Status der TOP 25 Digitalisierungsprojekte

Mitteilungsvorlage
öffentlich
230892
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
I-CDO Geschäftsstelle CDO
Dezernat:
Dez. I
Status der TOP 25 Digitalisierungsprojekte
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
24.05.2023 Kenntnisnahme
Mitteilung
Die Verwaltung informiert über den aktuellen Sachstand der TOP 25
Digitalisierungsprojekte der Jahre 2023/2024.
Die Dezernate der Stadt Bonn haben ihre jeweiligen 5 TOP Projekte an das
CDO-Büro/Programmbüro Digitale Transformation gemeldet. In einer internen
Priorisierungsrunde unter Beteiligung aller Dezernate, wurden die Projekte
nach Wirkung und Dringlichkeit gerankt, zusätzlich wurden die Ressourcen
geklärt. In der Sitzung wird über den aktuellen Sachstand berichtet.
Die Mitteilungsvorlage wird durch eine Präsentation in der Sitzung ergänzt.
Anlage/n
1 TOP 25 Projekte Monitoring_UADO (öffentlich)Seite 1 von 32
TOP 25
Digitalisierungsprojekte
Priorisierungsrunde 2022
Stand Mai 2023
03.05.2023 Friedrich Fuß, CDO Bundesstadt Bonn 1Seite 2 von 32
Alle TOP 25 Projekte der Dezernate
• OB: Mitarbeitenden-App, Klimadashboard, PPM-Software, Wünsche von 05 zu digitalen Formularen, E-Akte
Liegenschaften
• Dezernat I: Digitale Unterweisung, Konzepterstellung Inputmanagement, Digitalisierung von
Straßenakten/Digitalisierung der Verkehrslenkung ALVA9, Einführung E-Akte für allgemeine
Ordnungswidrigkeiten, digitale Aktenführung im Bereich des vorbeugenden Brandschutzes
• Dezernat III: Digitalisierung von Altakten des Bauordnungsamtes, Einführung einer DMS im Bauordnungsamt,
Anschaffung einer Software für die Bauleitplanung, System für die Kontrolle von Spielplätzen und –flächen,
Aktualisierung des Baumkataster, UIS, Ablösung GIS durch UDM
• Dezernat IV: Digitalisierung der ältesten Meldekartei des Stadtarchivs, Austausch der Bibliothekssoftware,
Film-Streamingdienst Filmfriend, flächendeckendes WLAN an Musikschule, Digitalisierung der Sportstätten-
und Gerätekontrollen
• Dezernat V: Ablösung der Elternbeitragssoftware, Neukonzeptionierung des Jugendzentrums, DiKita!,
Einführung InANet, Einführung E-Akte SGB XII und AsylbLG, E-Akte im Bereich SchülerbeförderungSeite 3 von 32
Was ist ein Digitalisierungsprojekt?
• Digitalisierung von
Arbeitsabläufen
• Apps
• Plattformen
• Beschaffung von Hardware und
Software für Plattformen
• Sensorik
• Urbane Daten werden erfasst
oder verwendet
• Veranstaltungen zu
Digitalisierungsthemen
(Hackathons, Makeathons,
Netzwerkveranstaltungen etc.)
Um herauszufinden, ob es sich bei Ihrem Projekt um ein Digitalisierungsprojekt
handelt, können Sie sich an folgenden Merkmalen orientieren:Seite 4 von 32
Ampelmonitoring
• Rot: die Umsetzung ist auf einem kritischen Pfad, die Maßnahme wird das Ziel
(Projektziel) nicht erreichen
• Gelb: die Umsetzung ist auf einem kritischen Pfad, durch
Steuerungsmaßnahmen wird das Ziel (Projektziel) erreicht werden können
• Grün: die Umsetzung ist im Plan
03.05.2023 Friedrich Fuß, CDO Bundesstadt Bonn 4
Rot: die Umsetzung ist auf einem kritischen Pfad, die
Maßnahme wird das Ziel (Projektziel) nicht erreichen
Gelb: die Umsetzung ist auf einem kritischen Pfad, durch
Steuerungsmaßnahmen wird das Ziel (Projektziel) erreicht werden können
Grün: die Umsetzung ist im PlanSeite 5 von 32
Mitarbeitenden-App (OB)
Inhalt des Projektes
Die Mitarbeitenden-App soll als digitale Kommunikationsplattform eingesetzt werden und eine Verbesserung
des internen Austauschs sowie perspektivisch ein Social Intranet bieten. Die App dient als direkte Informations-
und Kommunikationsmöglichkeit, welche auf allen Hierarchieebenen angewendet werden kann. Zudem können
Informationen personalisiert werden, sodass eine attraktive Visualisierung der Informationen möglich ist.
