Neues Verfahren der Stellenplanfortschreibung

Mitteilungsvorlage
öffentlich
231584
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Neues Verfahren der Stellenplanfortschreibung
Beratungsfolge
Hauptausschuss 14.09.2023 Kenntnisnahme
Rat 19.09.2023 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Die Fortschreibung des Stellenplanes erfolgt bei der Stadt Bonn im Rahmen
der Einbringung und Beschlussfassung des Haushaltes, da der Stellenplan eine
Pflichtanlage zum Haushalt bildet.
In der Stellenplanfortschreibung, die als eigene Beschlussvorlage in der
politischen Beratung läuft, münden sowohl die Anhebung und Senkung von
Stellenwerten, die in Folge von Aufgabenveränderungen bzw.
Stellenbewertungen angepasst werden müssen, sowie der Beschluss über
neue Stellen, die in den Fachämtern zur Aufgabenerfüllung erforderlich sind.
Während in früheren Jahren der Schwerpunkt der Fortschreibung bei
Anpassungen von Stellenwerten lag, waren die letzten Fortschreibungen (seit
2017) überwiegend geprägt von einer sehr hohen Anzahl an neu
einzurichtenden Stellen. Diese folgten teilweise vorausgegangenen politischen
Beschlüssen (z.B. Stellenmehrungen im Kontext des Zuzugs von Geflüchteten)
oder wurden von der Verwaltung oder Politik neu in die Beratungen
eingebracht. Die Vielzahl an neuen Stellen ist u.a. Ausfluss des
Einwohnerwachstums der Stadt Bonn, der Aufgaben-übertragung durch
Gesetzgebung (z.B. Wohngeldreform), politischer Beschlussfassungen (z.B.
Parkraumkonzepte, Neuschaffung von OGS etc.) und in Teilen der komplexer
werden-den Strukturen (z.B. IT-Sicherheitsanforderungen,
Überlastungsanzeigen in verschiedenen Arbeitsbereichen etc.).
Die Krisen der vergangenen Jahre haben gezeigt, dass die
Kommunalverwaltungen im Mittelpunkt der Krisenbewältigung gefragt sind und
hierfür sehr viele Ressourcen eingebracht werden müssen, u.a. im Rahmen der
Flüchtlingskrisen, der Corona-Pandemie, der Flutkatastrophe, der Klimakrise
etc. Nicht zuletzt die Corona Pandemie hat gezeigt, dass während in den
meisten Wirtschaftszweigen Kurzarbeit angeordnet worden ist, die
Kommunalverwaltung einen immensen Personalbedarf entfaltet und unzählige
Überstunden erarbeitet hat. Dies zeigt beispielhaft, dass ein
verantwortungsvolles Personalmanagement zeitnah auf sich verändernde
Bedingungen reagieren muss, um belastete Arbeitsbereiche zu unterstützen
und Überlastungen vorzubeugen.Seite 1 von 4
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Die Demografie-Krise, durch die rund ein Drittel der Mitarbeitenden innerhalb
der kommen-den 9 Jahre planmäßig in den Ruhestand treten, aber nicht in
gleicher Quantität und erst recht nicht in gleicher Qualität nachbesetzt werden
können und die gestiegene Volatilität und Wechselwilligkeit am Arbeitsmarkt
verschärfen die vorstehend skizzierte Herausforderung zusätzlich.
Zukünftige Vorgehensweise
Da aufgrund der vorstehenden Ausgangslage eine Flexibilisierung der
Bewirtschaftung von Stellen erforderlich ist und gleichzeitig zeitnahe
Beschlüsse erwirkt werden müssen, soll künftig folgendes Vorgehen gewählt
werden:
Zukünftig werden Stellenbeschlüsse bereits bei konkretem Anlass im Rahmen
von dezidierten politischen Vorlagen durch den bedarfsauslösenden
Fachbereich eingebracht. Der Haupt-ausschuss ist zu beteiligen. Die bisherigen
Mitzeichnungsregeln bleiben insoweit unverändert, als dass bei der Einrichtung
neuer Stellen neben den Ämtern 10 und 20 immer auch Dez. I und II zu
beteiligen sind. Dem Amt 10 obliegt hierbei insbesondere die Aufgabe, die
Bedarfs-anmeldungen gesamtstädtisch zu bewerten und es kann insofern ein
Veto-Recht ausüben, welches lediglich vom Verwaltungsvorstand aufgelöst
werden kann. Eine gesamtstädtisch übergreifende
Stellenplanfortschreibung wird künftig, beginnend mit dem Haushalt
25/26, nicht mehr erstellt.
Bei der Einrichtung von Stellen handelt es sich um einen einfachen
Ratsbeschluss, der jeder-zeit getroffen werden kann. Die Gemeindeordnung
und die Kommunalhaushaltsverordnung sehen für die Beschlussfassung keine
besonderen Regularien vor. Relevant sind jedoch die Personalkosten, die mit
dem Stellenbeschluss einher gehen. Für diese muss, wenn Stellenbeschlüsse
unabhängig von der Beratung des Haushaltes erfolgen, eine haushaltsmäßige
Deckung vorliegen (genau wie bei anderen Beschlüssen, die Mehrausgaben
zum Inhalt haben). Das bedeutet, dass ein Beschluss über neue Stellen grdsl.
