Zusammenspiel und Status BCM, RFS und Prozessmanagement

Mitteilungsvorlage
öffentlich
232070
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Zusammenspiel und Status BCM, RFS und
Prozessmanagement
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
Kenntnisnahme
Mitteilung:
Die Bundesstadt Bonn hat - ausgelöst durch den drohenden Energiemangel im
letzten Jahr sowie die deutlich gestiegene Gefahr von Cyber-Angriffen -
begonnen, ein Business Continuity Management (BCM) zu erarbeiten.
Angesiedelt ist die Aufgabe in der Abteilung Personal- und
Organisationsentwicklung als Stabsstelle. Sie ist derzeit mit einer Person
(anteilig) besetzt; eine weitere Stelle wurde im Rahmen der
Stellenplanfortschreibung im letzten Jahr beschlossen und ist zwischenzeitlich
ebenfalls besetzt (1.2.2024).
Hauptziel ist es, (für die Bevölkerung) existenzkritische Prozesse zu
identifizieren und Szenarien zu entwickeln, wie diese z.B. auch bei einem
Strom- oder IT-Ausfall noch ausgeführt werden können, bzw. wie diese
schnellstmöglich in analoger Form kompensiert werden können. Ebenfalls ist es
das Ziel, einen Notfallplan für die Kommunikations- und
Entscheidungsstrukturen in der Verwaltung zu erarbeiten und diesen mit den
bestehenden Strukturen des Krisenstabes und Katastrophenschutzes zu
kombinieren. Eine weitere Aufgabe ist die Koordination und Inübunghaltung des
Krisenstabes.
Die kritischen Prozesse wurden von den Fachbereichen zwischenzeitlich
überwiegend identifiziert und Lösungsmöglichkeiten werden gemeinsam
erarbeitet. Darüber hinaus wurde eine Notfall-Information über eine App (Ginlo)
erfolgreich getestet und eingeführt, über die Führungskräfte und besondere
Funktionen im Ernstfall (sofern die Kommunikationsinfrastruktur in der
konkreten Lage verfügbar ist), Informationen auf ihr Smartphone erhalten. Auch
analoge Notfall-Mechanismen (wie Sammelstellen nach einer gewissen
Zeitdauer) sind hierbei festgelegt und kommuniziert worden. Einige
Fachbereiche haben auch bereits eigene Notfallpläne erstellt.
Parallel hierzu wurde in derselben Abteilung im Sachgebiet
Organisationsentwicklung mit dem Aufbau eines Risikofrühwarnsystems (RFS)
begonnen. Hierbei werden fundamentale Risiken identifiziert, deren mögliche
Auswirkungen erfasst und deren Eintrittswahrscheinlichkeit eingeschätzt. Der
Aufbau des RFS ist weitestgehend abgeschlossen und der jährlich aktualisierteSeite 1 von 2
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Bericht wird zukünftig eine wichtige Datengrundlage für das BCM bieten,
sodass dieses weiter ausgebaut und in Zusammenarbeit mit den Fachämtern
vertieft werden kann.
Als drittes Projekt, welches partiell auf dasselbe Ziel einzahlt, befindet sich
derzeit die Erarbeitung eines gesamtstädtischen Prozessmanagements in einer
zeitgerechten Abarbeitung. Das Prozessmanagement, welches im UADO
bereits vorgestellt worden ist, bezeichnet die Identifikation, Gestaltung,
Optimierung und das Controlling von Prozessen. Ziele sind hier die
Optimierung, Digitalisierung und Standardisierung von Prozessen sowie das
Wissensmanagement. Die Erhebung der Prozesse ist nahezu abgeschlossen
und für das BCM relevante Risikofaktoren konnten gesammelt werden.
Hierdurch entsteht eine weitere wichtige Datengrundlage, die sukzessive im
BCM aufgenommen und eingebunden werden soll. Modellierungen
risikorelevanter Prozesse sind seitens der Stabsstelle Krisenmanagement in
enger Zusammenarbeit mit dem Projekt Prozessmanagement beabsichtigt und
geplant.
Insgesamt befindet sich das BCM derzeit noch in einem Erarbeitungsstadium,
zu dem in der Sitzung weitere Ausführungen im Rahmen eines kurzen
Vortrages gegeben werden.
Anlage/n
KeineSeite 2 von 2