 Ebenso sind vereinzelt Kindertageseinrichtungen auf Schulgelände heute zu finden
• Ansatzpunkt: Alle Objekte sind dem Produktbereich zuzuordnen, in dem die überwiegende
Nutzung abgebildet ist = Schulsporthallen wären dann grundsätzlich dem Produktbereich
Schule zuzuordnen. Dagegen wären freie Sportanlagen dem Produktbereich Sport
zuzurechnen!Seite 10 von 22
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Was könnte sich strukturell in einem produktorientierten
Geschäftsbereich wiederfinden? – am Beispiel Schule
Betriebsleitung
Abteilung Bezirk !
GB Schule I
Bezirk 1
Hochbau (Architekten)
Bauunterhaltung (geplant + ungeplant)
TGA (E / HLS)
….
OV / OM macht Begehung,
Instandhaltungsplanung,
Maßnahmensteuerung, etc.
SB führen Maßnahmen durch (geplant /
ungeplant  was über die Anlaufstelle
hinausgeht)
Projektleitungen verantworten HOAI-LP;
Beratung der Fachämter im Vorfeld,
Bauherrenfunktionen, Steuerung von
Büros / Fachplanern, etc.Seite 11 von 22
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Welche Vorteile wären mit einer solchen strukturellen
Richtung verbunden?
1. Das SGB erhielte eine klare Verantwortungs- und Steuerungsstruktur und spiegelt somit die
Fachämter, die somit über eindeutige Ansprechpartner verfügen.
2. Der Bereich Schule ist von seiner Bedeutung und seinem Umfang so prägend, dass eine
Doppelung (GB Schule 1+2) zu einer schlagkräftigeren Steuerung aufgrund geringerer
Leitungsspannen und kleineren Einheiten führen würde.
3. Funktionskomplette Einheiten würden für kurze Informations- und Abstimmungswege
sorgen, den GBL eine direkte Steuerungsmöglichkeit erlauben und somit Reibungsverluste in
der Ressourcensteuerung vermeiden.
4. Die Mitarbeitenden blieben trotz der Umstellung auf Produktbereiche in ihren fachlichen
Kernfunktionen (Projektgeschäft, BU) weiter tätig, so dass ein effektiver Ressourceneinsatz
weiterhin möglich ist.
5. Die räumliche Aufstellung im Produktbereich Schule würden kurze Wegezeiten und
Kontinuität in der Objektkenntnis im Zuständigkeitsbereich schaffen.
6. Das Herausziehen übergreifender Servicebereiche wie etwa der Anlaufstelle (für ungeplante
BU) würde für eine klare Akzentuierung dieses wichtigen Bereiches für die Nutzer sorgen!Seite 12 von 22
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Noch offene Klärungs- bzw. Gestaltungsbedarfe
 Sind die übrigen Produktbereiche (außer Schule und Bäder) mit Blick auf steuerbare Einheiten
analog der Argumente im Schulbereich ebenso in verschiedene Geschäftsbereiche
aufzugliedern?
 Lassen sich alle übergreifenden betrieblichen und technischen Serviceleistungen (z.B.
Hausmeister, Reinigung, Anlaufstelle, Prüfungen) in einem GB Infrastruktur bündeln?
 Sollte - in dessen Folge – sich der GB Zentrale Dienste auf seine kaufmännisch-
administrativen Aufgaben konzentrieren?
 Ist eine Bündelung von Klimaschutzmanagement und Energiemanagement sinnvoll? Kommt
der übergreifende Character der Aufgaben im Stabsbereich am besten zur Wirkung?