jederzeit möglich ist, wenn die dar-aus resultierenden Mehrkosten im
Personaletat kompensiert werden können oder es andere nachhaltige
Deckungsvorschläge durch Minderausgaben oder Mehreinnahmen gibt. Der
Personalkostenetat ist in den vergangenen Jahresabschlüssen stets als nahezu
„Punktlandung“ zwischen Plan und Ist zu bezeichnen. Da im Rahmen der
Haushaltsplanaufstellung 2023/24 beim Personalkostenetat zur Herstellung der
Genehmigungsfähigkeit des Haushaltes bereits deutliche Annahmen
(Vakanzquoten) eingerechnet werden mussten, ist in den kommenden Jahren
vorerst nicht zu erwarten, dass ungeplante neue Stellen aus dem
Haushaltsansatz gedeckt werden können. Es bedarf also zunehmend
nachhaltigen, d.h. nicht nur kurz - sondern auch mittelfristig wirksam
Deckungsvorschlägen aus den jeweiligen Fachämtern.
Beabsichtigt ist, dass künftig jeder sachliche Beschluss (z.B. Beschluss über
ein neues Parkraumbewirtschaftungskonzept, Beschluss über die
Neueinrichtung einer OGS, Beschluss über Bau und Betrieb einer neuen Kita
etc.) immer neben den inhaltlichen Beschlusspunkten auch einen Beschluss
über notwendige Stellen enthält, wenn die Maßnahme nicht durch bestehende
Stellen wahrgenommen werden kann. Die Politik wird dadurch transparent in
die Lage versetzt, die Gesamtkosten einer Maßnahme zu kennen, ehe sie über
die konkrete Maßnahme beschließt, gleichzeitig erhält die Verwaltung aber
auch schon mit dem Beschluss über die Maßnahme die Ermächtigung, dieSeite 2 von 4
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notwendigen Stellen einzurichten und die Personalakquise zu beginnen. Im
Vorfeld der Einbringung einer solchen Vorlage, werden mögliche Alternativen
zur Personalisierung bzw. Finanzierung frühzeitig mit den Ämtern 10 und 20
geprüft/erarbeitet. Neue Stellen sollen nur als „ultima ratio“ eingerichtet werden.
Durch die Fachbereiche sind entsprechende, nachhaltige Deckungsvorschläge
zu machen. Die Stellenbewertungen für neue Stellen werden im Rahmen der
Möglichkeiten vor einer Beschlussfassung geprüft. Sollte dies im Einzelfall nicht
zeitnah möglich sein, werden die Stellen mit vor-läufigen Bewertungen unter
Vorbehalt der späteren Überprüfung und finalen Festlegung des Stellenwertes
in die politische Beratung eingebracht.
Vor der Einbringung entsprechender Vorlagen in die politische Beratung erfolgt
eine Beteiligung des Verwaltungsvorstandes, um über die Einbringung zu
beschließen.
Durch dieses Verfahren wird die dezidierte Beschlussvorlage
„Stellenplanfortschreibung“ entfallen und der Stellenplan wird auf den
Kerngehalt (insbesondere Ausweisung der voraus-sichtlich erforderlichen
Stellen sowie der zum 30.6. des Vorjahres besetzten Stellen) reduziert und als
Anlage zum Haushaltsplan mit der Beschlussvorlage zum Haushalt
eingebracht.
Um der Politik einen Überblick über die Maßnahmen zu geben, soll halbjährlich
dem Haupt-ausschuss durch Amt 10 ein Monitoringbericht vorgelegt werden, in
dem über die zurückliegenden Maßnahmen und deren Umsetzungsstand
(insbesondere Besetzung der neuen Stellen) berichtet wird.
Da die Fortschreibung neben den Beschlüssen über neue Stellen auch
Veränderungen von Stellenwerten zum Inhalt hatte, sollen diese künftig in den
Monitoringberichten als Beschluss-punkte aufgenommen werden (sofern ein
Beschluss durch die Tarifautomatik nicht entbehrlich ist). Wenn beispielsweise
eine Arbeitsplatzüberprüfung oder Aufgabenveränderung zu einer Veränderung
des Stellenwertes nach oben geführt hat, kann diese Wertveränderung im
nächsten Monitoring-Bericht politisch ratifiziert und der Beamte oder die
Beamtin zeitnah in den neuen Stellenwert hinein befördert werden, solange
nicht Restriktionen des Haushalts-rechts greifen. Damit trägt das neue
Verfahren auch dazu bei, die Übernahme höherwertiger Aufgaben künftig
attraktiver zu gestalten.
Im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit werden dem Personalrat
und der Gleich-stellungsstelle jährliche Planungsgespräche angeboten, um
künftige Entwicklungen frühzeitig erörtern zu können. Darüber hinaus erfolgt
eine formale Beteiligung gemäß § 75 LPVG NRW jeweils vor Einbringung der
halbjährlichen Monitoringberichte in die Politik.
Die bisher durchgeführten Stellenplanfortschreibungsgespräche mit den Ämtern
weichen im neuen Verfahren einem stetigen Austausch nach Bedarf.
Die Beteiligung des Personalrates zur neuen Form der Stellenbewirtschaftung
wird parallel eingeleitet. Über die Ergebnisse der Beratungen kann in der
Sitzung berichtet werden. Vor der Einbringung entsprechender Vorlagen in die
politische Beratung erfolgt eine Beteiligung des Verwaltungsvorstandes, um
über die Einbringung zu beschließen. Die Entscheidung ist mit Verweis auf das
Sitzungsdatum des VV in die Vorlagen aufzunehmen.Seite 3 von 4
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