Digitalisierung der Gremienarbeit

Beschlussvorlage
öffentlich
221795-07
Die Oberbürgermeisterin
Federführung:
Geschäftsbereich OB-1: Dezernats- und Verwaltungssteue-
rung
Dezernat:
Dez. OB
Digitalisierung der Gremienarbeit
Beratungsfolge
Unterausschuss für Digitalisierung und
Organisation
21.01.2025 Empfehlung
Hauptausschuss 06.02.2025 Empfehlung
Rat 13.02.2025 Entscheidung
Beschlussvorschlag
Das Projekt zur Durchführung von hybriden Gremiensitzungen wird aufgrund
der aktuell angespannten Haushaltslage für den Zeitraum des
Doppelhaushaltes 2025/2026 nicht weiterverfolgt. Im Anschluss wird eine
Überprüfung vorgenommen, ob das Projekt fortgeführt werden soll.
Begründung
Die Verwaltung wurde mit Ratsbeschlüssen beauftragt, die Attraktivität des
Livestreams zu verbessern und eine hybride Testsitzung durchzuführen.
Während es im Bereich des Livestreams in Kürze zu deutlichen
Verbesserungen kommen wird, wie am Ende der Vorlage berichtet wird, soll
zuerst auf den Themenkomplex hybride Sitzungen eingegangen werden.
Mit dem Ratsbeschluss vom 20.06.2024 wurde die Verwaltung mit der
Vorbereitung und Durchführung einer hybriden Testsitzung beauftragt.
Daraufhin hat die Verwaltung umfangreiche Vorbereitungen zur Durchführung
einer Testsitzung vorgenommen.
Dazu wurden ausgiebige Tests und Erkundungen von Konferenz- und
Abstimmungssoftware durchgeführt. Die rechtlichen Rahmenbedingungen
wurden geprüft und es erfolgte ein intensiver Austausch mit dem Städtetag
NRW und verschiedenen Kommunen. Es wurde eine Ausschreibung für
Sitzungstechnik im Ratssaal durchgeführt, die für die Durchführung von
hybriden Gremiensitzungen geeignet ist und nach der
Brandschutzklappensanierung im Ratssaal installiert wird, die zu den oben
dargestellten Verbesserungen führen sollen.
Der Stand der Vorbereitungen in Bonn entspricht dabei dem Stand einer
kleinen Anzahl größerer Kommunen in NRW, die sich bisher ebenfalls intensiv
mit der Thematik beschäftigt haben.
Aktuell stoßen alle Kommunen auf die gleichen Unsicherheiten undSeite 1 von 6
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Herausforderungen, wie ein Termin unter Leitung des Städtetages NRW mit
Beteiligung des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung
gezeigt hat.
Neben rechtlichen Fragestellungen zur sicheren Durchführung von Sitzungen
zeigten sich dabei vor allem Unsicherheiten bei den zertifizierten
Softwarelösungen und dem hohen personellen und technischen Bedarf zur
Durchführung solcher Sitzungsformate.
Vor dem Hintergrund dieser Unsicherheiten sowie der sehr angespannten
Haushaltslage sollte der Politik vorgeschlagen werden, das Projekt aktuell unter
der bestehenden Haushaltslage vorerst nicht weiterzuführen.
Sachkosten
Die Verwaltung geht davon aus, dass nach einer erfolgreichen hybriden
Testsitzung aus Gleichbehandlungsgrundsätzen allen Gremien die Möglichkeit
gegeben werden müsste, in hybrider Form zu tagen. Die folgenden
Kalkulationen beziehen sich daher auf die Einführung für alle Gremien, denen
dies rechtlich möglich ist.
Ausstattung der Sitzungsräume mit Sitzungstechnik
Die Ausstattung des Ratssaales mit der erforderlichen Sitzungstechnik, die
auch zur Durchführung eines qualitativ ansprechenden Streams benötigt wird,
stellt derzeit bereits einen erheblichen Finanzaufwand von ca. 72.000 € jährlich
dar.
Die Ausstattung weiterer Sitzungsräume (Sitzungsraum 1 sowie 2+3) würde
zusätzliche Mittel in Höhe von ca. 120.000€ jährlich erfordern.
Anders als beim Ratssaal, in dem die Sitzungstechnik über das Jahr fest
installiert ist, erfordern die Sitzungsräume ein hohes Maß an Flexibilität, was
die Tisch- und Stuhlanordnung betrifft. Aus dem Grund würde insbesondere in
der Haustechnik zusätzlich durch den Auf- und Abbau der Sitzungstechnik ein
deutlich erhöhter Arbeitsaufwand entstehen, was zu höheren Personalkosten
führt. Dieser Mehraufwand würde bei ca. 20 Sitzungen pro Monat anfallen.
