Mitteilungsvorlage über eingeleitete Vergabeverfahren und Beschaffungen mit IT-Bezug

Mitteilungsvorlage
öffentlich
230418
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Mitteilungsvorlage über eingeleitete
Vergabeverfahren und Beschaffungen mit IT-Bezug
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
09.03.2023 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Die Verwaltung informiert regelmäßig über Vergabeverfahren und
Beschaffungen mit IT-Bezug
Seit der letzten Mitteilungsvorlage über eingeleitete Vergabeverfahren (Vorlage
221493) erfolgte für folgende Maßnahmen die Einleitung eines
Vergabeverfahrens:
221609 Einleitung des Vergabeverfahrens – Ausschreibung/Vergabe/
Beauftragung Ersatzbeschaffung AVA-Verfahrens durch eine GAEB-
zertifizierte, cloudbasierte Lösung
Die technischen Ämter, das SGB sowie das Referat Vergabedienste bedienen
sich seit Jahrzehnten einer Software zur Erstellung von
Leistungsverzeichnissen. Diese Leistungsverzeichnisse können mithilfe des
GAEB-Standards (GAEB=Gemeinsamer Ausschuss für Elektronik im
Bauwesen als Unterausschuss des Deutschen Vergabe- und
Vertragsausschusses für Bauleistungen (DVA)) unter den am Bau Beteiligten
(Architekten, Ingenieure, Fachämter, Rechnungsprüfung, Referat
Vergabedienste und natürlich den Baufirmen) ausgetauscht werden. Der
Standard ermöglicht u.a. das Einlesen elektronischer Angebote, die
rechnerische Prüfung, Abrechnung etc..
Das Produkt des derzeitigen Vertragspartners hat die stetige Entwicklung in
diesem Bereich fachinhaltlich nicht zufriedenstellend nachvollzogen, so dass
von den rund 250 Mitarbeitenden eine zeitraubende, antiquierte Bearbeitung
kritisiert wird und zum anderen der Datenaustausch der Beteiligten
untereinander nicht reibungslos funktioniert. Im Rahmen der elektronischen
Angebotsabgabe ist dies allerdings zwingend.
Vor diesem Hintergrund hat der verwaltungsseitige Lenkungsausschuss
Digitale Transformation einer Ablösung der bisherigen IT- Lösung zugestimmt.
Unter Federführung des Referates Vergabedienste wurden die Anforderungen
an das System definiert. Aufgrund der technischen Anforderungen und
personellen Ressourcen wird der dringende Wunsch geäußert, eine Cloud-
Lösung zu beschaffen, zumal schon derzeit die Unterstützung für das
vorhandene Programm kaum noch gewährleistet werden kann. Der Vorteil der
Cloud-Lösung besteht darin, dass jegliche Updates vom Vertragspartner
eigenständig eingepflegt werden können und zeitnah zur Verfügung stehen.Seite 1 von 4
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Auf dem Markt gibt es eine größere Anzahl an AVA-Anwendungen
(AVA=Aufstellung/Vergabe/Abrechnung). Von Bedeutung ist hier, dass diese
dem aktuellen GAEB-Standard entsprechen und zertifiziert sind. Die
Zertifizierung erfolgt durch den Bundesverband Bausoftware in Abstimmung mit
dem GAEB.
Nach einer ausführlichen Marktrecherche konnten zwei Unternehmen
identifiziert werden, die beide grundsätzlichen Anforderungen erfüllen. Diese
sollen im Wege einer Verhandlungsvergabe gemäß § 8 Abs. 4 Nr. 2 und 3
UVgO zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.
Das Vergabeverfahren wurde inzwischen abgeschlossen, das Produkt befindet
sich in der Einführung
221688 Einleitungsbeschluss Elternbeitragsverfahrens
Es ergabt sich die Notwendigkeit das bisher eingesetzte Programm KIDO zur
Berechnung der Elternbeiträge für Kindertageseinrichtungen abzulösen. Der IT-
Hersteller hat das Programm KIDO abgekündigt und wird eine
Weiterentwicklung sowie Wartung und Support bereits im Jahr 2023 nicht mehr
betreiben.
Aktuell werden aus diesem Programm die Daten über eine Schnittstelle an
KIDO übertragen. Eine Softwarepflege ist aufgrund der Abkündigung künftig
nicht mehr gewährleistet, sodass künftige Gesetzes- und Satzungsänderungen
nicht mehr in der IT-Anwendung angepasst werden können.
