Klausurtagung städtischer Führungskräfte - Stellungnahme der Verwaltung

Stellungnahme der Verwaltung
öffentlich
221838-01 ST
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
10 Personal- und Organisationsamt
Dezernat:
Dez. I
Klausurtagung städtischer Führungskräfte -
Stellungnahme der Verwaltung
Beratungsfolge
Rechnungsprüfungsausschuss 29.11.2022 Kenntnisnahme
Inhalt der Stellungnahme:
Zur Großen Anfrage der BBB-Fraktion vom 15.09.2022 zur Klausurtagung
städtischer Führungskräfte in der Zeit vom 19. bis 20.08.2022 wird hierzu wie
folgt Stellung genommen:
Zu 1.):
Für die Angebotseinholung wurde eine Leistungsbeschreibung (s. Anlage 1)
zugrunde gelegt.
Das Leistungsverzeichnis beinhaltete eine pauschal abzugebende
Preisposition, welche auf die zugrunde liegende Leistungsbeschreibung
verwies. Die Ausschreibung erfolgte am 25.03.2022.
Zu 2.):
Auf Grundlage der Schätzkostenermittlung wurde als Verfahrensart eine
Verhandlungsvergabe (verkürzt) gem. § 12 UVgO gewählt.
Folgende sechs Anbieter wurden angefragt:
- Dorint An der Messe Köln, Deutz-Mülheimer Straße 22-24, 50679 Köln
- Hyatt Regency Köln, Kennedy-Ufer 2A, 50679 Köln
- PARKHOTEL QUELLENHOF AACHEN, Monheimsallee 52, 52062
Aachen
- MERCURE Tagungs- & Landhotel Krefeld, Elfrather Weg 5 Am
Golfplatz, 47802 Krefeld
- Schloss Krickenbeck, Schloßallee1, 41334 Nettetal
- Land & Golf Hotel Stromberg, Am Buchenring, 655442 Stromberg
Von allen sechs Anbietern hat das Land & Golf Hotel Stromberg als einziger
Anbieter ein Angebot abgegeben.
Als Kriterien für die Auswahl des Anbieters wurden Mindestanforderungen in
der Leistungsbeschreibung (s. Anlage 1) genannt. Durch die Benennung dieser
Anforderungen war es möglich als alleiniges Wertungskriterium den niedrigsten
Preis zugrunde zu legen.Seite 1 von 4
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Zu 3.):
Diese Frage wird im Rahmen einer nicht-öffentlichen Stellungnahme
beantwortet, da es sich um konkrete Vertragsbestandteile handelt.
Zu 4.):
Bei der Klausurtagung im August dieses Jahres handelt es sich um eine
abgeschlossene Veranstaltung. Eine Folge- / Fortsetzungsveranstaltung zum
19. und 20.08.2022 ist nicht in Planung. Die beauftragten Leistungen der
Moderation umfassten neben der Moderation an den beiden
Veranstaltungstagen die Vor- / Nachbereitung der Tagung.
Grundsätzlich ist beabsichtigt auch zukünftig weitere
Führungskräftekonferenzen zu unterschiedlichen Themenschwerpunkten
durchzuführen. Durch den in der Verwaltung vielerorts erforderlichen Kultur-
und Organisationswandel, ist ein erhöhter Bedarf an Strategieklausuren
erkennbar.
Zu 5.):
Es haben 64 Mitarbeitende, zwei Moderatoren, eine Referentin für den
Impulsvortrag sowie zwei Teilnehmende seitens des Klimaplan-Konsortiums
und ein Techniker teilgenommen. 18 eingeladene Personen haben die
Teilnahme an der Konferenz abgesagt.
Es fallen keine zusätzlichen Dienstreisekosten der Teilnehmenden an.
Zu 6.):
Die Klausurtagung wird aus der Kostenstelle 110915
Führungskräfteentwicklung und somit aus dem Aus- und Fortbildungsbudgets
des Personal- und Organisationsamtes bezahlt.
