Einleitung des Vergabeverfahrens zur Beschaffung einer Projektportfoliomanagementsoftware

Beschlussvorlage: Einleitung
öffentlich
230799
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Einleitung des Vergabeverfahrens zur Beschaffung
einer Projektportfoliomanagementsoftware
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
24.05.2023 Anhörung
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
07.06.2023 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Einleitung des Vergabeverfahrens gem. Ziffer 3.5 der Vergabeordnung der
Bundesstadt Bonn zur Beschaffung einer Projektportfoliomanagementsoftware
wird zugestimmt
Begründung
Derzeitiger Sachstand
In der Verwaltung wird eine hohe Anzahl paralleler Projekte durchgeführt, die in
unterschiedlicher Priorität von Mitarbeitenden der Verwaltung umgesetzt
werden müssen. Diese Projekte werden derzeit in den Fachämtern und
Dezernaten in individuellen Eigenlösungen erfasst. Um die Übersicht über die
Projektlandschaft zu verbessern, besteht der dringende Bedarf als Hilfsmittel
eine Projektportfoliomanagement-Software einzuführen.
Projektportfoliomanagement in der kommunalen Verwaltung bedeutet, ein
Portfolio von Maßnahmen, Projekten und Aktivitäten im Sinne der formulierten
kommunalen Ziele zu managen und zu steuern. Im Unterschied zum
Projektmanagement legt das Projektportfoliomanagement den Fokus auf die
Gesamtheit der Projekte und verfolgt übergeordnete und langfristige
kommunale Ziele.
Die Einführung von Projektportfoliomanagement und die Anschaffung einer
Software als Hilfsmittel ist auch im Steckbrief 1.1.2.1. des Klimaplans als
Aktivität im Themenschwerpunkt „Transformation als Managementaufgabe der
Stadt“ im Handlungsfeld Governance beschrieben („Instrumente des
Multiprojektmanagements entwickeln und etablieren“).Seite 1 von 3
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Beschreibung des Vorhabens
Es ist geplant bis Ende 2023 eine Projektportfoliomanagement-Software
einzuführen. In diesem ersten Schritt sollen die strategischen Themen
Klimaneutrales Bonn 2035, Mobilitätswende, Soziale Gerechtigkeit und Digitale
Transformation einbezogen. Eine Ausweitung auf das SGB wird im weiteren
Verlauf geprüft werden.
Nach der Anschaffung einer Software können die relevanten Informationen der
Projekte in Portfolios strukturiert zusammengeführt und in verschiedenen
Übersichten, auch in Form von individuellen Berichten, dargestellt werden.
Dieses soll die Abstimmung der Projektarbeit innerhalb der Verwaltung
erleichtern und vereinfacht die interdisziplinäre Zusammenarbeit der einzelnen
Fachbereiche. Die Software bietet eine längerfristige Perspektive zur
Weiterentwicklung des gesamtstädtischen Projektportfoliomanagements.
Der verwaltungsinterne Lenkungsausschuss Digitale Transformation hat der
Planung zur Anschaffung einer PPM-Software zugestimmt. Unter Federführung
der Stabsstelle Projekt- und Programmmanagement (OB-21) wurden die
Anforderungen an das System identifiziert und definiert.
Aufgrund der technischen Anforderungen und personellen Ressourcen der IT
ist es geplant, eine Cloud-Lösung zu beschaffen. Der Vorteil besteht bei diesem
Vorgehen darin, dass jegliche Updates vom Vertragspartner eigenständig
eingepflegt werden können und zeitnah zur Verfügung stehen.
Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl an Softwareanbietern für
Projektportfoliomanagement-Systeme. Nach einer ausführlichen
Markterkundung, bei der auch ein Erfahrungsaustausch mit anderen
Kommunen stattfand, wurden drei Systeme verschiedener Unternehmen
getestet. Dabei konnte eine Lösung identifiziert werden, das die Anforderungen
in besonderer Weise erfüllt. Der Anbieter dieser Lösung soll zur
Verhandlungsvergabe aufgefordert werden. Nach jetzigem Stand kann die
Einführung des Systems ab dem vierten Quartal 2023 erfolgen.
Haushaltsmittel
Der Auftragswert wird bei rund 209.000 € netto für einen Zeitraum von vier
Jahren liegen. Darin enthalten sind Mittel für die Implementierung der Software
sowie jährliche Lizenzgebühren. Die Haushaltsmittel wurden für das
Haushaltsjahr 2023 sowie 2024 eingeplant. Die Vergabe steht unter dem
Vorbehalt der Genehmigung des Haushalts durch die Bezirksregierung.
Vergabeart
öffentlich offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU) mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
X Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU) X Abweichung von der
vorgeschriebenen VergabeartSeite 2 von 3
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Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
VOB X UVgO VgV 4.Q 2023 – 2.Q 2024 248.500 Euro
Produktgruppennummer Produktgruppenbezeichnung Sachkonto
(konsumtiv) /
Finanzposition
(investiv)
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle
(investiv)
1.01.26 IT 542900 102118
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von
Haushaltsresten
Mittel
ja X nein ja X nein freigegeben X vorgesehen
Anlage/n
KeineSeite 3 von 3