Einleitung des europaweiten Vergabeverfahrens für den Messebau der Stadt Bonn auf der Expo Real 2023 mit optionaler Beauftragung für die Jahre 2024/2025

Dringlichkeitsentscheidung OB
öffentlich
222455
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
03 Amt für Wirtschaftsförderung
Dezernat:
Dez. OB
Einleitung des europaweiten Vergabeverfahrens für
den Messebau der Stadt Bonn auf der Expo Real
2023 mit optionaler Beauftragung für die Jahre
2024/2025
Beratungsfolge
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
01.02.2023 Entscheidung
Begründung der Dringlichkeit:
Die Einleitung des europaweiten Vergabeverfahrens für den Messebau des
Auftritts der Stadt Bonn, der Stadt Köln (KölnBusiness Wirtschaftsförderungs
GmbH) und Region Köln/Bonn zur Expo Real setzt Klarheit über die Partner
voraus. Eine politische Entscheidung des Rhein-Sieg-Kreises über die
Fortführung der Beteiligung am Auftritt als Region Bonn am 12.12.2022 musste
abgewartet werden, bevor die hiesige Beschlussfassung über das
Ausschreibungsverfahren erfolgen konnte. Weil das Ausschreibungsverfahren
im Januar beginnen muss, wäre eine Beschlussfassung zum nächsten
regulären Sitzungstermin am 01.02.2023 zu spät.
Beschlussvorschlag
Die nachstehende Dringlichkeitsentscheidung der Oberbürgermeisterin wird
genehmigt.
Dringlichkeitsentscheidung gem. § 60 GO NW
Der Dringlichkeitsentscheidung über die Einleitung des europaweiten
Vergabeverfahrens für den Messebau der Stadt Bonn auf der Expo Real 2023
mit der jeweils optionalen Beauftragung für die Jahre 2024 und 2025 in
Zusammenarbeit mit der KölnBusiness Wirtschaftsförderungs-GmbH und dem
Region Köln/Bonn e.V. wird zugestimmt.
Die Ausschreibung wird in enger Zusammenarbeit mit den Partnern
federführend durch die KölnBusiness Wirtschaftsförderungs-GmbH
durchgeführt.
Begründung
Die Expo Real ist die für den europäischen Markt führende Messe für
Investitionen, Immobilien und Standortpräsentationen. Seit 1998 wird auf dieser
Messe für die Investitionspotentiale in der Region Bonn/Rhein-Sieg/AhrweilerSeite 1 von 5
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geworben und es wurden erfolgreich Investitionen für die Region eingeworben.
Die Organisation des Messeauftritts durch den BgA Wirtschaftsförderung
(Regionales Wirtschaftsmarketing) der Stadt Bonn auf der Expo Real, Messe
München, ist eine Maßnahme des Regionalen Wirtschaftsmarketings, das
bisher vom Rhein-Sieg Kreis und vom Kreis Ahrweiler mitfinanziert wurde.
Diese Aktivitäten basierten auf der engen Zusammenarbeit der Stadt Bonn, des
Rhein Sieg Kreises und des Kreises Ahrweiler, die als Fortführung von
Maßnahmen der Ausgleichsvereinbarungen des Bonn/Berlin Beschlusses
erfolgen.
Am 12.12.2022 wurde in der 9. Sitzung des Ausschusses für Wirtschaft und
Tourismus im Rhein-Sieg-Kreis der Beschluss gefasst, aus der seit 1998
bestehenden Kooperation beim Messeauftritt auszusteigen und vor allem aus
Kostengründen künftig im Bereich der Region Köln/Bonn auf dem
Gemeinschaftsstand aufzutreten.
Aus Sicht der Wirtschaftsförderung der Stadt Bonn ist auch nach dem Austritt
des Kreises aus der Kooperation eine Teilnahme an der Messe Expo Real mit
einem eigenständigen Auftritt innerhalb des Gemeinschaftsstandes für die
Stadt Bonn, die zu den bedeutenden Immobilienstandorten zählt, zwingend
erforderlich. Gerade für den Standort Bonn spielt die Kontaktpflege mit
Investoren und Projektentwickler*innen für die Realisierung der Ziele u.a. im
Bereich der Schaffung von dringend benötigtem Wohnraum, aber auch im
gewerblichen Bereich, eine übergeordnete Bedeutung. Die Kontinuität des
Auftritts ist auch für die Mitausstellenden sehr bedeutend, da die Stadt den
Mitausstellenden eine verlässliche Plattform bietet und damit der Stadt
gleichzeitig auch die notwendigen Einnahmen zur Re-finanzierung des
Messeauftritts sichert.
