Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (Zwischenbericht)

Mitteilungsvorlage
öffentlich
222091
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes
(Zwischenbericht)
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
08.11.2022 Kenntnisnahme
Mitteilung:
Das Onlinezugangsgesetz sieht vor, dass bis zum 31.12.2022 ausgewählte
Verwaltungsleistungen den Bürger*innen online zugänglich gemacht werden.
Die Stadt Bonn ist für die Umsetzung von 471 Einzelleistungen zuständig.
Dieses Ziel wird leider nicht im vollen Umfang erreicht werden. Die kommunale
Ebene kann derzeit nicht abgekoppelt von der Landes- und Bundesebene
betrachtet werden, da eine große Abhängigkeit zwischen diesen Akteuren
besteht. Die Kommunen sind darauf angewiesen, dass der Bund und die
Länder Strukturen zur effektiveren und effizienteren Umsetzung schaffen, wie
die Modernisierung der Register und die Anpassung rechtlicher und technischer
Grundlagen. Im Folgenden wird ein Zwischenbericht zur Umsetzung des
Onlinezugangsgesetzes bei der Bundesstadt Bonn gegeben.
Digitalisierungsprojekte:
Auch im Jahr 2022 konnte das Angebot an Online-Diensten der Bundesstadt
Bonn verbessert werden. Die folgende Tabelle zeigt den aktuellen Stand der
angebotenen Dienstleistungen in den verschiedenen Reifegradstufen. Durch
Anpassung der Reifegrade kommt es zum Zeitpunkt der Erstellung der
Übersicht zu gewissen Unschärfen. Wir bitten dies zu entschuldigen.
Hier:
siehe Anlage 1 ‚Reifegradstufen‘
siehe Anlage 2 ‚Top 3 Dienstleistungen im Jahr 2022‘
Prozessmanagement:
Der Hauptfokus in der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes bei der Stadt
Bonn liegt nicht nur in der reinen Digitalisierung der bestehenden Anträge,
sondern vor allem in der Optimierung der Prozesse. Nachhaltige Prozesse und
Infrastrukturen sind ein wichtiges Ziel bei der Verwaltungsdigitalisierung. Für
jedes Projekt, ausgenommen die Kurzintegrationen, wurde eine umfangreiche
Prozessaufnahme durchgeführt, in der die OptimierungsmöglichkeitenSeite 1 von 6
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herausgestellt wurden. Bei den Kurzintegrationen wurden Prozesse nur an den
Stellen aufgenommen, an denen es absolut notwendig ist. Bei der
Prozessaufnahme wurde nicht nur der Prozess der antragstellenden Person
betrachtet, sondern auch die internen Prozesse analysiert. Mithilfe der
Prozessmanagementplattform PICTURE wurden die Prozesse anschließend
visualisiert, so dass ein Soll-Prozess erstellt werden konnte. Dieser Soll-
Prozess wurde dann in enger Absprache mit der IT geplant und umgesetzt.
Durch den regelmäßigen Turnus der Priorisierung anhand ausgewählter
Kriterien (Priorität des Bundes, Fallzahl pro Monat und bereits vorhandener
Reifegrad) kann sichergestellt werden, dass die bereits bei der Stadt Bonn
integrierten Online-Dienste die wichtigsten und am häufigsten genutzten
Verwaltungsdienstleistungen sind.
OZG-Booster:
Der IT-Planungsrat hatte im Mai diesen Jahres 35 EfA-Leistungen, sog. OZG-
Booster, beschlossen, die priorisiert umgesetzt werden sollen. Davon wurden
bisher lediglich drei OZG-Booster zur umfassenden Nachnutzung in NRW
bereitgestellt. Die Nachnutzung der EfA-Dienste gestaltet sich als Kommune
aufgrund der mangelnden Kommunikation auf Seiten der Projektleitung des
Landes als sehr schwierig. Ein Beispiel hierfür ist der OZG-Booster
„Einbürgerung“. Im Dezember letzten Jahres wurde dieser Dienst technisch
bereits an das Serviceportal angebunden und anschließend getestet. Die
Einbürgerung konnte jedoch bis jetzt noch nicht online gesetzt werden, da die
OZG-Koordinierungsstelle d-NRW bisher noch kein Vertragswerk (Einzelabruf)
für die Kommunen bereitgestellt hat. Von den 35 OZG-Boostern sind 24
Leistungen noch in der Umsetzung und können derzeit nicht nachgenutzt
werden. Außerdem liegt die Zuständigkeit von vier Dienstleistungen nicht bei
der Stadt Bonn. Für den Führerschein-Antrag, die Verpflichtungserklärung und
den Dienst „Gewerbesteuer Online“ startet der Roll-Out laut dem KDN im
November/Dezember 2022. Es gibt zurzeit lediglich drei Dienstleistungen, bei
der die Möglichkeit der Nachnutzung besteht. Davon stehen den Bonner
Bürger*innen sowohl der Wohngeld-Antrag als auch der BAföG-Antrag bereits
online zur Verfügung. Für die Nachnutzung der Dienstleistung „Aufenthaltstitel“
werden zurzeit auf Seiten der Stadt Bonn Informationen eingeholt. Die
Erwartungen an die OZG-Booster konnten aus unserer Sicht leider nicht erfüllt
werden.
