Einführung EHS-Software "sam"

Mitteilungsvorlage
öffentlich
231784
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Einführung EHS-Software "sam"
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
24.10.2023 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Nach Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sind Arbeitgebende dazu verpflichtet
erforderliche Maßnahmen hinsichtlich des Arbeitsschutzes zu treffen. Hierzu
gehören u.a. Unterweisungen, die in § 12 ArbSchG konkretisiert werden.
Demnach haben Arbeitgebende die Beschäftigten über Sicherheit und
Gesundheitsschutz bei der Arbeit ausreichend und angemessen zu
unterweisen.
Zur Durchführung und Dokumentation von Unterweisungen wird in den Ämtern
10, 66, SGB und seit kurzem im Theater die Web-Applikation „sam“ von der Fa.
secova GmbH verwendet. Die gesammelten Erfahrungen mit sam sind bislang
sehr positiv. Dementsprechend wird im Rahmen des Projektes „Digitale
Unterweisung – Einführung der Software sam“ eine gesamtstädtische
Implementierung angestrebt. Ziel ist u.a. die Verbesserung der Sicherheit
unserer Mitarbeitenden. Geplant ist eine Einführung zum ersten Quartal 2024.
Aktuelle Sachstände:
• Zuletzt wurde das Projekt im Lenkungsausschuss Digitale
Transformation (LADT) am 08.08.2023 für die Durchführungsphase
freigegeben.
• Der Personalrat stimmte der Maßnahme nach § 72 LPVG in KW38 zu.
• Derzeit sichtet die Stabsstelle Datenschutz die finale Fassung des
Auftragsverarbeitungs-Vertrags (AV-Vertrag).
• Zur automatisierten Stammdatenpflege wurde zu Beginn vorgesehen
eine Schnittstelle zu SAP HCM zu erzeugen. Mit Fortführung des
Projektes „MA-Datenbank (MD)“ wurde jedoch entschieden sam als
erstes Projekt an diese anzubinden. Die MD bietet der Stadtverwaltung
Bonn mehr Möglichkeiten zur autonomen Programmierung, ohne
Beteiligung von Programmierenden von SAP. Im August konnte ein
erster Datenexport aus der MD zur Verfügung gestellt werden, der
jedoch erhebliche Defizite hinsichtlich der Aktualität des
Datenbestandes aufwies. Am 20.09.2023 wurde ein neuer Export
erstellt, der noch marginal angepasst werden muss. Sobald die DatenSeite 1 von 2
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bereinigt sind, kann die Firma mit der Einrichtung der Schnittstelle
beauftragt werden. Durch die Projektabhängigkeit von sam zur MD kam
es zu einem geringfügigen zeitlichen Verzug des Projektes.
• Anschließend soll das Thema über online
Infoveranstaltungen/Schulungen, einer Veröffentlichung im Intranet und
Handlungsanweisungen in die Verwaltung gestreut werden (Beteiligung
13-Stab – Interne Kommunikation).
Voraussichtliche Kosten:
Die Kosten je Lizenz belaufen sich derzeit auf 34,85 EUR netto jährlich pro
Mitarbeiter*in. Bei einem Gesamtrollout reduziert sich der Einzelpreis auf 32,86
EUR. Zum Vergleich: der Preis für kleinere Unternehmen mit etwa 100 – 250
Mitarbeitenden beläuft sich auf 72,00 EUR pro Lizenz.
Derzeit verfügen etwa 4.400 Mitarbeitende über einen städtischen
Anmeldenamen und sollten dementsprechend Zugriff auf einen städtischen
Computer oder ein mobiles Endgerät haben. Die Windowskennung wird den
Login-Namen in sam darstellen und ist Voraussetzung für den Erwerb einer
Lizenz. Ausgehend von den aktuellen Zahlen belaufen sich die Kosten auf etwa
145.000 EUR netto jährlich. Sofern weitere Mitarbeitende mit einem
Computer/mobilen Endgerät ausgestattet und ein Anmeldename angelegt wird,
steigen die Kosten entsprechend dem Lizenzpreis.
Der Beschaffungsvorgang wird über die IT (10-2) abgewickelt. Im Jahr 2024
sind dort für „sam“ 140.000 EUR eingeplant.
Anlage/n
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