Technische Ausstattung der Mandatstragenden
Nach aktueller rechtlicher Einschätzung geht die Verwaltung davon aus, dass
mit der Einführung von hybriden Sitzungen aufgrund des
Gleichbehandlungsgrundsatzes allen Mandatstragenden (Stadtverordnete,
Bezirksverordnete und sachkundigen Bürgerinnen und Bürger) das gleiche
Angebot von technischer Ausstattung gemacht werden muss.
Eine Unterscheidung wie bisher, dass nur Stadt- und Bezirksverordnete ein
iPad von der Stadtverwaltung erhalten, wäre dann nicht mehr zulässig. Es ist
zudem erforderlich, dass die Mandatstragenden an hybriden Sitzungen mit zwei
Endgeräten teilnehmen, um neben den Sitzungsunterlagen über die ALLRIS-
App mit dem zweiten Gerät an der Videokonferenz inklusive Abstimmungstool
teilnehmen können. Auch für die Teilnehmenden von hybriden Sitzungen vor
Ort ist das zweite Gerät notwendig, da die Abstimmung auch im Sitzungsraum
über die Software erfolgen muss.
Bei aktuell ca. 400 Mandatstragenden würden sich die Kosten für die
Anschaffung von iPads in der entsprechenden Stückzahl auf 120.000 Euro im
Jahr, bzw. zwei Geräten je Mandatstragenden auf 240.000 Euro im Jahr
belaufen, die im Haushalt zusätzlich einzustellen wären.Seite 2 von 6
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Lizenzen und Einführungskosten
Auch die Einführung der Abstimmungssoftware stellt einen finanziellen
Aufwand dar. Die Implementierung der Software geht mit einmaligen Kosten
i.H.v. 1.015,00€ Kosten einher. Die fortlaufenden Lizenzgebühren für die
benötigten Softwarelösungen liegen bei insgesamt 9.072€ jährlich (105
Lizenzen x 7,50€ mtl.) und gehen zu Beginn der Umsetzungsphase mit
weiteren Kosten für den Expert Service (1.250€ mtl.) und dem Remote Support
für online Teilnehmer sowie Moderatoren (290€ mtl.) einher. Die Dauer der
Erforderlichkeit der Support-Services ist derzeit noch nicht einzuschätzen.
Weiterhin stellt die Implementierung von Linkando in die ALLRIS-Umgebung
einen noch nicht bezifferbaren finanziellen Aufwand dar. Auch die technischen
Schulungen der Gremienmitglieder und die regelmäßige Überprüfung der
Systeme ziehen zusätzliche Kosten nach sich, die langfristig schwer planbar
und kontrollierbar sind.
Personalkosten
Zusätzlicher Personalbedarf
Hybride Sitzungen würden zudem einen weiteren ausgeprägten personellen
Aufwand zur Folge haben.
Um den reibungslosen Ablauf der digitalen Sitzungen zu gewährleisten,
müssten zusätzliche Fachkräfte beschäftigt werden, etwa für den IT-Support,
die Moderation der virtuellen Sitzungen (Verwaltung der Zoom-Konferenz sowie
des Abstimmungstools) und die kontinuierliche Schulung der Beteiligten.
Aufwand der Schriftführungen
Die ersten Testungen mit dem Abstimmungstool haben gezeigt, dass die
Einarbeitung der Abstimmungen mit einem erheblichen Mehraufwand für die
Schriftführungen verbunden ist, der zusätzlich auch ein weitergehendes
kommunalrechtliches Verständnis erfordert. Gerade bei kleineren Gremien stellt
die Schriftführungsaufgabe nur einen geringen Teil des eigentlichen
Stelleninhaltes dar. Hier würde künftig mit der Nutzung des Abstimmungstools
ein höherer Aufgabenanteil auf die Schriftführungsaufgabe entfallen und
weitergehende kommunalrechtliche Kenntnisse erforderlich sein, um
ordnungsgemäße Sitzungen durchführen und rechtssichere Beschlüsse
gewährleisten zu können.
Betreuung Linkando-Software und Zoom-Konferenz in der Sitzung
Neben diesem Mehraufwand in der Vorbereitung der Sitzung ergibt sich auch
während der Sitzungen ein deutlich erhöhter Arbeitsaufwand. Linkando gab den
Hinweis aus der bisherigen Erfahrung, dass pro Sitzung eine Person
ausschließlich für die Linkando-Betreuung eingeplant werden muss. Diese
Stelle muss zum einen über Kenntnisse mit der Software verfügen. Zum
anderen muss diese Stelle aber auch Kenntnisse im Bereich „Kommunalrecht“
vorweisen, damit rechtskonforme Sitzungen und Abstimmungen durchgeführt
werden können. Hierbei gilt es neben der Einarbeitung neuer
Abstimmungsgrundlagen insbesondere zu eruieren, wie die Abstimmungen
vorzunehmen sind (welcher ist der weitestgehende Antrag, gibt es
konkurrierende Beschlussvorschläge, liegen Ausschließungsgründe vor, etc.).