 …
Die Feinstrukturierung muss noch vorgenommen werden!Seite 13 von 22
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03 Blickpunkt ProzesseSeite 14 von 22
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Folgende Teilprojekte und Prozess-AG ´en erarbeiten
aktuelle Lösungsvorschläge
1. Begleitung des Teilprojektes Anlaufstelle zur Finalisierung und Entscheidung
2. Aufsetzen des Teilprojektes „Betreiberverantwortung“ als Überleitung aus dem
bisherigen Teilprojekt „Objektverantwortung“
3. Bedarfsformulierung und -abstimmung mit den Nutzern („Leistungsphase 0“)
4. Planungs- und Bauprozess HOAI-LP 1-9 (unter Einbeziehung der Betreibersicht)
5. Übergabe Projekt in Bestand / Gewährleistungsverfolg
6. Klärung Schnittstelle / Aufgabenprofil Bauherrenvertretung / Projektsteuerung
Erste Workshops im September und Oktober – in der kw 47 und 48 weitere Runden zur
Ausarbeitung von LösungsvorschlägenSeite 15 von 22
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Für das Teilprojekt Anlaufstelle wurde eine Richtungsentscheid-
ung getroffen, die die bisherigen Arbeiten konkretisiert (1v2)
Die Anlaufstelle koordiniert die Schadens- und Störungsmeldungen (unvorhergesehene Maß-
nahmen, Interimslösungen, kurzfristige Maßnahmen zum Erhalt der Funktion) zur ungeplanten
BU – keine Zentrale Servicestelle!
Die Anlaufstelle ist nicht nutzerorientiert, sondern übergreifend aufzustellen. Die Zuständigkeit
gilt für alle Objekte des SGB bis auf definierten Ausnahmen
Die Anlaufstelle bedient sich zur Abwicklung eines Handwerkerpools. Ziel: Etablierung und
Start Anfang 2024.
Die Meldungen sollen elektronisch über ein Ticketsystem als Modul im Programm Wave zur
verbesserten Dokumentation eingehen. Dafür füllen die Hausmeister bzw. definierte Nutzer-
gruppen Formularmasken aus. Die Einführung soll zunächst in einem Pilotbereiches erfolgen.
Die bisherigen Wertgrenzen (bis 1.500 € netto, jährlich über 8.000 Meldungen) des Front
Office werden mit Blick auf die Baukostenentwicklung als anpassungsbedürftig eingestuft. Eine
Anhebung der Grenze ist vorzusehen.Seite 16 von 22
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Für das Teilprojekt Anlaufstelle wurde eine Richtungsentscheid-
ung getroffen, die die bisherigen Arbeiten konkretisiert (2v2)
Struktur der Anlaufstelle: Auf Basis der definierten Aufgabenkataloge und Zuständigkeiten der
HM grenzt die Anlaufstelle die eingehenden Meldungen dahingehend ab und leitet die durch
die HM zu bearbeitenden Aufträge direkt an diese weiter.
Anlaufstelle
Handwerker-
poolHausmeister
Setzt den Pool für die
ungeplante BU ein
Rahmen-
vertrags-
partner
Anlaufstelle grenzt die
Meldungen zu den HM-
Aufgaben ab
Anlaufstelle kann auf
Kontingente für die
ungeplante BU
zurückgreifen
Ziel: Entlastung im SGB durch eine gute funktionierende Serviceeinheit auf der Basis des bisherigen
Front Office!Seite 17 von 22
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Aus den Arbeiten in den laufenden AG én können folgende
Ausblicke gegeben werden – hier AG Betreiberverantwortung
 DIN-Normen / GEFMA-Richtlinien geben eine Vielzahl an Vorgaben für
Verkehrssicherungs-/Prüfpflichten etc. vor  mehr als 100 einschlägige Prüffelder
 Das SGB verfügt über das Regelwerk-Informationssystem (REG-IS) über den aktuellen
Pflichtenkatalog.
 Neben einer Wartung-/Prüforganisation sind insbesondere die Hausmeister in der
Wahrnehmung gefordert.
 Deren Prüf- und Dokumentationsaufgaben erfolgen heute unsystematisch.
 Ansatz: Abbildung der Dokumentation im CAFM / Zugriff auf Gebäudedaten
(Eigentümerschaft, Vertragslagen, Gewährleistung, etc.)
 Ziel: Arbeitshilfen / Checklisten für die HM entwickeln, dies IT-bezogen abbilden und die
Organisation dazu definieren.