Im Bereich der Vermittlung von Plätzen in Kindertageseinrichtungen ist im
Jugendamt seit 2018 das Programm Kita-Planer II (Kita-Net Bonn) v im Einsatz.
Der Hersteller hat ebenfalls ein Modul zur Abrechnung der Elternbeiträge im
Portfolio. Dies ist ist in anderen Bundesländern, jedoch bisher nicht in NRW im
Einsatz. Da die Stadt Leverkusen derzeit an einer solchen Umsetzung arbeitet,
könnte dieses Modul gemeinsam mit der Stadt Leverkusen weiterentwickelt
bzw. an die KiBiz-Regelungen und an die städtischen Satzungen angepasst
werden. Es besteht die Absicht, das dann fertig entwickelte Modul
„Elternbeitragsverfahren“ im Anschluss zu erwerben und in das Kita-Net Bonn
zu integrieren.
Die Notwendigkeit der Einbindung des Elternbeitragsverfahren in das
Programm ergibt sich auch daraus, dass alle notwendigen Daten direkt aus
dem Kita-Planer II (Kita-Net Bonn) übernommen werden können. Das
Programm Kita-Planer II ist bereits etabliert und es gibt bereits ein Kita-Net-
Service-Team, welches hier den Support übernehmen kann. Eine weitere IT-
Anwendung, welche die gesetzlichen Anforderungen des Landes NRW
berücksichtigt und sich über IT-Schnittstellen an weitere IT-Anwendungen
anbinden lässt, ist als Alternative nicht verfügbar.
Das Vergabeverfahren ist inzwischen abgeschlossen, das Produkt befindet sich
in der Einführung
222070 Einleitungsbeschluss Parkausweisverfahren
Derzeit setzen die Bürgerdienste zur Ausstellung von Bewohnerparkausweisen
das Verfahren OK.Verkehr ein. Das Verfahren wird durch den externen
Dienstleister regio iT betrieben und bereitgestellt. Das Verfahren OK.Verkehr
bietet zu Bewohnerparkausweisen derzeit keine Möglichkeit Online-VorgängeSeite 2 von 4
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im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) umzusetzen und wird dies mit der
IT-Anwendung künftig auch nicht realisieren können.
Um die Lücke der fehlenden Onlinedienstleistungen mit einer
medienbruchfreien Sachbearbeitung zu Bewohnerparkauswiesen schließen,
zusätzlich aber auch noch weitere Fachbereiche der Bürgerdienste digital zu
ertüchtigen und weitere Onlinedienstleistungen umzusetzen (z. B. im Bereich
der Verkehrslenkung bzw. Onlineanträge für Parkerlaubnisse für
Handwerksbetriebe), ist die Beschaffung des Fachverfahrens VOIS|PAM
vorgesehen.
Über die Einleitung dieses Verfahrens wurde im UADO am 08.11.2022
berichtet.
Das Vergabeverfahren ist inzwischen abgeschlossen, das Produkt VOIS/PAM
befindet sich in der Einführung
221475 Einleitungsbeschluss Führerscheinverfahren
Aktuell arbeiten ca. 65 Mitarbeitende bei den Bürgerdiensten mit dem
Führerscheinverfahren, welches seit 1.5.2007 im Einsatz ist. Eine
Weiterentwicklung der Software selbst, IT-Schnittstellen und von Online-
Dienstleistungen nach dem Onlinezugangsgesetz erfolgt nicht mehr. Aufgrund
des Alters der Software ist mit einer kompletten Neuausrichtung sowie eine
baldige Abkündigung der Wartung und des Supports im Jahr 2023 zu rechnen.
Da ein Produktupdate und eine Weiterentwicklung der Software insgesamt
nicht in Aussicht steht, ist es ein Hauptziel, die Betriebs- und Einsatzfähigkeit
des Führerscheinverfahrens sicher zu stellen. Um Ausfallzeiten zu vermeiden,
ist dabei eine ausreichende Vorlaufzeit für die Datenmigration, Teststellung,
Schulung und Umstellung in den Einsatzbetrieb erforderlich.
Mit der Ersatzbeschaffung soll zudem eine moderne und barrierefreie
Arbeitsoberfläche für die Mitarbeitenden sowie eine Erweiterung des Online-
Dienstleistungsangebotes umgesetzt werden. Um diese Ziele zu realisieren, ist
eine moderne IT-Softwarearchitektur für den betrieblichen Einsatz erforderlich.