Zu 7.):
Bei der Durchführung von Strategieklausurtagungen handelt es sich um ein
übliches Instrument der Personalentwicklung und strategischen Steuerung. Je
größer eine Organisation ist, desto wesentlicher ist es, dass die Steuerung zu
wesentlichen Themen im Führungsteam abgestimmt erfolgt, die Führungskräfte
sich hinter gemeinsamen Zielen und Strategien versammeln können und auch
die Kultur im Führungsteam von Vertrauen, Wertschätzung und Kooperation
geprägt ist. Für das vom Rat beschlossene Ziel, bis 2035 klimaneutral zu
werden, braucht es aktive Maßnahmen, die gut aufeinander abgestimmt
werden, sowie ein Umdenken in der gesamten Verwaltung. Daher ist es für
dieses Ziel unerlässlich gewesen, sich im Rahmen einer zweitägigen Klausur
gemeinsam auf diese Reise zu begeben und die eigenen Maßnahmen der
einzelnen Ämter aufeinander abzustimmen. Die dafür entstandenen Kosten
sind erforderlich gewesen, um eine zielgerichtete Steuerung zu ermöglichen
und auch die Kooperation im Führungsteam positiv zu beeinflussen.
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1 Anlage 1_Leistungsbeschreibung (öffentlich)Seite 3 von 4
Leistungsbeschreibung – BN-2022-2337
Maßnahme: „Führungskräftekonferenz der Bundesstadt Bonn“
Termin: 19.08. - 20.08.2022
Anreise im Hotel: am 19.08.2022, voraussichtlich 09:30 Uhr
Abreise: am 20.08.2022, voraussichtlich um 14:30 Uhr
Die Veranstaltung umfasst ca. 80 Personen
Folgende Leistungen sollte das Angebot für die Veranstaltung umfassen:
• 80 Einzelzimmer mit Frühstücksbuffet, alle Einzelzimmer sollten möglichst im
Standard vergleichbar sein
• Verwendung vorwiegend regionaler Produkte und Bio-Produkte
• Unbedingt ausreichende alternativen zu den geplanten Fleischgerichten, in Form von
vegetarischen und veganen Alternativen.
• Vollpension inklusive aller Getränke für die beiden Veranstaltungstage
• Mittagmenü und Abendmenü: jeweils 1x kalt-warmes Buffet und/oder 1x 3-Gang-
Menü
• Verpflegung in den Tagungspausen mit Getränken, Snacks, Gebäck, Jogurt, Obst
• Folgenden Getränke sollten unlimitiert in den Tagungsräumen vorhanden sein:
Wasser, Softgetränke, Kaffee und Tee
• Ein entsprechend großer Tagungsraum für 80 Personen, mit Tageslicht für beide
Tage
• Sechs Gruppenräume mit Tageslicht für beide Tage, je eine Gruppengröße von 15
Personen
• Medien in allen Tagungsräumen: Beamer, Leinwand, 2 Flipcharts, 3 Pinnwände,
Moderationskoffer/ Moderationsmaterial
• Für abends nach Möglichkeit ein abgeschlossener/ abgetrennter Bereich
• Kostenfreie Stornierungsoption von 10-15 Zimmern bis drei Wochen vor der
Veranstaltung
Tagung am 19.08.2022:
Beginn der Tagung um 10:00 Uhr
Ende der Tagung: um 18:00 Uhr
Verpflegung: vollumfängliche Tagungspauschale inklusive Mittag- und Abendessen
Tagung am 20.08.2022:
Tagungsbeginn im Tagungsraum nach dem Frühstück um 9:00 Uhr
Ende der Tagung: um 14:30 Uhr
Vollumfängliche Tagungspauschale inklusive Mittagessen
Genauer zeitlicher Ablauf der Tagung, sowie die Wünsche für die Bestuhlung der
Tagungsräume und eventuell zusätzlich benötigte Medien stehen derzeit noch nicht fest und
müssen zu einem späteren Zeitpunkt mit dem Veranstaltungsort abgestimmt werden.Seite 4 von 4