Änderung der Ziffer 5 der Vergabeordnung der Bundesstadt Bonn

Beschlussvorlage
öffentlich
222396
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
II-2 Referat Vergabedienste
Dezernat:
Dez. II
Änderung der Ziffer 5 der Vergabeordnung der
Bundesstadt Bonn
Beratungsfolge
Bezirksvertretung Bad Godesberg 18.01.2023 Anregung
Betriebsausschuss für Seniorenzentren 24.01.2023 Empfehlung
Bezirksvertretung Hardtberg 24.01.2023 Anregung
Bezirksvertretung Beuel 25.01.2023 Anregung
Betriebsausschuss SGB 26.01.2023 Empfehlung
Bezirksvertretung Bonn 31.01.2023 Anregung
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
01.02.2023 Empfehlung
Hauptausschuss 16.03.2023 Empfehlung
Rat 23.03.2023 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Der Rat stimmt der folgenden Fassung der Ziffer 5 der Vergabeordnung der
Bundesstadt Bonn zu:
5 Entscheidung über die Zuschlagserteilung
5.1 Zuständigkeit
Über die Vergabe von Aufträgen nach der UVgO, VgV, VOB/A und VOB/A-EU
entscheidet die Verwaltung unter Berücksichtigung der Ziffer 5.2 dieser
Vergabeordnung.
5.2 Mitteilungsverpflichtung bei Überschreitung der Schätzwerte um mehr
als 10 %
Sofern die Auftragssumme den Schätzwert um mehr als 10 % überschreitet,
erhält der in der Zuständigkeitsordnung festgelegte Ausschuss bzw. die gem.
Bezirkssatzung zuständige Bezirksvertretung nach Auftragserteilung eine
Mitteilung ab den folgenden Wertgrenzen:
Bei Maßnahmen nach
- UVgO und VgV ab einer Auftragssumme von mehr als 75.000 EURO
- VOB/A und VOB/A-EU ab einer Auftragssumme von mehr als 175.000
EURO
- § 50 UVgO (freiberufliche Leistungen) ab einer Auftragssumme von
mehr als 50.000 EURO
5.3 Zuständigkeit bei Nichtzustimmung des Rechnungsprüfungsamtes
Der in der Zuständigkeitsordnung festgelegte Ausschuss bzw. die gem.Seite 1 von 4
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Bezirkssatzung zuständige Bezirksvertretung trifft auch die Entscheidung über
die Vergabe von Aufträgen nach UVgO und VgV von mehr als 15.000 EURO
und bei Maßnahmen nach VOB/A und VOB/A-EU von mehr als 25.000 EURO,
wenn das Rechnungsprüfungsamt dem Vergabevorschlag der Verwaltung nicht
zustimmt und keine Einigung über die weitere Vorgehensweise erzielt werden
kann.
Begründung
Die Ziffer 5 der derzeit geltenden Fassung der Vergabeordnung hat folgenden
Wortlaut:
5 Entscheidung über die Zuschlagserteilung
5.1 Aufträge nach UVgO
Über die Vergabe von Aufträgen nach UVgO von mehr als 75.000 EURO
entscheidet vorbehaltlich der Ziffer 5.4 der in der Zuständigkeitsordnung
festgelegte Ausschuss bzw. die gem. Bezirkssatzung zuständige
Bezirksvertretung.
5.2 Aufträge nach VOB/A
Über die Vergabe von Aufträgen nach VOB/A von mehr als 175.000 EURO
entscheidet vorbehaltlich der Ziffer 5.4 der in der Zuständigkeitsordnung
festgelegte Ausschuss bzw. die gem. Bezirkssatzung zuständige
Bezirksvertretung.
5.3 Honoraraufträge gem. § 50 UVgO
Über die Vergabe von Honoraraufträgen mit einer Honorarsumme von über
50.000 EURO entscheidet vorbehaltlich der Ziffer 5.4 der in der
Zuständigkeitsordnung festgelegte Ausschuss bzw. die gem. Bezirkssatzung
zuständige Bezirksvertretung.
5.4 Entscheidung bei Einhaltung der Haushaltsansätze und Schätzwerte
Über die Vergabe von Aufträgen oberhalb der vorgenannten Wertgrenzen
entscheidet die Verwaltung, sofern der entsprechende Haushaltsansatz
eingehalten und der Schätzwert der Maßnahme zum Zeitpunkt der
Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes um nicht mehr als 10 %
überschritten werden.
5.5 Entscheidung unterhalb vorgenannten Wertgrenzen
Unterhalb der vorgenannten Wertgrenzen entscheidet die Verwaltung.
5.6 Entscheidung bei Nichtzustimmung des Rechnungsprüfungsamtes
Der in der Zuständigkeitsordnung festgelegte Ausschuss bzw. die gem.Seite 2 von 4
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Bezirkssatzung zuständige Bezirksvertretung trifft auch die Entscheidung über
die Vergabe von Aufträgen von mehr als 15.000 EURO und bei Bauleistungen
(VOB) von mehr als 25.000 EURO, wenn das Rechnungsprüfungsamt dem
Vergabevorschlag der Verwaltung nicht zustimmt und keine Einigung über die
weitere Vorgehensweise erzielt werden kann.