Aber auch die Verwaltung der Zoom-Konferenz ist mit weitreichenden
kommunalrechtlichen Kenntnissen verknüpft, sodass die Fachkräfte in den
Sitzungen eigenständig erkennen müssen, ob bei vorliegender Befangenheit
einer Person das Rederecht zu entziehen ist, wann die NichtöffentlichkeitSeite 3 von 6
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herzustellen ist und wann im Zweifel bei vorliegenden technischen Störungen
eine Sitzungsunterbrechung vorzunehmen ist. Inwiefern diese erforderlichen
Stellen ggf. durch einen Nebenjob erfüllt werden können, ist im Hinblick auf die
erforderlichen Kommunalrechtskenntnisse somit fraglich.
Betreuung der Streaming-Konferenz
Bisher wird der Stream durch eine Person aus einem hauseigenen
Personalpool betreut.
Der Betreuungsbedarf innerhalb einer hybriden Sitzung wird zunehmen, da
manuelle Anpassung der Kameraperspektive auf die/den jeweilige*n Redner*in
vorzunehmen sind, was die Komplexität der Aufgabe und die notwendigen
Kenntnisse an die Arbeitskräfte erhöht. Bislang besteht der Personalpool aus
insgesamt 4 Personen, die das Streaming der jeweiligen Gremien betreuen.
Hierbei gilt jedoch zu beachten, dass die Anzahl der Fachkräfte lediglich auf die
Betreuung einer stattfindenden Sitzung pro Tag ausgelegt ist. Zukünftig wird
der Bedarf an das Streaming-Personal jedoch steigen, da parallel bis zu 3
(manchmal sogar 4) hybride Sitzungen pro Tag stattfinden können, die eine
entsprechende Streaming-Betreuung erforderlich machen. Um die Betreuung
sicherstellen zu können, ist somit auch eine deutliche Ausweitung des
Personalpools unerlässlich.
Bereitstellung von Personal
Ein kürzlich erfolgter Austausch zwischen den Kommunen in NRW, dem
Städtetag und dem MHKBD hat gezeigt, dass insbesondere die Frage des
zusätzlichen Personalbedarfes zur Durchführung rechtsicherer Sitzungen noch
mit erheblichen Unsicherheiten behaftet ist. Derzeit steht daher bei allen
Kommunen die Frage im Raum, ob der zusätzliche Personalbedarf innerhalb
der Sitzungen als weitere Schriftführungsstelle oder als Personalpool für
digitale/hybride Sitzungen abgebildet werden sollte.
Der Personalbedarf schwankt daher derzeit zwischen 12 bis 35 weiteren
Stellen, die ggf. geschaffen werden müssten. Es ist allerdings davon
auszugehen, dass zumindest der zusätzliche finanzielle Aufwand für 2
Mitarbeitenden pro Sitzung entsteht. Vorausgesetzt es finden 20 Sitzungen mit
einer durchschnittlichen Sitzungszeit von 2 Stunden statt würde somit der
Aufwand für 80 Personalstunden pro Monat entstehen. Die Kosten könnten
erst nach der notwendigen Eingruppierung anhand der Stellenanforderung
ermittelt werden. Aufgrund von bis zu 4 parallel stattfinden Sitzungen am Abend
muss der Zeitaufwand allerdings auf eine entsprechende Anzahl von
Mitarbeitenden aufgeteilt werden. Unberücksichtigt bleibt dabei die Problematik,
genügend Interessierte für eine Tätigkeit außerhalb der üblichen Dienstzeiten
zu finden.
Personalaufwand Ratsbüro
Die bisherigen Planungen und Vorbereitungen wurden und mögliche
Durchführung einer Testsitzung werden vom Ratsbüro zusätzlich zu den
eigentlichen Aufgaben durchgeführt.
Die Erfahrungen daraus und der Austausch mit den anderen Kommunen hat
aufgezeigt, dass es unerlässlich ist, (mindestens) eine zusätzliche
Vollzeitstelle für die Betreuung von digitalen und hybriden Sitzungen im
Ratsbüro zu schaffen. Mehrere Kommunen haben bereits für die
Projektleitungen in der Vorbereitung eigenständige Vollzeitstellen eingerichtet,
die mit der Projektumsetzung vollumfänglich ausgelastet sind.
