Public Corporate Governance Kodex der Bundesstadt Bonn; hier: Ergänzung des Kodex

Beschlussvorlage
öffentlich
231160
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
Geschäftsbereich OB-1: Dezernats- und Verwaltungssteue-
rung
Dezernat:
Dez. OB
Public Corporate Governance Kodex der
Bundesstadt Bonn; hier: Ergänzung des Kodex
Beratungsfolge
Rat 22.08.2023 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Rat der Bundesstadt Bonn beschließt die Neufassung des Public
Corporate Governance Kodex (PCGK).
Begründung
Mit dem Gesetz zur Einführung digitaler Sitzungen für Gremien und zur
Änderung kommunaler Vorschriften vom 13.04.2022 ist § 113 der
Gemeindeordnung NRW (GO NRW) um eine Regelung ergänzt worden, nach
der Vertreterinnen und Vertreter einer Kommune in kommunalen Unternehmen
über die erforderliche betriebswirtschaftliche Erfahrung und Sachkunde zu
verfügen und sich regelmäßig zur Wahrnehmung dieser Aufgaben fortzubilden
haben. Das in § 113 Abs. 6 GO NRW neu geregelte Sachkundeerfordernis
bezieht sich auf die gesamte Bandbreite zulässiger kommunalwirtschaftlicher
Betätigung und auf sämtliche in § 113 Abs. 1 GO NRW genannten Gremien wie
Beiräte, Gesellschafterversammlungen, Aufsichtsräte oder entsprechende
Organe von juristischen Personen oder Personenvereinigungen, an denen die
Kommune unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist.
Im PCGK der Bundesstadt Bonn gab es schon das Sachkundeerfordernis unter
Nr. 2.2.3. Mit Einführung der gesetzlichen Maßgabe in § 113 Abs. 6 GO NRW
wird der PCGK um diesen Hinweis ergänzt.
Des Weiteren wurde die Ausführungsbestimmung zu Nr. 2.2.8 ergänzt, wonach
sich die Gremienmitglieder aktiv für die Umsetzung der Kodexregelungen
einsetzen sollen. Inhaltlich wurde das formalisierte Verfahren festgelegt,
wonach die Gremienmitglieder die Umsetzung des Kodex mit einer
Selbsterklärung bestätigen. Hierzu wird in der Anlage ein Muster zur
Verwendung zur Verfügung gestellt. Die Ausführungsbestimmung ist
notwendig, um bei Abweichungen vom Kodex formalrechtlich einen
Abberufungsgrund dokumentieren zu können.Seite 1 von 48
Seite 2
Anlage/n
1 Entwurf Neufassung_ 2023_Public Corporate Governance der Bundesstadt
Bonn (öffentlich)
2 Synopse (öffentlich)
3 Muster Bestätigung (öffentlich)Seite 2 von 48
Entwurf Neufassung
Public Corporate Governance
der Bundesstadt Bonn
Standards zur Steigerung der Effizienz, Transparenz und Kontrolle
für die Beteiligungen an privatrechtlichen Unternehmen
der Bundesstadt Bonn
(Stand: 22. August 2023)
beschlossen durch den Rat der Bundesstadt Bonn am 22.08.2023Seite 3 von 48
1
Entwurf Neufassung
Inhaltsverzeichnis
Präambel und Geltungsbereich....................................................................................................... 3
Teil A – Public Corporate Governance Kodex............................................................................. 6
1 Gesellschafter .............................................................................................................................. 6
1.1 Die Bundesstadt Bonn als Gesellschafterin ...................................................................... 6
1.2 Gesellschaftsversammlung .................................................................................................. 6
1.3 Aufgaben der Gesellschafter ............................................................................................... 8
1.4 Maßnahmen zur Transparenzsteigerung ........................................................................... 8
2 Aufsichtsrat ................................................................................................................................ 10
2.1 Grundsätzliches ................................................................................................................... 10
2.2 Aufgaben .............................................................................................................................. 12
2.3 Aufgaben und Befugnisse des Aufsichtsratsvorsitzenden ............................................ 14
2.4 Bildung von Ausschüssen .................................................................................................. 15
2.5 Zusammensetzung des Aufsichtsrats .............................................................................. 15
2.6 Vertretungsmöglichkeit im Aufsichtsrat ............................................................................ 16
2.7 Vergütung ............................................................................................................................. 16
2.8 Vermögensschadenshaftpflicht- (Directors & Officers-) Versicherung ........................ 17
2.9 Interessenkonflikte .............................................................................................................. 17
2.10 Verschwiegenheitspflicht .................................................................................................... 18
3 Geschäftsführung ..................................................................................................................... 19
3.1 Grundsätzliches ................................................................................................................... 19
3.2 Aufgaben und Zuständigkeit .............................................................................................. 20
3.3 Vergütung ............................................................................................................................. 22
3.4 Interessenkonflikte .............................................................................................................. 23
3.5 Vermögensschadenshaftpflicht- (Director & Officers-) Versicherung .......................... 24
3.6 Dauer der Bestellung und der Anstellung ........................................................................ 25
3.7 Zusammenwirken von Geschäftsführung und Aufsichtsrat ........................................... 26
Teil B – Beteiligungsrichtlinie ........................................................................................................ 28
4 Wirtschaftsplan.......................................................................................................................... 29
4.1 Terminplanung und Vorbesprechung ............................................................................... 29
4.2 Inhalt des Wirtschaftsplans ................................................................................................. 29
5 Rechnungslegung und Abschlussprüfung .......................................................................... 31
5.1 Terminplanung und Vorbesprechung ............................................................................... 31
5.2 Inhalt des Jahresabschlusses und des Lageberichts .................................................... 31Seite 4 von 48
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Entwurf Neufassung
5.3 Eigenschaften des Abschlussprüfers ................................................................................. 32
5.4 Ausschluss- und Befangenheitsgründe, Berichtspflicht................................................. 33
5.5 Sonstige Rahmenbedingungen der Abschlussprüfung.................................................. 33
5.6 Übersendung von Unterlagen, Veröffentlichung im Amtsblatt...................................... 34
6 Berichtswesen ........................................................................................................................... 35
6.1 Allgemeines und Zielsetzung des Berichtswesens ........................................................ 35
6.2 Quartalsberichterstattung ................................................................................................... 35
6.3 Ad-hoc-Berichterstattung.................................................................................................... 36
6.4 Risikoberichterstattung ....................................................................................................... 38
6.5 Berichterstattung zur Corporate Social Responsibility .................................................... 39
7 Beteiligungsbericht .................................................................................................................. 41
7.1 Terminplanung und Aufstellungsprozess ......................................................................... 41
7.2 Grundsätzliche Angaben .................................................................................................... 41
7.3 Angaben aus dem Rechnungswesen ................................................................................ 42
7.4 Angaben zum Geschäftsverlauf und zu Leistungsdaten ............................................... 42
7.5 Angaben zu Arbeitnehmern sowie Bezügen der Unternehmensorgane ..................... 42Seite 5 von 48
3
Entwurf Neufassung
Präambel und Geltungsbereich
Der Bundesstadt Bonn obliegt aus ihrer Eigentümerstellung heraus die Verpflichtung, bei
ihren Beteiligungsunternehmen eine gute, d. h. verantwortungsvolle Unternehmensführung
zu gewährleisten, die sich sowohl am wirtschaftlichen Erfolg des jeweiligen Unternehmens
selbst als auch am Gemeinwohl und der Daseinsvorsorge (Interessen der Bürgerinnen und
Bürger) orientiert. Neben der Aufgabe, die Unternehmen bei der Erfüllung des
Unternehmenszwecks zu unterstützen und die wirtschaftliche Effizienz zu optimieren, hat sie
daher gleichzeitig zu gewährleisten, dass bei der Leitung, Steuerung und Überwachung der
Unternehmen im Rahmen der geltenden gesetzlichen (gesellschafts- und
mitbestimmungsrechtlichen) Bestimmungen auch die berechtigten öffentlichen Belange
berücksichtigt werden. Diese öffentlichen Belange umfassen dabei die Bereitstellung von
Dienstleistungen der öffentlichen Daseinsvorsorge und weiteren, insbesondere
wirtschaftlichen, sozialen, sportlichen und kulturellen Dienstleistungen, welche die
Bundesstadt Bonn anbietet.
Im Hinblick auf diese komplexe Aufgabenstellung hat sich das Beteiligungsmanagement der
der Bundesstadt Bonn1 zur weiteren Verbesserung der Unternehmenssteuerung,-
überwachung und –transparenz entschlossen, eine Richtlinie unter dem Titel “Public
Corporate Governance der Bundesstadt Bonn“ zu erarbeiten. Der Begriff der Public
Corporate Governance wird hierbei als Maßstab guter Unternehmensführung und Kontrolle
in öffentlichen Unternehmen verstanden. Das Beteiligungsmanagement hat die vorliegende
Richtlinie auf Grundlage des zur Anwendung empfohlenen Musterkodexes der kommunalen
Spitzenverbände Nordrhein-Westfalens aus dem November 2009 erarbeitet. Daneben
wurden als weitere Grundlagen der Public Corporate Governance Kodex (PCGK) des
Bundes vom 26. Mai 2010 sowie der Deutsche Corporate Governance Kodex, welcher nach §
161 AktG seit 2002 die Organe börsennotierter Unternehmen in Deutschland zur Abgabe von
Entsprechenserklärungen verpflichtet, zugrunde gelegt.
Die Public Corporate Governance der Bundesstadt Bonn soll dazu dienen,
- Standards für das Zusammenwirken aller Beteiligten (Rat der Bundesstadt Bonn,
Stadtverwaltung und Beteiligungsunternehmen) festzulegen und zu definieren;
- eine effiziente Zusammenarbeit zwischen dem Aufsichtsrat und der Geschäftsführung
zu fördern und zu unterstützen;
- den Informationsfluss zwischen Beteiligungsunternehmen und -management zu
verbessern, um die Aufgabenerfüllung im Sinne eines Beteiligungscontrollings zu
erleichtern;
- das öffentliche Interesse und die Ausrichtung der Unternehmen am Gemeinwohl und
an der Daseinsvorsorge durch eine Steigerung der Transparenz und Kontrolle
abzusichern;
- durch mehr Öffentlichkeit und Nachprüfbarkeit das Vertrauen in Entscheidungen aus
Verwaltung und Politik zu erhöhen.
1 Das Beteiligungsmanagement ist funktional als Sammelbegriff aller nachstehend genannten Aufgaben zur
Steuerungsunterstützung der städtischen Beteiligungen zu verstehen. Organisatorisch umfasst dieses alle
städtischen Organisationseinheiten, die mit der Verwaltung der Beteiligungen betraut sind.Seite 6 von 48
4
Entwurf Neufassung
Zusammengefasst soll das Regelwerk zur Public Corporate Governance somit ein auf den
Bedarf der kommunalen Beteiligungen abgestimmtes System darstellen, das die
Transparenz, Verbindlichkeit und die Effizienz nachhaltig verbessert.
Ein Beschluss zur Übernahme dieser Public Corporate Governance der Bundesstadt Bonn
bedeutet eine freiwillige Selbstverpflichtungserklärung der Beteiligungsunternehmen, diese
Vorgaben und Standards grundsätzlich anzuerkennen, um den erhöhten Anforderungen an
die Transparenz, Verbindlichkeit, Steuerung und Kontrolle von öffentlich finanzierten und
getragenen Unternehmen gerecht zu werden.
Da die Mehrzahl der kommunalen Beteiligungsunternehmen in der Rechtsform der GmbH
mit fakultativem Aufsichtsrat geführt wird, ist die Richtlinie zur Public Corporate Governance
an dieser Rechtsform ausgerichtet. Für Beteiligungen an Unternehmen in einer anderen
Rechtsform gelten die Regelungen entsprechend, sofern nicht gesetzliche Bestimmungen
entgegenstehen. Für Beteiligungsunternehmen ohne Aufsichtsrat oder vergleichbares Organ
werden dessen Aufgaben vom Gesellschafter wahrgenommen; Regelungen die
ausschließlich das Aufsichtsgremium betreffen, bleiben daher unbeachtlich.
Der Rat der Bundesstadt Bonn beschließt die Public Corporate Governance mit den im
Kodex enthaltenen Standards für die Bundesstadt Bonn. Der Oberbürgermeister und die
jeweiligen Vertreter der Bundesstadt Bonn in den Gesellschafterversammlungen und
Aufsichtsräten wirken darauf hin, dass diese Richtlinie für alle Beteiligungsunternehmen der
Bundesstadt Bonn eine verbindliche Grundlage darstellt. Soweit möglich, sollen die
Gesellschaftsverträge, Geschäftsordnungen und sonstige gesellschaftsvertragliche
Vereinbarungen entsprechend angepasst werden.
Damit ist gewährleistet, dass die Regelungen, Empfehlungen und Anregungen zur Public
Corporate Governance für alle Mehrheitsbeteiligungen der Bundesstadt Bonn samt deren
Organen, dem Rat der Bundesstadt Bonn sowie der Stadtverwaltung zur einheitlichen
Handlungslinie werden. Den Beteiligungsunternehmen, bei denen die gehaltenen Anteile der
Bundesstadt Bonn 50 % oder weniger betragen, wird die Public Corporate Governance der
Bundesstadt Bonn zur Anwendung empfohlen. Dies gilt insbesondere, wenn die
Anteilsmehrheit in der Summe Gebietskörperschaften zusteht.
Die Public Corporate Governance der Bundesstadt Bonn wird regelmäßig im Hinblick auf
neue Entwicklungen überprüft und kann bei Bedarf angepasst werden.
Mit der Anerkennung des Public Corporate Governance Kodex der Bundesstadt Bonn
werden die besonderen Anforderungen an die Führungsgremien (Geschäftsführung,
Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung) von öffentlichen Unternehmen
herausgehoben. Insbesondere können auch durch die Schaffung qualifizierter
Aufsichtsstrukturen die jeweiligen Verantwortlichkeiten im vollen Umfang wahrgenommen
werden.
Empfehlungen des Public Corporate Governance Kodex sind im Text durch die Verwendung
des Wortes „soll“ gekennzeichnet. Die Gesellschaften können hiervon abweichen, sind dann
aber verpflichtet, dies in einem Corporate Governance Bericht jährlich offen zu legen und zu
begründen (“comply or explain“). Dies ermöglicht den Gesellschaften die Berücksichtigung
branchen- oder unternehmensspezifischer Bedürfnisse. Mit diesen, über die gesetzlichen
Vorschriften hinausgehenden Empfehlungen des Public Corporate Governance Kodex,Seite 7 von 48
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Entwurf Neufassung
verpflichten sich die Gesellschaften freiwillig selbst, die im Folgenden aufgeführten
Standards zur Effizienz, Transparenz und Kontrolle bei ihrer Unternehmensführung zu
beachten oder Abweichungen davon offen zu legen.