Zwingend erforderlich für die Teilnahme der Stadt Bonn an der Expo Real in
2023, 2024 und 2025 ist die Beteiligung an der europaweiten Ausschreibung
des Messeauftritts. Die Zeitplanung des Ausschreibungsverfahrens mit engen
Fristen ist mit Hilfe einer anwaltlichen Beratung von der KölnBusiness GmbH
ausgearbeitet worden. Eine Verschiebung des Verfahrens ist, so dass das
Ausschreibungsverfahren in der KW 2 2023 starten muss. Eine Nichteinhaltung
der Frist würde bedeuten, dass die Stadt Bonn an dem Verfahren nicht beteiligt
wird.
Wichtige Eckpunkte der Zeitplanung sind im Folgenden genannt:
• Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Mitte Oktober 2022 bis Mitte
Dezember 2022
• Absendung und Veröffentlichung der europaweiten
Auftragsbekanntmachung mit der Aufforderung an interessierte
Unternehmen zur Abgabe von Teilnahmeanträgen – KW 2/2023
• Frist zur Abgabe der verbindlichen Erstangebote (§§ 17 Abs. 6 VgV)
mind. 25 Tage – Ablauf der Frist für das verbindliche Erstangebot:
Montag, 13. März 2023 (25 Kalendertage)
• voraussichtlicher Zeitpunkt der Zuschlagserteilung – KW 16/2023 (17.
April 2023) bis KW 21/2023 (22. Mai 2023
• verbindliche Buchung der Standflächen bei der Messe München im Mai
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Als Voraussetzung zum Beginn des Verfahrens ist daher zwingend und
dringlich ein Einleitungsbeschluss im Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen
und Vergabe einzuholen. Rechtsgrundlage ist Ziffer 3.5 der städtischen
Vergabeordnung. Aufgrund des Erfordernisses des zeitnahen Starts der
Vergabemaßnahme Anfang Januar 2023, ist ein Beschluss im nächsten
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Vergabe am 01.02.2023 nicht zu
realisieren. Das Ergebnis der Ausschreibung wird voraussichtlich Anfang März
vorliegen, um die dann notwendige Anmeldung bei der Messe München für die
Expo Real 2023 durchführen zu können, was die Voraussetzung für die spätere
verbindliche Buchung der Standflächen darstellt.
Neben dem Einleitungsbeschluss ist für den Start des Vergabeverfahrens die
Unterzeichnung einer Kooperationsvereinbarung notwendig. Für das Verfahren
ist ein Kooperationsvertrag entworfen worden, der das Innenverhältnis der drei
Partner Bonn, Stadt Köln und Region Köln/Bonn e.V. regelt. Wichtig ist, dass
Bonn als Auftraggeber direkt mit dem auszuwählenden Messebauer abrechnet,
um hier die eigenen Interessen wahren zu können. Sollte im Rahmen der
weiteren politischen Beratung zur grundsätzlichen Teilnahme der Stadt Bonn
an der Expo Real entschieden werden, dass die Stadt Bonn nicht als Aussteller
auf der Expo Real auftreten soll, sieht der Kooperationsvertrag eine
Ausstiegsklausel aus dem gemeinsamen Verfahren vor.
Wichtig ist zu diesem Zeitpunkt aber die Sicherung der Möglichkeit einer
Messeteilnahme durch die Teilnahme Bonns an der gemeinsamen
Ausschreibung des Messebaus.
Hintergründe zum Vergabeverfahren
Der Stand der Region Bonn wird seit 2006 mit der Stadt Köln (inzwischen
KölnBusiness Wirtschaftsförderungs-GmbH) und dem Region Köln Bonn e.V.
mit einem gemeinschaftlichen Messebau aber mit eigenen Standbereichen
umgesetzt. In 2018 wurde letztmalig der gemeinschaftliche Standbau für die
Messen Expo Real 2018-2021 ausgeschrieben. Für diese Jahre ist der
Standbau im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens als Optionen vergeben
worden, die einseitig von den Auftraggebern gezogen werden können.
Aufgrund der pandemischen Lage ist die Option für 2020 nicht gezogen und auf
2022 verschoben worden. Eine Optionierung für drei Jahre ist wichtig, da der
Wiedererkennungswert des Standbaus für einen Messeauftritt wichtig ist.
Ständig wechselnde Standdesigns, bedingt durch ständig wechselnde
Standbauer, würden den Auftritt erheblich verwässern und den Erfolg des
Messeauftritts gefährden.