Status des Projekts
Das Projektbefindet sich in der Planungs-Phase.
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss Produktv
Grün: die Umsetzung ist im PlanSeite 6 von 32
Klimadashboard (OB)
Inhalt des Projekts
Das Dashboard soll zukünftig relevante Klima-Kennwerte visualisieren und den Fortschritt der Bemühungen auf
dem Weg zur Klimaneutralität darstellen. Zusätzlich kann auf Projekte, Maßnahmen oder Beschlüsse verwiesen
werden, die zu den jeweiligen Kennwerten beitragen. Auch bietet sich die Möglichkeit, den
Aktivitätenplan/Klimaplan bis 2035 einzugliedern, um eine transparente Berichterstattung zu schaffen.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvSeite 7 von 32
PPM-Software (OB)
Inhalt des Projekts
Das Projekt „Portfoliomanagement“ beschreibt die Einführung eines Instrumentes zur Übersicht und Steuerung
der Projekte. Mit der Projektportfolio-Software sollen dabei alle relevanten Informationen der Projekte
zusammengeführt werden und eine Sortierung anhand von spezifischen Merkmalen möglich sein. Neue
Projektaufträge sollen mithilfe von Prozessen und Workflows erfasst und bewertet werden.
Status des Projekts
Das Projekt befindet sich in der Planungs-Phase.
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss Produktv
Grün: die Umsetzung ist im PlanSeite 8 von 32
Wünsche von 05 zu digitalen Formularen(OB)
Inhalt des Projektes
Im Rahmen des Projekts sollen digitale Formulare (mit Pflichtfeldern) auf dem Portal www.integration-in-bonn.de für
beispielsweise Veranstaltungsanmeldungen oder Förderantrage verwendet werden können. Es besteht so die Möglichkeit,
eingegebe Daten automatisch zu erfassen und der manuelle Versand kann entfallen, sodass längere zeitliche Abläufe
vermieden werden können und eine Vereinfachung für alle internen wie externen Beteiligten erreicht wird.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvInitialisierungSeite 9 von 32
E-Akte Liegenschaften (OB)
Inhalt des Projekts
Die Einführung der E-Akte im Bereich Liegenschaften beschreibt den Wechsel von analogen Akten in eine
digitale Umgebung. Somit besteht die Möglichkeit des ortsunabhängigen, transparentem und nachvollziehbaren
Arbeitens sowie bessere Chancen bei der Rekrutierung junger Fachkräfte. Es werden Ressourcen geschont und
der nachhaltige Umgang gefördert.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvInitialisierungSeite 10 von 32
Einführung einer digitalen EHS-Software (Dez. I)
Inhalt des Projekts
Das Projekt „Digitale Unterweisung“ beschreibt die gesamtstädtische Einführung einer Software zur
Digitalisierung der Unterweisungen aus dem Bereich Arbeitssicherheit. Auch soll ein rechtssicherer Zugang zu
relevanten Informationen für die Mitarbeitenden geboten werden. Als Ziel besteht vor allem der Schutz der
Mitarbeitenden sowie die Vermeidung von Arbeitsunfällen und die Umsetzung des ArbSchG.
Status des Projekts
Das Projekt befindet sich in der Planungsphase.
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvPlanung
Grün: die Umsetzung ist im PlanSeite 11 von 32
Konzepterstellung Inputmanagement (Dez. I)
Inhalt des Projekts
Die Konzepterstellung eines Inputmanagements beschreibt die Digitalisierung des Posteingangs und der
Hauspost. Durch die externe Unterstützung zur Entwicklung eines Konzeptes sollen Verwaltungsprozesse
beschleunigt und die Informationslogistik optimiert werden. Die Beteiligten werden geschult und neben
externem Expertenwissen modernste Technologien eingesetzt.
Status des Projekts
Das Projekt befindet sich in der Planungsphase.