Ferner enthält der Kodex Anregungen, von denen ohne Offenlegung abgewichen werden
kann; hierfür werden Begriffe wie „sollte“ oder „kann“ verwendet.
Geschäftsführung und Aufsichtsrat haben dem Beteiligungsmanagement der Bundesstadt
Bonn jährlich über die Public Corporate Governance des Unternehmens und insbesondere
über eventuelle Abweichungen von den Empfehlungen des Kodexes im Rahmen ihres
Berichtswesens zu berichten („Entsprechenserklärung“). Dabei kann auch zu den
Kodexanregungen Stellung genommen werden. Grundlage dieser Erklärung ist jeweils die
zum Zeitpunkt des Berichts aktuelle Fassung der Public Corporate Governance der
Bundesstadt Bonn.
Ausdrücklich soll darauf hingewiesen werden, dass eine Abweichung von einer Empfehlung
bei entsprechender Begründung nicht per se schon auf einen „Mangel“ in der
Unternehmensführung oder -überwachung hinweist. Die Standards in Form der Public
Corporate Governance sind im Gegenteil darauf angelegt, flexibel und verantwortungsvoll
angewendet zu werden, und damit als einheitliche Grundlage alle Beteiligungsunternehmen
der Bundesstadt Bonn unter Berücksichtigung ihrer gesellschaftsspezifischen
Aufgabenstellung und den damit verbundenen speziellen, individuellen Herausforderungen
dienen zu können. Solche Entscheidungen, Empfehlungen des Kodex nicht zu entsprechen,
können im Einzelfall durchaus sinnvoll und notwendig sein, müssen aber transparent
gemacht und begründet werden.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde im Text die männliche Form gewählt. Die
Angaben beziehen sich jedoch auf Angehörige beider Geschlechter, sofern nicht
ausdrücklich auf ein Geschlecht Bezug genommen wird.Seite 8 von 48
6
Entwurf Neufassung
Teil A – Public Corporate Governance Kodex
1 Gesellschafter
1.1 Die Bundesstadt Bonn als Gesellschafterin
1.1.1 Die Bundesstadt Bonn ist Gesellschafterin der Beteiligungsunternehmen. Der Rat der
Bundesstadt Bonn ist das Hauptorgan der Bundesstadt Bonn. In der
Gesellschafterversammlung unmittelbarer Beteiligungen kann jedoch nicht der Rat
der Bundesstadt Bonn in seiner Gesamtheit als Gesellschafter tätig werden, sondern
er wird durch vom Rat gestellte Personen vertreten. Grundsätzlich ist dies die
Stadtkämmerin bzw. der Stadtkämmerer oder ein anderes Mitglied der Verwaltung,
im Falle deren bzw. dessen Verhinderung die Leitung der Kämmerei oder ein
Vertreter des Beteiligungsmanagements. Die Vertreter der Bundesstadt Bonn üben
ihre Funktion auf der Grundlage der Beschlüsse des Rates aus.
1.1.2 Die Bundesstadt Bonn sollte sich nur dann an einem Unternehmen neu beteiligen,
wenn dessen Bindung an die Public Corporate Governance der Bundesstadt Bonn im
Gesellschaftsvertrag oder durch Gesellschafterbeschluss festgelegt wird. Dies gilt
jedoch nur für eine Beteiligungsquote von mehr als 50 %. Weiter gilt dies auch für
mittelbare Beteiligungen der Stadt, wenn das Unternehmen, das eine neue
Beteiligung eingehen will, sich selbst bereits zur Anwendung des Public Corporate
Governance Kodex verpflichtet hat.
Ausführungsbestimmung:
Die Regelung soll dazu beitragen, dass auch künftig auf das gesamte städtische
Beteiligungsportfolio der vorliegende Kodex Anwendung findet.
1.2 Gesellschaftsversammlung
1.2.1 Die Gesellschafterversammlung ist oberstes Organ der Gesellschaft. Die
Gesellschafter nehmen ihre Gesellschafterrechte grundsätzlich in der Gesamtheit der
Gesellschafter durch Beschlussfassung in der Gesellschafterversammlung wahr.
1.2.2 Bestimmte Rechte und Aufgaben sind den Gesellschaftern gesetzlich zugeordnet
(Änderung des Gesellschaftsvertrags, Einforderung von Nachschüssen, Auflösung
der Gesellschaft) bzw. müssen ihnen im Gesellschaftsvertrag einer kommunalen
GmbH vorbehalten sein (Feststellung des Jahresabschlusses und
Ergebnisverwendung, Abschluss und Änderung von Unternehmensverträgen im
Sinne der §§ 291 und 292 Abs. 1 AktG, Übernahme neuer Aufgaben von besonderer
Bedeutung im Rahmen des Unternehmensgegenstands, Errichtung, Erwerb und
Veräußerung von Unternehmen und Beteiligungen).
Ausführungsbestimmung:
Die Gesellschafter einer GmbH haben grundsätzlich bis zum Ablauf der ersten acht
Monate über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Ergebnisverwendung
zu beschließen (§ 42a Abs. 2 GmbHG).
Zu den Unternehmensverträgen im Sinne des § 291 AktG zählen insbesondere
Beherrschungs- sowie Gewinnabführungsverträge. Andere Unternehmensverträge im
Sinne des § 292 Abs. 1 AktG sind insbesondere Vereinbarungen überSeite 9 von 48
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Entwurf Neufassung
Gewinngemeinschaften, Teilgewinnabführungsverträge sowie Betriebspacht- bzw.
Betriebsüberlassungsverträge.
1.2.3 Weitere grundsätzliche Rechte und Kompetenzen sind die Weisungsbefugnis
gegenüber und Überwachung der Geschäftsführung (insbesondere nach Nr. 1.2.4
und 1.3.1), deren Verhältnis und Ausgestaltung gegenüber den daneben
bestehenden, gleichlautenden Befugnissen des Aufsichtsrats festgelegt werden
muss.
1.2.4 Die Gesellschafter legen im Gesellschaftsvertrag bei Gründung den Gegenstand des
Unternehmens – als erste strategische Ausrichtung – im Hinblick auf den öffentlichen
Auftrag der Gesellschaft fest. Dieser stellt für die Geschäftsführung und die
Aufsichtsratsmitglieder eine unabdingbare Handlungsleitlinie dar und steht nicht zu
deren Disposition. Der Gegenstand des Unternehmens kann nur mit Zustimmung des
Rates geändert werden.
Ausführungsbestimmung:
Im Hinblick auf die Bedeutung des Unternehmensgegenstandes, der die mit der
Beteiligung der Bundesstadt Bonn verfolgten Ziele widerspiegelt, sollte dieser
möglichst konkret gefasst werden.
1.2.5 Die Geschäftspolitik der Beteiligungsunternehmen hat sich im Rahmen der
gesetzlichen Bestimmungen und/oder den gesellschaftsvertraglichen Regelungen
den Zielsetzungen und den Optimierungs- und Konsolidierungsbestrebungen der
Bundesstadt Bonn unterzuordnen.
1.2.6 Die Gesellschafterversammlung findet mindestens einmal jährlich statt. Sie wird von
der Geschäftsführung unter Angabe der Tagesordnung einberufen, deren einzelne
Punkte möglichst genau zu bezeichnen sind. Die Gesellschafter sollen ausreichend
Gelegenheit haben, sich auf die Erörterung und Abstimmungen vorzubereiten. Über
die Gesellschafterversammlung ist eine Niederschrift zu fertigen, aus der neben den
Beschlüssen auch der wesentliche Sitzungsverlauf wiedergegeben wird. Auch
Beschlüsse der Gesellschafter außerhalb der Versammlung sind zu protokollieren.
Ausführungsbestimmung:
Zur Gewährleistung einer angemessenen Vorbereitungszeit soll die
Gesellschafterversammlung mindestens zwei Wochen vor dem Tag der
Versammlung in Schriftform unter Angabe der Tagesordnung und Mitteilung der
Beschlussvorschläge einberufen werden.
Aus Gründen der Verhältnismäßigkeit bedarf es hinsichtlich der Niederschrift
grundsätzlich nicht der Dokumentation von einzelnen Wortbeiträgen der
Gesellschaftervertreter. Die Niederschrift über die Versammlung sollte innerhalb von
vierzehn Werktagen nach der Versammlung erstellt und nach Unterzeichnung durch
den Leiter der Gesellschafterversammlung und den Protokollführer an die
Gesellschafter digital versandt werden. Entsprechendes gilt auch für Beschlüsse der
Gesellschafter außerhalb der Versammlung. Niederschriften und
Beschlussfassungen sind in geordneter Form zu den Geschäftsakten zu nehmen.
Schriftliche, auch durch Telefax oder per E-Mail, oder fernmündliche
Beschlussfassungen der Gesellschafter (Umlaufverfahren) sind nur zulässig, wenn
kein Gesellschafter diesem Verfahren widerspricht. Eine fernmündliche
Beschlussfassung sollte vermieden werden. Bei einer fernmündlichenSeite 10 von 48
8
Entwurf Neufassung
Beschlussfassung soll zu Dokumentationszwecken der Beschluss in einem Protokoll
unter Ausweis von Gegenstand, Zeit und Umständen der Beschlussfassung, der
Teilnehmer und der Mehrheiten festgehalten werden.
1.2.7 Bei den von der Bundesstadt Bonn beherrschten Unternehmen sollen alle
Angelegenheiten, die der Beschlussfassung in der Gesellschafterversammlung
obliegen und von grundsätzlicher strategischer Bedeutung sind, unter
Berücksichtigung der Zuständigkeitsordnung im Rat der Bundesstadt Bonn behandelt
werden. Von grundsätzlicher strategischer Bedeutung gem. Satz 1 sind insbesondere
die in § 108 Abs. 5 Nr. 1 GO genannten Angelegenheiten.
1.3 Aufgaben der Gesellschafter
1.3.1 Die Gesellschafter sollen im Benehmen mit dem Aufsichtsrat auf der Basis des
Unternehmensgegenstands grundsätzlich strategische Zielvorgaben für die
Gesellschaft definieren. Über die Zielfestlegung ist der Rat der Bundesstadt Bonn im
Rahmen der Wirtschaftsplanung zu unterrichten. Neben den wirtschaftlichen Zielen
sollen dabei auch Ziele und Erwartungen im Rahmen des öffentlichen Auftrags klar
und messbar formuliert werden. Der Stand der Strategieumsetzung soll mindestens
einmal im Jahr zwischen Gesellschaftern und Geschäftsführung erörtert werden.
Ausführungsbestimmung:
Von einer klaren und messbaren Ziel- und Erwartungsformulierung ist auszugehen,
wenn diese den SMART-Anforderungen entspricht (spezifisch, messbar, ausführbar,
realistisch und terminiert).
1.3.2 Im Falle der Handlungsunfähigkeit des Aufsichtsrats nimmt die
Gesellschafterversammlung interimsweise seine Aufgaben wahr. Die
Handlungsfähigkeit des Aufsichtsrates ist von den Gesellschaftern sobald wie
möglich durch entsprechende Beschlüsse wiederherzustellen.
Ausführungsbestimmung:
Besteht bei einer GmbH kein Überwachungsorgan, so haben die Gesellschafter die
zur Überwachung der Geschäftsführung erforderlichen Maßnahmen zu treffen (§ 46
Nr. 6 GmbHG). Die Bestellung eines Überwachungsorgans entbindet die
Gesellschafter nicht von der Pflicht zur eigenen Überwachung der Geschäftsführung.
1.4 Maßnahmen zur Transparenzsteigerung
1.4.1 Bei der Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung über die Entlastung des
Aufsichtsrats darf kein Vertreter der Bundesstadt Bonn mitwirken, der selbst Mitglied
des Aufsichtsrats ist.
Ausführungsbestimmung:
Die Regelung (vgl. § 47 Abs.4 GmbHG) dient zur Vermeidung von Interessenkonflikten
für den Fall, dass der städtische Vertreter in der Gesellschafterversammlung über die
Entlastung des Aufsichtsrats beschließt, dem er ggf. selber angehört.
1.4.2 Die im Beteiligungsbericht veröffentlichte Darstellung jedes Beteiligungsunternehmens
ist in angemessener Form im Internet öffentlich zugänglich gemacht werden.Seite 11 von 48
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Entwurf Neufassung
Ausführungsbestimmung:
Als Veröffentlichungsplattform kommt regelmäßig die Internetpräsenz der Bundesstadt
Bonn (http://www.bonn.de/) in Betracht.Seite 12 von 48
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Entwurf Neufassung
2 Aufsichtsrat
2.1 Grundsätzliches
2.1.1 Bei allen Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die in der Regel nicht mehr als
500 Arbeitnehmer beschäftigen, steht es den Gesellschaftern grundsätzlich frei,
durch Bestimmungen im Gesellschaftsvertrag einen (fakultativen) Aufsichtsrat zu
bilden. Die Bundesstadt Bonn sieht sich aber auch aufgrund der kommunal- bzw.
gemeindewirtschaftsrechtlichen Bestimmungen gebunden, sich in der Regel nur an
Gesellschaften zu beteiligen, in denen ein Aufsichtsorgan installiert ist, um für die
Stadt einen angemessenen Einfluss bei der Steuerung und Kontrolle des
Unternehmens sicherstellen zu können.
Ausführungsbestimmung:
Das grundsätzliche Erfordernis der Einrichtung eines gesellschaftsrechtlich
fakultativen Aufsichtsrates begründet sich auf dem kommunalverfassungsrechtlichen
Steuerungs- und Kontrollgebot (§§ 109 Abs. 1, 108 Abs. 1 Nr. 6 GO), welches in der
Regel nur durch die Einrichtung eines Aufsichtsrates sachgerecht umgesetzt werden
kann.
Ein Abweichen hiervon kann grundsätzlich nur bei Gesellschaften mit geringem
Geschäftsumfang oder solchen, die aus formalrechtlichen/steuerlichen Gründen
gegründet werden, in Betracht gezogen werden, bei denen - insbesondere unter
Berücksichtigung der Sitzungshäufigkeit der Gesellschafterversammlung - die
Gesellschafter die Gewähr für die Vornahme ausreichender, auch unterjähriger
Steuerungs- und Kontrollhandlungen bieten.