Wie bei den zurückliegenden Ausschreibungsverfahren (in 2006, 2009, 2012,
2015 und 2018), soll das Ausschreibungsverfahren unter der Federführung der
KölnBusiness Wirtschaftsförderungs-GmbH (ehemals durch Stadt Köln) und
durch diese koordiniert und geprüft werden.
Die Stadt Bonn ist umfänglich in das Prozedere der Definition des Lastenheftes,
der Definition der Bewertungsmatrix und der Auswertung der zu bewertenden
Angebote eingebunden. Entscheidungen zu diesen drei wesentlichen Punkten
des Ausschreibungsverfahrens müssen die beteiligten Partner einstimmig
treffen. Damit können alle wichtigen Entscheidungen für eine erfolgreiche
Präsentation umgesetzt werden.
Gesamtfinanzierung des Messestands Region Bonn und Folgen desSeite 3 von 5
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Ausstiegs des Rhein-Sieg-Kreises
Die Differenz aus Ausgaben und Einnahmen bilden die Gesamtkosten für den
Messeauftritt. Diese wurde bislang nach folgendem Schlüssel verteilt. Die Stadt
Bonn trug dabei bisher 50 %, der Rhein-Sieg Kreis 37 % und der Kreis
Ahrweiler 13 % der Kosten. Der Ausstieg des Rhein-Sieg-Kreises bedeutet aus
Sicht der Stadt Bonn den Verlust einer Refinanzierung in Höhe von 37%.
Für Bonn ergaben sich für beispielhaft für 2022 Kosten in Höhe von 56.839,73
€. Im aktuell geplanten Haushalt sind folgende Ansätze für 2023 folgende
bisher angemeldet.
Kosten des Messeauftritts
innerhalb der Kooperation Haushaltsansätze
2023 2024 2025
56.839,73 € 77.563,92 € 78.922,92 € 80.296,82 €
Der Wegfall des 37-%igen Anteils des Rhein-Sieg-Kreises (= 42.061,40 €)
verursacht bei Beibehaltung der aktuellen Größe des Messestandes und
gleichbleibender Einnahmesituation ein Finanzierungsmehrbedarf von
21.337,38 €.
Sollten die erwarteten Preissteigerungen im Messebusiness (Standgebühren
und Messebau) von durchschnittlich 35 % auch in den nächsten Jahren in
dieser Höhe wirksam werden, könnte der jährliche Mehrbedarf zwischen
21.337,- € und maximal 70.430,- € betragen. Die Mittel müssten im Haushalt
nachgemeldet werden.
Allerdings können derzeit keine belastbaren Zahlen vorgelegt werden, da die
Angebote der Messebauer noch nicht vorliegen und auf der Einnahmenseite,
Kostensteigerungen auch an die Mitausstellenden weitergegeben werden
können.
Eine grundsätzliche Entscheidung über die Haltung der Stadt Bonn zum
Messeauftritt wird für die Sitzungen des Ausschusses für Finanzen,
Beteiligungen und Vergabe, des Ausschusses für Europa, Internationales,
Wissenschaft, Wirtschaft und Arbeit und des Rates Ende Januar/Anfang
Februar vorgelegt.
10.01.2023/13.01.2023 gez. Dörner gez. Haid
Datum Oberbürgermeisterin AusschussvorsitzenderSeite 4 von 5
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Finanzielle Auswirkungen:
Vergabeart
öffentlich X offen (EU) aufgeforderte Firmen
beschränkt nichtoffen (EU)
mit öffentlichem
Teilnahmewettbewerb
Freihändig bzw.
Verhandlungsvergabe Verhandlungsverfahren (EU Abweichung von der
vorgeschriebenen Vergabeart
Angebotseinziehung (bei
sonstigen Honorarverträgen)
Vergabekennzahl Vergabe-/Vertragsordnung Ausführungszeitraum Schätzkosten brutto
VOB UVgO X VgV 2023-2025 98.900 € bis 150.726 €
Produktgruppennummer
1.15.01
Produktgruppenbezeichnung
Wirtschaftsförderung
Sachkonto (konsumtiv) /
Finanzposition (investiv)
545100
CO-Kontierung
(konsumtiv) /
Finanzstelle (investiv)
9301101
Verpflichtungsermächtigungen Verwendung von Haushaltsresten Mittel
ja X nein ja X nein freigegeben x vorgesehen
Das RPA hat zugestimmt X Vorbehaltlich der Zustimmung des RPA
Anlage/n
KeineSeite 5 von 5