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss Produktv
Grün: die Umsetzung ist im Plan
PlanungSeite 12 von 32
Digitalisierung von Straßenakten (Dez. I)
Inhalt des Projekts
Das Projekt plant die Nutzung eines ämterübergreifenden Programmes, um die Straßenakten zu digitalisieren,
welche bisher ausschließlich in Papierform vorhanden sind. Dies soll die Kommunikation der betroffenen Stellen
verbessern und die Bearbeitung im HomeOffice sowie das Prinzip des „Desksharings“ ermöglichen.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvInitialisierungSeite 13 von 32
Einführung E-Akte für allg. Ordnungswidrigkeiten (Dez. I)
Inhalt des Projekts
Die Einführung von E-Akten bzw. die digitale Fallbearbeitung von Anzeigen der allgemeinen
Ordnungswidrigkeiten ermöglicht einen ortsunabhängigen und gleichzeitigen Aktenzugriff und eine
weitestgehend medienbruchfreie Gestaltung der Arbeitsprozesse. Die räumliche Situation wird durch den
Wegfall der notwendigen Aktenlagerung verbessert und die Ressource Papier nachhaltig reduziert.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvInitialisierungSeite 14 von 32
Digitale Aktenführung im Bereich Brandschutz (Dez. I)
Inhalt des Projekts
Geplant wird die Digitalisierung von Akten der Abteilung Vorbeugender Brandschutz und die Anbindung eines
DMS an die Software ProBrandschutz. Dadurch sollen Datenschutzrisiken minimiert und die Archivierung und
Digitalisierung von Bestandsunterlagen vorangetrieben werden. Zudem besteht so ein standortunabhängiger
Zugriff auf die Unterlagen und es bieten sich erweiterte Möglichkeiten für HomeOffice.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvInitialisierungSeite 15 von 32
Einführung eines DMS im Bauordnungsamt (Dez. III)
Inhalt des Projekts
Das Projekt beschäftigt sich mit der Einführung und Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems sowie die
Digitalisierung der bestehenden Papierakten. Daraus ergibt sich die Möglichkeit des standortunabhängigen
Zugriffs auf Akten, die Unterstützung der digitalen Dachbearbeitung zur Umsetzung des OZG und die
Archivierung von Bestandsakten. Ziele sind vor allem die Steigerung der Attraktivität der Arbeitsplätze durch die
Möglichkeiten der Telearbeit und HomeOffice sowie Zeitersparnis durch den Wegfall analoger Arbeitsschritte
und eine einheitliche Vorgangbearbeitung.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvSeite 16 von 32
Anschaffung einer Software für die Bauleitplanung (Dez. III)
Inhalt des Projekts
Ziel ist die Anschaffung einer Software zur Bearbeitung von Prozessen bei der Bauleitplanung, um diese Prozesse
optimierter und effektiver zu steuern und zu koordinieren. Mithilfe der Software können alle Verfahrensschritte
und Informationen im Programm abgebildet werden, wodurch die Dateienorganisation erleichtert wird und die
Bearbeitung durch Schnittstellen mit anderen Beteiligten effizienter gestaltet werden kann. Zudem kann der
interne Austausch erleichtert werden, wenn das verwendete Programm kompatibel mit der Software ist, die für
den Umgang mit E-Bauakten in Amt 63 verwendet wird.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvSeite 17 von 32
Neues System Kontrolle Spielplätze und –flächen (Dez. III)
Inhalt des Projekts
Da die Fortführung der Anwendung KISPIKO nicht mehr erbracht werden kann, muss zwecks Dokumentation von
Schäden und Reparaturen von Spielgeräten und –plätzen ein neues, professionelles und zukunftssicheres System
verwendet werden, welches auf die Umsetzung von Vorgaben und Normen spezialisiert ist. Ziel ist dabei der
Einkauf einer externen Software mit Schnittstellen zu den Geodaten und die Sicherstellung der
Verkehrssicherungspflicht sowie die Stärkung der eigenen Schwerpunktaufgaben in den Fachbereichen.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvSeite 18 von 32
Aktualisierung des Baumkatasters (Dez. III)
Inhalt des Projekts
In der bisher eingesetzten Anwendung (BOB) findet eine Einbindung ist andere Programme oder Abläufe (z.B.