2.1.2 Die Mitglieder des Aufsichtsrates und ihre persönlichen Vertreter – soweit sie bestellt
sind – werden mittels Entsendung durch die Gesellschafter oder durch Wahl in der
Gesellschafterversammlung bestellt. Der Aufsichtsrat ist das wichtigste
Überwachungs- und Kontrollorgan. Die Aufsichtsratsmitglieder sind für die Ausübung
ihres Mandats persönlich verantwortlich.
2.1.3 Im Gesellschaftsvertrag soll bestimmt werden, dass Geschäfte und
Rechtshandlungen von grundsätzlicher Bedeutung der Zustimmung des Aufsichtsrats
bedürfen. Hierzu gehören Entscheidungen oder Maßnahmen, die die Vermögens-,
Finanz- und Ertragslage oder die Risikostrukturierung des Unternehmens
grundlegend verändern. In einem Katalog der zustimmungspflichtigen Geschäfte
können im Gesellschaftsvertrag weitere Maßnahmen der Geschäftsführung der
vorherigen Zustimmung durch den Aufsichtsrat unterworfen werden. Die Wertgrenzen
des Zuständigkeitskatalogs bzw. weitere Zuständigkeitsfragen werden in einer
Geschäftsordnung durch den Aufsichtsrat festgelegt.
Ausführungsbestimmung:
Die Zustimmung des Aufsichtsrats ist grundsätzlich vor Abschluss des Geschäfts
oder der Vornahme der Rechtshandlung einzuholen (Einwilligungserfordernis). Ein
Abweichen hiervon sollte nur in den Fällen in Betracht gezogen werden, wenn die
Einwilligung nicht ohne erhebliche Nachteile für das Unternehmen abgewartet
werden kann. In diesem Fall ist die nachträgliche Zustimmung (Genehmigung)
unverzüglich einzuholen.Seite 13 von 48
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Entwurf Neufassung
Maßstab für die Beurteilung der grundsätzlichen Bedeutung können vor allem die
Größe oder der Gegenstand der Geschäfte oder das mit ihnen verbundene Risiko
sein; bei Immobiliengesellschaften ergänzend auch die Änderung von
Bewertungsverfahren. Von der Erteilung einer allgemeinen, ggf. widerruflichen
Zustimmung im Voraus zur Vornahme bestimmter Geschäfte und Rechtshandlungen
sollte Abstand genommen werden.
2.1.4 Sitzungen des Aufsichtsrates werden von der Geschäftsführung unter Angabe der
Tagesordnung einberufen, deren einzelne Punkte möglichst genau zu bezeichnen
sind. Die Mitglieder des Aufsichtsrates sollen ausreichend Gelegenheit haben, sich
auf die Erörterung und Abstimmungen vorzubereiten. Über die Sitzungen des
Aufsichtsrates soll eine Niederschrift gefertigt werden, in der neben den Beschlüssen
auch der wesentliche Sitzungsverlauf wiedergegeben wird. Auch Beschlüsse des
Aufsichtsrates außerhalb von Sitzungen sollen protokolliert werden.
Ausführungsbestimmung:
Der Aufsichtsrat soll bedarfsorientiert, mindestens aber einmal im Kalendervierteljahr
eine Sitzung abhalten. Unberührt davon kann jedes Mitglied des Aufsichtsrats unter
Angabe des Zwecks und der Gründe verlangen, dass der Vorsitzende des
Aufsichtsrats unverzüglich den Aufsichtsrat einberuft.
Zur Gewährleistung einer angemessenen Vorbereitungszeit soll die Sitzung
mindestens zwei Wochen vor dem Tag der Sitzung in Schriftform unter Angabe der
Tagesordnung und Mitteilung der Beschlussvorschläge einberufen werden. Die
Einladung kann sowohl in digitaler Form wie auf Wunsch eines Aufsichtsratsmitglieds
in Papierform zugestellt werden. Die Beschlussvorschläge sind dabei so zu
beschreiben bzw. mit weiteren Angaben (z. B. Sachverhaltsdarstellungen,
Abwägungsüberlegungen, Handlungsempfehlungen) zu ergänzen, dass sich das
Aufsichtsratsmitglied auf Basis dieser Unterlagen ein abschließendes Urteil über den
Tagesordnungspunkt und sein Abstimmungsverhalten bilden kann. Ein Nachreichen
von Unterlagen nach Versand der Einladung oder die ausschließlich mündliche
Erörterung eines Tagesordnungspunktes in der Sitzung stehen dabei im Widerspruch
zu dieser gebotenen, angemessenen Vorbereitungszeit, die den
Aufsichtsratsmitgliedern mit Blick auf die persönliche Verantwortung für ihre
Entscheidungen zwingend einzuräumen ist. Ist ein Nachreichen von Unterlagen oder
die ausschließlich mündliche Erörterung unvermeidbar, bedarf dies einer schriftlich
dokumentierten sachlichen Begründung in den Einladungsunterlagen. Ein sachlicher
Grund ist nicht anzunehmen, wenn die nicht zeitgerechte Erstellung der Unterlagen
auf organisatorische Gründe oder zeitliche Bearbeitungsmängel zurückzuführen ist.
Die Niederschrift ist grundsätzlich innerhalb von vierzehn Werktagen nach dem
Sitzungstermin anzufertigen und durch den Vorsitzenden des Aufsichtsrats sowie den
Protokollführer zu unterzeichnen. Jedem Mitglied ist eine Ausfertigung der
Sitzungsniederschrift digital oder auf Wunsch in Papierform auszuhändigen.
Niederschriften und Beschlussfassungen sind in geordneter Form zu den
Geschäftsakten zu nehmen.Seite 14 von 48
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Entwurf Neufassung
Schriftliche, auch durch Telefax oder per E-Mail, oder fernmündliche
Beschlussfassungen des Aufsichtsrats (Umlaufverfahren) sind nur zulässig, wenn
kein Mitglied diesem Verfahren widerspricht. Eine fernmündliche Beschlussfassung
sollte vermieden werden. Bei einer fernmündlichen Beschlussfassung soll zu
Dokumentationszwecken der Beschluss in einem Protokoll unter Ausweis von
Gegenstand, Zeit und Umständen der Beschlussfassung, der Teilnehmer und der
Mehrheiten festgehalten werden.
2.2 Aufgaben
2.2.1 Aufgabe des Aufsichtsrats ist es, die Geschäftsführung bei der Leitung des
Unternehmens regelmäßig zu beraten und zu überwachen. Gegenstand der
Überwachung sind insbesondere die Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und
Wirtschaftlichkeit der Geschäftsführung, insbesondere die
o Begrenzung der Unternehmenstätigkeit auf die satzungsmäßigen Aufgaben,
o Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen und gewissenhaften
Kaufmanns,
o Übereinstimmung der strategischen Planung der Geschäftsführung mit den
strategischen Zielvorgaben der Gesellschafter,
o Einbindung der operativen Geschäftsziele in die strategische Zielsetzung der
Gesellschafter,
o Einhaltung der operativen Geschäftsziele,
o Einrichtung und Anwendung eines wirksamen Steuerungs-, Kontroll- und
Risikomanagementsystems durch die Geschäftsführung,
o Abschluss von Zielvereinbarungen mit der Geschäftsführung.
Er ist in Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen
einzubinden.
Ausführungsbestimmung:
Zweckmäßigkeit bedeutet die fachkundige Ausführung der Geschäftsführungstätigkeit,
Ordnungsmäßigkeit die Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen, des
Gesellschaftsvertrags, der Geschäftsordnung und von Weisungen der
Gesellschafterversammlung an die Geschäftsführung. Wirtschaftlichkeit ist die
Verfolgung der kurz-, mittel- und langfristigen Unternehmensziele durch die
Geschäftsführung, ohne dabei unangemessene Risiken für das Unternehmen
einzugehen.
Neben den originären Überwachungsaufgaben ist jedes Mitglied des Aufsichtsrats
dafür verantwortlich, dass das Überwachungsorgan seine Überwachungspflicht
erfüllt. Auch sollte der Aufsichtsrat eines herrschenden Unternehmens im Rahmen
seiner gesetzlichen Möglichkeiten überwachen, dass die Geschäftsführung die
Beteiligungsrechte bei den Tochter- und Enkelunternehmen effektiv wahrnimmt.
Die gesellschaftsrechtlich mögliche Übertragung des Rechts zur Bestellung und des
Widerrufs von Mitgliedern der Geschäftsführung von der Gesellschafterversammlung
auf das Überwachungsorgan (§§ 45, 52 GmbHG) ist wegen den Einschränkungen
nach § 108 Abs. 5 Nr. 1 GO nicht zulässig.Seite 15 von 48
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Entwurf Neufassung
2.2.2 Der Aufsichtsrat gibt sich eine Geschäftsordnung.
Ausführungsbestimmung:
Die Geschäftsordnung sollte Regelungen zur Häufigkeit der Sitzungen und zu den
Wahl- und Abstimmungsverfahren enthalten, insbesondere zu den Voraussetzungen
der Beschlussfassung, sowie zur Stellung und zu den Befugnissen des Vorsitzenden
des Aufsichtsrates. Ferner sollte die Geschäftsordnung die Bildung von Ausschüssen
und deren Arbeit regeln (vgl. Nr. 2.4.2 des Kodex).
2.2.3 Jedes Aufsichtsratsmitglied sollte durch seine eigene persönliche und fachliche
Qualifikation dafür sorgen, dass es seine Aufgabe und Verantwortlichkeit im Sinne
dieser Public Corporate Governance erfüllen kann. Die Bundesstadt Bonn und das
Unternehmen unterstützen die Fort- und Weiterbildung durch geeignete Maßnahmen.
Ausführungsbestimmung:
Nach der Neuregelung des § 113 Abs. 6 GO NRW stellt der Landesgesetzgeber klar,
dass schon bei der Auswahl zukünftiger Mandatsträger betriebswirtschaftliche Erfahrung
und Sachkunde maßgeblich sind.
Hierzu gehören Mindestkenntnisse allgemeiner, wirtschaftlicher, organisatorischer und
rechtlicher Art, die erforderlich sind, um alle normalerweise anfallenden
Geschäftsvorgänge auch ohne fremde Hilfe verstehen und sachgerecht beurteilen zu
können.
Die beinhaltet eine Handlungspflicht (zukünftiger) Mandatsträger zur selbstkritischen
Analyse und Wahrnehmung von Schulungs- oder Weiterbildungsangeboten. Bei der
Suche nach geeigneten Schulungen können Ratsbüro und Beteiligungsmanagement
zur Unterstützung herangezogen werden.
Weiterhin wird allen (neuen) Mandatsträgern das "Handbuch für Aufsichtsratsmitglieder"
vom Beteiligungsmanagement zur Verfügung gestellt.
2.2.4 Jedes Aufsichtsratsmitglied achtet darauf, dass ihm für die Wahrnehmung seiner
Mandate genügend Zeit zur Verfügung steht. Außerdem sollen insgesamt nicht mehr
als fünf Aufsichtsratsmandate in Gesellschaften wahrgenommen werden. Dies gilt
nicht für die Hauptverwaltungsbeamte und Wahlbeamte/Beigeordnete.
Ausführungsbestimmung:
Im Hinblick auf die mit der Mandatswahrnehmung verbundene Verantwortung obliegt
die Überprüfung des Zeitmanagements jedem Aufsichtsratsmitglied selbst.
2.2.5 In regelmäßigen Abständen sollen vom Aufsichtsrat die Wertgrenzen für die unter
einem Zustimmungsvorbehalt stehenden Arten von Geschäften und
Rechtshandlungen auf ihre Zweckmäßigkeit und Praktikabilität überprüft werden.
Ausführungsbestimmung:
Regelmäßig bedeutet im Abstand von mindestens zwei Jahren.
2.2.6 Der Aufsichtsrat soll regelmäßig die Effizienz seiner Tätigkeit überprüfen.
Gegenstand der Effizienzprüfungen sind unberührt vom Aufsichtsrat festzulegender
qualitativer Kriterien insbesondere die Prozesse und Verfahrensabläufe im
Aufsichtsrat, der Informationsfluss zwischen den Ausschüssen und dem Aufsichtsrat
sowie die rechtzeitige und inhaltlich ausreichende Informationsversorgung desSeite 16 von 48
14
Entwurf Neufassung
Aufsichtsrats. Das Beteiligungsmanagement stellt dazu eine standardisierte, an den
gesetzlichen Regelungen orientierte Arbeitshilfe zur Verfügung. Die Berichterstattung
über die Ergebnisse und Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Tätigkeit
des Aufsichtsrates sollte in Form eines Leistungsberichts an die Gesellschafter
erfolgen.
2.2.7 Die städtischen Vertreter in den Aufsichtsräten haben die Umsetzung der im
Gesellschaftsvertrag festgelegten Zielsetzung sowie den öffentlichen Zweck sorgfältig
zu überprüfen und die Ausübung der Geschäftstätigkeit ggf. kritisch zu hinterfragen.
2.2.8 Sie sollen sich aktiv für die Umsetzung dieser Public Corporate Governance der
Bundesstadt Bonn einsetzen und arbeiten in ihren Gremien darauf hin, dass die
genannten Punkte umgesetzt werden.
Ausführungsbestimmung:
Bei Vorlage des Entwurfs zur Entsprechenserklärung bis spätestens zur
Beschlussfassung ist von jedem Aufsichtsratsmitglied jährlich eine Selbsterklärung in
Form einer „Bestätigung des Public Corporate Governance Kodex der Bundesstadt
Bonn“ dem Unternehmen sowie dem Beteiligungsmanagement zu übersenden. Das
Beteiligungsmanagement wird ein Muster für die Bestätigung zur Verfügung stellen.
2.3 Aufgaben und Befugnisse des Aufsichtsratsvorsitzenden
2.3.1 Der Aufsichtsratsvorsitzende koordiniert die Arbeit im Aufsichtsrat und leitet dessen
Sitzungen. Darüber hinaus nimmt er die Belange des Aufsichtsrates nach außen
wahr. Erklärungen des Aufsichtsrates werden von dessen Vorsitzenden namens des
Aufsichtsrates unter der Bezeichnung „Aufsichtsrat der ...“ abgegeben.
2.3.2 Der Aufsichtsratsvorsitzende soll mit der Geschäftsführung, insbesondere mit dem
Vorsitzenden bzw. Sprecher der Geschäftsführung, regelmäßig Kontakt halten und
mit ihr die Strategie, die Geschäftsentwicklung und das Risikomanagement des
Unternehmens beraten.