Briefbutler:
Ein wichtiges Element für die medienbruchfreie Digitalisierung der Prozesse ist
der „Briefbutler“. Mithilfe des Briefbutlers müssen Dokumente, wie Bescheide,
nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben und kuvertiert werden, sondern können
durch die Sachbearbeitung per Mausklick digital in das Serviceportal der Stadt
Bonn oder per Post zugestellt werden. Die Sachbearbeitung kann wie gewohnt
über Word das Dokument erstellen und es anschließend mithilfe des Word-
Plugins vom Briefbutler versenden. Die Anwendung prüft eigenständig, ob die
empfangende Person ein Konto im Serviceportal hat und beim Briefbutler
angemeldet ist, oder ob es physisch per Post zugestellt werden muss. Hat die
empfangende Person des Dokuments ein Portalkonto und ist beim Briefbutler
angemeldet, so erhält diese eine Nachricht mit einem digitalen Abholschein imSeite 2 von 6
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Postkorb des Serviceportals. Sobald die empfangende Person das Dokument
auf dem Server abholt, erhält die Sachbearbeitung eine automatisierte
Abholbestätigung. Wird das Dokument nicht in einem vorab definierten
Zeitraum im Serviceportal abgeholt, wird es ebenfalls gedruckt und automatisch
als physischer Brief zugestellt. Im Falle, dass die empfangende Person kein
Konto im Serviceportal hat, wird das Dokument direkt physisch per Post
zugestellt. Hier ist der nächste Schritt diese Anwendung mit ausgewählten
Fachbereichen zu testen.
Kampagne:
Es wird derzeit eine weitere Kampagne für Ende dieses Jahres geplant. Im
Rahmen der Kampagne soll die Online-Beantragung des Führerschein-
Umtauschs im Serviceportal beworben werden. Für die Antragstellung ist die
Authentifizierung mit dem neuen Personalausweis (eID) notwendig, die bisher
jedoch noch nicht in der breiten Bevölkerung bekannt ist. Daher soll die eID-
Funktion ebenfalls Teil der Kampagne sein.
Von dem gesetzlichen Führerschein-Umtausch in den neuen EU-
Kartenführerschein sind alle Führerscheine betroffen, die vor dem 19.01.2013
ausgestellt wurden. Dieser Umtausch erfolgt in gestaffelten Firsten je nach
Geburts- oder Ausstellungsjahr. Insgesamt sind 118.062 Bonner*innen vom
Führerschein-Umtausch betroffen, wodurch wir eine potenziell sehr hohe
Fallzahl im Serviceportal erzielen könnten. Die Kampagne soll auf den Road-
Side-Screens, Multi-Lite-Screens sowie auf den Info-Screens am Hauptbahnhof
ausgestrahlt werden. Die Social-Media-Kanäle werden ebenfalls für diese
Kampagne genutzt.
Ausblick:
Einige große Projekte sind nun auch auf der Zielgeraden und werden im Laufe
dieses Jahres noch in das Serviceportal integriert werden. Hierunter zählt u.a.
die Belehrung zum Infektionsschutzgesetz, Schülertickets und deren
Ermäßigung beantragen sowie die Abgabe der Zweitwohnungssteuererklärung.
Auch wird es ab Januar in Bonn möglich sein Trautermine direkt online über
das Serviceportal zu reservieren.
Die erste Frist zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes endet am
31.12.2022. Es wird derzeit noch von Bund und den Ländern über die
Fortschreibung des Onlinezugangsgesetzes beraten: Das sogenannte OZG
2.0. Während das Onlinezugangsgesetz derzeit den Fokus nur auf die digitale
Antragsstellung legt, soll im OZG 2.0 neben der Antragstellung auch die
internen Prozesse, also das Backend, mitgedacht werden. An der Anpassung
veralteter interner Prozesse lag auch die große Kritik am OZG. Die Stadt Bonn
hat von Anfang an eine solche durchgängige Digitalisierung durchgeführt und
wird dies auch weiterhin anstreben.
Anlage/nSeite 3 von 6
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1 Anlage Reifegradstufen (öffentlich)
2 Anlage Top 3 Dienstleistungen im Jahr 2022 (öffentlich)Seite 4 von 6
Anlage 1: Reifegradstufen
Reifegradstufen Kumulierter Stand
04.01.2022
Kumulierter Stand
18.10.2022
0 = offline 146 144
1 = Informationen auf
bonn.de vorhanden
180 178
2 = Formular analog
vorhanden
47 47
3 = Online-Formular zum
Upload von Nachweisen
77 81
4 = elektronischer
Rückkanal, Once-Only
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Anlage 2: Top 3 Dienstleistungen im Jahr 2022Seite 6 von 6