Den „Mythos Betreiberverantwortung“ runterbrechen auf pragmatische Arbeitshilfen für den
Alltag und für die Rechtssicherheit in der OrganisationSeite 18 von 22
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 In einzelnen Ämtern liegen heute bereits gute Grundlagen für die Bedarfsplanung vor
(Schulen mit Raumprogrammen; Kita mit „Bonner Modell“). es liegt kein klarer
Verfahrensweg zur Bedarfsformulierung und Abstimmung mit dem SGB vor.
 Impulse für eine Bedarfsplanung kommen aus übergeordneten Zielen (z. B. Schulent-
wicklungsplanung). Sie werden heute noch nicht ausreichend als „Frühwarnfunktion“
genutzt.
 Das Fachamt ist als Bedarfsträger für die Formulierung und Legitimierung eines Bedarfes
verantwortlich – umfassende Hilfestellung des SGB in baufachlichen Fragen gesucht!
 Die Inhalte dessen, was als Ergebnis der Bedarfsformulierung seitens eines
Bedarfsträgers an der SGB zu übergeben sind, sind aktuell nicht eindeutig formuliert.
Die sog. „Leistungsphase 0“ definiert den Bedarf. Theoretischer
Überbau ist der Ansatz nach dem Lebenszyklus eines Objektes
Eine Bedarfsplanung nach der DIN 18205 definiert eindeutig den Ablauf der Bedarfsplanung
und den jeweilige Verantwortlichkeiten.Seite 19 von 22
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Aus den Arbeiten in den laufenden AG én können folgende
Ausblicke gegeben werden – hier AG LP 1-9 / Übergabe
 Für die Übergabe nach Abschluss eines Projektes in den Bestand zurück liegen im SGB entsprechende
Checklisten und Formulare vor  der Informationsfluss darüber zwischen den Beteiligten ist zu verbessern
 Ansatzpunkt hier auch die zukünftige „Nutzerorientierte“ Aufstellung
 Auch für die Aufgaben im Projektmanagement liegen im SGB eine Reihe an Hilfsmitteln und
Verfahrensanweisungen vor (z.B. ein Projekthandbuch mit Standardabläufen, Checklisten)  Die
Information darüber und der Umgang damit ist noch nicht an alle Mitarbeitenden herangetragen
 Aufgaben in Bezug auf Bauherrenaufgaben und Projektsteuerung wurden durch eine interne
Arbeitsgruppe erhoben und befinden sich gerade in der Auswertung  Ziel: bessere Abgrenzung zu
externen Steuerern, was immer wieder Gegenstand von Reibungsverlusten ist.
 Ansatzpunkte zur Optimierung liegen u.a. in der Digitalisierung, z.B. Datenräume mit externen Planern,
einheitliche Projekträume
 Organisatorische Optimierungen könnten ggf. in einer stärkeren Arbeitsteiligkeit zwischen den
technischen Stellen und „back offices“ in Bezug auf administrative Aufgaben (z.B. bei Fördermitteln, im
Zuge von Vergaben an Büros, Nachtragsabwicklung, etc.) liegen  Ziel: Entlastung der technischen Stellen
Die Arbeiten in den AG ´en werden sukzessive als Diskussions- und Entscheidungsvorschlag für
jeweilige Richtungsentscheidungen fokussiertSeite 20 von 22
#KommunenGemeinsamgeStalten
04 Weiterer FahrplanSeite 21 von 22
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Ausgestaltung der Anlaufstelle gemäß der
Richtungsentscheidung und offener Punkte
Vorbereitung von Richtungsentscheidungen in den
Prozess-AG ´en und Entscheidung in der PSG
Weitere Ausgestaltung der “Nutzerorientierten
Struktur”
Die nächsten
Schritte
Laufende Kommunikation von Ergebnis- und
Verfahrensständen ins Haus hinein.
Ergebnisvorlage für die kommende Sitzung des
LenkungsausschussesSeite 22 von 22