2.3.3 Der Aufsichtsratsvorsitzende ist über wichtige Ereignisse, die für die Beurteilung der
Lage und Entwicklung sowie für die Leitung des Unternehmens von wesentlicher
Bedeutung sind, unverzüglich durch die Geschäftsführung zu informieren. Der
Aufsichtsratsvorsitzende soll sodann den Aufsichtsrat unterrichten und
erforderlichenfalls eine außerordentliche Aufsichtsratssitzung einberufen.
2.3.4 Sofern kein Prüfungsausschuss eingerichtet wurde, erteilt der Aufsichtsrat, bzw. der
Vorsitzende dem Abschlussprüfer den Prüfungsauftrag und trifft mit ihm die
Honorarvereinbarung. Hierbei soll der Aufsichtsratsvorsitzende von der Möglichkeit,
eigene Prüfungsschwerpunkte für die Abschlussprüfung festzulegen, Gebrauch
machen und Empfehlungen des Beteiligungsmanagements berücksichtigen.
2.3.5 Der Aufsichtsratsvorsitzende soll auf die Einhaltung der Verschwiegenheitsregelung
durch alle Mitglieder des Aufsichtsrats achten (§§ 394, 395 Aktiengesetz i. V. m. § 52
GmbH-Gesetz sowie ggf. bestehende Satzungsregelungen).
2.3.6 Der Aufsichtsratsvorsitzende ist für die Einhaltung der Anstellungsverträge der
Geschäftsführung zuständig. Die wesentlichen Vertragsinhalte (insbesondere dieSeite 17 von 48
15
Entwurf Neufassung
Vergütungsstruktur einschließlich Versorgungsregelung) sind vom Aufsichtsrat zu
beschließen.
2.3.7 Der Aufsichtsratsvorsitzende kann in dringlichen Angelegenheiten, in denen eine
ordentliche Beschlussfassung im Aufsichtsrat (auch nicht mittels schriftlichem
Verfahren) nicht ohne erhebliche Nachteile für das Unternehmen herbeigeführt
werden kann, anstelle des Aufsichtsrats entscheiden. Vor der Entscheidung soll der
Aufsichtsratsvorsitzenden sich nach Möglichkeit mit seinem Stellvertreter abstimmen.
Die Gründe der der Entscheidung zugrunde liegenden Dringlichkeit sind zu
dokumentieren und dem Aufsichtsrat unverzüglich unter Bekanntgabe der
getroffenen Entscheidung zur Kenntnis zu geben.
2.4 Bildung von Ausschüssen
2.4.1 Unberührt einer ggf. bestehenden gesetzlichen Verpflichtung kann der Aufsichtsrat
abhängig von den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens und der Anzahl
seiner Mitglieder fachlich qualifizierte Ausschüsse bilden, die der Effizienzsteigerung
der Aufsichtsratsarbeit und der Behandlung komplexer Sachverhalte dienen sollen.
Dazu zählen beispielsweise Fragen der Unternehmensstrategie sowie der Investition
und Finanzierung. Die jeweiligen Ausschussvorsitzenden berichten regelmäßig an
den Aufsichtsrat über die Arbeit der Ausschüsse.
2.4.2 Deren Besetzung sowie die Aufgaben und Kompetenzen der Ausschüsse sind in der
Geschäftsordnung des Aufsichtsrates zu normieren.
Ausführungsbestimmung:
Das Verfahren zur Besetzung von Ausschüssen soll einer angemessenen Vertretung
von Mitgliedern des Aufsichtsrats, die von der Bundesstadt Bonn oder auf Vorschlag
der Bundesstadt Bonn gewählt worden sind, Rechnung tragen.
2.4.3 Von der Möglichkeit, einzelnen Ausschüssen des Aufsichtsrates
Entscheidungskompetenzen zu übertragen, soll nicht Gebrauch gemacht werden.
Vielmehr sollen Beschlüsse in der Regel dem Aufsichtsrat vorbehalten bleiben.
Ausführungsbestimmung:
Aufgrund der Bedeutung und Verantwortung des Aufsichtsrats soll dieser und damit
das Wissen und die Kompetenz seiner Mitglieder so weit wie möglich dem
Unternehmen zugutekommen. Eine Verlagerung von Entscheidungskompetenzen auf
Ausschüsse steht dem entgegen (vgl. § 107 Abs. 3 AktG).
2.5 Zusammensetzung des Aufsichtsrats
2.5.1 Bei der Benennung sollte seitens des Rates der Bundesstadt Bonn bzw. der Fraktion
darauf geachtet werden, dass dem Aufsichtsrat jederzeit Mitglieder angehören, die
über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen
Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen und hinreichend
unabhängig sind. Ferner sollten die Tätigkeit des Unternehmens und potenzielle
Interessenkonflikte berücksichtigt werden. Das Vorliegen der nach Satz 1 und 2
genannten Voraussetzungen ist vor einer erneuten Bestellung (Entsendung oder
Wiederwahl) zu prüfen. Frauen müssen entsprechend den gleichstellungsrechtlichen
Regelungen (LGG) berücksichtigt werden.Seite 18 von 48
16
Entwurf Neufassung
2.5.2 Eine unabhängige Beratung und Überwachung der Geschäftsführung durch den
Aufsichtsrat wird auch dadurch ermöglicht, dass dem Aufsichtsrat kein ehemaliges
Mitglied der Geschäftsführung angehören soll.
2.5.3 Das Aufsichtsratsmitglied hat vor seiner Entsendung oder Wahl eine Erklärung
darüber abzugeben, ob es Beratungsaufgaben oder Organfunktionen bei
Wettbewerbern des Unternehmens ausübt. Nimmt das Aufsichtsratsmitglied während
seiner Tätigkeit erstmalig solche Aufgaben wahr, hat es unaufgefordert und
unverzüglich die Erklärung nach Satz 1 nachzureichen.
Ausführungsbestimmung:
Das Aktienrecht geht davon aus, dass die Wahrnehmung eines Aufsichtsratsmandats
ein Nebenamt darstellt und damit jedes Aufsichtsratsmitglied weiteren
Interessenbindungen unterliegt, die zu Konflikten mit der Aufsichtsratstätigkeit führen
können.
2.6 Vertretungsmöglichkeit im Aufsichtsrat
2.6.1 An den Aufsichtsratssitzungen sollen die Mitglieder regelmäßig teilnehmen. Vertreter
für Aufsichtsratsmitglieder sollen im Hinblick auf eine kontinuierliche Arbeit des
Gremiums grundsätzlich nicht bestellt werden. Geschieht dies dennoch, bleibt in
jedem Fall die Überwachungsverantwortung des (ersten) Aufsichtsratsmitgliedes
bestehen. Solche bestellten Vertreter sind nur im Verhinderungsfall zuzulassen.
Ausführungsbestimmung:
Angesichts der Bedeutung einer persönlichen Teilnahme sollten die Mitglieder des
Aufsichtsrates auch darauf achten, an den Sitzungen in vollem Umfang teilnehmen
zu können.
2.6.2 Abwesende Aufsichtsratsmitglieder in fakultativen Aufsichtsräten (vgl. 2.1.1 des
Kodex) sollen nur dadurch an der Beschlussfassung des Aufsichtsrats und seiner
Ausschüsse teilnehmen können, dass sie ihre schriftliche Stimmabgabe durch eine
andere zur Teilnahme berechtigte Person, in der Regel den
Aufsichtsratsvorsitzenden, überreichen lassen (Stimmbotschaft).
Ausführungsbestimmung:
Aktienrechtlich können Aufsichtsratsmitglieder ihre Aufgaben nicht durch andere
wahrnehmen lassen (vgl. § 111 Abs. 6 AktG). Mit der Ausgestaltung als persönliches
Amt ist daher eine Stellvertretung grundsätzlich nicht vereinbar. Bei Verhinderung soll
daher lediglich eine Stimmbotschaft abgeben werden können, bei der der Bote keine
eigene Erklärung abgibt, sondern lediglich die Abstimmungserklärung des
abwesenden Mitglieds übermittelt. Auch von dieser Möglichkeit sollte nur in
Einzelfällen der Verhinderung des Mitglieds Gebrauch gemacht werden.
2.7 Vergütung
2.7.1 Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder soll der Verantwortung und dem
Tätigkeitsumfang der Aufsichtsratsmitglieder sowie der wirtschaftlichen Lage des
Unternehmens Rechnung tragen. Diese ist im Gesellschaftsvertrag festzusetzen oder
von der Gesellschafterversammlung zu bewilligen (vgl. § 113 Abs. 1 AktG). Die
Vergütung soll regelmäßig überprüft werden.Seite 19 von 48
17
Entwurf Neufassung
Ausführungsbestimmung:
Die Gesamtvergütung (einschließlich Aufwandsentschädigung und etwaiger
Sitzungsgelder) soll unberührt der wirtschaftlichen Lage die erforderliche
Fachkompetenz, den zeitlichen Aufwand und die mit den Pflichten des
Aufsichtsratsmitglieds verbundenen Risiken berücksichtigen. Risikominierende
Rahmenbedingungen (z. B. durch den Abschluss einer D&O-Versicherung) sind
dabei zu beachten. Bei nicht überwiegend am Markt tätigen Unternehmen oder
solchen, die als ausgegliederte Verwaltungseinheiten anzusehen sind, ist davon
auszugehen, dass ein in der Vergütung zu berücksichtigendes Risiko nicht besteht.
Soweit über einen reinen Aufwandsersatz hinaus eine Vergütung gewährt wird, ist in
dem Fall, in dem das Aufsichtsratsmitglied in einem öffentlich-rechtlichen Dienst- und
Treueverhältnis steht, das derzeit geltende Nebentätigkeitsrecht im öffentlichen
Dienst im Hinblick auf ggf. bestehende Abführungspflichten zu beachten.
2.7.2 Die Gesamtbezüge des Aufsichtsrats und die Vergütungssätze der
Aufsichtsratsmitglieder sind im Beteiligungsbericht individualisiert auszuweisen; die
Gesamtbezüge des Aufsichtsrats auch im Anhang zum Jahresabschluss. Davon
kann abgewichen werden, wenn zwei Drittel des Rats der Bundesstadt Bonn dies
beschließen.
2.7.3 Die vom Unternehmen an die Mitglieder des Aufsichtsrats gezahlten Vergütungen
oder gewährten Vorteile für persönlich erbrachte Leistungen, insbesondere
Beratungs- und Vermittlungsleistungen, sollen gesondert und individualisiert im
Anhang zum Jahresabschluss angegeben werden.
2.8 Vermögensschadenshaftpflicht- (Directors & Officers-) Versicherung
2.8.1 Der Abschluss der Versicherung bedarf der Zustimmung des Aufsichtsrates bzw. der
Gesellschafterversammlung. Die Konditionen, insbesondere die Deckungssumme,
sind auf die Risikolage des jeweiligen Unternehmens anzupassen.
2.8.2 Die Versicherungsleistungen dürfen im Schadensfall nur unmittelbar an das
Unternehmen gezahlt werden.
2.9 Interessenkonflikte
2.9.1 Jedes Mitglied des Aufsichtsrats ist dem Unternehmensinteresse verpflichtet.
Gleichzeitig sollen die Vertreter der Bundesstadt Bonn in den Aufsichtsratsgremien
die besonderen Interessen der Bundesstadt Bonn, insbesondere die Beschlüsse der
städtischen Ausschüsse bzw. des Rates der Bundesstadt Bonn, im Rahmen der
gesetzlichen Bestimmungen berücksichtigen.
2.9.2 Kein Aufsichtsratsmitglied darf bei seinen Entscheidungen persönliche Interessen
verfolgen, noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen.
2.9.3 Jedes Aufsichtsratsmitglied soll Interessenkonflikte, insbesondere solche, die auf
Grund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder
sonstigen Geschäftspartnern der Gesellschaft entstehen können, dem Aufsichtsrat
gegenüber offenlegen. Der Aufsichtsrat soll in seinem Bericht an die
Gesellschafterversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren
Behandlung informieren. Wesentliche und nicht nur vorübergehende
Interessenkonflikte in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds sollen zur Beendigung
des Mandats führen.Seite 20 von 48
18
Entwurf Neufassung
Ausführungsbestimmung:
Anders wie konkrete, dauerhafte Interessenkonflikte stehen potenzielle
Interessenkonflikte einer Bestellung zum und einer Tätigkeit als Aufsichtsratsmitglied
in der Regel nicht entgegen. Eine entsprechende Regelung zur Behandlung von
Interessenkonflikten sollte in der Geschäftsordnung niedergeschrieben werden.
2.9.4 Geschäfte, insbesondere Dienst- und Werkverträge zwischen dem Unternehmen und
aktiven Aufsichtsratsmitgliedern sowie ihren Angehörigen im Sinne von § 31 Abs.
1 und 2 GO oder ihnen persönlich nahestehenden Unternehmungen sind, soweit
möglich, zu vermeiden. Dies gilt auch für Geschäfte mit ehemaligen Aufsichtsräten,
die innerhalb von drei Jahren nach Beendigung der Tätigkeit geschlossen werden. Ist
der Abschluss entsprechender Geschäfte unvermeidlich, haben diese unter Offenlage
der Konditionen branchenüblichen Standards zu entsprechen. Die Gründe für die
Unvermeidlichkeit sind aktenkundig zu dokumentieren. Wesentliche Geschäfte sollen
der Zustimmung des Aufsichtsrates bedürfen.
Ausführungsbestimmung:
Im Hinblick auf die Beurteilung, ob ein solches Geschäft vorliegt und dessen
Bewertung, kann der IDW-Prüfungsstandard 255 – Beziehungen zu nahestehenden
Personen im Rahmen der Abschlussprüfung eine Orientierungshilfe bieten.
Die Wesentlichkeit der Geschäfte sollte sich an dessen Bedeutung und/oder an einer
festzulegenden (Auftragswert-) Grenze beurteilt werden.
Zur Gewährleistung einer größtmöglichen Transparenz ist der Begriff der Konditionen
weit auszulegen. Dazu zählen insbesondere sämtliche durch den Vertragsschluss
entstehenden schuldrechtlichen Verpflichtungen beider Vertragspartner, die zur
Erfüllung des Vertrages erforderlich sind. Aus diesem Grund sollten entsprechende
Verträge unberührt zivilrechtlicher Bestimmungen schriftlich geschlossen und dem
Aufsichtsrat zwecks Einholung von dessen Zustimmung vorgelegt werden.