Das Vergabeverfahren ist inzwischen abgeschlossen, das Produkt VOIS/FSW
wird ab 04.2023 eingeführt, Einführung soll bis 31.12.2023 abgeschlossen sein
222172 Einleitungsbeschluss IT-Anwendung für die Betreuung bei
Wohnungsnotfälle und Unterkunftsmanagement für Flüchtlinge und
Obdachlose
Das Sachgebiet Fachstelle für Wohnungsnotfälle besteht u.a. aus dem
Belegungsmanagement für die Unterkünfte für Flüchtlinge und Wohnungslose,
aus der Sozialarbeit sowie aus dem Team für die Bearbeitung der
Wohnungssicherungsanträge. Alle Gruppen arbeiten derzeit mit
unterschiedlichen Softwarelösungen und speichern ihre Dokumentationen
zusätzlich auf städtischen Servern ab.
Zu den beiden bislang eingesetzten IT-Anwendungen zur Betreuung bei
Wohnungsnotfälle sowie der Übergangsheime wird die bisherige Software-
Wartung und Betreuung zum Jahresende 2022 auslaufen. Um die Belegung
der Unterkünfte zu betreuen und Kostenaufwände zu verwalten, ist eine IT-
Ersatzbeschaffung zeitnah notwendig. In dem Zusammenhang würden künftig
alle erforderlichen Informationen zentral in einer IT-Anwendung geführt,
welches die Sachbearbeitung erleichtert.
Das Vergabeverfahren wird am 14. März 2023 abgeschlossen.Seite 3 von 4
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222250 Einleitungsbeschluss Vermessungsrissverwaltung und
Unterlagenportal
Im jetzigen Bonner Vermessungsrissverwaltungssystem, welches auf der Basis
des Geoinformationssystemsaufgebaut wurde, können Dokumente
georeferenziert und mit beschreibenden Daten versehen abgelegt und
verwaltet sowie externen Kunden bereitgestellt werden. Die Daten werden
sowohl von verschiedenen internen Stellen (Amt 61, Amt 62, Amt 63, Amt 66)
benutzt als auch von externen Vermessungsdienstleitern und Notaren.
Schnittstellen oder eine notwendige Weiterentwicklung bietet das jetzige
System nicht mehr. Ein System zur Erfassung und Bereitstellung dieser
Dokumente ist zwingend notwendig, damit die Aufgaben des
Liegenschaftskatasters weiter zu 100% ausgeführt werden können. Nach §14
VermKatG NRW stellen die Katasterbehörden die Geobasisdaten des
Liegenschaftskatasters zur Nutzung bereit. Hierzu gehören ebenfalls die
Vermessungsunterlagen, welche den Vermessungsstellen zur Durchführung
der Vermessungen im Liegenschaftskataster dienen.
Jüngst wurden die Vermessungsunterlagen vom Innenministerium NRW als
Open Data erklärt. Über ein zentrales Vermessungsunterlagenportal (VUP) des
Landes NRW bieten fast alle der 53 katasterführenden Stellen ihre Daten, oft
parallel zu eigenen kommunalen Lösungen, an. Durch eine zentrale
Authentifizierung ist es hiermit möglich, den digitalen Vertrieb der Daten
vollständig zu gewährleisten. Es handelt sich in Bonn um ca. 100.000
Vermessungsrisse sowie Einmessungsskizzen von Aufnahmepunkten und
Nivellementpunkten sowie Grenzniederschriften.
Geobasis NRW stellt über das VUP eine Lösung bereit, über die, die in den
einzelnen katasterführenden Stellen verwalteten Vermessungsunterlagen
zentral abgerufen werden können. Zukünftig können die externen
Vermessungsstellen auch die eigenen Vermessungsunterlagen hierüber den
Katasterbehörden im Sinne eines digitalen Workflows bereitstellen. Diese
Lösung erfordert jedoch bei den katasterführenden Stellen die Bedienung einer
SOAP-Schnittstelle, die vom jetzigen System nicht bereitgestellt werden kann.
Weiterhin besteht mit dem jetzigen System keine Möglichkeit die Daten an das
zentrale Dokumentenmanagementsystem der Stadtverwaltung zu koppeln, um
die notwendige Archivierung der Dokumente zu gewährleisten.
Es soll daher eine Software-Lösung zur Verwaltung der georeferenzierten
Vermessungsunterlagen beschafft werden, welche auch eine Anbindung an
das Landes Vermessungsunterlagenportal (VUP) beinhaltet, um darüber der
gesetzlich vorgeschriebenen internen und öffentlichen Bereitstellung der
Unterlagen nachzukommen.
Die Einleitung des Vergabeverfahrens ist am 01.02.2023 beschlossen worden.
Anlage/n
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