Einrichtung neuer Stellen im Rahmen des Förderprogramms „Digitalisierung Öffentlicher Gesundheitsdienst (ÖGD)“

Beschlussvorlage
öffentlich
222208
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Einrichtung neuer Stellen im Rahmen des
Förderprogramms „Digitalisierung Öffentlicher
Gesundheitsdienst (ÖGD)“
Beratungsfolge
Ausschuss für Soziales, Migration und
Gesundheit
09.11.2022 Empfehlung
Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und
Vergabe
23.11.2022 Empfehlung
Hauptausschuss 01.12.2022 Empfehlung
Rat 08.12.2022 Entscheidung
Begründung der Dringlichkeit:
Der Förderbescheid des Bundes mit der Finanzierungszusage für die
beantragten Maßnahmen im Rahmen des Förderprogramms „Digitalisierung
Öffentlicher Gesundheitsdienst (ÖGD)“ ist Mitte Oktober 2022 bei der
Bundesstadt Bonn eingegangen. Die Vorlage konnte aufgrund der notwendigen
verwaltungsinternen Abstimmung für das neue Förderprogramm nicht
fristgerecht zum Ausschuss für Soziales, Migration und Gesundheit Anfang
November eingereicht werden. Eine Beratung in der Folgesitzung Ende Januar
2023 führt zu Verzögerungen, die den Erfolg des Projektes gefährden und zu
einer Teilrückzahlungsverpflichtung der Fördergelder führen könnte.
Beschlussvorschlag
1. Basierend auf der Förderzusage des Bundes werden zur Umsetzung
des Programms „Digitalisierung Öffentlicher Gesundheitsdienst (ÖGD)“
im Gesundheitsamt der Bundesstadt Bonn folgende Stellen eingerichtet:
• 1 Stelle für eine*n Manager*in für digitale Transformation & Change-
Management in der Wertigkeit E 10 TVöD
• 2 Stellen für die Prozessteuerung und Umsetzung der Einführung
einer e-Akte in der Wertigkeit E 10 TVöD
2. Die Stellen werden mit einem entsprechenden k.w.-Vermerk (= „künftig
wegfallend“) versehen, welcher nach Auslaufen der Förderung und
Umsetzung der Stelleninhabenden ausgelöst wird. Die
stellenplanmäßigen Voraussetzungen werden nachlaufend im Rahmen
der Stellenplanfortschreibung 2023/2024 geschaffen. Da die Förderung
bereits seit Oktober 2022 möglich ist, kann eine Besetzung der Stellen
im Vorgriff auf diese bereits unmittelbar erfolgen.Seite 1 von 4
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3. Da es aus Personalgewinnungsgründen erforderlich ist, werden die
Stellen unbefristet ausgeschrieben. Nach Ablauf des Förderzeitraums
wird die natürliche Fluktuation auf artverwandten Stellen genutzt, um
den Mitarbeitenden einen anderweitigen unbefristeten Einsatz zu
ermöglichen.
Begründung
Die Bundesstadt Bonn hat sich mit einem umfangreichen Konzept an dem
Förderaufruf des Bundes zur „Digitalisierung Öffentlicher Gesundheitsdienst
(ÖGD)“ beteiligt und Mittel zur digitalen Transformation des Gesundheitsamtes
mit dem Fokus auf Mitarbeitende, Bürger*innen und Prozesse beantragt. Dem
Förderantrag wurde in voller Höhe entsprochen, so dass der Bundesstadt Bonn
für die Projektlaufzeit vom 1.10.2022 bis 30.9.2024 insgesamt 1,55 Mio. EUR
zur Verfügung stehen.
Das Modellprojekt des Gesundheitsamtes der Bundesstadt Bonn beinhaltet im
Wesentlichen drei Themenkomplexe, welche bei erfolgreicher Umsetzung den
Digitalisierungsgrad und den Bürgerservice des Amtes wesentlich nach vorne
bringen werden:
1. Prozessmanagement
Als Basis für das gesamte Modellprojekt dient die Etablierung eines digitalen
Prozessmanagements über alle Organisationseinheiten hinweg durch einen
externen Dienstleister, welcher Bewertungs- und Beurteilungskriterien zur
Ermittlung von Digitalisierungspotenzialen festlegt und Prozesse analysiert.
Daraus resultierend wird ermittelt, welche IT-Systeme unter Berücksichtigung
der IT-Sicherheit in Prozesse mit hohem Digitalisierungspotential integriert
werden.
Zwei konkrete Prozesse mit Digitalisierungspotential konnten bereits zur
Umsetzung angemeldet werden: Zum einen die Umsetzung des
Masernschutzgesetzes durch Einführung eines Moduls in der Fachanwendung
„ISGA“ und zum anderen eine standardisierte Datenanalyse und
Gesundheitsberichterstattung (Reporting).