2.10 Verschwiegenheitspflicht
2.10.1 Die Aufsichtsratsmitglieder unterliegen grundsätzlich der Verschwiegenheitspflicht. Ist
im Ausnahmefall ein Bericht an Dritte zulässig, muss dabei gewährleistet sein, dass
bei den Berichten Vertraulichkeit gewahrt ist. Die Aufsichtsratsmitglieder haften dem
Unternehmen gegenüber bei Verletzung der Verschwiegenheitspflicht ggf. auf
Schadensersatz. Bei Verletzung der Verschwiegenheitspflicht ist vom Gesellschafter
zu prüfen, ob die Organmitgliedschaft der betreffenden Person zum Wohle des
Unternehmens beendet werden muss.
2.10.2 Aufsichtsratsmitglieder, die auf Veranlassung der Bundesstadt Bonn in den
Aufsichtsrat gewählt oder entsandt worden sind, unterliegen hinsichtlich der Berichte,
die sie an das Beteiligungsmanagement der Bundesstadt Bonn zu erstatten haben,
keiner Verschwiegenheitspflicht. Für vertrauliche Angaben und Geheimnisse der
Gesellschaft, namentlich Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, gilt dies nicht, wenn
ihre Kenntnis für die Zwecke der Berichte nicht von Bedeutung ist.Seite 21 von 48
19
Entwurf Neufassung
3 Geschäftsführung
3.1 Grundsätzliches
3.1.1 Die Geschäftsführung kann aus einer oder mehreren Personen bestehen und einen
Vorsitzenden oder Sprecher haben. Die Geschäftsführung wird in der Regel durch die
Gesellschafterversammlung bestellt und abberufen. Bei mehreren Personen soll eine
Geschäftsordnung die Geschäftsverteilung und die Zusammenarbeit in der
Geschäftsführung, insbesondere der Vertretung, regeln. Die Geschäftsordnung muss
vom Aufsichtsrat genehmigt werden.
Ausführungsbestimmung:
Im Fall mehrerer bestellter Geschäftsführer tragen diese gemeinschaftlich die
Verantwortung für die Geschäftsführung. Sie haben sich gegenseitig über wichtige
Vorgänge in ihren Aufgabenbereichen zu unterrichten.
3.1.2 Die Geschäftsführung führt die Geschäfte der Gesellschaft, sie haben in den
Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns
anzuwenden. Die Geschäftsführung vertritt die Gesellschaft entweder jeweils allein,
gemeinschaftlich oder zusammen mit einem Prokuristen gerichtlich und
außergerichtlich.
Ausführungsbestimmung:
Bei einer GmbH sind Weisungen durch Gesellschafterbeschluss zulässig. Der
Gesellschaftsvertrag einer GmbH kann bestimmen, dass ein Überwachungsorgan, in
der Regel der Aufsichtsrat, berechtigt ist, der Geschäftsführung Weisungen zu
erteilen. Davon sollte im Interesse einer klaren Trennung der Verantwortlichkeit nur
zurückhaltend Gebrauch gemacht werden, zumal der grundsätzlich bestehende
unternehmerische Freiraum zugunsten der Geschäftsführung einer besseren und
wirtschaftlicheren Erfüllung der mit der Unternehmensbeteiligung verfolgten Ziele
dienen soll. Das Überwachungsorgan sollte daher vorrangig prüfen, ob
erforderlichenfalls ein Zustimmungsvorbehalt (vgl. Nr. 2.1.3) errichtet werden soll.
3.1.3 Eine Handlungsvollmacht für den gesamten Geschäftsbetrieb (§ 54 HGB,
Generalhandlungsvollmacht) darf nur in dringenden Ausnahmefällen und zeitlich
begrenzt erteilt werden. Einzelprokura soll in der Regel nicht erteilt werden. Eine
Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB soll nur einzelfallbezogenen in
begründeten Ausnahmefällen, aber keinesfalls generell erteilt werden. Satz 3,
2. Halbsatz gilt nicht in Konzernunternehmen, sofern an der Erteilung einer
generellen Befreiung ein zwingendes unternehmerisches Bedürfnis besteht. Dies ist
insbesondere der Fall, wenn aufgrund der Konzernstruktur eine einzelfallbezogene
Befreiung durch deren Häufigkeit sich als unverhältnismäßig und unpraktikabel
darstellt.
Ausführungsbestimmung:
Der restriktive Umgang mit der Befreiung vom Selbstkontrahierungsverbot nach
§ 181 BGB dient der Vermeidung von Interessenkonflikten, die möglicherweise
auftreten könnten, wenn ein Geschäftsführer rechtsgeschäftlich zugleich im eigenen
und im fremden Namen auftritt und dabei Gesellschaftsinteressen in den Hintergrund
rücken.Seite 22 von 48
20
Entwurf Neufassung
3.1.4 Die Geschäftsführung soll sich auf die vollständige Umsetzung des
Unternehmensgegenstands und des öffentlichen Auftrags konzentrieren.
3.2 Aufgaben und Zuständigkeit
3.2.1 Die Geschäftsführung soll ihre Pflichten zur Entwicklung strategischer Zielvorgaben
gegenüber den Gesellschaftern und dem Aufsichtsrat aktiv wahrnehmen.
Ausführungsbestimmung:
Die strategische Ausrichtung zielt auf unternehmerische Grundsatzentscheidungen in
dem durch Unternehmensgegenstand und –zweck festgelegten Rahmen. Sie
beinhaltet insbesondere Fragen wie die Eröffnung neuer Geschäftsfelder und – damit
zusammenhängend – Fragen von Investition und Finanzierung. In herrschenden
Unternehmen hat die Geschäftsführung die zusätzliche Aufgabe, die Tochter- und
Enkelunternehmen sorgfältig zu überwachen.
3.2.2 Die Geschäftsführung soll klare und messbare operative Zielvorgaben zur
Umsetzung und Realisierung des Unternehmensgegenstands für die Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter der Gesellschaft definieren.
Ausführungsbestimmung:
Von einer klaren und messbaren Zielformulierung ist auszugehen, wenn diese den
SMART-Anforderungen entspricht (spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und
terminiert).
3.2.3 Die Geschäftsführung sorgt für ein angemessenes Risikomanagement und
Risikocontrolling einschließlich eines wirksamen internen Revisions-/Kontrollsystems
im Unternehmen. Über die Wirksamkeit des Risikomanagementsystems ist dem
Aufsichtsrat regelmäßig, mindestens nach Abschluss eines jeden Geschäftsjahres im
Rahmen des Jahresabschlusses, zu berichten.
Ausführungsbestimmung:
Bei dem beschriebenen Risikomanagementsystem handelt es sich grundsätzlich um
ein (einzel-) unternehmensindividuelles Instrument. In herrschenden Unternehmen
sollte zur Gesamtdarstellung der aggregierten Risiken zusätzlich ein konzernweites
Risikomanagementsystem implementiert werden.
3.2.4 Die interne Revision sollte als eigenständige Stelle wahrgenommen werden.
3.2.5 Die Geschäftsführung soll ein Berichtswesen implementieren. Sie informiert den
Aufsichtsrat und das Beteiligungsmanagement regelmäßig, zeitnah und umfassend
insbesondere über alle für das Unternehmen relevanten Fragen der Planung, der
Geschäftsentwicklung, der Risikolage und des Risikomanagements. Sie geht auf
Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen unter
Angabe von Gründen ein. Die näheren Einzelheiten des Berichtswesens bestimmt
die Beteiligungsrichtlinie (vgl. Teil B dieser Public Corporate Governance, Nr. 6).Seite 23 von 48
21
Entwurf Neufassung
3.2.6 Die Geschäftsführung stellt den Jahresabschluss und Lagebericht gemäß den
Vorschriften des Dritten Buches des Handelsgesetzbuches (HGB) für große
Kapitalgesellschaften sowie den Vorschriften des Haushaltsgrundsätzegesetzes
(HGrG) sowie ggf. ergänzt durch weitere branchenspezifische Regelungen auf. Die
näheren Einzelheiten bestimmt die Beteiligungsrichtlinie (vgl. Teil B dieser Public
Corporate Governance, Nr. 5).
3.2.7 Die Geschäftsführung soll bei dem Prozess zur Aufstellung des Wirtschaftsplans
sowie des Jahresabschlusses rechtzeitig vor der Behandlung im Aufsichtsrat das
Beteiligungsmanagement einbeziehen, damit Besonderheiten, Bilanzierungsfragen
und Auswirkungen auf den städtischen Haushalt vorab diskutiert und Vereinbarungen
besser umgesetzt werden können. Die näheren Einzelheiten des Wirtschaftsplans
bestimmt die Beteiligungsrichtlinie (vgl. Teil B dieser Public Corporate Governance,
Nr. 4).
3.2.8 Außerdem soll die Geschäftsführung das Beteiligungsmanagement aktiv bei der
Erstellung des Beteiligungsberichts und des Gesamtabschlusses unterstützen, indem
sie frühzeitig die benötigten Daten zur Verfügung stellt. Die näheren Einzelheiten
bestimmt die Beteiligungsrichtlinie (vgl. Teil B dieser Public Corporate Governance,
Nr. 7).
3.2.9 Die Geschäftsführung soll sich bei ihren Entscheidungen auch an den
gesamtstädtischen Zielen orientieren und damit der öffentlichen Verantwortung
Rechnung tragen.
3.2.10 Die Geschäftsführung hat die Geschäfte und ihre Beteiligungen nach Maßgabe der
Gesetze, des Gesellschaftsvertrages und der Public Corporate Governance der
Bundesstadt Bonn zu führen.
3.2.11 Die Geschäftsführung hat dafür zu sorgen, dass die sonstigen Aufwendungen des
Unternehmens, insbesondere für Beratungen, Repräsentationen und Sponsoring,
Fachexkursionen, Aufmerksamkeiten sowie für Veranstaltungen unter dem
Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit vertretbar sind.
3.2.12 Die Geschäftsführung hat ausreichende Maßnahmen zur Korruptionsprävention zu
treffen. In korruptionsanfälligen Bereichen ist neben anderen geeigneten Maßnahmen
insbesondere auch das Vier-Augen-Prinzip umzusetzen. Dazu sollte für das
Unternehmen (Geschäftsführung und Mitarbeiter) eine entsprechende Anti-
Korruptions- bzw. Compliance-Richtlinie erstellt werden.
Ausführungsbestimmung:
Aufgrund der Bedeutung der Korruptionsprävention als Bestandteil des
Risikomanagements und –controllings sollte die für die Korruptionsprävention
zuständige Stelle unmittelbar der Geschäftsführung unterstellt werden.
Insbesondere die Vergabe öffentlicher Aufträge ist wegen ihrer Finanzwirksamkeit in
besonderem Maße als korruptionsanfälliger Bereich zu nennen. Neben der
stringenten Beachtung des Vier-Augen-Prinzips kommen zur Prävention und
Minimierung des Korruptionsrisikos regelmäßig die in dem einschlägigen MIK-
Runderlass (Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichenSeite 24 von 48
22
Entwurf Neufassung
Verwaltung) genannten Maßnahmen in Betracht. Diese Maßnahmen sollten daher
Bestandteil der zu erlassenden Anti-Korruptions- bzw. Compliance-Richtlinie sein.
3.3 Vergütung
3.3.1 Die Gesamtvergütung umfasst die monetären Vergütungsteile, die
Versorgungszusagen, die sonstigen Leistungen, insbesondere für den Fall der
Beendigung der Tätigkeit, Nebenleistungen jeder Art und Leistungen von Dritten, die
im Hinblick auf die Geschäftsführungstätigkeit zugesagt oder im Geschäftsjahr
gewährt wurden. Die monetären Vergütungsbestandteile können neben fixen auch
variable Bestandteile umfassen. Die variablen Bestandteile sollen einmalige oder
jährlich wiederkehrende und insbesondere an den nachhaltigen Erfolg des
Unternehmens gebundene Komponenten sowie auch Komponenten mit langfristiger
Anreizwirkung und Risikocharakter enthalten.
3.3.2 Neben der Angemessenheit der Gesamtvergütung müssen auch sämtliche
Vergütungsbestandteile für sich angemessen sein. Die Angemessenheit der
Vergütung kann grundsätzlich unterstellt werden, wenn diese den jeweils geltenden,
durch den Rat der Bundesstadt Bonn beschlossenen Eckpunkten von
Geschäftsführerverträgen städtischer Beteiligungen entspricht.
Ausführungsbestimmung:
Bei der Beurteilung der Angemessenheit der Vergütung ist als wesentlicher Aspekt zu
berücksichtigen, in welchem Umfang ein Unternehmen in monopolistisch geprägten
Märkten tätig und somit nur beschränkt einem Wettbewerb ausgesetzt ist.
Zusagen für den Fall der Beendigung der Tätigkeit als Geschäftsführungsmitglied
sollen berücksichtigen, ob das Ausscheiden aus dieser Position regulär oder
außerordentlich bedingt ist.
Die derzeit geltenden Eckpunkte von Geschäftsführerverträgen städtischer
Beteiligungen basieren auf dem Beschluss des Rates der Bundesstadt Bonn vom
27. März 2014 (Drucksachen-Nr. 1410669).
3.3.3 Ein leistungsbezogener Anteil der Vergütung der Geschäftsführung soll vom
Aufsichtsrat unter Einbeziehung von etwaigen Konzernbezügen in angemessener
Höhe festgelegt werden. Kriterien für die Angemessenheit der Vergütung bilden
insbesondere die Aufgaben des Geschäftsführungsmitglieds, seine Leistung sowie
die wirtschaftliche Lage, der langfristige Erfolg und die Zukunftsaussichten des
Unternehmens unter Berücksichtigung seines kommunal geprägten
Vergleichsumfelds.
3.3.4 Geschäftsführungsmitglieder dürfen Nebentätigkeiten, insbesondere
Aufsichtsratsmandate außerhalb des Unternehmens, nur mit Zustimmung des
Aufsichtsrats übernehmen.
Ausführungsbestimmung:
Möglichen Interessenkonflikten soll mit dieser Regelung bereits im Vorfeld begegnet
werden. Es soll vertraglich klargestellt werden, ob und in welchem Umfang die
Geschäftsführung auf Beschluss des Überwachungsorgans Nebentätigkeiten, die im
Interesse des Unternehmens liegen, übernehmen, ob und in welchem Umfang sieSeite 25 von 48
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Entwurf Neufassung
Einkünfte aus Nebentätigkeiten abführen müssen und ob sie bei ihrem Ausscheiden
aus dem Unternehmen die in dessen Interesse übernommenen Nebentätigkeiten
niederzulegen haben.
3.3.5 Die Vergütung/Bezüge der Mitglieder der Geschäftsführung sind im
Beteiligungsbericht auszuweisen. Außerdem soll vermerkt werden, ob seitens der
Gesellschafter Pensionszusagen bestehen. Die Überprüfung der Vergütung der
Mitglieder der Geschäftsführung erfolgt durch das Überwachungsorgan.