Nachdem das Projekt bisher bereits mit einem erheblichen AufwandSeite 4 von 6
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einhergegangen ist, wird sich der Aufwand nach der Einführung
digitaler/hybrider Sitzungsformen nochmals signifikant steigern. Zusätzliche
Aufgaben wären exemplarisch die erforderliche Sitzungstechnik zu beschaffen,
die Schulungen der Mandatstragenden, die kontinuierliche Einarbeitung und
Schulung der neuen Schriftführungen sowie der Fachkräfte zur Betreuung von
Linkando- und der Online-Konferenzen, der permanenten Austausch mit den
Softwareherstellern zur stetigen Verbesserung der Anwendungen, und die
Betreuung von Mandatstragenden und Schriftführungen bei Fragen und
Problemen sowie Unterstützung in der Sitzungsdurchführung.
Dies führt zu einer zusätzlichen Belastung des Haushalts und muss in die
Gesamtbewertung des Projekts einbezogen werden.
Fazit
Aktuell ist die Durchführung digitaler Sitzungen noch mit erheblichen
Unsicherheiten behaftet bzw. nach dem aktuellen Stand der Technik nur sehr
schwierig umsetzbar. Es ist zu erwarten, dass Klärungen erfolgen und die
Technik sich verbessert. Dieser Effekt wird aber nur mittel- und langfristig
eintreten, weil es aktuell nur wenige Kommunen gibt, die digitale und hybride
Sitzungen durchführen bzw. kurz vor der Umsetzung stehen.
Demgegenüber beläuft sich der entstehende Aufwand auf ca. 370.000 Euro
pro Jahr. Dazu kommen 960 Stunden Personalkosten pro Jahr für die
zusätzliche Betreuung der Sitzungen, sowie 1 VZA im Ratsbüro.
Aus Sicht der Verwaltung sollte auf die Durchführung digitaler und hybrider
Sitzungen aufgrund der aktuell sehr schwierigen Haushaltslage verzichtet
werden.
Zu beachten ist dabei, dass die aufgeführten Kosten bisher nicht im
Haushaltsentwurf enthalten sind. Zum Zeitpunkt der Haushaltseinbringung
waren die Kosten noch nicht hinreichend zu beziffern und der Beschluss zur
ständigen Durchführung nach einer erfolgreichen Erprobung steht aus.
Der genannte Aufwand müsste daher im Falle der Einführung von hybriden
Sitzungen im Haushalt zusätzlich bereitgestellt werden.
Nach dem Beschluss des Rates vom 12.12.2023 hat die Verwaltung deutliche
technische Verbesserungen im Bereich des Livestreams sowie der
Präsenzteilnahme umgesetzt.
Livestream
In Zukunft werden im Ratssaal auch frontale Kameraperspektiven zur
Verfügung stehen, damit das Plenum und die jeweiligen Redner*innen im
Stream besser zu erkennen sind.
Zusätzlich werden zukünftig die Namen und die Parteizugehörigkeit der
jeweiligen Redner*innen in den Übertragungen der Ratssitzungen in Form einer
Einblendung abgebildet.
Der Ratssaal wird außerdem mit einer induktiven Höranlage ausgestattet,
sodass sichergestellt werden kann, dass die Teilnahme an Gremiensitzungen
barrierefreier gestaltet wird und auch Menschen mit Hörbeeinträchtigungen
ohne Schwierigkeiten an den Gremiensitzungen teilnehmen können.
Des Weiteren wird künftig mit personalisierten Sprechstellen gearbeitet. Diese
bieten zum einen den Vorteil, dass die Redeliste über die Meldung der
jeweiligen Sprechstelle erstellt wird, sodass eine gerechtere Worterteilung
erfolgen kann. Zum anderen wird über die Sprechstellen zukünftig die RedezeitSeite 5 von 6
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abgebildet, sodass die verbleibende Redezeit fehlerfrei erfasst werden kann.
Für die digital zugeschalteten Berichterstattungen stellen die Neuerungen
ebenfalls eine Qualitätssteigerung dar, da Wortbeiträge, Fragen und
nonverbale Reaktionen des Plenums in Zukunft besser verfolgt werden können.
Die Verwaltung ist bestrebt die Digitalisierung der Gremienarbeit in allen
Bereichen voranzutreiben. Sobald sich die Ausgangssituation im Hinblick auf
hybride bzw. digitale Sitzungsformate und den Haushalt verbessert hat, wird die
Verwaltung das Projekt umgehend weiterführen.
Anlage/n
KeineSeite 6 von 6