ämterübergreifend) nicht statt. Das aktualisierte Programm soll einen Datenaustausch mit anderen
Anwendungen sowie die vollständig digitale Bearbeitung der Anträge ermöglichen. Ein Ziel ist hierbei vor allem
eine Zeit- und Arbeitsersparnis.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvSeite 19 von 32
Umweltinformationssystem (Dez. III)
Inhalt des Projekts
Im Rahmen des Projekts soll ein neues Umweltdatenmanagementssystem realisiert werden, um vor allem die
Erfüllung vielseitiger gesetzlich geregelter Berichtspflichten nachkommen zu können und die Durchführung von
Umweltinspektionen planen zu können. Ziel ist zudem eine einfachere und bessere Zusammenarbeit mit
Kollegen aus Rechtsbereichen.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvSeite 20 von 32
Ablösung GIS durch UDM (Dez. III)
Inhalt des Projekts
Die Umstellung der Geodateninfrastruktur in das moderne Urban Data Management ist notwendig, da das GDI
nicht weiterentwickelt wird und somit ein „Service Lockdown“ einhergeht. Das Urban Data Management bietet
eine Visualisierung und Analyse und Regelungen zum Umgang mit strategischen Daten über eine Datenstrategie
sowie die Ableitung und Speicherung der Indexwerte für einen digitalen Nachhaltigkeitsbericht für die
Datengrundlage des Klimaplans 2035.
Status des Projekts
Das Projekt befindet sich in der Planungsphase.
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss Produktv
Gelb: Die Umsetzung liegt hinter dem Zeitplan, Endtermin
kann trotzdem gehalten werdenSeite 21 von 32
Digitalisierung der ältesten Meldekartei des Stadtarchivs
(Dez. IV)
Inhalt des Projekts
Das Stadtarchiv plant in 2023 die Digitalisierung der noch im Original erhaltenen Meldekartei, in der die
Meldedaten sämtlicher Bewohner Bonns der Jahre 1880-1919 enthalten sind. Durch die Digitalisierung wird eine
zentrale Quelle der Personenforschung digital zugänglich gemacht und weitere Schädigungen der Originale
verhindert, auch wird die Verfügbarkeit des Bestandes sichergestellt.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvPlanung
Grün: die Umsetzung ist im PlanSeite 22 von 32
Austausch Bibliothekssoftware (Dez. IV)
Inhalt des Projekts
Das Projekt „Bibliothekssoftware“ beschreibt den Umstieg auf eine neue, moderne Bibliothekssoftware, um
neue Funktionalitäten wie die Anbindung an das Service-Portal mit Online-Gebührenzahlung und Online-
Kundenanmeldung, verbesserte Mail-Funktionen und modernes Design bieten zu können. Die Hauptziele sind
dabei vor allem die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes, ein verbesserter, barrierefreier Kundenservice und
Neukundengewinnung.
Status des Projekts:
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvPlanung
Grün: die Umsetzung ist im PlanSeite 23 von 32
Film-Streamingdienst Filmfriend (Dez. IV)
Inhalt des Projekts
„Filmfriend“ ist eine Video-on-Demand-Plattform für Bibliotheken und ermöglicht Bonner Bibliotheksnutzenden
uneingeschränkten Zugang zu einer Vielzahl von Filmen. Das Angebot schließt dabei eine bibliotheksfachliche
Lücke, schafft einen besonderen Mehrwert in Ergänzung zum analogen Filmbestand und stellt durch die digitale
Anpassung der Bibliotheken eine attraktive Möglichkeit für einen noch größeren Nutzerkreis dar.
Status des Projekts:
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvProduktivSeite 24 von 32
Flächendeckendes WLAN an der Ludwig-van-Beethoven-
Musikschule (Dez. IV)
Inhalt des Projekts
Das WLAN an der Musikschule ermöglicht den Lehrkräften den flexiblen Einsatz ihrer mobilen Endgeräte und
schafft einen zeitgemäßen digitalen Instrumentalunterricht. Das flächendeckende WLAN ist dabei die Grundlage
für die Modernisierung der Musikschule.
Status des Projekts
Das Projekt ist abgeschlossen.