3.3.6 Die korrekte Abwicklung der Vergütung der Geschäftsführung soll durch den
Wirtschaftsprüfer überprüft und schriftlich bestätigt werden.
Ausführungsbestimmung:
Die Bestätigung sollte im Bezügebericht als Bestandteil des Prüfberichts zum
Jahresabschluss erfolgen.
3.3.7 Die Geschäftsführungen der Gesellschaften, an denen die Bundesstadt Bonn
mehrheitlich beteiligt ist und an der sie unmittelbare Anteile besitzt, werden mit
Abschluss des Anstellungsvertrages auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer
Obliegenheiten auf Grund des Verpflichtungsgesetzes förmlich verpflichtet und somit
Amtsträgern strafrechtlich gleichgestellt, soweit dies nicht schon aufgrund § 11 Abs. 1
Nr. 2 StGB der Fall ist. Im Zweifel ist eine förmliche Verpflichtung einzuholen.
Ausführungsbestimmung:
Die förmliche Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz dient als eine weitere das
Korruptionsrisiko minimierende Maßnahme (vgl. Nr. 3.5 des MIK-Runderlasses
“Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung“).
3.4 Interessenkonflikte
3.4.1 Geschäftsführungsmitglieder unterliegen während ihrer Tätigkeit für das
Unternehmen einem umfassenden Wettbewerbsverbot.
3.4.2 Geschäftsführungsmitglieder und Mitarbeiter dürfen im Zusammenhang mit ihrer
Tätigkeit weder für sich noch für andere Personen von Dritten Zuwendungen oder
sonstige Vorteile fordern oder annehmen oder Dritten ungerechtfertigte Vorteile
gewähren. Mitglieder der Geschäftsführung können Einladungen zu Konferenzen,
Empfängen oder gesellschaftlichen Ereignissen (Kultur, Sport, Politik) – einschließlich
üblicher und angemessener Bewirtung – annehmen, wenn die dienstliche Teilnahme
des Geschäftsführungsmitglieds an der Veranstaltung im Unternehmensinteresse
erfolgt. Die näheren Einzelheiten sollen in der Anti-Korruptions- bzw. Compliance-
Richtlinie nach Nr. 3.2.12 dieses Kodexes geregelt werden.
Ausführungsbestimmung:
Unter dem Begriff “Zuwendungen“ sind insbesondere “Belohnungen und Geschenke“
zu verstehen. Diese sowie die “sonstigen Vorteile“ sind grundsätzlich alle
unentgeltlichen Zuwendungen einschließlich Dienstleistungen, auf die kein Anspruch
besteht und die objektiv eine materielle oder immaterielle Besserstellung zum Inhalt
haben (Vorteil). Unentgeltlichkeit liegt auch dann vor, wenn zwar eine Gegenleistung
erfolgt, diese aber in keinem Verhältnis zur gewährten Leistung steht.Seite 26 von 48
24
Entwurf Neufassung
Demgegenüber ist die Bewirtung im Falle der im Unternehmensinteresse liegenden
Annahme einer Einladung nicht zu beanstanden, wenn sie ihren Grund in den Regeln
des gesellschaftlichen Umgangs haben, denen sich auch ein Mitglied der
Geschäftsführung nicht entziehen kann, ohne gegen gesellschaftliche Formen zu
verstoßen.
3.4.3 Die Geschäftsführungsmitglieder sind dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Kein
Mitglied der Geschäftsführung darf bei seinen Entscheidungen persönliche
Interessen verfolgen und Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für
sich nutzen.
3.4.4 Jedes Geschäftsführungsmitglied soll Interessenkonflikte, insbesondere wenn
Befangenheitsgründe entsprechend § 31 Abs. 1 und 2 GO vorliegen, dem
Aufsichtsrat gegenüber unverzüglich offenlegen und die anderen
Geschäftsführungsmitglieder hierüber informieren. Geschäfte, insbesondere Dienst-
und Werkverträge, zwischen dem Unternehmen und aktiven
Geschäftsführungsmitgliedern sowie ihren Angehörigen im Sinne von § 31 Abs. 1 und
2 GO sind, soweit möglich, zu vermeiden. Dies gilt auch für Geschäfte mit
ehemaligen Mitgliedern der Geschäftsführung, die innerhalb von drei Jahren nach
Beendigung der Tätigkeit geschlossen werden. Ist der Abschluss entsprechender
Geschäfte unvermeidlich, haben diese unter Offenlage der Konditionen
branchenüblichen Standards zu entsprechen. Die Gründe für die Unvermeidlichkeit
sind aktenkundig zu dokumentieren. Wesentliche Geschäfte sollen der Zustimmung
des Aufsichtsrates bedürfen.
Ausführungsbestimmung:
Im Hinblick auf die Beurteilung, ob ein solches Geschäft vorliegt und dessen
Bewertung, kann der IDW-Prüfungsstandard 255 – Beziehungen zu nahestehenden
Personen im Rahmen der Abschlussprüfung eine Orientierungshilfe bieten.
Die Wesentlichkeit der Geschäfte sollte sich an dessen Bedeutung und/oder an einer
festzulegenden (Auftragswert-) Grenze beurteilt werden.
Zur Gewährleistung einer größtmöglichen Transparenz ist der Begriff der Konditionen
weit auszulegen. Dazu zählen insbesondere sämtliche durch den Vertragsschluss
entstehenden schuldrechtlichen Verpflichtungen beider Vertragspartner, die zur
Erfüllung des Vertrages erforderlich sind. Aus diesem Grund sollten entsprechende
Verträge unberührt zivilrechtlicher Bestimmungen schriftlich geschlossen und dem
Aufsichtsrat zwecks Einholung von dessen Zustimmung vorgelegt werden.
3.5 Vermögensschadenshaftpflicht- (Director & Officers-) Versicherung
3.5.1 Schließt die Gesellschaft für die Geschäftsführung eine D&O-Versicherung ab, so soll
ein der Vergütung angemessener Selbstbehalt im Schadensfall vereinbart werden.
Als angemessen wird bei einer hauptamtlich tätigen Geschäftsführung ein
Selbstbehalt von mindestens 10 % des Schadens bis mindestens zur Höhe des
Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung der Geschäftsführung erachtet.Seite 27 von 48
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Entwurf Neufassung
Ausführungsbestimmung:
Der Selbstbehalt bei Mitgliedern der Geschäftsführung enthält entsprechend der
aktienrechtlichen Regelung (§ 93 Abs. 2 Satz 3 AktG) eine prozentuale,
schadensfallbezogene Quote (10 % des Schadens), begrenzt auf eine absolute,
jahresbezogene Obergrenze (Eineinhalbfaches der Fix- bzw. Jahresgrundvergütung).
Dabei handelt es sich um Mindestwerte, von denen nach oben unbegrenzt
abgewichen werden kann. Zielsetzung der Regelung ist allerdings – bezogen auf die
Schäden eines Jahres - eine Begrenzung des Selbstbehalts.
3.5.2 Der Abschluss der Versicherung bedarf der Zustimmung des Aufsichtsrates bzw. der
Gesellschafterversammlung. Die Konditionen, insbesondere die Deckungssumme,
sind auf die Risikolage des jeweiligen Unternehmens anzupassen.
3.5.3 Die Versicherungsleistungen dürfen im Schadensfall nur unmittelbar an das
Unternehmen gezahlt werden.
3.6 Dauer der Bestellung und der Anstellung
3.6.1 Eine Bestellung zum Geschäftsführer sollte in der Regel für fünf Jahre erfolgen.
Wiederholte Bestellungen oder Verlängerungen der Amtszeit für jeweils weitere fünf
Jahre sind zulässig. Sie bedürfen eines erneuten Beschlusses des zuständigen
Gremiums, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der bisherigen Amtszeit gefasst
werden kann. Über die Verlängerung ist jedoch spätestens drei Monate vor Ablauf
der Amtszeit zu entscheiden.
Ausführungsbestimmung:
Im Falle der Erstanstellung eines Geschäftsführers kann auch eine kürzere
Anstellungsdauer in Betracht kommen, sofern dies aus betrieblichen Gründen
förderlich ist und damit im Unternehmensinteresse liegt.
Die Bestellung eines Mitglieds der GmbH-Geschäftsführung ist zu jeder Zeit
widerruflich, unbeschadet etwaiger Ansprüche aus dem Anstellungsvertrag (§ 38
Abs. 1 GmbHG). Von der Möglichkeit, im Gesellschaftsvertrag die Zulässigkeit des
Widerrufs darauf zu beschränken, dass wichtige Gründe hierfür vorliegen (§ 38
Abs. 2 GmbHG), soll nur in Ausnahmefällen Gebrauch gemacht werden. Im Fall
eines Widerrufs der Bestellung ist unverzüglich die Möglichkeit einer Beendigung,
insbesondere einer Kündigung des Anstellungsvertrages zu prüfen, da eine
Kündigung aus wichtigem Grund nur innerhalb einer Frist von zwei Wochen erfolgen
kann (§ 626 Abs. 2 BGB).
Die zur Verlängerung der Amtszeit genannten Erklärungsfristen sollten auch zum
Gegenstand des jeweiligen Anstellungsvertrags gemacht werden.
3.6.2 Für die Neubesetzung der Positionen in der Geschäftsführung soll eine
Ausschreibung durchgeführt werden. Die für Bestellung und Anstellung zuständigen
Gesellschaftsorgane stellen ein geeignetes Verfahren sicher.Seite 28 von 48
26
Entwurf Neufassung
3.7 Zusammenwirken von Geschäftsführung und Aufsichtsrat
3.7.1 Geschäftsführung und Aufsichtsrat arbeiten zum Wohle des Unternehmens unter
Beachtung der Erfüllung des öffentlichen Zwecks und des wirtschaftlichen
Unternehmenserfolgs als auch des Gesamtinteresses der Bundesstadt Bonn eng
zusammen.
Ausführungsbestimmung:
Das Wohl des Unternehmens sowie die Erreichung des wirtschaftlichen
Unternehmenserfolgs erfordern insbesondere die Beachtung der einschlägigen
Gesetze, sonstiger zwingender Vorschriften sowie des aktuellen Standes der
betriebswirtschaftlichen Erkenntnisse und Erfahrungen im Hinblick auf eine gute und
verantwortungsvolle Unternehmensführung und –überwachung sowie der Public
Corporate Governance der Bundesstadt Bonn.
Die Pflichten, welche die Geschäftsführung und der Aufsichtsrat zu beachten haben,
ergeben sich einerseits aus einzelnen gesetzlichen Anforderungen und dem Kodex,
andererseits aus den allgemeinen Treue- und Sorgfaltspflichten.
3.7.2 Die ausreichende Information des Aufsichtsrats ist gemeinsame Aufgabe von
Geschäftsführung und Aufsichtsrat.
3.7.3 Der Aufsichtsrat soll die Informations- und Berichtspflichten der Geschäftsführung
(vgl. Nr. 3.2.5) nach Art und Umfang näher festlegen. Diese sollten insbesondere
eine zeitnahe Berichterstattung vorsehen, wenn unabweisbare, erfolgsgefährdende
und vom Betrag her wesentliche Mehraufwendungen oder Mindererträge oder
Mehrausgaben bei größeren Investitionen zu erwarten sind.
Ausführungsbestimmung:
Berichte der Geschäftsführung an den Aufsichtsrat sind grundsätzlich in schriftlicher
Form zu erstatten. Auch ein einzelnes Aufsichtsratsmitglied hat einen Anspruch auf
Berichterstattung, jedoch nur an den Aufsichtsrat als Ganzes.
Von einer Erfolgsgefährdung ist grundsätzlich in analoger Anwendung des § 81
Abs. 2 GO auszugehen, wenn die dort genannten Voraussetzungen zum pflichtigen
Erlass einer Nachtragshaushaltssatzung gegeben sind.
3.7.4 Gute Unternehmensführung setzt eine offene Diskussion zwischen Geschäftsführung
und Aufsichtsrat voraus. Die umfassende Wahrung der Vertraulichkeit ist dafür von
entscheidender Bedeutung.
Ausführungsbestimmung:
Der Wahrung der Vertraulichkeit kommt mit Blick auf die Beratungs- und
Überwachungsaufgabe des Aufsichtsrats eine entscheidende Bedeutung zu.
Unabhängig davon besteht jedoch eine unbedingte Pflicht der Geschäftsführung zur
Offenheit gegenüber dem Aufsichtsrat.Seite 29 von 48
27
Entwurf Neufassung
Darüber hinaus ist durch ein vertrauensvolles Zusammenspiel zwischen den
Gesellschaftsorganen und dem Beteiligungsmanagement den besonderen
Informationsbedürfnissen der Bundesstadt und dem ihr obliegenden Gesetzesauftrag
im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (insbesondere §§ 394, 395 AktG, § 113
Abs. 5 GO) Rechnung zu tragen.
3.7.5 Alle Organmitglieder stellen sicher, dass die von ihnen eingeschalteten Mitarbeiter die
Verschwiegenheitspflicht in gleicher Weise einhalten.
3.7.6 Die Geschäftsführung bereitet die Sitzungen des Aufsichtsrats und seiner
Ausschüsse vor und nimmt grundsätzlich an den Aufsichtsratssitzungen teil. Der
Aufsichtsrat kann bei Bedarf ohne die Geschäftsführung tagen.
3.7.7 Kredite des Unternehmens an Mitglieder der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats
sowie ihre Angehörigen nach § 31 Abs. 1 und 2 GO sollen nicht gewährt werden.
Werden sie in begründeten Ausnahmefällen dennoch gewährt, bedarf dies der
Zustimmung des Aufsichtsrats. Die Gründe für die Inanspruchnahme dieser
Ausnahmeregelung sind aktenkundig zu machen.
Ausführungsbestimmung:
Der restriktive Umgang im Zusammenhang mit einer etwaigen Kreditgewährung dient
der Vermeidung von Interessenkonflikten.
3.7.8 Geschäftsführung und Aufsichtsrat sollen in einem gemeinsamen Bericht dem
Beteiligungsmanagement jährlich über die Corporate Governance des Unternehmens
berichten. Hierzu gehört insbesondere die Erläuterung eventueller Abweichungen von
den Empfehlungen dieses Kodex (Entsprechenserklärung). Dabei kann auch zu
Kodexanregungen („Sollte-/Kann-Vorschriften“) Stellung genommen werden.Seite 30 von 48
28
Entwurf Neufassung
Teil B – Beteiligungsrichtlinie
Die unter dem Teil A – Public Corporate Governance Kodex genannten Regelungen
beschreiben die wesentlichen Standards zur Steigerung der Effizienz, Transparenz und
Kontrolle für die Beteiligungen an privatrechtlichen Unternehmen der Bundesstadt Bonn.