Die dokumentierten Prozesse sollen kontinuierlich nach festgelegten
Gütekriterien evaluiert werden, um fortlaufend Verbesserungspotentiale zu
ermitteln, die zur Unterstützung der Mitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit
dienen. Zugleich soll damit die Grundlage für den Aufbau eines
Wissensmanagements geschaffen werden.
2. Change-Management
Ein maßgeblicher Faktor für den Erfolg der Digitalisierung des
Gesundheitsamtes und die Umsetzung des Maßnahmenpaketes in der
Projektlaufzeit sind die Mitarbeitenden. Um einen höchstmöglichen Grad der
Mitarbeitendenpartizipation zu erreichen, soll ein Change-Management
aufgebaut werden. Das Change-Management soll die Mitarbeitenden in das
Thema Digitalisierung einführen und sie für den Sinn und Zweck derSeite 2 von 4
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Digitalisierung unter Berücksichtigung von IT-Sicherheitsaspekten
sensibilisieren, sowie zur aktiven Teilnahme an den Veränderungsprozessen
bestärken. Hierfür ist die Schaffung einer Stelle für eine Managerin oder einen
Manager für digitale Transformation & Change-Management in der Wertigkeit E
10 TVöD erforderlich. Dessen Verantwortungsbereich wird die Umsetzung,
Koordinierung und Begleitung von Digitalisierungsmaßnahmen, sowie die
Organisation von Digitalisierungs-Workshops und der Dialog mit
Mitbestimmungsgremien umfassen.
Um die digitale Souveränität der Mitarbeitenden zu erhöhen, soll ein
Schulungskonzept mit regelmäßigen verpflichtenden und freiwilligen
Schulungen für die Mitarbeitenden erstellt werden. Die Schulungen sollen auch
als E-Learning angeboten werden, damit diese flexibler in den Arbeitsalltag
integriert werden können.
3. Bürger*innenkommunikation
Zur Unterstützung der Mitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit, aber auch zur
Entlastung der Bürger*innen, soll die digitale Kommunikation mit den
Bürger*innen weiter vorangetrieben werden. Im Rahmen des Modellprojekts
soll eine Online-Terminvergabe als digitale Two-Way-
Kommunikationsmöglichkeit mit der Versendung proaktiver
Terminerinnerungen (z.B. SMS oder E-Mail) etabliert werden. Zudem soll ein
Chat-Bot den Bürger*innen eine öffnungszeitenunabhängige interaktive
Informationsbeschaffung insbesondere zum Thema Infektionsschutz
ermöglichen. Angedacht sind ebenso allgemeine Beratungsangebote als
Online-Sprechstunde.
Zur Vermeidung von Medienbrüchen bei der digitalen Kommunikation mit den
Bürger*innen soll die e-Akte eingeführt werden. Zur Koordination und
Umsetzung der Einführung der e-Akte sollen zwei Stellen in der Wertigkeit E 10
TVöD eingerichtet und zeitnah zwei Mitarbeitende eingestellt werden. Die e-
Akte wird zu einer deutlich erleichterten Aktenbearbeitung, Aktenzugriff und
Dokumentation innerhalb des Gesundheitsamtes führen, die spürbare
Entlastungen und höhere Effizienz für die Mitarbeitenden weit über die
Projektlaufzeit hinaus mit sich bringt.
Die Einrichtung der Stellen erfolgt aufgrund der befristeten Förderung mit einem
k.w.-Vermerk, welcher zum 30.9.2024 wirksam wird. Die Freigabe der Stellen
zur Ausschreibung erfolgt im Januar 2023. Die Besetzung der Stellen wird trotz
befristeter Stellen aus Personalgewinnungsgründen unbefristet erfolgen und
kann unmittelbar vorgenommen werden. Die Stellen sind durch die zugesagten
Fördermittel vollständig refinanziert und belasten den städtischen Haushalt
hierdurch nicht zusätzlich.
Finanzielle Auswirkungen:
Produktgruppe Produktgruppenbezeich
nung
Produkt Produktbezeichnung
1.07.00
1.01.16
Amt 53 – TE übergreifend
Personalmanagement
Verschiedene
Kostenstellen
innerhalb der ÄmterSeite 3 von 4
Seite 4
53 u. 10
Investive Kosten der Maßnahme
Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen
Einzahlungen
Investiver
Finanzsaldo
Konsumtive Kosten der Maßnahme jährlich einschließlich Folgekosten
Brutto Finanzstelle /
FiPos
Veranschlagt
in
Noch bereit-
zustellen
Deckung
Auszahlungen /
Aufwendungen
155.197,67
117.562,24
77.598,84
58.781,12
153000700/70.1000
153000700/70.1000
110200126/70.1000
110200126/70.1000
2023
2024
2023
2024
ÜPL Deckung
durch
Fördermittel
Einzahlungen /
Erträge
232.796,51
176.343,36
111000116/64.1000
111000116/64.1000
2023
2024
Haushaltsbelastung
jährlich
Anlage/n
KeineSeite 4 von 4