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvProduktivSeite 25 von 32
Digitalisierung der Sportstätten- und Gerätekontrollen im
Sport- und Bäderamt (Dez. IV)
Inhalt des Projekts
Das Projekt umfasst die Digitalisierung der Kontrollen von Sportanlagen und des dem Sport- und Bäderamt
zugewiesenen Baumbestandes sowie die Lagerverwaltung für Sportgeräte. Die Kontrollen, die aktuell analog
dokumentiert werden, sollen zukünftig mittels einer Software und einem Tablet durchgeführt werden
Ziel ist es die Verwaltungsprozess innerhalb des Sport- und Bäderamtes zu vereinfachen und die Dokumentation
der Mängelmeldung an Sporthallen und –plätzen zu optimieren sowie Fehlerquellen zu reduzieren.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvInitialisierungSeite 26 von 32
Ablösung der vorhandenen Elternbeitragssoftware (Dez. V)
Inhalt des Projekts
Zur effizienten Bearbeitung der Beitragsfälle ist die Bearbeitung über eine entsprechende Fachsoftware
notwendig, da das derzeit genutzte Bearbeitungsprogramm abgeschaltet wird. Das Hauptziel ist dabei eine auch
zukünftig weiterhin garantierte korrekte Beitragserhebung, die Einnahmen für die Bundesstadt Bonn von über
23 Mio. EUR bedeutet.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss Produktv
Grün: die Umsetzung ist im PlanSeite 27 von 32
Neukonzeptionierung des Jugendzentrums „Flax“ (Dez. V)
Inhalt des Projekts
Das Projekt schafft die Möglichkeit, Medienkompetenz und digitale Bildung an einem Ort
zu vermitteln und gleichzeitig neue Methoden zu erarbeiten und in der Praxis anzuwenden. Das Angebot richtet
sich in erster Linie an Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene im Alter von sechs bis einundzwanzig (in
begründeten Ausnahmefällen bis siebenundzwanzig Jahren) aus dem gesamten Bonner Stadtgebiet, die
Interessen in den Bereichen Gaming, Medien(-produktion), Technik oder im Bereich Coding/Making haben.
Status des Projekts
Initialisierung Durchführung Abschluss ProduktvInitialisierungSeite 28 von 32
DiKita! – Anforderungsliste Kita (Dez. V)
Inhalt des Projekts
3 ausgewählte Kita`s mit unterschiedlichen Infrastrukturellen Gegebenheiten, werden in einer ersten Testphase
mit Internet und notwendiger Hardware ausgestattet mit dem Ziel:
- Medienpädagogisch mit den Kinder Arbeiten zu können (Umgang mit Laptops, Apps, Medienpädagogische
Spiele, Erste Erfahrungen im Umgang mit Recherchearbeiten wie z.B. Suchmaschinen, Erfahrungen sammeln
mit Bearbeiten von Fotos, Präsentationen und ähnlichem)
- Angestellten Mitarbeiter*Innen eigenen Zugang und eine E-Mail Adresse zum städtischen Netz zu
ermöglichen, Dokumentationen und Entwicklungsstände festzuhalten, Medienpädagogisch fortgebildet zu
werden.
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss Produktv
Grün: die Umsetzung ist im PlanSeite 29 von 32
Einführung InANet (Dez. V)
Inhalt des Projekts
Das Projekt beschreibt die Einführung des InANet (LVR) inkl. der Einführung der E-Akte bei Amt 50-321.Mit dem
Anschluss an das InANet wird die Umsetzung des OZG vorangebracht und den Bürger*innen neue Möglichkeiten
zur Bearbeitung ihrer Anliegen geboten.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvInitialisierungSeite 30 von 32
Einführung E-Akte SGB II und AsylbLG (Dez. V)
Inhalt des Projekts
Die Einführung der E-Akte in allen Sachgebieten der Abteilung 50-2 ist geplant, um die Aktenführung an die
Anforderungen des OZG anzupassen, Bürofläche einzusparen und einen geringeren Personalbedarf aufzuweisen.
Vorteilig ist dabei vor allem der erhebliche Raumgewinn, da die Aktenbestände kontinuierlich ansteigen.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvInitialisierungSeite 31 von 32
Einführung E-Akte für den Bereich Schülerbeförderung (Dez. V)
Inhalt des Projekts
Bisher werden Massenverfahren, wie zum Beispiel im Bereich des Schülertickets, in Papierform verwaltet, sodass
die Arbeitsabläufe zeitlich sehr aufwendig gestaltet sind.
Die Einführung der E-Akte hat das Ziel die Arbeitsabläufe zu digitalisieren und im Sinne einer
Arbeitserleichterung auch eine Steigerung der Effizienz zu herbeizuführen. Zudem soll die Möglichkeit der Arbeit
im HomeOffice zukünftig gegeben sein.
Status des Projekts
Initialisierung Planung Durchführung Abschluss ProduktvInitialisierungSeite 32 von 32