Damit stellen diese für alle Beteiligten den übergeordneten Handlungsrahmen dar, der
bewusst nicht den vollumfänglichen Anspruch der unmittelbaren, operativen Anwendbarkeit
haben soll und kann.
Diese Zielsetzung soll vielmehr mit der vorliegenden Beteiligungsrichtlinie verfolgt werden,
damit die in dem vorgenannten Kodex beschriebenen Vorgaben in praktikabler und
effizienter Form umgesetzt werden können. Insoweit stellt die Beteiligungsrichtlinie eine die
Regelungen des Public Corporate Governance Kodex konkretisierende für alle Beteiligten
verbindliche Arbeitsrichtlinie dar. Dabei beschränkt sich die Beteiligungsrichtlinie hinsichtlich
ihrer konkretisierenden Ausführungen aus Gründen der Verhältnismäßigkeit auf wesentliche
und jährlich wiederkehrende Arbeitsprozesse, die für sich genommen eine herausgehobene
Bedeutung für das jeweilige Unternehmen haben. Im Einzelnen handelt es sich um folgende
Tätigkeiten:
- Wirtschaftsplan,
- Rechnungslegung und Abschlussprüfung,
- Berichtswesen und
- Beteiligungsbericht.
Mit den die genannten Arbeitsprozesse konkretisierenden Regelungen soll daher
gewährleistet werden, dass diese koordiniert und zielgerichtet zu einer Arbeitserleichterung,
Standardisierung und Qualitätssicherung führen und gesellschaftsübergreifend einheitlich
und nachvollziehbar durchgeführt werden. Dies geschieht durch die Festlegung von
arbeitsprozessbezogenen Standards und Mindestanforderungen in nachstehend genannten
Bereichen:
- Inhalte,
- Abläufe,
- Verantwortlichkeiten und
- Kompetenzen.Seite 31 von 48
29
Entwurf Neufassung
4 Wirtschaftsplan
4.1 Terminplanung und Vorbesprechung
4.1.1 Der Wirtschaftsplan ist in sinngemäßer Anwendung der für die Eigenbetriebe
geltenden Vorschriften rechtzeitig vor Beginn des neuen Geschäftsjahres von der
Geschäftsführung aufzustellen (Grundsatz der Vorherigkeit). Der Wirtschaftsplan ist
spätestens in der letzten Sitzung des alten Geschäftsjahres dem Aufsichtsrat bzw.
der Gesellschafterversammlung zur Beschlussfassung vorzulegen.
4.1.2 Der Entwurf des Wirtschaftsplans ist mindestens zwei Wochen vor der Versendung
der Aufsichtsratsunterlagen mit Vertretern des Beteiligungsmanagements zu erörtern
(Wirtschaftsplangespräch). Dazu stimmt die Gesellschaft einen Termin mit dem
Beteiligungsmanagement ab. Die Entwurfsunterlagen werden mindestens eine
Woche vor dem Besprechungstermin dem Beteiligungsmanagement zur Verfügung
gestellt.
4.1.3 Der Wirtschaftsplan ist zusammen mit der mittelfristigen Finanzplanung nach dessen
Beschlussfassung dem Beteiligungsmanagement unverzüglich, spätestens eine
Woche nach der Beschlussfassung zu übersenden.
4.2 Inhalt des Wirtschaftsplans
4.2.1 Der Wirtschaftsplan gliedert sich in einen Erfolgs- und Vermögensplan sowie eine
Stellenübersicht. Dem Wirtschaftsplan ist darüber hinaus ein Finanzplan beizufügen.
Die Planung sollte möglichst nach Sparten vorgenommen werden und sich an ggf. im
Jahresabschluss vorhandenen Spartenrechnungen orientieren. Zu dem Erfolgs-
sowie Vermögensplan ist jeweils ein Erläuterungsteil zu erstellen, in dem die
Planungsgrundlagen (Prämissen) dargestellt sowie die wesentlichen Einflüsse,
Entwicklungen und Abweichungen zu den Vorjahreszahlen kommentiert werden.
4.2.2 Der Wirtschafts- und Finanzplanung ist eine Fünf-Jahres-Planung zu Grunde zu
legen. Diese enthält dabei Angaben zu dem zu planenden Geschäftsjahr sowie für
vier weitere Geschäftsjahre.
4.2.3 Auf Basis der Fünf-Jahres-Planung gem. Nr. 4.2.2 sollte das Zahlenwerk des
Erfolgsplans mindestens für folgende Zeiträume dargestellt werden:
o Ist-Zahlen des Vorjahres,
o Planzahlen des laufenden Jahres,
o Hochrechnung des laufenden Jahres,
o Planzahlen des neuen Geschäftsjahres,
o Planzahlen der vier weiteren Geschäftsjahre.
Der Erfolgsplan ist mindestens wie die Gewinn- und Verlustrechnung zu gliedern.Seite 32 von 48
30
Entwurf Neufassung
4.2.4 Die Stellenübersicht soll neben dem für das neue Geschäftsjahr geplanten Stellensoll
auch die Sollstellen und deren Ist-Besetzung im laufenden Geschäftsjahr darstellen.
Für die Ermittlung der Ist-Besetzung ist ein geeigneter Stichtag, in der Regel der 30.
Juni auszuwählen. Die Stellen sollen getrennt nach Wertigkeit, die sich in der Regel
durch die jeweilige Entgeltgruppe auf Basis einer tarifrechtlichen Stellenbewertung
ausdrückt, ausgewiesen werden. Gleichwertige Stellen können in der
Stellenübersicht summarisch zusammengefasst werden. Soweit zweckmäßig,
können die Stellen nachrichtlich auf die jeweiligen Unternehmensbereiche aufgeteilt
werden. Wesentliche Änderungen des Stellensolls zum Vorjahr sind ebenso wie im
erheblichen Umfang unbesetzte Stellen zu erläutern. Eine Wesentlichkeit ist in der
Regel dann gegeben, wenn die Wertigkeit einzelner Stellen angehoben wird, neue
Stellen geschaffen werden oder eingerichtete Stellen entfallen sollen. Von einer
Erheblichkeit unbesetzter Stellen ist auszugehen, wenn deren Umfang sich zum
genannten Stichtag auf mindestens 5 % des Stellensolls beläuft.
4.2.5 Der Vermögensplan enthält für den Planungszeitraum die erwarteten Ein- und
Auszahlungen, die sich aus der Investitionstätigkeit sowie der Kreditwirtschaft der
Gesellschaft ergeben. Neben dem maßnahmenbezogen Ausweis der Planansätze
sind die geplanten Investitionen detailliert zu erläutern. In den Erläuterungen ist
insbesondere auf die Notwendigkeit der jeweiligen Investitionsmaßnahme, deren
Finanzierung (z. B. erwartete Zuwendungen oder Investitionszuschüsse Dritter) sowie
die zu erwartenden Folgekosten einzugehen. Bei größeren Investitionen sind die
durchgeführten Wirtschaftlichkeitsberechnungen, ggf. für verschiedene Varianten,
oder der Hinweis auf bereits hierzu vorliegende Gremienbeschlüsse beizufügen. Ein
Verzicht auf die Erläuterungen nach den Sätzen 2 bis 4 ist bei Investitionen von
geringer finanzieller Bedeutung zulässig.
4.2.6 Der Finanzplan enthält für den Planungszeitraum die erwarteten Ein- und
Auszahlungen unter ergänzender Darstellung von deren Mittelherkunft und
Mittelverwendung. Die Veränderung der Liquidität kann sowohl direkt oder im Wege
der indirekten Methode auf Basis der nach der Erfolgsplanung erwarteten
Jahresergebnisse ermittelt werden. Erfolgt die Ermittlung im Wege der indirekten
Methode, hat sich diese und deren Darstellung im Finanzplan an dem Deutschen
Rechnungslegungsstandard Nr. 21 “Kapitalflussrechnung“ zu orientieren.
4.2.7 Neben dem Erfolgs- und Vermögensplan sollen von den Beteiligungsunternehmen
auch Zielvereinbarungen in den Wirtschaftsplan mit aufgenommen werden. So
werden für das jeweilige Planjahr Ziele zum Leistungsprogramm und zum
Finanzrahmen erstellt. Diese Ziele sind klar zu formulieren und zu operationalisieren.
Entsprechend sind im Finanzplan auch die strategischen Ziele zu berücksichtigen.
Die Wirtschaftsplanung soll in diesem Zusammenhang Aussagen zu den
Leistungsdaten des Beteiligungsunternehmens enthalten.Seite 33 von 48
31
Entwurf Neufassung
5 Rechnungslegung und Abschlussprüfung
5.1 Terminplanung und Vorbesprechung
5.1.1 Die zeitliche Planung der Rechnungslegung und Abschlussprüfung ist mit dem
Beteiligungsmanagement abzustimmen, um eine rechtzeitige Erstellung des
städtischen Konzernabschlusses und die Einholung der Weisung für die
Gesellschafterversammlung durch die städtischen Ausschüsse bzw. den Rat der
Bundesstadt Bonn zu gewährleisten. Die für die Rechnungslegung geltenden
gesetzlichen Auf- und Feststellungsfristen (insbesondere § 264 HGB und § 42a
GmbHG) sind zu beachten.
5.1.2 Der Jahresabschluss ist mindestens zwei Wochen vor der Versendung der
Aufsichtsratsunterlagen mit Vertretern des Beteiligungsmanagements zu erörtern
(Jahresabschlussgespräch). Dazu stimmt die Gesellschaft einen Termin mit dem
Beteiligungsmanagement ab. Der Wirtschaftsprüfer soll an der Vorbesprechung
teilnehmen. Die Jahresabschlussunterlagen inkl. des Prüfungsberichtsentwurfs
werden mindestens eine Woche vor dem Besprechungstermin dem
Beteiligungsmanagement zur Verfügung gestellt.
5.1.3 Der Jahresabschluss und Lagebericht sind dem Beteiligungsmanagement nach
dessen Feststellung unverzüglich, spätestens eine Woche nach der Feststellung zu
übersenden. Wird von den Wirtschaftsprüfern ein Managementletter erstellt, ist dieser
ebenfalls dem Beteiligungsmanagement zuzuleiten.
5.2 Inhalt des Jahresabschlusses und des Lageberichts
5.2.1 Unberührt der gesetzlichen Pflichtinhalte des Jahresabschlusses und des
Lageberichts soll der Jahresabschluss in der Regel die unter den Nr. 5.2.2 bis
Nr. 5.2.6 genannten zusätzlichen Angaben enthalten.
5.2.2 Der Jahresabschluss muss Angaben zu den gesellschaftsspezifischen
Leistungsdaten enthalten.
5.2.3 Sofern dies bei der Gesellschaft sinnvoll ist, soll der Jahresabschluss eine
Spartenrechnung enthalten. Dabei sollen die Unternehmenssegmente im Sinne einer
Ergebnisrechnung dargestellt werden. Die Sparten sind ggf. mit dem
Beteiligungsmanagement abzustimmen.
5.2.4 Im Anhang des Jahresabschlusses sollen Beziehungen zu Mitgliedern des Rates der
Bundesstadt Bonn bzw. zur Verwaltung erläutert werden, die im Sinne der
anwendbaren Rechnungslegungsvorschriften als nahe stehende Personen zu
qualifizieren sind. Darüber hinaus sind die sich aus dem Kodex ergebenden
zusätzlichen Angaben (vgl. Nr. 2.7.2, 2.7.3) in den Anhang aufzunehmen.
5.2.5 Neben den im Kodex genannten Grundsätzen für die Aufstellung und Prüfung des
Jahresabschlusses und des Lageberichts sind auch der Geschäftsverlauf und die
voraussichtliche Entwicklung des Unternehmens sowie Vorgänge von besonderer
Bedeutung und Hinweise auf wesentliche Risiken der künftigen Entwicklung
anzugeben und zu bewerten (vgl. § 289 HGB).Seite 34 von 48
32
Entwurf Neufassung
5.2.6 Der gemeinsame Bericht der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats über die
Corporate Governance des Unternehmens (vgl. Nr. 3.7.8 des Kodex) soll neben den
übrigen Berichten Bestandteil des Lageberichts sein.
5.3 Eigenschaften des Abschlussprüfers
5.3.1 Bei dem vorgesehenen Abschlussprüfer ist dessen Unabhängigkeit zu gewährleisten.
Hierzu hat er eine Eigenerklärung abzugeben, ob und ggf. welche beruflichen,
finanziellen oder sonstigen Beziehungen wechselseitig zwischen dem Prüfer und
seinen Organen und Prüfungsleitern einerseits und dem Unternehmen und seinen
Organmitgliedern andererseits bestehen, die Zweifel an seiner Unabhängigkeit
begründen können.
5.3.2 Die Erklärung soll sich auch darauf erstrecken, in welchem Umfang im
vorausgegangenen Geschäftsjahr andere Leistungen für das Unternehmen,
insbesondere auf dem Beratungssektor, erbracht wurden bzw. für das folgende Jahr
vertraglich vereinbart werden.
5.3.3 Ein Wirtschaftsprüfer oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die den
Jahresabschluss einer Gesellschaft prüft, darf nicht gleichzeitig mit
Beratungsaufträgen in strategisch größerem Umfang für dasselbe Unternehmen
beauftragt werden. In begründeten Ausnahmefällen kann das
Beteiligungsmanagement Ausnahmen zulassen.
5.3.4 Zur Gewährleistung des gebotenen Maßes an Prüfungsqualität hat der
Abschlussprüfer seine Eignung zur Übernahme des Prüfauftrags nachzuweisen. Dies
geschieht in der Regel durch die Vorlage mindestens folgender Unterlagen:
o Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den
§§ 123, 124 GWB,
o Bilanzen, Mitarbeiterzahlen und Gesamtumsätze der letzten beiden
Geschäftsjahre,
o Nachweis einer Berufshaftpflicht mit einer angemessenen Deckungssumme,
mindestens in Höhe von 1 Mio. €,
o Referenzliste über die in den letzten zwei Jahren geprüften Unternehmen mit
Bezug zu der Haupttätigkeit der Gesellschaft, für die der Prüfauftrag
übernommen werden soll,
o Nachweis umfassender Kenntnisse im Neuen Kommunalen
Finanzmanagement, insbesondere bei der Prüfung von Betrieben in NRW,
o Nachweise über ggf. durchgeführte Qualitätskontrollen (Peer Review; vgl.