Die im Beschlussvorschlag formulierte Änderung der Ziffer 5
Vergabeordnung begründet sich wie folgt:
Die derzeitige Marktlage ist durch Unsicherheiten in allen Bereichen geprägt,
sodass sich Schätzkosten kaum noch seriös ermitteln lassen. Dies führt in der
letzten Zeit zu einem Mehr an Beschlussvorlagen bzw.
Dringlichkeitsentscheidungen zur Vergabe von Aufträgen. Nicht selten ist dies
mit Bindefristverlängerungen verbunden, die aber der Zustimmung der Bieter
bedürfen. Stimmt der Bestbieter nicht zu, ist mit Mehrkosten zu rechnen.
In der Vergabeterminplanung führt die ggf. erforderliche Beratung von
Vergabevorlagen zu einem Verzug von bis zu 4 Wochen. Dieser Verzug kommt
aber eben nur zum Tragen, wenn die Schätzkosten um mehr als 10 %
überschritten werden. Gleichwohl muss dieser Puffer im Vorhinein im Rahmen
der Bindefristplanung (Regelfrist 30 Tage) berücksichtigt werden.
Weiterhin hat sich die Gemeindeprüfungsanstalt NRW mit Blick auf die
vergaberechtlichen Gegebenheiten unlängst eindeutig in einem Forumsbeitrag
positioniert:
(Auszug…)
„… wir plädieren schon seit Jahren dafür, für die Zuschlagsentscheidung keinen
Gremienbeschluss mehr einzuholen und begründen dies wie folgt:
Der Rat hat bereits bei den Haushaltsplanberatungen über die
durchzuführenden Maßnahmen und deren Haushaltsansätze beschlossen. Die
jeweilige Planung der Maßnahmen kann die Kommune dann ggf. in den
Fachausschüssen sowie im Rat kommunalpolitisch abstimmen.
Die Entscheidung über die Vergabe der zur Umsetzung der politischen
Entscheidungen notwendigen Leistungen ist dann aber nach den Regeln des
Vergaberechts zu treffen. Unter den vorliegenden Angeboten ist unter
Berücksichtigung der festgelegten Wertungskriterien das wirtschaftlichste
Angebot auszuwählen. Insofern gibt es keinen Ermessensspielraum.
Entschiede sich der Rat (oder Ausschuss) für ein anderes als das durch
Wertung festgestellte wirtschaftlichste Angebot, macht sich die Kommune
schadenersatzpflichtig gegenüber dem Bestbieter, denn dieser hat einen
Rechtsanspruch auf den Zuschlag. Folglich kann der Beschluss lediglich eine
Bestätigung der Zuschlagserteilung sein.
Da der Rat (oder Ausschuss) nur wenige Male im Jahr tagt, können bei seiner
pflichtigen vorherigen Beteiligung erhebliche Zeitverzögerungen eintreten, die
beispielsweise die vergaberechtliche Bindefrist gefährden können. Daher muss
die betroffene Kommune die Entscheidung des Rates (oder Ausschusses)Seite 3 von 4
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regelmäßig über Dringlichkeitsentscheidungen einholen. Diese führen zu
zusätzlichem und in der Sache nicht erforderlichem Aufwand.
Die Entscheidung über den Zuschlag von Vergabemaßnahmen, die im Rahmen
der
Haushaltsplanberatungen vom Rat legitimiert wurden, bedürfen keiner weiteren
Entscheidung eines Gremiums. Sie haben nach der Wertung der Angebote auf
das wirtschaftlichste Angebot zu entfallen. Zur Information des Rates (oder
Ausschusses) sollten diesem die Zuschlagsergebnisse dann in Form eines
Berichtswesens zur Kenntnis gegeben werden.“
(Auszug Ende...)
In diesem Sinne hatte sich die Verwaltung bereits in der Vergangenheit
regelmäßig positioniert, auch, weil die zuständigen Gremien durch sogenannte
Einleitungsbeschlüsse bzw. Maßnahmenpläne (SGB) über die Maßnahmen
bereits informiert sind. Mit der vorgeschlagenen Änderung werden
Vergabeverfahren beschleunigt und planbarer.
Ein weiterer positiver Nebeneffekt ist, dass die Beratungsfolge des
Ausschusses für Finanzen, Beteiligungen und Vergabe wieder an den
Beratungszyklus des Rates angepasst werden kann.
Der guten Ordnung halber weist die Verwaltung daraufhin, dass die
Vergabeordnung gem. deren Ziffer 1.1 für alle Vergaben, sofern nicht im
Einzelfall abweichende Regelungen beschlossen sind, einschließlich die der
eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen (§ 107 Abs. 2 GO) gilt.
Die Betriebssatzungen des städtischen Gebäudemanagements und der
Seniorenzentren der Bundesstadt Bonn nehmen Bezug auf die Regelungen der
Vergabeordnung, Eine Änderung ist daher nicht erforderlich. Gleiches gilt für
die Zuständigkeitsordnung und die Bezirkssatzung. Auch dort wird auf die
Vergabeordnung Bezug genommen.
Der Beschlussvorschlag ist mit den Fachämtern mit Beschaffungsaufgaben
abgestimmt und basiert auf einem Beschluss des Verwaltungsvorstandes
vom 18.10.2022.
Der Beschlussvorschlag ist ebenfalls mit dem Rechnungsprüfungsamt
abgestimmt und wird von dort befürwortet.
Anlage/n
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