§§ 57a, 57g WPO).Seite 35 von 48
33
Entwurf Neufassung
5.3.5 Auf die Vorlage von Unterlagen zur Beurteilung der wirtschaftlichen, finanziellen und
technischen Leistungsfähigkeit (Unterlagen gem. Nr. 5.3.4 mit Ausnahme der
Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen) kann
ausnahmsweise im Einzelfall und nur dann verzichtet werden, wenn die
Leistungsfähigkeit des vorgesehenen Abschlussprüfers durch die frühere Übernahme
von Prüfaufträgen im Konzern der Bundesstadt Bonn nahezu sichergestellt ist. Bei
der Inanspruchnahme dieser Ausnahmeregelung ist ein strenger
Beurteilungsmaßstab anzulegen.
5.4 Ausschluss- und Befangenheitsgründe,
5.4.1 Der Aufsichtsrat soll mit dem Abschlussprüfer vereinbaren, dass der Vorsitzende des
Aufsichtsrats über während der Prüfung auftretende mögliche Ausschluss- und
Befangenheitsgründe unverzüglich unterrichtet wird, soweit diese nicht beseitigt
werden können.
5.4.2 Der Aufsichtsrat soll vereinbaren, dass der Abschlussprüfer über alle für die
Aufgaben des Aufsichtsrats wesentlichen Feststellungen und Vorkommnisse
unverzüglich berichtet, die sich bei der Durchführung der Abschlussprüfung ergeben.
5.4.3 Der Aufsichtsrat soll vereinbaren, dass der Abschlussprüfer ihn informiert bzw. im
Prüfungsbericht vermerkt, wenn er bei Durchführung der Abschlussprüfung eine
Unrichtigkeit der von Geschäftsführung und Aufsichtsrat abgegebenen
Entsprechenserklärung zum Kodex feststellt.
5.4.4 Der Abschlussprüfer nimmt an den Beratungen des Aufsichtsrats über den
Jahresabschluss teil und berichtet über die wesentlichen Ergebnisse seiner Prüfung.
5.5 Sonstige Rahmenbedingungen der Abschlussprüfung
5.5.1 Auftragsgegenstand ist die Abschlussprüfung in der Regel eines
Geschäftsjahres. Der Prüfungsumfang bestimmt sich nach den gesetzlichen
(insbesondere §§ 317 ff. HGB und § 53 HGrG) und gesellschaftsvertraglichen
Bestimmungen sowie den für den Abschlussprüfer geltenden berufsständischen
Standards (IDW- Prüfungsstandards). Verlängerungen des Prüfauftrags um jeweils
ein Geschäftsjahr sind bis zu vier Mal möglich.
5.5.2 Nach längstens fünfjähriger ununterbrochener Prüftätigkeit soll der Abschlussprüfer
gewechselt werden. Dabei ist ein Wechsel der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft im
Gesamten geboten, ein Wechsel des den Abschluss testierenden Wirtschaftsprüfers
(interne Rotation) ist nicht ausreichend.
5.5.3 Das Verfahren zur Auswahl des Abschlussprüfers richtet sich, soweit vorhanden,
nach den gesellschaftsspezifischen Vergabe- und Beschaffungsregelungen.
Ansonsten ist das Auswahlverfahren unter Berücksichtigung des Auftragswerts in
Anlehnung an die jeweils geltenden haushaltsrechtlichen bzw. vergaberechtlichen
Bestimmungen für öffentliche Auftraggeber durchzuführen. Beim Wechsel der
Prüfungsgesellschaften sind mindestens drei, in der Regel fünf bis sieben
Wirtschaftsprüfer oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zur Abgabe eines
entsprechenden Angebots aufzufordern.
BerichtspflichtSeite 36 von 48
34
Entwurf Neufassung
5.6 Übersendung von Unterlagen, Veröffentlichung im Amtsblatt
5.6.1 Nach der Aufstellung und Prüfung des Jahresabschlusses und Lageberichts soll der
Jahresabschluss binnen fünf Monaten nach Geschäftsjahresende dem
Beteiligungsmanagement zugesandt worden sein, damit nach Abschluss aller
Vorarbeiten die Feststellung durch die Gesellschafterversammlung binnen acht
Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres möglich ist.
5.6.2 Nach der Feststellung des geprüften Jahresabschlusses und Lageberichts hat die
Gesellschaft unberührt der handels- und gesellschaftsrechtlichen
Bekanntmachungspflichten im Amtsblatt der Bundesstadt Bonn folgendes bekannt zu
machen:
o den Beschluss über die Feststellung des Jahresabschlusses zusammen mit
dessen Ergebnis,
o das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts,
o die beschlossene Verwendung des Jahresüberschusses oder die Behandlung
des Jahresfehlbetrags.
5.6.3 Gleichzeitig mit der Bekanntgabe sind der Jahresabschluss und Lagebericht bis zur
Feststellung des folgenden Jahresabschlusses zur Einsichtnahme verfügbar zu
halten (vgl. § 108 Abs. 3 Nr. 1 Buchst. c) GO).Seite 37 von 48
35
Entwurf Neufassung
6 Berichtswesen
6.1 Allgemeines und Zielsetzung des Berichtswesens
6.1.1 In seiner Funktion als wesentliches Controlling- und Steuerungsinstrument verfolgt
das Berichtswesen als zentrale Zielsetzung die zeitnahe Bereitstellung
entscheidungsrelevanter Informationen zugunsten des jeweiligen Unternehmens
sowie des Beteiligungsmanagements.
6.1.2 In funktionaler Betrachtung setzt sich das Berichtswesen für den Konzern der
Bundesstadt Bonn unberührt des Beteiligungsberichts gem. Nr. 7 aus planmäßigen
Berichten (Quartalsberichten), Ad-hoc-Berichten sowie Sonderberichten
(Risikobericht und Bericht zur Corporate Social Responsibility) zusammen.
6.1.3 Die Berichterstattung erfolgt auf Basis standardisierter Vordrucke, die, soweit noch
nicht vorhanden, durch das Beteiligungsmanagement zur Verfügung gestellt werden.
Vorrangig sollten die Berichte aus dem Rechnungswesen oder sonstigen
Datensammlungen automatisiert entwickelt werden können.
6.1.4 Die sich aus den Berichten ergebenden wesentlichen Informationen sollen durch
Vergleichsgrößen und Kennzahlen verdeutlicht werden.
6.2 Quartalsberichterstattung
6.2.1 Die Quartalsberichtsberichterstattung als planmäßige Berichtsart verfolgt die
Zielsetzung, bereits in der unterjährigen Geschäftsentwicklung auf Basis der
(Zwischen-) Gewinn- und Verlustrechnungen wesentliche Soll-Ist-Abweichungen und
die dafür maßgeblichen Gründe erkenntlich zu machen. Auf dieser Basis dient sie
ebenso zur Aufstellung einer Jahresprognose der Geschäftsentwicklung, die auch die
voraussichtliche Entwicklung des Jahresergebnisses aufzeigt.
6.2.2 Die Quartalsberichte setzen sich in Anlehnung an § 90 AktG aus nachstehend
genannten Bestandteilen zusammen:
o (Zwischen-) Gewinn- und Verlustrechnung auf Basis der handelsrechtlichen
Mindestgliederung mit mindestens folgenden Spalten:
▪ Planzahlen des aktuellen Geschäftsjahres,
▪ kumuliertes Ist der abgelaufenen Quartale im aktuellen Geschäftsjahr,
▪ aus den kumulierten Ist-Zahlen entwickelte Prognose/Hochrechnung
für das aktuelle Geschäftsjahr,
▪ absolute und relative Abweichung des prognostizierten zum
ursprünglich geplanten Jahresergebnis,
▪ Plan- und Ist-Zahlen des dem aktuellen Geschäftsjahr
vorangegangenen Geschäftsjahres.
o Abweichungsanalyse zur (Zwischen-) Gewinn- und Verlustrechnung in Form
von Erläuterungen über wesentliche Soll-Ist-Abweichungen sowie
Abweichungen zwischen erwarteten und Plan-Jahresergebnis,
o Auflistung möglicher Gegensteuerungsmaßnahmen zur Einhaltung des
geplanten Jahresergebnisses (nur bei einer erwarteten Verschlechterung des
Jahresergebnisses),
o Liquiditätsbericht zum Berichtsstichtag mit folgenden Mindestinhalten:Seite 38 von 48
36
Entwurf Neufassung
▪ aktueller Liquiditätsstatus des Unternehmens,
▪ Liquiditätsvorschau auf das Ende des Geschäftsjahres,
▪ Angabe strategischer Liquiditätsreserven,
o ggf. (Zwischen-) Werte gem. Nr. 6.1.4 gebildeter Kennzahlen.
6.2.3 Für die im Rahmen der Quartalsberichterstattung aufzustellende Jahresprognose
sind die Prognosewerte grundsätzlich unter Berücksichtigung früherer zeitlicher
Verlaufswerte saisongerecht zu verteilen. Eine formale Viertelung oder Halbierung
der Jahreswerte, insbesondere auch der Planzahlen, sollte vermieden werden.
6.2.4 Die Quartalsberichte sind durch die Geschäftsführung zeitnah, in der Regel innerhalb
von vier Wochen nach Ablauf des Berichtszeitraums aufzustellen. Bei einer
(unmittelbaren und mittelbaren) Beteiligungsquote der Bundesstadt Bonn von 25 %
oder weniger genügt eine halbjährliche Berichterstattung.
6.2.5 Aufgrund des hohen Maßes der Datenaktualität sind die Berichte nach deren
Aufstellung gem. Nr. 6.2.4 in Textform, vorrangig durch Verwendung elektronischer
Kommunikationsmöglichkeiten (z. B. E-Mail), unverzüglich und unberührt der
Berichterstattung an das zuständige Unternehmensorgan an das
Beteiligungsmanagement zu übersenden.
6.3 Ad-hoc-Berichterstattung
6.3.1 Bei der Ad-hoc-Berichterstattung handelt es sich um eine außerplanmäßige,
anlassbezogene und damit in unregelmäßigen Abständen wiederkehrende
Berichtsart.
6.3.2 Zielsetzung der Ad-hoc-Berichterstattung ist die zeitnahe Informationsversorgung des
Beteiligungsmanagements über besondere Sachverhalte, die so dringlich oder
bedeutend sind, als dass eine Berichterstattung über den Weg planmäßiger Berichte
(Quartalsberichte) bzw. etwaiger Sonderberichte nicht abgewartet werden kann und
soweit diese überhaupt eine entsprechende Berichterstattung im Sinne der
nachstehenden Regelungen vorsehen.
6.3.3 Eine besondere Dringlichkeit und Bedeutung im Sinne der Nr. 6.3.2 ist in der Regel
gegeben, wenn aufgrund des Sachverhalts erhebliche finanzielle Auswirkungen zu
erwarten, grundlegende Veränderungen der Geschäftstätigkeit geplant sowie
Entscheidungen von grundsätzlicher Bedeutung kurzfristig zu treffen sind. Diese
Voraussetzungen werden insbesondere bei den nachstehend aufgeführten
Sachverhalten erfüllt:
a) Erweiterung oder Einschränkung der unternehmerischen
Geschäftstätigkeit, z. B. durch Geschäftsfeldveränderungen,
b) Eingehen und Durchführung von großen Investitionsprojekten,
c) Eingehen oder Aufgabe von wesentlichen Beteiligungen,
d) Veränderungen in den Rechtsverhältnissen der Tochtergesellschaften,
e) besondere Geschäftsvorfälle mit erheblichen Rentabilitäts- oder
Liquiditätsauswirkungen.Seite 39 von 48
37
Entwurf Neufassung
6.3.4 Eine besondere Dringlichkeit oder Bedeutung im Sinne der Nr. 6.3.2 liegt auch dann
vor, wenn betriebliche Problemstellungen auftreten, deren Folgen voraussichtlich und
insbesondere in der lokalen oder überregionalen Presse öffentlichkeitswirksam
thematisiert und diskutiert werden. Von einer voraussichtlichen
Öffentlichkeitswirksamkeit ist insbesondere in folgenden Fällen auszugehen:
a) die Problemstellungen führen zu erheblichen Einschränkungen in dem
betrieblichen Leistungsangebot,
b) es realisieren sich im Rahmen des betrieblichen
Leistungserstellungsprozesses erhebliche Risiken bzw. deren Realisierung
steht unmittelbar mit überwiegender Wahrscheinlichkeit bevor,
insbesondere:
- qualitäts- und sicherheitsrelevante Risiken,
- technische Risiken,
- Emissions- und Immissionsrisiken (Umweltrisiken),
- rechtliche Risiken.
c) die Problemstellungen könnten zu einem erheblichen Reputationsverlust
des Unternehmens führen,
d) es entstehen erhebliche Mehrkosten oder erhebliche
Terminverzögerungen bei großen Investitionsprojekten,
e) sonstige Problemstellungen, denen wegen ihrer politischen Tragweite
gesamtstädtische Bedeutung beizumessen ist.
6.3.5 In der Ad-hoc-Berichterstattung sind neben einer umfassenden Sachverhalts- und
Problemdarstellung, die insbesondere Ausführungen zu den finanziellen bzw.
möglichen öffentlichkeitswirksamen Folgen enthält, auch Handlungsvorschläge, ggf.
bestehende Ermessens- bzw. Beurteilungsspielräume und deren Ausschöpfung
sowie sonstige wichtige entscheidungserhebliche Informationen anzugeben. Soweit
der Gesellschaft weitere ergänzende oder erklärende Informationen zu dem
berichtspflichtigen Sachverhalt vorliegen (z. B. vorbereitete Pressemitteilungen oder
geplante Sprachregelungen), sollten diese als Anlage den Ad-hoc-Berichten
beigefügt werden.
6.3.6 Die Ad-hoc-Berichte sind unverzüglich nach Bekanntwerden der für die
Berichterstattung maßgeblichen Gründe zu erstellen und nach deren Erstellung
unverzüglich und unberührt der Berichterstattung an das zuständige
Unternehmensorgan an das Beteiligungsmanagement zu übermitteln. Die
Übermittlung der Berichte sollte in der Regel in Textform, vorrangig durch
Verwendung elektronischer Kommunikationsmöglichkeiten (z. B. E-Mail), erfolgen. Ist
die Wahrung der Textform unter Berücksichtigung der Berichterstattungsfrist nicht
oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich, ist auch eine telefonische
Berichterst

Gekürzt — den vollständigen Text enthält das PDF.